Projet RH : comment répondre efficacement aux nouveaux défis du monde du travail ?

De nos jours, nombre de Directions des ressources humaines sont amenées à se pencher sur la gestion de projet RH.

En cause ? Un environnement de travail de plus en plus fluctuant et digitalisé, dans lequel de nouveaux défis apparaissent, à l’exemple de la généralisation du télétravail ou du déploiement de solutions SIRH.

Alors quels enjeux actuels conduisent au développement des projets RH ? Comment les gérer concrètement et au moyen de quels outils ? On vous dit tout.

La gestion de projet s’intègre désormais aux processus des DRH. En effet, ces dernières sont amenées à conduire de nombreux projets, à la fois :

• stratégiques et opérationnels,
• courts ou qui s’inscrivent dans la durée.

L’objectif ? Répondre aux différents enjeux inhérents à la réalité actuelle du monde du travail. C’est pourquoi les missions des Directions des ressources humaines se diversifient. Elles ne sont plus cantonnées à la simple gestion administrative du personnel et à la paie, et doivent à présent composer avec de nouveaux éléments :

• développement de la flexibilité au travail : télétravail, coworking, flex office, horaires libres, etc.
• salariés de plus en plus volatiles et exigeants,
• croissance des notions de bien-être au travail,
• enjeux écologiques et sociétaux, etc.

• La crise sanitaire,
• mais également les évolutions des aspirations des salariés,
• et l’influence des modèles américains,

  ont placé la flexibilité et le télétravail au cœur des priorités RH.

Les Directions des ressources humaines se retrouvent alors face à de nouvelles problématiques :

• d’ordre logistique et administratif d’une part : organisation des espaces de travail, gestion du matériel, rédaction d’une charte télétravail, etc.
• et d’ordre humain d’autre part : prévention de l’isolement des salariés, difficultés à communiquer et à collaborer, etc.

La digitalisation des activités n’est plus uniquement l’apanage des services techniques et informatiques. Les RH recourent de plus en plus à des outils en ligne, à l’image des SIRH dont les fonctionnalités permettent d’automatiser nombre d’opérations (gestion des formations, des absences, des recrutements, etc.).

☝️ Si la transformation digitale impacte la Direction des ressources humaines elle-même, tout projet en ce sens doit également inclure les collaborateurs : ils devront embrasser les nouveaux processus qui en résulteront.

Le bien-être au travail devient un enjeu majeur pour les entreprises, particulièrement au regard des difficultés de recrutement rencontrées dans certains secteurs (IT par exemple) et de la volatilité croissante des salariés.

De ce fait, les services RH doivent déployer des actions afin d’assurer la qualité de vie au travail (QVT) et favoriser l’engagement des collaborateurs :

• suivi psychologique des salariés,
• mise en place de formations,
• prévention du danger et mise aux normes, etc.

☝️ Le bien-être au travail peut être rapproché de la démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) de l’organisation. Une telle politique, qui englobe des aspects à la fois sociaux, environnementaux et éthiques, induit l’implication de chaque membre de l’équipe, managers comme collaborateurs.

Le développement de la marque employeur s’inscrit dans les priorités de nombres de services RH. Et pour cause, elle favorise :

• la rétention des talents,
• l’attractivité de l’entreprise auprès de profils qualifiés,
• la diffusion d’une image positive chez les clients.

Dans ce contexte, les Directions des ressources humaines se retrouvent à diversifier leurs activités. Par exemple, elles participent désormais à la communication de l’organisation sur les réseaux sociaux, LinkedIn notamment.

Adaptabilité, communication, leadership, coopération… nous entendons de plus en plus parler de soft skills. Et c’est bien normal : dans un marché en constante mutation, les employeurs apprécient s’appuyer sur des profils autonomes, innovants et dotés d’un sens du collectif.

Mais ces compétences restent difficiles à évaluer ! En conséquence, les RH doivent se baser sur des procédures et des données précises, et non sur leur ressenti.

La gestion de projet comporte un certain nombre d’étapes, et le domaine RH n’échappe pas à la règle.

Pour commencer, il convient de définir des objectifs précis, afin que les acteurs concernés se concentrent sur l’essentiel et orientent correctement leurs réflexions ainsi que leurs prises de décisions.

💡 Exemple d’objectif : développer sa marque employeur.

La détermination d’objectifs clairs conduit alors à l’identification des résultats attendus au terme du projet.

💡 Exemple de résultat : augmenter de 50 % le nombre de candidatures spontanées reçues.

Objectifs et résultats permettent, in fine, la définition du périmètre du projet, et donc l’élaboration d’un plan d’action clair et structuré.

Un projet RH n’est pas anodin. Il chamboule parfois complètement la culture de l’entreprise et son organisation, comme lors de l’instauration du full remote par exemple.

Les Directions des ressources humaines doivent donc considérer cette donne au moment de l’élaboration de leur projet : en évaluant le degré de maturité de l’entreprise quant aux évolutions futures, elles sont en mesure de gérer le projet à travers le prisme de la conduite du changement.

💡 Pour lever la résistance au changement et obtenir l’adhésion des équipes, il vous faut partager et propager votre vision. Tout projet RH induit, de ce fait, de la pédagogie et une communication optimale au sein de l’entreprise.

La gestion de projet implique de monter une équipe dédiée et de désigner un chef de projet capable de prendre en main le pilotage et de mutualiser les idées. Dans notre cas, il s’agit en général du ou de la DRH.

Quant aux autres parties prenantes, nul besoin qu’elles soient issues du domaine de la gestion de projet ou de celui des ressources humaines. Au contraire, il se révèle souvent opportun de bénéficier d’un panel de compétences plus étendu pour aborder différents sujets de manière éclairée.

Quelques exemples :

• la gestion des recrutements et des compétences : les managers occupent ici une position clé pour identifier les besoins métier actuels et futurs.
  
  

• le développement de la marque employeur : les RH ont tout intérêt à s’appuyer sur les services marketing et communication de l’entreprise, qui disposent plus légitimement des compétences en la matière.

Quelles seront les ressources humaines, matérielles et financières à disposition pour réaliser le projet ?

Avant de se lancer concrètement dans l’action, il convient de procéder à des estimations les plus précises possibles, en se basant par exemple sur les expériences passées.

💡 Nous vous conseillons de créer un planning des ressources. Grâce à une visualisation précise des différentes données, vous disposez d’éléments pour évaluer au plus près les dépenses financières et les disponibilités des personnes mobilisées, afin de vous adapter en fonction.

Avant que les différents acteurs œuvrent à l’exécution du projet, établissez un planning précis pour sa réalisation. Il mentionnera notamment :

• la date de début et la date de fin (la deadline) du projet,
• les grandes étapes le composant ainsi que les résultats attendus à chacune d’entre elles.

💡 Pour ce faire, identifiez en amont les différentes tâches nécessaires à l’atteinte des objectifs prédéfinis, et hiérarchisez-les afin de gérer les priorités et assurer la fluidité du déroulé du projet.

Une fois le projet lancé, il est important que le chef de projet coordonne les actions des parties prenantes et suive en permanence les progressions afin :

• d’assurer le bon déroulé du projet RH, notamment la tenue des objectifs et le respect des deadlines ;
• de lever les freins qui pourraient survenir et de pouvoir agir rapidement face aux éventuels problèmes rencontrés ;
• de faciliter les prises de décision.

💡 Un bon suivi de projet passe par une communication fluide entre les différents acteurs impliqués. C’est pourquoi nous vous conseillons de tenir aussi souvent que nécessaire des réunions de suivi et de cadrage.

Votre projet RH est achevé ? Il est temps de dresser le bilan. La première question à vous poser : est-ce que les objectifs initialement prévus ont été atteints ? Si non, pourquoi ?

Il est également important de vous pencher sur le respect des contraintes de délais et de coûts, ainsi que sur les difficultés rencontrées. De cette manière, vous tirez parti de votre expérience pour vos projets futurs, afin de réutiliser les bonnes pratiques déjà éprouvées et éviter les écueils.

Un logiciel SIRH reste l’outil privilégié des Directions des ressources humaines. Ces solutions permettent notamment de centraliser l’ensemble des données relatives aux RH, à l’exemple des demandes de congés ou des impératifs entraînant une absence. De plus, en intégrant au logiciel une extension gestion de projet, vous capitalisez sur des informations communes qui pourront circuler en fonction de votre paramétrage.

🛠️ monday.com HR est une plateforme dédiée aux responsables RH. Elle leur permet de suivre les processus de recrutement des candidats, d’intégrer les nouveaux employés, de créer toutes sortes de modèles pour faire gagner du temps à vos équipes et de gérer les données et ressources grâce aux modules de gestion inclus.

🛠️ Un logiciel SIRH tourné en mode projet tel que Syrhalogic comprend des fonctionnalités facilitant la gestion des ressources, et donc la gestion de projet RH. Nous pouvons par exemple citer le capacity planning, mettant en évidence la disponibilité des uns et des autres dans le temps, en fonction notamment de leur charge de travail respective.

Vous êtes DRH ? Quels sont les grands projets que vous comptez entreprendre en 2021 et quelles sont vos astuces pour les gérer efficacement ? N’hésitez pas à nous faire part de votre expérience en commentaires ;-)