Comment rédiger les spécifications fonctionnelles de votre projet ?

Par Nathalie Pouillard
Le 03/03/2021
how-to backgroundComment rédiger les spécifications fonctionnelles de votre projet ?

En phase de cadrage d’un projet digital, les spécifications fonctionnelles présentent ce que va faire le produit développé, tandis que les spécifications techniques détaillent comment il va le faire, avec quelles technologies, quelle architecture et quel matériel.

Nous vous présentons ici les spécifications fonctionnelles, des exemples, à quoi elles servent et comment les rédiger.   

C’est quoi les specs fonctionnelles ?

Définition

Dans le cadre d’un projet digital, les specs fonctionnelles sont compilées dans le cahier des charges du projet dans une partie dédiée, qui détaille les fonctionnalités d’un site web, d’une application ou d’un logiciel.

Ce livrable parfois volumineux (il peut faire une centaine de pages) peut faire l’objet d’un document à part : le FSD (functional specification document).

sommaire d’un cahier des charges avec specs fonctionnellessommaire d’un cahier des charges avec specs fonctionnelles © openclassrooms

Les specs fonctionnelles concernent le fonctionnement de l’interface côté utilisateur (front-office) et tous les cas d’application, c’est-à-dire les interactions possibles avec ce dernier, appelées expérience utilisateur

Elles abordent aussi les fonctions nécessaires pour leur mise en œuvre côté back-office, comme le montre cet exemple PDF de spécifications fonctionnelles générales de Coco Market.

Elles traduisent dans le détail la façon dont les exigences du client vont être prises en compte, pour répondre aux besoins de ses utilisateurs. Elles sont donc exprimées en fonctions, pas en solutions, car aborder la technique ici est prématuré et contre-productif.

On distingue 2 types de spécifications fonctionnelles :

  • les spécifications fonctionnelles générales (SFG), qui décrivent le besoin métier, et qui sont rédigées par la maîtrise d’ouvrage, c’est-à-dire le client ou donneur d’ordre ;
  • les spécifications fonctionnelles détaillées (SFD), qui sont élaborées par la maîtrise d’œuvre, c’est-à-dire l’exécutant.
    Celles-ci précisent le comportement des fonctionnalités et les sous-fonctions du produit web, pour confirmer la prise en compte des besoins du client et obtenir la validation de ce dernier.

    ☝️ Exemple : un client demandera une application rapide, l’équipe projet traduira ce besoin par des specs plus concrètes avec une vitesse de chargement optimale quantifiée.

Spécification fonctionnelle agile vs classique

Avec la méthode du cycle en V, les spécifications fonctionnelles sont détaillées dès le début du projet, de manière exhaustive.

Avec une méthode agile type Scrum, elles peuvent s’apparenter aux user stories, qui traduisent les besoins des utilisateurs en une ou plusieurs fonctionnalités.

Ces spécifications fonctionnelles agiles sont rédigées tout au long du projet, avant le cycle de développement (sprint) concerné, et demandent donc un suivi rigoureux et une collaboration parfaite entre le Product Owner et l’équipe Scrum.

En revanche, elles permettent une gestion plus souple et une adaptabilité au gré de l’avancement du projet et des retours client, ainsi qu’une concentration sur chacune d’entre elles quand vient leur traitement.

Exemple de spécification fonctionnelle agile :

  • Contexte
    En tant que (utilisateur/rôle métier), je souhaite (besoin), afin de (bénéfice attendu) ;

  • Use case (cas d’application)
    • Scénario A : profil d’utilisateur A
      • Action de navigation 1
      • Action 2
      • etc.
    • Scénario B : profil d’utilisateur B
      • Action de navigation 1
      • Action 2
      • etc.
  • Critères d’acceptation
    Règles métier ou fonctionnelles permettant de valider que la user story développée répond bien au besoin. On parle parfois de DoD pour Definition of Done.

Objectif des spécifications fonctionnelles

Les objectifs des spécifications fonctionnelles sont :

  • lister et décrire toutes les fonctions d’un logiciel, d’une application ou d’un site web ;
  • délimiter ainsi le périmètre fonctionnel du projet ;
  • mettre toutes les équipes et le client sur la même longueur d’onde dès la conception du projet.

Elle sont donc utiles tant pour :

  • le client, qui vérifie que les fonctionnalités prévues répondent à ses exigences ;
  • le chef de projet ou Product Owner, qui estime la portée du projet, attribue les ressources nécessaires et procède à la planification ;
  • le responsable technique ou CTO, qui bénéficie d’une base solide pour déterminer les specs techniques ;
  • les développeurs et testeurs qui combinent les specs fonctionnelles et techniques et les évaluent ;
  • l’équipe support, qui s’en sert comme d’un référentiel produit.

Ainsi, la rédaction du document doit être collaborative et impliquer les principales parties prenantes, idéalement : 

  • le client, 
  • l’analyste fonctionnel ou le chef produit,
  • l’UX/UI designer,
  • les équipes techniques.

Comment rédiger les spécifications fonctionnelles ?

Étape 1 : définir le périmètre fonctionnel

Après avoir recueilli et reformulé l’expression des besoins du client, définissez le périmètre fonctionnel grâce à l’impact mapping en vous posant des questions telles que :

  1. Quel est l’objectif du site/logiciel ?
  2. Qui seront les utilisateurs finaux ?
  3. Quels bénéfices recherchent-ils à travers son utilisation ?
  4. Quelles fonctionnalités permettront d’y parvenir ?

Étape 2 : faire une arborescence

Structurez les specs à l’aide d’un graphique et faites l’arborescence du produit web, pour voir comment les fonctionnalités s’articulent entre elles, et visualiser le parcours utilisateur (prémices de l’UI design, design fonctionnel).

Étape 3 : établir un niveau de priorité

Priorisez les fonctionnalités à développer en fonction de leur importance et de leurs interdépendances.

Cela permet au chef de projet de planifier les tâches et d’y attribuer les ressources nécessaires.

Étape 4 : rédiger la partie fonctionnelle de votre cahier des charges

Rédigez vos specs de façon structurée. Voici un exemple de table des matières pour les specs fonctionnelles :

  1. Contexte
  2. Cas d’application et profils d’utilisateurs
  3. Périmètre fonctionnel : fonctionnalités et sous-fonctionnalités
    1. Front office
      1. Fonctionnalité 1
      2. Fonctionnalité 2
      3. Fonctionnalité 3
    2. Back-office
      1. Fonctionnalité 1
      2. Fonctionnalité 2
      3. Fonctionnalité 3
  4. Contraintes et règles de gestion
  5. Cartographie/Arborescence fonctionnelle
  6. Illustrations
  7. Documentation

N’hésitez pas à télécharger notre modèle de cahier des charges de projet pour vous en inspirer. Il contient une partie dédiée aux spécifications fonctionnelles et une autre aux spécifications techniques. Vous pouvez le compléter sur Word ou le télécharger au format PDF.

Conseils pour rédiger vos specs fonctionnelles

✅  Ne baclez pas l’étape du recensement exhaustif des fonctionnalités, sans cela, pas de specs pertinentes et un retour en arrière qui vous coûtera du temps, et des clients !

✅  Utilisez un outil graphique pour élaborer l’inventaire fonctionnel, comme un tableau ou un diagramme : le listing des fonctionnalités et leur ordonnancement seront plus clairs et plus faciles (criticité, urgence, interdépendance).

☝️ Le diagramme FAST a l’avantage de lister les fonctions principales et les sous-fonctions, mais aussi d’amorcer une réflexion sur les fonctions et les solutions techniques.

✅  Pour poursuivre sur la visualisation, illustrez les fonctionnalités avec des schémas ou des captures d’écran, cela permet de traduire les spécifications écrites en éléments concrets pour tous.

✅  Si nécessaire et pertinent, mettez en annexe la documentation qui servira à toutes les parties prenantes à bien appréhender les specs (expression des besoins, note de cadrage, guidelines, chartes, etc.).

✅  Utilisez un vocabulaire simple mais précis, compréhensible par tous, pour éviter tout quiproquo. Les specs doivent toujours être formulées de la même façon, par exemple avec un verbe + un complément pour décrire l’action attendue.

✅  Soyez exhaustif mais allez droit au but, ce n’est pas un exercice de littérature mais la rédaction d’un guide qui vous amènera de la conception à la réalisation du projet digital sans erreurs ni omissions.

✅  Pour favoriser la traçabilité et l’évolution du document, vous pouvez mettre en en-tête les personnes qui ont participé à la rédaction du FSD, les dates de mise à jour, etc.

Et vous, quels sont vos conseils ? Utilisez-vous un logiciel spécifique pour définir vos spécifications fonctionnelles ?

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