Réussir son e-recrutement en 7 étapes

Si l’e-recrutement est devenu la norme pour dénicher les meilleurs candidats à un poste, en connaissez-vous pour autant toutes les subtilités ?

Il est désormais acquis par les responsables RH, et autres chasseurs de tête, que le recrutement en ligne constitue la meilleure manière de remplacer les annonces papier pour la diffusion de ses offres d’emploi.

Cependant, la pratique de l’e-recrutement va plus loin, et offre de nombreuses perspectives pour qualifier davantage ses actions de recrutement.

Face à la pénurie de certains talents, les réseaux sociaux, ou encore l’inbound recruiting, se révèlent des leviers précieux à activer pour l’entreprise moderne… leviers qui nécessitent toutefois une certaine maîtrise !

C’est pourquoi nous vous livrons dans cet article nos conseils pour assurer efficacement toutes les étapes du e-recrutement.

Mais avant d’entrer dans le vif du sujet, rappelons les enjeux du e-recrutement, ainsi que ses avantages et ses inconvénients.

Le e-recrutement (ou recrutement en ligne) se définit comme l’ensemble des processus de recrutement qui, au lieu de se dérouler de manière traditionnelle, se déploient sur internet.

☝️ La notion d’e-recrutement englobe bien toutes les étapes du recrutement, de la diffusion de l’offre d’emploi à la réception des candidatures, jusque dans les entretiens d’embauche qui se passent parfois par visioconférence.

Pour tirer les meilleurs bénéfices de ce nouveau mode de fonctionnement, les fonctions RH doivent s’adapter aux nouveaux enjeux soulevés par l’e-recrutement :

• Maîtriser les canaux digitaux : transformation digitale et intégration des outils numériques dans l’ensemble des processus sont des prérequis au e-recrutement.
   
• Être visible sur la toile : attirer les meilleurs talents et se démarquer des autres entreprises exige une visibilité importante sur internet, et ce à travers différents canaux.
  N’oubliez pas que le candidat se rend sur votre site corporate ou institutionnel, observe la page LinkedIn de l’entreprise, voire scrute la page Facebook et le compte Twitter. Les talents les plus avisés sur le web vont jusqu’à identifier les profils professionnels des responsables de votre société.
   
• Soigner sa marque employeur : parce que les rapports de force ont évolué dans certains secteurs, le recruteur, tout comme le candidat, doit savoir «se vendre». Il s’agit pour l’entreprise d’émettre des signaux positifs reflétant ses valeurs, en vue d’attirer les bons profils.
  De ce fait, la notion d’inbound recruiting est apparue, avec pour perspective de diffuser sur l’ensemble des canaux appropriés un contenu attractif.

Le site Welcome to the Jungle offre de la visibilité à de nombreuses entreprises. Celles-ci y communiquent sur leurs valeurs et leurs projets, et diffusent même des témoignages vidéo de leurs employés.

Exemple du témoignage d’Hannah, salariée chez Helloasso :

L’e-recrutement implique donc de bouger les lignes en adoptant de nouveaux réflexes.

Mais la mutation et l’optimisation des processus ne peuvent se dérouler correctement que si vous gardez à l’esprit les avantages du e-recrutement… mais aussi ses inconvénients.

• Une diffusion plus large de vos offres d’emploi. Et si la recrue parfaite se situait à l’autre bout de la France ? Grâce au e-recrutement, vous touchez plus de monde.
   
• Un meilleur ciblage. En fonction du canal de recrutement employé (un jobboard spécialisé par secteur par exemple), vous augmentez vos chances d’atteindre des candidats correspondant vraiment à ce que vous recherchez.
   
• Une mise à jour rapide de vos offres. Ceci s’avérait impossible à l’époque des annonces d’emploi diffusées dans la presse papier.
   
• Une solution économique. Nombre de plateformes de recherche d’emploi, à l’instar de Pôle Emploi, de l’Apec ou d’Indeed, sont gratuites pour les recruteurs. 
   
• Une accélération du processus de recrutement. Diffusion instantanée de vos offres, réception rapide des candidatures, possibilité de faire passer des entretiens d’embauche à distance… gagnez du temps dans vos recrutements, et palliez plus rapidement les situations d’urgence.
   
• Un recrutement plus proactif. Les CVthèques en ligne offrent l’opportunité d’accéder directement à un vivier de candidats à démarcher, avant même publication de vos annonces. 
   
• Une amélioration de l’expérience candidat, grâce à un marché de l’emploi actualisé et disponible 24 h/24 et 7 j/7.
   
• L’exécution des missions de ressources humaines en situation de mobilité ou en télétravail. En effet, une simple connexion internet suffit pour accéder aux candidatures ou communiquer avec les postulants.

• Une plus grande quantité d’information à traiter. Plus vous diffusez largement vos offres d’emploi, plus vous recevez de candidatures… qu’il faudra traiter.
   
• Un risque de candidatures moins qualifiées. Puisqu’il s’avère plus simple pour les candidats de répondre à des offres d’emploi, certains n’hésitent pas à postuler en masse, quitte à ne jamais donner suite.
   
• Des entretiens à distance limités. Si l’entretien en visioconférence se révèle pratique dans certains cas, il n’offre pas le même degré d’évaluation du candidat que l’entretien physique.

Profiter des avantages du e-recrutement implique d’adopter certaines bonnes pratiques tout au long du cheminement, qui vous conduira à la recrue parfaite.

Pour ce faire, agissez en gardant constamment à l’esprit les impératifs liés à l’inbound recruiting et à l’optimisation de l’expérience candidat évoqués plus haut.

Voyons plus en détail comment procéder.

Votre annonce s’avère souvent le premier point de contact entre le candidat et votre société. Son contenu doit alors attirer les talents, tout en transmettant un message clair et informatif.

Nos conseils :

• Intitulé exact du poste, description explicite des missions, salaire… n’omettez aucun élément. 

  ☝️ Attention, un manque de précision peut générer une perte de temps pour les deux parties. Par exemple, si vous ne stipulez pas précisément où se situe le poste, vous courez le risque de recevoir des candidats qui, au final, ne pourront rejoindre vos équipes.

• Le choix des mots revêt une importance particulière sur internet : la popularité de la dénomination d’un métier correspond au nombre de recherches d’un mot clé. Vérifiez donc quels sont les termes les plus qualifiés pour déterminer le titre de votre offre. Par exemple, le mot « graphiste » est beaucoup plus recherché que celui de « designer graphique ».

• Enfin, attirez les meilleurs profils :

  • en adaptant le ton de votre contenu à votre cible et à l’image que vous souhaitez véhiculer.
  • en communiquant dès l’annonce sur les avantages de votre entreprise, sa culture, ses valeurs, etc.

La marque de gourmandises Michel et Augustin propage son branding convivial et humoristique jusque dans ses offres d’emploi :

Votre annonce est rédigée ?

Pour la publier, multipliez les opportunités en utilisant les nombreux canaux de diffusion disponibles sur la toile. Voici les canaux de diffusion jugés les plus efficaces par les candidats pour rechercher un emploi :

Pôle emploi, Indeed, Apec… internet compte de nombreux jobboards, ces sites web de recrutement qui recensent des offres d’emploi et facilitent la mise en relation entre recruteurs et candidats.

Ils présentent de nombreux avantages : publication et mise à jour facilitées des annonces, ciblage, accès à des CVthèques, etc.

Mais lequel choisir ?

Entre sites généralistes et sites spécialisés (par secteur, par niveau de qualification, etc.), à vous de sélectionner le plus adapté aux profils recherchés. Vous pouvez également opter pour la multidiffusion de vos offres, si cela s’y prête.

Un logiciel de recrutement complet tel que Taleez vous permet de diffuser automatiquement vos offres d’emploi vers plus de 70 sites de recrutement et 15 000 formations supérieures. Véritable boosteur de performance, il vous recommande également de manière intelligente et automatique les job boards les plus pertinents en fonction du nombre de candidatures reçues et de vos embauches (stage, CDI, mission courte, emploi cadre, etc.). Enfin, vous profitez d’une véritable richesse fonctionnelle pour gérer l’ensemble de votre processus de recrutement : centralisation des candidatures, multidiffusion, marque employeur, etc.

Les réseaux sociaux, à l’exemple de LinkedIn, se révèlent également de bons canaux pour diffuser votre message de manière visible et étendue, tout en travaillant votre marque employeur.

Les profils qui postulent directement sur votre site, via une page web dédiée à l’emploi, se montrent vraiment intéressés par votre entreprise, vos valeurs et vos projets.

C’est pourquoi ce canal de diffusion est à privilégier, car il vous assure des candidatures qualifiées.

✅  Pour faciliter la multidiffusion de vos annonces et valoriser l’expérience utilisateur ainsi que votre marque employeur dès le processus de candidature, utilisez un logiciel adapté.

Par exemple :

• softgarden permet non seulement de publier vos offres sur plus de 300 canaux gratuits ou premium dans le monde entier et de créer une page carrière de qualité, mais aussi de réaliser des campagnes sur les médias sociaux et Google Ads.
• Avec Beetween, créez un beau site carrière professionnel sur mesure. Son équipe experte vous accompagne dans sa construction pour valoriser votre marque employeur et vous démarquer. Côté diffusion de vos offres d'emploi, partagez-les en un clic sur 150 jobboards.
  
• HumanSourcing permet la construction d’un site carrière à l’image de votre entreprise et la publication de vos offres en quelques clics sur l’ensemble des job boards grâce au multiposting.
• Softy propose la création d’un site carrière entièrement personnalisable, esthétique et adapté à tous les supports (responsive). L’éditeur a aussi développé son propre outil de multidiffusion et un partenariat direct avec plus de 60 job boards.

Pour pallier la pénurie de talents et de compétences touchant certains métiers (dans le secteur de l’IT par exemple), il convient d’être proactif dans ses démarches de recrutement, et donc d’envisager le sourcing.

En effet, gardez à l’esprit que la perle rare se situe peut-être du côté des candidats passifs qui, à l’inverse des candidats actifs, sont en poste mais ne sont pas ouvertement en recherche d’emploi.

La bonne nouvelle, c’est que grâce au recrutement en ligne, il devient plus facile de toucher ces personnes :

• au moyen d’une prise de contact facilitée par les réseaux sociaux (messagerie privée sur LinkedIn, réseautage, etc.),
• grâce à l’inbound recruiting ou encore aux CVthèques.

💡 Différents logiciels peuvent vous accompagner dans cette démarche.

Jobaffinity, par exemple, permet d’élaborer de manière intuitive votre propre CVthèque, à partir des candidatures reçues. Vous pouvez également segmenter et qualifier votre base de CVs, afin de trouver des candidats pertinents plus facilement lors de vos futures campagnes de recrutement.

Tool4staffing quant à lui, est un logiciel de prospection de talents qui vous accompagne face à la pénurie de talents. Grâce à son IA et ses fonctionnalités de matching, l’outil vous aide à aller trouver pro-activement le candidat qu’il vous faut. Et tout ça dans le respect de la RGPD !

L’e-recrutement vous fait naturellement parvenir des candidatures en abondance.

Cependant, toujours dans une optique d’expérience candidat revalorisée, veillez à les traiter de la manière la plus efficace possible. Vous préservez ainsi votre entreprise de la perte de certains profils susceptibles d’être agacés par une mauvaise gestion de votre part (temps de traitement trop longs, réponses inadaptées voire pas de réponse du tout, etc.).

💡 Pas de panique, certains logiciels de recrutement permettent d’éviter les tâches fastidieuses d’une autre époque. Ils centralisent les données en profitant d’un flux de travail organisé, interactif et opérationnel.

• Flatchr, par exemple, offre une visibilité globale sur l’état d’avancement des recrutements. Il permet également de gérer de manière simple et intuitive les candidatures (envoi automatique d’emails, planification automatique des entretiens d’embauche, etc.) et d’échanger entre collaborateurs sur la fiche d’un candidat.
  
  
• Gestmax accompagne les recruteurs dans l’ensemble de leur processus de recrutement. Multi-diffusez vos offres d'emploi, centralisez vos candidatures au sein de votre CVthèque (approvisionnée automatiquement) et planifiez vos entretiens vidéos en live ou en différé, tout ça dans un seul et même outil !

• Nicoka ATS, quant à lui, accompagne les responsables RH et les chasseurs de têtes dans l’organisation et la rationalisation de leurs processus de recrutement. Importez et traitez vos CVs, synchronisez les informations sur un seul et même outil, priorisez vos actions et suivez en un coup d’œil l’état d’avancement de vos recrutements.

Quand vous sélectionnez vos candidats, pensez plus que jamais au matching.

Pour cela, vous devez identifier et hiérarchiser au préalable les critères et compétences précis, propres à votre entreprise, qui retiendront votre attention :

• niveau d’étude,
• nombre d’années d’expérience,
• langues parlées,
• soft skills importantes à vos yeux, etc.

Mais comment vous y prendre devant cette quantité de données à analyser ?

💡 Là aussi, il convient de recourir à un logiciel adapté. Le module recrutement de Talentsoft, par exemple, propose de faire matcher les candidats avec votre référentiel d’exigences. De plus, il permet de pratiquer le scoring, c’est-à-dire d’attribuer une note à vos potentielles recrues. Ainsi, les candidats ayant obtenu les meilleurs scores sont sélectionnés.

☝️ Nous vous conseillons cependant de ne pas négliger les profils atypiques qui, de par la diversité de leurs expériences et de leurs compétences, ont bien des qualités à offrir.

L’exploitation des avantages du e-recrutement ne s’arrête pas à la diffusion de vos offres et à la réception des candidatures.

Envisagez l’utilisation d’internet tout au long du processus de recrutement.

À titre d’illustration, cela passe par :

• L’utilisation des tests en ligne : tests de personnalité, de logique, évaluation métier, etc. Les tests en ligne permettent de faire un premier tri et sont une étape préalable à un premier entretien.
   
• Les entretiens par visioconférence : il serait préjudiciable de vous priver d’un bon profil à cause de contraintes géographiques. Si le besoin se présente, mettez en place des entretiens à distance. Néanmoins la rencontre physique s’impose parfois dans un second temps, pour confirmer votre choix.
  
  
• La transmission et la signature des contrats en ligne : une fois l’entretien passé, gagnez en efficacité dans la gestion des contrats de vos recrues, indépendamment du lieu où elles résident. DocuSign, logiciel de signature électronique, permet de signer et faire signer vos contrats de travail en ligne de manière complètement légale et conforme. De plus, grâce à l’Agreement Cloud compris dans la solution, rationalisez l’ensemble du processus RH, dès l’embauche, pour une expérience employé optimale.

Enfin, analysez vos performances afin de réorienter, au besoin, votre stratégie d’e-recrutement.

Pour mesurer l’efficacité de vos actions, sélectionnez et suivez vos indicateurs clés de performance, ou KPIs.

Par exemple :

• le nombre de candidatures reçues pour un poste,
• le nombre de candidats sélectionnés et rencontrés,
• le temps nécessaire de l’identification du besoin jusqu’à l’intégration du candidat,
• le taux de rétention de vos talents dans l’entreprise,
• l’adéquation entre les performances de la recrue et les attentes de l’entreprise, etc.

Le recrutement en ligne implique, in fine, une présence qualifiée et une réactivité sur tous les fronts : développement de votre marque employeur, diffusion de vos offres d’emploi, gestion du processus de recrutement dans son intégralité, matching des compétences, optimisation de l’expérience candidat, etc.

Heureusement, grâce à une stratégie bien rodée et à la réponse technologique apportée par un logiciel spécialisé, vous mettez toutes les chances de votre côté pour doter votre structure des profils les plus adaptés à ses besoins.

Mais attention, en tant que recruteur, votre job ne s’arrête pas là : dénicher la perle rare, c’est bien ; la garder, c’est mieux !

Par conséquent, la rétention des talents, tout comme l’e-recrutement, se révèle un enjeu de taille pour les entreprises d’aujourd’hui. C’est pourquoi nous vous conseillons d’accorder tout autant de soin à l’onboarding de vos nouvelles recrues, au moyen d’un programme d’intégration qui ne tourne pas qu’autour des spécificités techniques de la prise de poste.

Organisation de rencontres avec les membres de l’équipe, recueil régulier de feedbacks ou encore afterwork sont autant de composants qui ancreront solidement votre e-recruté·e dans la réalité de votre entreprise.