Élections du CSE : FAQ des points à connaître pour une procédure conforme

Les membres du comité social et économique (CSE) d’une entreprise sont élus par les salariés selon un processus électoral qui répond à des règles d’organisation et de déroulement bien précises. Information des personnels, négociation du protocole d’accord préélectoral, scrutin à bulletin secret ou par voie électronique, dépouillement…

Il est crucial pour l’employeur de bien respecter la réglementation en vigueur pour organiser ces élections professionnelles et mettre en place un CSE (ou le renouveler). Quel est le calendrier électoral ? Combien de membres élire ? Qui peut se porter candidat ? Qui vote ? Ce guide aborde tous les points incontournables.

Depuis le 1er janvier 2020, le CSE est l’unique instance de représentation du personnel. Ce comité obligatoire dans toute entreprise de plus de 11 salariés se compose :

• de l’employeur ;
• d’une délégation élue du personnel. Celle-ci comprend des membres titulaires et suppléants.

Les organisations syndicales peuvent également désigner un représentant qui siègera au comité social et économique de leur entreprise. Celui-ci participera aux débats, mais ne prendra pas part aux votes.

👉Pour désigner les membres de la délégation du personnel, il est obligatoire d’organiser des élections professionnelles selon un cadre bien précis préalablement accepté par l’employeur et les organisations syndicales.

Tous les 4 ans, l’employeur doit organiser les élections de la délégation du personnel du CSE.

Si le CSE n’a pas été mis en place dans l’entreprise, un salarié ou une organisation syndicale peut, à tout moment, demander à l’employeur d’organiser des élections. Dans ce cas-là, le Code du travail prévoit que le salarié bénéficie d’une protection contre le licenciement.

☝️Suite à cette demande, l’employeur dispose d’un délai d’un mois pour mettre en place la procédure électorale.

Dès lors qu’une entreprise atteint le seuil des 11 salariés sur 12 mois consécutifs, elle est tenue de procéder à des élections pour constituer un CSE. Elle doit pour ce faire définir un calendrier électoral et s’y tenir.

Celui-ci doit comprendre différentes périodes ou étapes principales :

• l’information des salariés ;
• la négociation et la constitution du protocole d’accord préélectoral ;
• l’affichage des listes électorales ;
• les élections professionnelles proprement dites ;
• le dépouillement et la proclamation des résultats.

Pour chaque phase du processus électoral, le Code du travail définit des délais spécifiques. Le tableau suivant les reprend en se basant sur le jour du scrutin :

Combien de membres élire ?

Le nombre de membres à élire pour constituer la délégation du personnel dépend de la taille de l’entreprise. Cet effectif :

• est défini par le protocole d’accord préélectoral ;
• ou, à défaut, est fixé par les dispositions de l’article R2314-1 du Code du travail. 

Le tableau suivant présente à titre d’information le nombre de titulaires (et donc de suppléants à élire) en fonction de certains effectifs d’entreprise. Pour disposer d’une liste exhaustive et complète, nous vous invitons à vous référer à l’article R2314-1 du Code du travail, qui précise également le nombre mensuel d’heures de délégations et le total d’heures de délégation :

Le calcul des effectifs pour les élections professionnelles se base sur le nombre d’équivalents temps plein (ETP) dans l’entreprise présents sur les 12 derniers mois consécutifs. Il répond à des dispositions spécifiques.

☝️En effet, pour le calcul des effectifs de l’entreprise, sont pris en compte :

• les salariés en CDI à temps plein et les travailleurs à domicile, y compris ceux en période d’essai ou en arrêt maladie ;
• les salariés en CDD, les salariés en contrat de travail intermittent, les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux et qui y travaillent depuis au minimum un an, ainsi que les salariés temporaires (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu (lors d’un congé de maternité, d’adoption ou d’un congé parental d’éducation par exemple). Le calcul des équivalences de temps plein tient compte de leur temps de présence sur les 12 derniers mois ;
• les salariés à temps partiel (pour déterminer l’équivalent temps plein, la somme totale des horaires précisés dans leurs contrats de travail est divisée par la durée légale ou par la durée conventionnelle du travail).

Les mandats des élus de la délégation du personnel du CSE ont une durée de quatre ans.

Les membres ne peuvent pas cumuler plus de trois mandats successifs, sauf s’ils travaillent :

• dans une entreprise de moins de 50 salariés ;
• dans un établissement employant 50 à 300 salariés et si le protocole d’accord préfectoral (PAP) prévoit une exception à la limitation du nombre de mandats successifs.

✍️ Quelques mots sur le mandat des élus :
Le mandat des élus prend fin automatiquement suite à un décès, une démission, une rupture du contrat de travail ou encore avec la perte des conditions d'éligibilité. Les élus de la délégation du personnel du CSE, qui changent de catégorie professionnelle, gardent leur mandat.

Le Code du travail définit précisément les personnes pouvant se présenter aux élections professionnelles et être candidates au CSE. À savoir : « les électeurs âgés de 18 ans révolus et travaillant depuis un an au moins, à l’exception des conjoints, partenaires d’un pacte civil de solidarité, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur ». Autrement dit : tous les salariés en activité dans l’entreprise depuis au moins 12 mois.

Les critères d’éligibilité aux élections professionnelles ne portent pas sur le contrat de travail du salarié. Ce qui signifie qu’un salarié en CDI ou en CDD, à temps plein ou à temps partiel, est éligible.

☝️À noter toutefois :

• qu’un salarié à temps partiel travaillant dans plusieurs entreprises ne peut présenter sa candidature que dans l’une des sociétés ;
• qu’un salarié mis à disposition par une entreprise extérieure et comptabilisé dans l’effectif de la société utilisatrice n’est pas éligible dans celle-ci. Il peut cependant exercer son droit de vote dans l’entreprise de son choix (celle qui l’emploie ou celle pour qui il travaille).

✍️ Quelques mots sur les candidats aux élections professionnelles :
Les candidats, les membres élus de la délégation du personnel du CSE et les représentants syndicaux participant au CSE bénéficient d'une protection particulière contre le licenciement. Ce qui signifie que, durant toute la durée de leur mandat, les représentants du personnel ne peuvent pas faire l'objet d'un licenciement (individuel ou collectif), sans l'autorisation de l'inspecteur du travail.

Selon le Code du travail, les électeurs sont : « les salariés des deux sexes, âgés de 16 ans révolus, travaillant depuis trois mois minimum dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques ». Soit tous les salariés.

☝️Bien qu’il fasse partie du CSE, l’employeur ne peut pas voter aux élections professionnelles. Il est le seul membre non élu du comité.

Le vote de la délégation du personnel du CSE est un scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. C’est-à-dire que :

• les électeurs élisent une liste (et non un candidat) du moins au premier tour ;
• les sièges sont attribués aux listes proportionnellement selon le nombre de voix qu’elles ont obtenu ;
• les candidats élus sont désignés par ordre d’apparition sur la liste.

Le scrutin est organisé distinctement par collèges électoraux :

• 1^er collège : ouvriers et employés ;
• 2^e collège : ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés.

La répartition des sièges entre les différents collèges n’est ni fixée ni précisée par la loi. Il existe seulement des recommandations. À savoir :

• répartir le nombre de sièges entre les collèges de façon proportionnelle en fonction de leur part dans l’effectif ;
• attribuer au minimum un siège à chaque collège pour que toutes les catégories professionnelles de l’entreprise soient représentées.

☝️L’accord préélectoral entériné par les organisations syndicales et l’employeur peut modifier le nombre et la composition des collèges électoraux.

✍️ Quelques mots sur les collèges électoraux :
Il existe des spécificités :

• Les ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés travaillant dans une entreprise d'au moins 501 salariés doivent obligatoirement élire au minimum un délégué titulaire au sein du second collège ; 
• Les entreprises qui comprennent un nombre d'ingénieurs, de chefs de services et cadres administratifs, commerciaux et techniques assimilés au moins égal à 25 lors de la constitution ou du renouvellement du CSE doivent constituer un 3e collège (collège-cadre) ; 
• Les entreprises qui n'élisent qu'un seul membre titulaire et qu'un seul membre suppléant mettent en place un collège électoral unique qui rassemble toutes les catégories professionnelles.

Le scrutin peut prendre la forme :

• d’un vote à bulletin sous enveloppe sur le lieu de travail ;
• d’un vote par correspondance ;
• d’un vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Différentes obligations incombent à l’employeur. Les principales sont les suivantes :

• Il doit mettre en place des élections partielles si un collège électoral n’est plus représenté ou si le nombre de membres titulaires est réduit de moitié ou plus (sauf si ces événements se produisent dans les 6 derniers mois du terme du mandat des élus de la délégation du personnel du CSE). Si vous voulez en savoir plus sur l’organisation des élections partielles, vous pouvez vous reporter aux réglementations de l’article L. 2314-10 du Code du travail .
• Une fois le CSE élu, l’employeur doit organiser la première réunion en respectant là aussi un certain nombre de règles (convocations, ordre du jour…). Le nombre de réunions du CSE varie selon la taille et l’effectif de l’entreprise. Par exemple, dans les sociétés de moins de 50 salariés, le Code du travail prévoit au moins une réunion par mois.

Les élections de la délégation du personnel du CSE se mettent en place selon un processus précis et défini. Elles suivent les étapes suivantes :

1 - Information du personnel

Tous les quatre ans, l’employeur doit informer le personnel de l’organisation des élections professionnelles par divers moyens de communication (e-mail, courrier, affichage…).

Cette information obligatoirement écrite doit :

• préciser que tout salarié répondant aux règles d'éligibilité peut se présenter ;
• expliquer le processus électoral ;
• mentionner le nombre de membres du CSE à élire ;
• détailler le calendrier électoral.

☝️La date prévue pour le premier tour doit être indiquée clairement, sachant que celui-ci doit avoir lieu au plus tard le 90^e jour suivant la diffusion de l’information.

2 - Information des organisations syndicales

L’employeur est aussi tenu d’informer toutes les organisations syndicales des prochaines élections. Il doit les inviter à négocier le protocole d’accord préélectoral (PAP) et à définir la liste de leurs candidats désireux d’être membres de la délégation du personnel du CSE.

👉Il doit procéder obligatoirement comme suit :

• adresser un courrier recommandé avec accusé de réception aux organisations syndicales de niveau national ;
• afficher dans les locaux une note écrite à l’intention de toutes les autres organisations syndicales.

Pour établir une liste de candidats valide, les syndicats doivent remplir certaines conditions. En effet, ils doivent :

• exister depuis au moins deux ans ;
• agir dans le champ professionnel et géographique de l’entreprise ;
• respecter les valeurs républicaines et d’indépendance.

L’invitation à négocier le protocole d’accord doit parvenir au syndicat au plus tard 15 jours avant la date de la première réunion de négociation.

3 - Négociation de l’accord préélectoral 

Dans le cas où une ou plusieurs organisations syndicales ont répondu à l’invitation à négocier, l’employeur doit composer avec elle (ou elles) le protocole d’accord préélectoral.

✍️ Quelques mots sur le protocole d'accord préélectoral (PAP) :
Ce document fixe les modalités des élections et leur déroulement, à savoir : l'effectif de l'entreprise et le nombre de membres à élire pour constituer le CSE (titulaires et suppléants) ; les collèges électoraux ; les modalités de vote (bulletin secret, électronique, par correspondance ou de façon mixte) ; le calendrier électoral…

Le PAP peut aussi stipuler des dispositions spécifiques portant sur : le nombre de sièges ; le volume des heures individuelles de délégation (à condition que celui-ci soit au moins égal à celui des dispositions légales).

Pour être valide, ce protocole d’accord préélectoral doit respecter une double condition de majorité.

💡À savoir :

• il doit être signé par la majorité des organisations syndicales actives lors de la négociation ;
• et, il faut que parmi les signataires figurent les syndicats ayant obtenu la majorité des suffrages lors des élections professionnelles précédentes (ou bien la majorité des organismes représentatifs dans l’entreprise, si les résultats des élections ne sont pas connus).

Si aucune organisation syndicale ne répond à l’invitation de l’employeur, ce dernier définit alors seul de façon unilatérale le périmètre et les modalités des élections de la délégation du personnel du CSE.

Les élections de la délégation du personnel du CSE comportent obligatoirement et au minimum un tour. Lors du premier tour du scrutin, les électeurs votent pour les listes constituées par les organisations syndicales. Et si un second tour est nécessaire, ils s’appuient sur des candidatures libres.

Le premier tour est réservé aux listes constituées par les organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les trois scénarios suivants peuvent advenir à l’issue de ce premier tour :

1. Si une organisation syndicale habilitée à présenter des candidats n’a pas fourni de liste, un procès-verbal de carence est rédigé et un second tour est obligatoirement organisé ;
2. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour est organisé pour les collèges qui ne sont pas parvenus au seuil exigé ;
3. Si le quorum est atteint, les votes sont dépouillés et les sièges sont attribués. Dans le cas où tous les sièges ne sont pas pourvus, il est prévu de mettre en place un second tour.

✍️ Quelques mots sur le quorum :
Il est atteint dès lors que le nombre de suffrages exprimés de façon valable (les bulletins blancs et nuls ne sont pas comptabilisés) est égal au moins à la moitié du nombre d'électeurs inscrits. Il est déterminé par collège et par liste (titulaires et suppléants).

Si un second tour est organisé, il est ouvert à toutes les candidatures (c’est-à-dire à tous les salariés éligibles de l’entreprise qu’ils soient représentés ou non par une organisation syndicale).

Lorsqu’un second tour est nécessaire, il a lieu dans les 15 jours qui suivent la première étape.

À noter que pour le second tour :

• une candidature unique est appréciée comme une liste ;
• plusieurs candidatures uniques (qui ne représentent pas de syndicat) peuvent former une liste commune.

À l’issue des élections, le bureau de vote procède au dépouillement des bulletins dans la salle où ont eu lieu les opérations électorales.

Les sièges des membres titulaires de la délégation du personnel du CSE sont attribués en premier. L’attribution se fait sur la base du scrutin proportionnel à la plus forte moyenne.

Une fois que les sièges des titulaires sont pourvus, ce sont ceux des suppléants qui sont attribués.

✍️ Quelques mots sur le dépouillement : 
Les candidats sont élus dans l'ordre de présentation de la liste (sauf si le nombre de ratures réalisées sur un nom de candidat représente au moins 10 % des suffrages valables de la liste).

Dès la fin du dépouillement, le secrétaire du bureau de vote (ou, à défaut, l’un de ses membres) rédige un procès-verbal pour chaque collège électoral. La rédaction doit avoir lieu en présence des électeurs et dans la salle du scrutin.

Le procès-verbal doit être signé par tous les membres du bureau de vote. 

⚖️ L'obligation de transmettre les procès-verbaux :
Suite aux élections professionnelles, l'employeur est tenu de faire parvenir une copie du procès-verbal des élections : dans les 15 jours suivant le dernier tour au centre de traitement des élections professionnelles (CTEP) (et non plus à l'inspection du travail comme auparavant).

Le CTEP est en charge de collecter et de traiter les procès-verbaux des élections professionnelles. La voie postale n'est plus la seule solution pour transmettre ces documents (cf. paragraphe "Quels éléments transmettre à l'administration?") ; à chaque organisation syndicale ayant présenté une liste ou ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

En cas de carence de candidatures aux deux tours des élections, l'employeur est tenu d'adresser à l'inspecteur du travail, dans les 15 jours, le procès-verbal de carence formulé par le bureau de vote. Il doit également diffuser ce procès-verbal au sein de l'entreprise pour en informer les salariés.

Le président du bureau de vote peut alors proclamer en public les résultats des élections. Ceux-ci doivent également être affichés en toutes lettres dans la salle de vote.

Si l’opération électorale se déroule uniquement par voie électronique (en l’absence donc de salle de vote), les résultats doivent être imprimés, affichés et diffusés dans les locaux de l’entreprise.

✍️ Quelques mots sur la proclamation des résultats :
Cette communication, orale et écrite, doit contenir les cinq éléments suivants : le nombre de votants ; le nombre d'électeurs inscrits ; le nombre de suffrages exprimés ; le nombre de suffrages recueillis par chaque liste ou par chaque candidat ; le nom des élus.

En cas de carence du CSE, c’est-à-dire si personne ne s’est présenté au premier et au second tour ou si le quorum n’est pas atteint lors des deux tours, un PV de carence est établi et affiché dans l’entreprise.

Après six mois de diffusion du PV de carence, un salarié ou une organisation syndicale peut demander l’organisation de nouvelles élections professionnelles. Dans ce cas-là, l’employeur dispose d’un délai de 1 mois pour les mettre en place selon les règles et les étapes précédemment décrites.

Pour faciliter la transmission des résultats des élections aux instances concernées, différentes solutions sont désormais possibles.

Ainsi le secrétaire du bureau de vote peut saisir les procès-verbaux d’élection ou de carence directement sur le site elections-professionnelles.travail.gouv.fr. Les membres du bureau de vote signent ensuite les PV par voie dématérialisée (par SMS).

Les procès-verbaux peuvent également être transmis à l’administration par voie électronique ou postale, si le recours à internet n’est pas possible, à l’adresse suivante :

CTEP (centre de traitement des élections professionnelles)
TSA 79104
76934 Rouen Cedex 9

Un accord d’entreprise ou de groupe peut autoriser le vote électronique sur le lieu de travail ou à distance, et à défaut d’accord, l’employeur peut choisir ce mode.

La mise en place du vote électronique peut se faire en complément du vote à bulletin secret sous enveloppe, à partir du moment où cette modalité n’est pas exclue par le PAP.

Le protocole d’accord préélectoral doit préciser le recours au vote électronique et mentionner le nom du prestataire chargé de le mettre en place. Il détaille également le fonctionnement du système retenu (notamment en termes de sécurité et de protection des données), ainsi que le déroulement des élections.

Les articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du Code du travail fixent les modalités de mise en œuvre du vote par voie électronique.

✍️ Quelques mots sur le vote électronique :
L'employeur doit mettre en place une cellule d'assistance technique dont le rôle est de veiller au bon fonctionnement du système ; Il doit prendre également toutes les précautions, notamment pour le vote électronique à distance, pour qu'aucun salarié ne soit écarté du scrutin par manque de matériel nécessaire à l'accomplissement de son droit de vote ou parce qu'il réside dans une zone non desservie par Internet ;

Chaque salarié doit disposer d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des élections par vote électronique ; Les membres du bureau de vote et de la délégation du personnel (si renouvellement) sont formés au système de vote électronique choisi ; Si le vote électronique est proposé en complément du vote à bulletin secret sous enveloppe, les résultats des bulletins électroniques sont comptabilisés avant l'ouverture du vote à bulletin secret.

Il existe des logiciels de vote électronique fiables, gratuits ou payants, qui facilitent le processus électoral (participation, dépouillement, résultats…), tout en assurant à l’employeur, aux électeurs, aux candidats et aux organisations syndicales le maximum de sécurité et de confidentialité.

Ainsi, il est crucial que le logiciel de vote en ligne propose l’envoi de codes d’accès uniques pour permettre l’identification des électeurs et garantir leur anonymat.

🛠 Peoplevox par exemple, est un logiciel de vote électronique complet, sécurisé et entièrement personnalisable qui accompagne les entreprises dans la planification et le suivi de leurs élections professionnelles. Fort d’une expertise de 10 ans, il vous fait bénéficier de fonctionnalités d'élections CSE automatisées et sur-mesures : un système d’authentification des électeurs fort, un dépouillement automatique et sécurisé, un accompagnement complet par des Juristes, une vérifiabilité de bout-en-bout, et bien plus encore !

Seul le tribunal judiciaire (fusion du tribunal d’instance et du tribunal de grande instance) est compétent en cas de désaccord ou de litige. Il peut être saisi par voie de déclaration au greffe :

• dans les 3 jours qui suivent la publication des listes électorales si le litige porte sur l’électorat et sur la composition des listes ;
• dans les 15 jours qui suivent l’élection ou la désignation si le désaccord concerne la régularité de l’opération ou la désignation des représentants syndicaux.

☝️Toute personne ayant intérêt à agir peut déposer une contestation des élections professionnelles auprès du tribunal judiciaire. C’est-à-dire :

• un électeur, l’employeur,
• un candidat,
• ou encore une organisation syndicale.

✍️ Quelques mots sur la procédure du tribunal judiciaire en cas de saisine :
Le tribunal statue dans les dix jours qui suivent la saisine sans frais ni forme de procédure et sur avertissement transmis trois jours à l'avance aux parties intéressées. La décision est ensuite notifiée dans les trois jours. Elle peut faire l'objet d'un pourvoi en cassation dans un délai de 10 jours.

Les élections du comité social et économique d’une entreprise se déroulent selon une procédure spécifique définie par le Code du travail. Elles sont obligatoires dans les entreprises de plus de 11 salariés, se tiennent tous les quatre ans et doivent être organisées à l’initiative de l’employeur.

Ce dernier doit répondre à un certain nombre d’obligations (informer les salariés, négocier le protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales, transmission des procès-verbaux des élections…) pour que les opérations électorales aient lieu conformément à la loi. Une fois les membres de la délégation élus, il doit également mettre en place la première réunion CSE.