8 étapes clés pour réussir son Sourcing Recrutement

8 étapes pour réussir son sourcing recrutement

Qu’est-ce que le sourcing recrutement ? Les différentes étapes du sourcing en recrutement prennent en compte tous les enjeux du recrutement : rechercher, qualifier et identifier les candidats actifs ou passifs par tous les moyens pertinents. Ensuite, le sourceur enclenche une démarche d’engagement avec les talents, jusqu’à la sélection et l’embauche du candidat idéal par le recruteur, et facilite parfois son intégration dans l’entreprise.

Détaillons étape par étape comment le sourceur utilise les systèmes d’information pour gérer son processus de recrutement avec méthode dans un univers digitalisé, où nombre de recruteurs et chasseurs de tête se sont déjà noyés sous le flux d’informations.

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La définition du Sourcing des candidats 2.0

Une véritable stratégie d'acquisition de talent se distingue d’un recrutement attentiste. Le sourceur adopte une approche de sourcing en recrutement tout en appliquant une démarche proactive et des principes essentiels, à savoir:

  • se conformer à un cahier des charges précis,
  • respecter des étapes incontournables, ne pas les brûler,
  • maîtriser les technologies de l’information du web 2.0, les réseaux sociaux professionnels, les jobboards spécialisés ou sites d’emploi plus généralistes,
  • exploiter le potentiel du big data disponible sur le web,
  • identifier et entamer la relation avec des candidats potentiels, par approche directe notamment,
  • qualifier des candidats et les sourcer dans une base de données,
  • mener des tests de recrutement, quizz, QCM, évaluation des compétences, des savoir-faire et des savoir être,
  • fluidifier l’organisation et la gestion des CVs, des résultats de tests,
  • agencer un archivage numérique agile,
  • appliquer les nouvelles méthodes de travail collaboratif pour prioriser ses actions et partager à tout moment les informations sur les candidats,

Cette liste non-exhaustive dresse le portrait du sourceur, un consultant en recrutement polyvalent, alerte, analyste du big data éparpillé sur le web.

Impossible de gérer tous ces éléments « à la main », ce serait épuisant et contre-productif à plusieurs niveaux :

  • perte de temps,
  • perte de l’historique des informations,
  • absence de suivi et perte de candidats en chemin,
  • données non structurées, non tracées, difficiles à retrouver,
  • répétition des tâches et gestion des doublons.

Pour gérer et maîtriser l’ensemble du processus de recrutement, et franchir chaque étape avec méthode, le sourceur doit donc impérativement s’appuyer sur un outil fiable.

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Les 8 étapes clés du processus de recrutement

Comment être sûr de ne pas brûler les étapes ? Comment travailler de manière efficace et collaborative pour partager et retrouver les données d’un candidat ? Comment effectuer un suivi intelligent ?

Précisions les étapes clés en les illustrant par les réponses qu’apporte l’outil Nicoka ATS. Cela nous permet de comprendre à la fois la pertinence de ces étapes, mais aussi d’apprécier comment le logiciel en mode SaaS Nicoka ATS assiste le sourceur dans sa démarche de conseil en recrutement, et l’aide à gérer tout le processus de recrutement.

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Étape 1 : établir sa stratégie de sourcing en amont

Via un cabinet de recrutement ou un chasseur de tête, le responsable des ressources humaines de l’entreprise cherche un talent avec des qualifications et compétences spécifiques, ainsi qu’un certain niveau d’expérience. La fiche de poste et les qualités attendues doivent être définies à travers un cahier des charges qui va guider le travail et la stratégie de recherche du sourceur.

Il est indispensable de disposer de cette fiche de poste dans votre ATS (Applicant Tracking System, système de suivi des candidats) pour retrouver à tout moment la description du profil attendu, les avantages et le mode de rémunération (…) grâce à un historique.

Nicoka ATS vous permet d’intégrer ces informations en amont et de les retrouver, pour faciliter tout le processus de recrutement (comme le matching), à commencer par l’établissement d’un mapping des compétences. En fonction de cette cartographie, le sourceur détermine les profils d’entreprises et de candidats à cibler.

Étape 2 : réaliser l’annonce et diffuser l’offre d’emploi

Gérer vos offres d’emploi et les réponses au sein du même espace présente un confort et un gain de temps inestimable. Nicoka ATS permet de les publier facilement sur votre site internet via des formulaires connectés et entièrement personnalisables au moyen de l’API de Nicoka.

Vous pouvez partager votre offre avec un simple lien sur tout le web et les réseaux sociaux : d’un simple clic, le candidat peut postuler en ligne, exprimer sa motivation, et vous recevrez les réponses dans votre système d’information pour mieux les gérer.

Étape 3 : identifier les candidats potentiels

L’e-recrutement va plus loin aujourd’hui : la captation de CV sur le web, et notamment Linkedin, est devenue une étape incontournable, mais impossible à gérer si l’on s’appuie sur la méthode du copier-coller. C’est ici qu’un outil ATS digne de ce nom vous apporte toute l’assistance pour faire preuve de réactivité.

Nicoka ATS extrait pour vous les profils Linkedin pour restituer chaque CV dans votre base de données. La solution exploite tout le potentiel du big data afin d’augmenter votre vivier de talents disponibles pour les sourcer de manière qualitative : l’intelligence du système fait par exemple coïncider les intitulés de poste et compétences clés avec une offre.

Étape 4 : sourcer les talents dans sa base de données

Tous vos talents sont ainsi à portée de main. Mieux vous renseignez vos variantes, mieux vous exploitez le système de Nicoka : nombre d’années d’expérience, diplômes, localisation, etc.

Toutes les données de CV sont rangées et ordonnées selon des critères précis : coordonnées, niveau de rémunération, parcours, et de nombreux autres champs personnalisables (à souhait), comme par exemple la description du projet professionnel.

La grande force de Nicoka ATS réside dans cette organisation digne du plus grand intérêt pour le sourceur : son moteur de recherche est puissant et vous permet de retrouver des profils en fonction de critères variés pour les qualifier selon différentes approches.

Étape 5 : approcher et sélectionner les meilleurs candidats

L’ATS de Nicoka vous permet d’échanger par email en conservant une trace des échanges.

L’outil vous permet aussi d’envoyer un test comme un QCM, ou un quizz, simultanément à plusieurs destinataires pour vous permettre de traiter un volume conséquent.

Le système vous indique qui a réussi l’examen et qui est admis à l’étape suivante dans votre processus de recrutement, jusqu’à établissement de votre short-list. Vous pouvez également connecter votre agenda personnel à celui de Nicoka pour fixer vos entretiens individuels et tenir votre agenda à jour sans sortir de Nicoka. Du simple entretien téléphonique à la visioconférence, à vous de préférer l’approche la plus adéquate selon vos critères de sélection.

Vous gérez vos rapports et analyses en vous reposant sur des modèles de reporting préexistants ou ajoutez les vôtres dans la bibliothèque dédiée à la simplification de votre gestion documentaire. Tout est préconfiguré : analyse du sourcing, historique des recrutements, bilan des compétences et des savoir être, avancement, suivi des entretiens, etc. Vous pouvez bien évidemment exporter vos données aux formats Excel, PDF et CSV.

Étape 6 : répondre équitablement à chaque candidat

Le principe de réponse équitable impose de communiquer la décision au candidat retenu comme aux candidats non retenus. Vous pouvez effectuer vos propres réglages au sein de l’ATS Nicoka avant d’exécuter des actions en masse pour envoyer vos courriels personnalisés.

Sachez toutefois que 15 modèles types sont disponibles et facilement adaptables afin de respecter le principe de l’égalité des chances. Déontologie et responsabilité sociétale obligent.

Étape 7 : intégration du candidat dans l’entreprise

Le module HR de Nicoka accompagne à la fois le recruteur et la nouvelle recrue question onboarding. C’est la concrétisation du processus de recrutement : il s’agit de transformer le candidat en salarié et de faciliter son intégration dans l’entreprise.

Le parcours professionnel ne s’arrête pas au contrat de travail : il s’agit de garantir aux deux parties que le « mariage » est viable.

Étape 8 :  suivi et gestion des talents dans le temps

Comment conserver les données d’un candidat ? Pourquoi est-ce utile ? Un candidat peut être « écarté » aujourd’hui pour diverses raisons : il arrive en « deuxième place » ou il ne souhaite tout simplement pas changer d’ entreprise actuellement. Cette personne est un précieux talent de premier choix, à recontacter dans quelques temps, voire quelques années.

Nicoka apporte une réelle solution fluide à tous les niveaux pour vous permettre de :

  • garder une trace des échanges,
  • fluidifier l’organisation et la gestion des CV, des résultats aux tests,
  • optimiser le suivi et l’analyse de vos CV,
  • partager les données de manière sécurisée.

Les sourceurs les plus efficaces sont les plus pragmatiques : ils concentrent leur énergie sur la qualité de leurs recommandations auprès des décideurs commanditaires, à savoir recruter le profil qualifié, et s’appuient sur un ATS pour trouver l’assistance et l’optimisation qui leur font gagner du temps. Dans cette optique, Nicoka ATS est un gage de productivité.

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