Créer son CRM avec Access : ce qu'il faut savoir

Avis CRM : Microsoft démocratise la création d'applications avec Microsoft Access depuis plusieurs années. Les possibilités sont quasi infinies avec ce logiciel de la suite Office. Cependant il n'est pas toujours pertinent de se lancer avec cette solution. Si vous souhaitez créer votre propre CRM avec Microsoft Access, lisez-bien les conseils qui suivent.

Access est un système de gestion de bases de données supporté par le langage propriétaire de Microsoft : VBA (pour Visual Basic for Applications). Access permet de créer des bases de données relationnelles sans programmation et c'est en cela que l'outil est intéressant. Contrairement à un fichier de prospection sous Excel où 1 ligne correspond à 1 contact, Access vous permet de dire que 2 contacts appartiennent à la même organisation. Excel ne permet pas de gérer ce type de relation, c'est pourquoi vous perdez énormément d'informations en travaillant de cette manière.
En plus de la partie « base de données », Access permet de créer des interfaces avec des formulaires de saisie comme un vrai logiciel. Il est également possible de créer des requêtes pour interroger votre base, et des rapports qui permettront d'éditer des fiches clients, des contrats personnalisés, des bons de commande, etc.
Sur le papier, Access dispose de tout pour faire son propre logiciel CRM.

Il y a deux avantages majeurs qui justifient le choix de créer son propre CRM :

• Vous payez déjà Access dans votre abonnement ou votre licence Microsoft Office. Vous ne payez donc pas de licence sur les applications que vous allez créer et ce, peu importe le nombre d'utilisateurs de celles-ci. A titre de comparaison, un CRM de très bon niveau se positionne entre 10 et 30€ par mois et par utilisateur. Si vous êtes 10 personnes à utiliser un CRM, vous économisez ainsi jusqu'à 3 600€ par an.
• Vous êtes par ailleurs libre de faire toutes les vues et tous les formulaires que vous voulez. Vous pouvez ainsi créer un CRM sur mesure sans passer par un éditeur ou un intégrateur de logiciel.

Ces deux points sont très attractifs mais il faut considérer toutes les dimensions de votre projet avant de vous lancer. Les inconvénients à suivrent permettent de mettre en perspective les points précédents.

Nous avons vu des projets de CRM sous Access échouer et parfois réussir dans la douleur. En voici les principales raisons :

• Le temps de création, de maintenance ainsi que les compétences nécessaires sont souvent sous-évaluées de 80%. C'est énorme mais c'est une réalité. Bien qu'il n'y ait pas ou peu de programmation avec Access, le temps de monter en compétences pour paramétrer un logiciel complet est tout simplement énorme. Lors des premières utilisations de l'application terminée, on se rend souvant compte de petits bugs et d'incohérences qui vont également prendre beaucoup de temps à être résolus.
• En cas de pertes de données, Access ne dispose pas de sauvegarde. Vous n'êtes pas non plus protégé contre les virus et les intrusions pouvant mettre à mal votre activité. Aucun support n'est à votre disposition pour répondre à vos questions. Dans le cas de logiciels en ligne, le support, la maintenance, les mises à jour et la protection des données sont inclus dans le prix.
• Le coût d'un projet CRM sous Access en comparaison d'un logiciel est ligne est bien supérieur. Le temps que vous passez à développer et maintenir votre application est pris sur le temps de votre « vrai » métier.
• Microsoft utilise une technologie propriétaire peu compatible en cas de migration vers un autre logiciel. Vous pouvez en revanche exporter vos données au format CSV pour importer toutes vos tables dans un nouveau CRM si besoin.
• Même si vous mettez en place un excellent CRM, vous ne disposerez jamais de fonctions collaboratives comme l'intégration avec les réseaux sociaux, le partage de notes, le suivi des événements, la géolocalisation, la personnalisation des vues et de rapports, l'email marketing, etc. Cette dimension collaborative est essentielle pour rendre sa relation client performante et productive.
• Access n'est pas accessible depuis une application mobile sécurisée et adaptée au travail nomade contrairement à ce qu'offre la plupart des CRM en mode SaaS.

Si vous n'êtes pas développeur mais que vous souhaitez concevoir une application vous-même, considérez l'Application Platform as a Service. Cette nouvelle génération d'outil en ligne permet de créer n'importe quel type de logiciel avec tous les bénéfices du Cloud : sécurité, collaboration, bibliothèques d'applications, etc.

En conclusion, nous recommandons Access pour des projets très spécifiques :

• dans le cas d'un POC (Proof of Concept) : application pour valider un besoin
• si la couverture fonctionnelle est très limitée pour limiter le temps de création et la maintenance
• si une fonctionnalité essentielle n'est offerte par aucun autre CRM

Les CRM modernes sont hautement configurables et proposent des tarifs très accessibles à partir de 5€ /mois /utilisateur pour les plus abordables. Il est donc de plus en plus rare que la création d'un CRM avec Access soit un projet rentable. Pour la plupart des projets de gestion de la relation client, nous recommandons des CRM mobiles, collaboratifs, sécurisés, et qui bénéficient d'évolutions rapides pour s'adapter aux exigences fortes des prospects et clients.

A mi-chemin entre Acess et un CRM propriétaire, vous avez par ailleurs la possibilité d'opter pour un CRM Open Source (gratuit) que vous n'aurez qu'à installer sur un serveur et configurer à votre gise. C'est une alternative répandue par les entreprises qui souhaitent avoir une maîtrise totale de leurs données sans dépenser 1 euro en licence.