Nous décryptons pour vous les 7 critères de la certification Qualiopi !

La certification Qualiopi devient peu à peu la certification unique du secteur de la formation. Elle vient remplacer et simplifier la gestion des différents systèmes de référencement et d’authentification disponibles jusque-là.

Qui est concerné ? Quels sont les 7 critères Qualiopi et comment faire pour s’y tenir ?

Aucun problème, on vous explique tout ça. Vous serez un expert en un rien de temps !

Qualiopi est une nouvelle obligation de certification pour les organismes de prestataires de formation. Il s’agit de la seule certification donnant accès aux diverses aides publiques et prestations.

Elle a pour but :

1. de garantir la qualité de l’OF (offre de formation) des organismes de formation professionnelle ;
2. d'offrir plus de transparence sur l’OF auprès des personnes en recherche de formation.

Pour ce faire, elle se base sur 7 critères qualifiés sur 32 indicateurs au total. Tous les organismes de formation qui visent l’obtention de la certification doivent respecter ces 7 critères. Ils ont été déterminés par le ministère du Travail et sont disponibles en ligne sur le référentiel national qualité (RNQ).

💡 Avec l’obtention de cette certification, les formations deviennent éligibles au CPF (compte personnel de formation) et aux autres financements et aides d’État pour les centres de formation.

Ce critère fait l’inventaire de toutes les informations à fournir au public pour présenter une offre de formation. Il s’agit donc de communiquer en toute transparence sur les modalités de votre formation :

• programmes et contenus,
• délais pour y accéder, horaires et plannings,
• niveaux de résultats, etc.

La plupart des organismes de formation remplissent déjà ce critère grâce aux différents supports de communication existants :

• site internet,
• conditions générales de vente,
• rapports pédagogiques et financiers (destinés à la Direccte).

👉 Pour ce critère, on applique les indicateurs 1 à 3.

Un formateur éligible à la certification Qualiopi s’assure de proposer des formations modulables et personnalisées.

Chaque individu a des centres d’intérêt et une vitesse d’apprentissage différents. Votre but est de rendre votre offre de formation la plus adaptée possible pour chacun d’eux.

💡 La meilleure façon de vous assurer que la difficulté est adaptée et que les objectifs fixés sont atteignables, c’est d’évaluer la progression individuelle de vos bénéficiaires en début et fin de parcours.

👉 Indicateurs 4 à 8.

Accompagnez et guidez vos bénéficiaires tout au long de leur parcours de formation. Anticipez leurs éventuelles difficultés et agissez en conséquence.

Maintenez informés les bénéficiaires de votre prestation des changements dans votre organisme, il faut qu’ils aient conscience d’être entendus et pris en compte.

Votre objectif ici est d’éviter le plus possible les abandons en cours de formation. Il peut toujours y en avoir, mais la raison ne doit pas être un manque de soutien de votre part.

👉 Indicateurs 9 à 16.

Pour remplir ce critère, vous devez garantir que vous proposez un cadre favorable à la réussite de vos formations :

• lieu d’accueil adapté,
• équipes nombreuses et bien informées,
• matériel de qualité et en quantité suffisante,
• abondance des ressources pédagogiques.

Soyez sûr de pouvoir fournir des éléments de preuve documentaires des moyens mis à disposition et de votre organisation.

👉 Indicateurs 17 à 20.

Vos formateurs ont eux aussi besoin d’être formés pour offrir une prestation de qualité. Cependant, ce ne sont pas les seuls sur lesquels vous comptez. Vous devez être capable de constamment améliorer les compétences et le développement des connaissances de l’ensemble de vos équipes :

• dirigeants des structures,
• équipes de support,
• équipes pédagogiques.

Vous pouvez également réévaluer votre processus de recrutement.

👉 Indicateurs 21 et 22.

Il s’agit ici de rester à la pointe, tant sur le cadre légal de la formation que sur les évolutions de votre expertise et les innovations pédagogiques et technologiques dans votre secteur. Vous devez être un exemple pour les autres formateurs autour de vous.

Ce critère se centre également sur l’accueil des publics en situation de handicap, le portage salarial ou encore la sous-traitance. Votre organisme doit pouvoir mobiliser des compétences et outils spécifiques pour répondre aux besoins de ce type d’apprenants.

👉 Indicateurs 23 à 29.

Recueillez les avis de chaque acteur de votre organisme : personnel pédagogique, équipe de soutien, apprenants, financeurs externes, etc.

Apprenez à les utiliser afin d’améliorer la qualité de vos prestations. La gestion des retours et réclamations est une action stratégique et doit être organisée bien avant que les situations critiques ne se produisent !

En tenant compte des retours de vos bénéficiaires, vous adaptez progressivement votre offre de formation aussi bien en qualité qu’en efficacité. Ce critère introduit une démarche de constante amélioration.

👉 Indicateurs 30 à 32.

C’est au travers de ces indicateurs que le certificateur vérifie votre conformité avec l’ensemble des critères. Selon votre activité, vous n’êtes pas forcément concerné par l’ensemble des indicateurs. On peut en distinguer 4 types principaux :

1. action de formation,
2. bilan de compétences,
3. validation d’acquis d’expérience,
4. action de formation par apprentissage.

Un socle de 20 indicateurs de base s’applique à tous les organismes de formation sans distinction. S’ajoutent ensuite les indicateurs spécifiques aux prestations mises en œuvre :

• En tant que « nouvel arrivant » dans votre secteur, vous ne serez pas qualifié sur les indicateurs 22 et 32 pour une première audition ;
• Pour les parcours de formation menant à une certification professionnelle, on applique les indicateurs 3, 7 et 16 ;
• Les indicateurs 13 et 28 s’appliquent uniquement à l’alternance et l’AFEST ;
• Lorsque vous faites intervenir des formateurs externes dans vos prestations, c’est un cas de sous-traitance traité par l’indicateur 27 ;
• Les indicateurs 14, 15 et 29 s’appliquent uniquement aux activités des CFA.

Comptez entre 6 et 8 mois pour préparer la certification et programmer l’audit Qualiopi. Épluchez le contenu du RNQ, revoyez les mêmes points autant de fois que nécessaire.

Pour vous aider, vous pouvez compter sur un outil spécialisé dans la gestion des centres de formation. Il vous accompagnera tout au long de l’étape de préparation et lors de la mise en place de mesures correctives.

Par exemple, la solution e-parcours a été pensée pour répondre aux 7 critères et 32 indicateurs Qualiopi, pour assurer la qualité de l’organisme de formation. Ce logiciel de gestion complet à destination de tout type d’organisme de formation (continue, initiale, inter/intra-entreprises, CFA, écoles supérieures ou universités, en présentiel, e-learning) intègre des fonctionnalités pour vous aider à respecter les différents indicateurs décrits ci-dessus. En parallèle de e-parcours, une équipe d’experts accompagne le centre dans la mise en place, mais aussi le suivi à long terme de la certification Qualiopi. 

La certification Qualiopi est une reconnaissance au niveau national de votre professionnalisme et de la qualité de vos prestations de formation. Elle est valable pendant 3 ans, suite à quoi il faudra passer un audit de renouvellement.

Chacun des 7 critères se base sur un aspect différent de votre offre de formation. Le fait de les appliquer n’est pas uniquement une démarche nécessaire, mais permet surtout d’améliorer l’apprentissage, les conditions d’apprentissage ainsi que la réputation de votre établissement. Toutes des conditions bénéfiques pour sa subsistance.