Comment élaborer un plan de formation en 4 étapes ? Suivez le guide !

Comment élaborer un plan de formation ? Sivez le guide !

Le plan de formation est un outil qui aide l’entreprise à cerner ses nouveaux besoins en compétences, les talents à recruter mais aussi ceux dont elle dispose en interne et qui nécessitent un complément de formation.

Le plan de formation est donc un plan d’actions à inclure dans votre stratégie RH chaque année, pour constituer un capital humain à la mesure de vos ambitions et ainsi développer votre structure.

L’enjeu est plus important qu’il n’y paraît. En apportant un soin particulier à la formation de vos salariés, vous développez leur motivation, un climat social favorable et votre compétitivité.

Comment faire un plan de formation ? Après un petit rappel de sa définition et de ses enjeux, nous vous donnons les étapes clés ainsi qu’un exemple de plan de formation et quelques outils pour vos Ressources Humaines.

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Qu’est-ce un plan de formation ?

Le plan de formation est un document récapitulant l’ensemble des actions de formation sélectionnées par l’employeur afin de développer les connaissances ainsi que les compétences de ses salariés, pour améliorer leurs performances et le bien-être au travail, qu’il s’agisse de nouvelles recrues ou de collaborateurs de plus longue date.

Différence : plan de formation et plan de développement des compétences

Il n’y a pas de différence, le plan de formation a été renommé plan de développement des compétences depuis le 1er janvier 2019 et inclut désormais toutes les actions de formation, dont :

  • le bilan de compétences,
  • la validation d’acquis d’expérience (VAE),
  • les formations obligatoires (en application d’un accord ou d’une convention collective),
  • les formations suivies en interne,
  • les formations fournies par des prestataires externes.

Le Code du travail définit l’action de formation comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel.

☝️ Depuis la loi du 5 septembre 2018 : les formations à distance peuvent faire partie du plan de formation.

Pourquoi faire un plan de formation ?

Même s’il n’est pas obligatoire, il est recommandé d’en faire un.

Comme nous l’avons abordé en introduction, il permet à l’entreprise :

  • de faire un état des lieux de ses besoins en ressources humaines, en talents à développer ou à recruter ;
  • de planifier sur mesure les formations nécessaires ;
  • d’acquérir ou de développer les compétences pour faire face aux évolutions du secteur et garantir sa compétitivité ;
  • de fidéliser ses talents, d’en attirer de nouveaux et de les motiver.

De plus, si la loi n’est pas stricte sur l’élaboration du plan de formation lui-même, elle l’est en ce qui concerne les devoirs fondamentaux de l’entreprise sur un accompagnement minimum de ses salariés :

L’employeur doit assurer l’adaptation de ses salariés à leur poste de travail et veiller au maintien de leur capacité à occuper leur emploi, au regard notamment des évolutions technologiques.

Source : Service Public (article L 6321-1 du Code du Travail)

Ainsi, la mise en place d’un plan de formation concerne toutes les structures, quels que soient leur secteur d’activité ou leur taille.

Comment mettre en place un plan de formation ?

Qui est à l’initiative du plan de formation ?

C’est l’employeur qui programme les formations, après consultation des représentants du personnel, et qui choisit librement les salariés en bénéficiant, sans discrimination.

Exemple : Il peut décider de former uniquement ses développeurs à une nouvelle technologie, mais sans en exclure aucun (sauf départ prochain, etc.).

☝️ Le comité social et économique (CSE) est consulté sur les orientations stratégiques de l’entreprise, dès lors qu’elle compte 50 salariés. La consultation annuelle porte notamment sur les orientations de la formation professionnelle et sur le plan de développement des compétences (article L 2312-24 du code du travail).

Source : Travail-emploi.gouv

L’employé peut aussi prendre l’initiative et demander à participer à une formation prévue au plan de développement des compétences, sous réserve de l’acceptation de la direction.

En revanche, s’il refuse de suivre une formation nécessaire au bon exercice de sa fonction actuelle ou de son évolution de poste prochaine, hors bilan de compétences et VAE, cela peut constituer un motif de licenciement.

☝️ L’employeur et l’employé peuvent aborder les besoins en formation à l’occasion de l’entretien professionnel.

Des modalités différentes

En ce qui concerne la formation obligatoire, l’employeur n’a pas besoin d’obtenir l’accord du salarié.

Cependant, il a pour devoir de maintenir son salaire et sa protection sociale pendant toute sa durée, et de la planifier sur le temps de travail.

Pour ce qui est de la formation non obligatoire, elle peut avoir lieu pendant ou en dehors du temps de travail, et l’employeur doit obtenir l’accord du salarié par écrit.

Ils doivent aussi définir ensemble, en amont, ce que cela implique au retour du salarié, notamment en cas de certification ou de diplôme : changement de qualification et/ou de rémunération.

Pendant ce type de formation, le salarié bénéficie également du maintien de son salaire et de ses droits.

⚠️ Le salarié est libre de démissionner à l’issue de sa formation, mais si son contrat de travail prévoit une clause de dédit-formation, le salarié doit en rembourser les frais.

Qui peut en bénéficier ?

Tous les salariés de l’entreprise, qu’ils soient CDD ou en CDI peuvent profiter du plan de développement des compétences.

Les salariés:

  • en contrat d’apprentissage,
  • en contrat de professionnalisation,
  • en contrat d’accompagnement au retour à l’emploi de type PEC (Parcours Emploi Compétences),

peuvent aussi en bénéficier à condition que l’objectif de formation soit distinct de celui prévu au contrat.

Contenu du plan de formation

En tant que dispositif à l’initiative de l’employeur, le plan peut inclure toutes sortes d’actions de formation :

  • des stages de formation en présentiel,
  • des formations en ligne par des prestataires externes (MOOC),
  • des formations en ligne en interne (COOC),
  • du tutorat (SPOC),
  • des mises en situation professionnelle chez des partenaires, etc.

Calendrier et financement du plan de formation

Le plan de développement des compétences, ainsi que sa budgétisation, sont établis sur une période d’un an, parfois trois en cas d’accord d’entreprise.

Les formations sélectionnées sont à la charge de l’employeur.

Le financement ne peut donc pas relever du Compte Personnel de Formation (CPF), qui concerne les formations à l’initiative du salarié uniquement.

Les frais de restauration et d’hébergement occasionnés par la formation sont remboursés ou pris en charge directement par l’employeur selon les règles habituellement appliquées dans l’entreprise pour les missions professionnelles.

Source : Travail-emploi.gouv

Les 4 étapes du plan de formation

Étape 1 : Analysez vos besoins et définissez vos priorités en matière de formation

L’une des missions de votre responsable des ressources humaines est de faire une veille régulière sur les évolutions techniques, technologiques et organisationnelles de votre secteur et du marché en général, impactant votre entreprise.

La personne en charge s’aide évidemment des responsables des différents services pour recueillir leurs préconisations en matière d’équipements et de connaissances nécessaires, afin de travailler dans les meilleures conditions et faire face à la concurrence.

Elle fait aussi un point sur les actions passées et leur bilan, pour définir les objectifs et les salariés à former en priorité.

En découlent des objectifs de formation et des actions de formation à mettre en place, parmi lesquels il faudra peut-être choisir en fonction des urgences et selon le budget dont l’entreprise dispose.

En parallèle, la direction RH consulte annuellement tous les salariés de l’entreprise pour recueillir non seulement leurs besoins en formation mais aussi leurs désirs d’évolution et de montée en compétences.

L’entretien professionnel est un bon moyen de détecter des compétences insoupçonnées en interne, ainsi que des volontés de se former.

Étape 2 : Choisissez les formations

La fiche de poste du RH est chargée. Aux missions précédemment évoquées s’ajoutent :

  • la recherche des différentes formations disponibles, des prestataires agréés et des formats (en présentiel ou à distance) ;
  • la consultation des catalogues pour en connaître les dates, les durées, les coûts, les modalités (inscriptions, certifications, etc.),
  • la planification et la budgétisation prévisionnelles des actions de formation envisagées.

☝️ Bien entendu, les formations obligatoires, de type sécurité, doivent figurer impérativement au programme.

Avant que tout ce travail ne soit validé et communiqué aux salariés de l’entreprise, le responsable RH et la direction soumettent le plan de formation aux représentants du personnel, qui s’assurent que cela correspond aux orientations stratégiques de l’entreprise et qu’il n’y ait pas de discrimination.

Étape 3 : Mettez en place des actions de formation

Maintenant que le plan de formation est validé, il faut le mettre en œuvre via :

  • la planification des actions de formation, c’est-à-dire l’élaboration du calendrier plan de formation ;
  • le montage de projets de formations en interne le cas échéant (il s’agit d’ingénierie pédagogique, incluant la sélection des intervenants, la conception des supports pédagogiques et la préparation logistique) ;
  • l’inscription des participants aux différentes sessions ;
  • la signature des conventions de formation avec les prestataires,
  • les demandes de financement auprès de l’OPCA (organisme paritaire collecteur agréé) auquel l’entreprise paie des cotisations ;
  • l’envoi des convocations aux salariés ;
  • le paiement des sessions de formation.

Étape 4 : Suivez vos actions de formation

Le plan de formation sert à formaliser les actions prévues mais aussi à les suivre :

exemple plan de formation word ou excelPlan de formation exemple © MaFormation

Y figurent notamment :

  • le statut de la formation (planifiées, en cours ou effectuées),
  • le type de formation (initiation, perfectionnement),
  • l’intitulé de la formation,
  • le lieu (présentiel, distanciel),
  • l’organisme formateur,
  • la durée de la formation,
  • la date de la formation,
  • les coûts de formation (dont frais annexes en restauration, hébergement, etc.),
  • la prise en charge OPCA,
  • les salariés concernés.

Vous pouvez élaborer votre document avec Excel comme pour le plan de formation type proposé ci-dessus, afin de profiter des menus déroulants et des options de filtrage des informations.

Mais nombreux sont les outils RH, qu’ils soient complets (SIRH) ou spécialisés dans la gestion des compétences et de la formation, à vous aider dans l’optimisation de votre capital humain et le suivi de vos différentes actions.

    Certains logiciels proposent par exemple des modules GPEC (gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences) permettant :

    • de définir une cartographie des compétences présentes au sein de l’entreprise,
    • de gérer les formations professionnelles,
    • de dresser le profil de chaque collaborateur et de ses compétences, mises en parallèle avec celles nécessaires à son poste,
    • de lier les résultats des entretiens professionnels à des catalogues de formation répertoriés,
    • de mettre en évidence des opportunités de mobilité en interne, etc.

    N’hésitez pas à consulter notre annuaire pour trouver l’outil qui vous fera gagner en temps et en visibilité :

    Un levier de développement des compétences et de la marque employeur

    ▷ Si vos salariés sont à l’aise à leur poste, ils sont performants.
    ▷ S’ils sont performants, ils sont heureux dans leur vie professionnelle.
    ▷ S’ils sont heureux, ils deviennent les meilleurs ambassadeurs de votre marque employeur et attirent les prochains talents.
    ▷ Ces derniers seront vite à l’aise, performants et contribueront à leur tour à développer votre entreprise.
    ▷ Parmi les collaborateurs à accompagner : votre service RH.
    ▷ Donnez-lui les moyens et les meilleurs outils pour qu’il accomplisse sa mission : prendre soin de vos ressources humaines.

    CQFD.

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