Organisation et planification

L’organisation et la planification de votre activité sont les conditions de la performance opérationnelle de votre entreprise. Peu importe votre place dans l’organigramme, tant au niveau du secrétariat général que de la direction générale, vous devez agir tel un sage qui anticipe la tempête : quel est votre plan d’action ? votre vision stratégique ? vos perspectives à long terme ? voulez-vous devenir une organisation internationale ?

Vous aurez beau avoir la meilleure offre de services ou de produits du marché, les meilleurs systèmes d’information, si vous n’avez pas de planning et que vous n’êtes pas assez organisé pour répondre à la demande, votre avantage s’avérera inutile et votre croissance sera réduite.

Être structuré implique de :

• Mettre en œuvre une bonne logistique en termes de gestion, notamment budgétaire.
• Favoriser la coopération et une communication fluide entre collaborateurs – c’est la responsabilité de tous !
• Déterminer une planification précise et optimisée des tâches.

Sans ces procédures clés, les entreprises vont de quiproquos en incompréhensions administratives et ne peuvent espérer se renforcer et s’accroître. Des retards non anticipés, une mauvaise organisation et planification du secrétariat, un manque de planification et d’encadrement ralentissent leur processus de production. Et c’est l’image de la marque et sa crédibilité qui sont directement impactées. Alors, quel logiciel de planification et d’organisation adopter pour votre entreprise ?

Organisation et planification des tâches : outils organisateurs stratégiques et enjeux pour la direction générale

Votre activité actuelle consiste en une succession d’actions, qu’il s’agit d’accomplir dans un ordre logique et élaboré, selon des contraintes, un contexte et des délais définis, et grâce à des connaissances plus ou moins précises. Ces actions mobilisent différentes personnes, à différents niveaux de l’organigramme. Dès lors, l’enjeu est d’établir des règles et un plan d’action et d’assurer l’encadrement et la coordination des interventions des différentes ressources humaines – la mobilisation des équipes est la fondation de tout, il va falloir les diriger ! C’est là ce qui détermine la réussite, autant administrative que financière, de votre planification stratégique. Superviser ce changement, avec appui et autorité est nécessaire. Tout en visant un clair retour sur investissement ou, dit plus simplement... la génération de revenu !

Différents outils permettent de mener l’élaboration d’une planification des tâches efficace. Pour les projets aux caractéristiques complexes, avec de nombreuses contraintes et un certain nombre d’interdépendances à prendre en compte, le diagramme de Gantt sera le planificateur indiqué pour vous organiser. Partant des dates au plus tôt et au plus tard, ce type d’outil permet d’élaborer le « chemin critique », autrement dit du cycle le plus précis, de chaque projet. Cette démarche vous permet de déterminer différents scénarios et les plannings associés pour intégrer le maximum de variables à vos pronostics. Chacune de vos prévisions, ainsi affinée, relève de la logique pure, vous épargnant toute mauvaise surprise.

L’élaboration d’un planning : une question de planification stratégique

Un logiciel organisateur permet d’articuler le travail d’une équipe – ou d’un conseil d’administration – autour d’un objectif commun. Dans les organisations de toute taille, de la TPE (Très Petite Entreprise) à l’organisation internationale, la mise en œuvre d’un planning est essentiel. Côté opérationnel pour le secrétaire général, comme d’un point de vue stratégique pour le directeur général, la visibilité qu’il offre est décisive et garante d’autonomie. Les perspectives ouvertes par les systèmes d’information et plus particulièrement la GED (gestion électronique des documents) constituent de réelles avancées en la matière. Finies les contraintes techniques, les lenteurs d’exécution, les versions dupliquées, les bases de données figées, les ouvertures de fichier limitées au mode lecture quand un autre utilisateur est déjà en mode écriture !

La synchronisation des documents améliore l’organisation du travail et permet de réduire le temps perdu. Et les outils en mode SaaS (Software as a Service), qu’appvizer compare pour vous, se prêtent idéalement à cette fonction : chaque utilisateur a la possibilité d’accéder à son outil de travail où qu’il soit, de poursuivre son travail en temps réel avec tous les membres de l’organigramme, depuis ses collaborateurs jusqu’à sa direction générale. L’occasion de déployer votre savoir-faire en toute occasion ! Vous n’avez plus qu’à mesurer la valeur ajoutée créée ! Cette nouvelle possibilité de mobilité dans la pratique facilite l’organisation et la planification des tâches dans l’entreprise. Mais elle implique aussi l’élaboration de procédures claires et précises, la création de bases de données organisées et, surtout, la capacité de vos collaborateurs à travailler à la fois en autonomie et en coopération, en suivant un planning stratégique explicite. Ce qui implique nécessairement le renforcement des exigences opérationnelles de l’entreprise !

Planification : quel logiciel est-il sage de choisir ?

Certains outils vous permettront de définir et de planifier des tâches pures, quand d’autres l’associeront à des fonctionnalités connexes, type chat en ligne, visioconférence interactive ou encore murs de partage. Selon votre plan d’action stratégique, il peut être intéressant pour votre entreprise d’appuyer encore plus la gouvernance et la coopération en instaurant un réseau social d’entreprise complet, capable d’offrir aux collaborateurs l’ensemble de ces fonctionnalités. La fonction attendue peut aussi être remplie par votre ERP lui-même (Entreprise Ressources Planning), type Sage, ou un module spécifique, que les API (Applications Programming Interface) pourront interfacer avec vos autres outils de travail.