7 Ă©tapes pour un pilotage de projet sans sortie de route

par Maëlys De Santis, le 04/02/2021
7 Ă©tapes pour un pilotage de projet sans sortie de route

Un pilotage de projet prĂ©cis est essentiel pour en suivre l’avancement et garantir sa rĂ©ussite.

Vous avez prĂ©alablement dĂ©fini le pĂ©rimĂštre de votre projet, choisi la mĂ©thode de gestion de projet qui vous correspond et rĂ©digĂ© un cahier des charges. Quelles sont les Ă©tapes Ă  suivre pour un suivi de projet sans faille ? Quels sont les outils Ă  disposition des chefs de projet ?

Cet article vous guide pour un dĂ©roulement sans accroc de votre projet. PrĂȘt·e pour la conduite de votre projet ? En voiture !

Qu’est-ce que le pilotage d’un projet ?

Comprendre le pilotage de projet

En quoi consiste le pilotage de projet ? Pour faire simple :

  • connaĂźtre parfaitement le pĂ©rimĂštre du projet,
  • assurer le suivi grĂące Ă  des indicateurs dĂ©finis au prĂ©alable,
  • garantir l’avancĂ©e du projet par la rĂ©alisation des tĂąches et des jalons, et la livraison des livrables,
  • adapter le planning projet et surveiller l’écart entre le planning prĂ©visionnel et le planning rĂ©el,
  • maĂźtriser le budget en l’adaptant selon les alĂ©as du projet,
  • encadrer une Ă©quipe projet et s’assurer que la gestion des ressources est optimale,
  • faire face, s’adapter et prendre les dĂ©cisions adĂ©quates si des risques se concrĂ©tisent.
Comprendre le pilotage de projet

© Clarans Consulting

💡  Le pilotage de projet intervient au dĂ©marrage du projet, lorsque ce dernier a dĂ©jĂ  Ă©tĂ© planifiĂ© et budgĂ©tĂ© et que le cahier des charges est dĂ©fini. Il diffĂšre d’autres Ă©tapes clĂ©s de la gestion de projet, Ă  savoir :

Quel est le rîle du chef de projet dans le pilotage d’un projet ?

La cheffe ou le chef de projet a un rĂŽle de coordination et d’organisation principalement, mais ils ont plusieurs cordes Ă  leurs arcs :

  • une vision claire et globale du projet pour suivre l’avancement en prenant du recul et en comparant toujours le prĂ©visionnel vs le rĂ©el,
  • une capacitĂ© Ă  anticiper et Ă  s’adapter pour que les alĂ©as ne menacent pas la rĂ©alisation du projet,
  • une rĂ©activitĂ© et une aptitude Ă  la prise de dĂ©cision pour que la roadmap projet soit respectĂ©e,
  • une maĂźtrise des mĂ©thodes et des outils de gestion de projet pour un pilotage prĂ©cis et mesurĂ©,
  • l’habiletĂ© de gĂ©rer les ressources humaines du projet et d’encourager le travail collaboratif.

Pour des projets de grande envergure, le pilotage, voire la gouvernance des projets, peut ĂȘtre assurĂ© par un comitĂ© de pilotage (COPIL) composĂ© de directions opĂ©rationnelles, de directions mĂ©tiers et parfois de la maĂźtrise d’ouvrage.

Comment conduire un projet ? 7 Ă©tapes pour piloter un projet avec succĂšs

En bref, il s’agit d’assurer le suivi de toutes les composantes du projet telles que dĂ©finies lors de la planification du projet.

â„č  À noter que selon votre propre contexte, ces Ă©tapes peuvent ĂȘtre rĂ©alisĂ©es dans un ordre diffĂ©rent.

1. Définir les indicateurs à suivre pour prendre des décisions

Cette Ă©tape est primordiale pour prioriser vos critĂšres : est-ce que la qualitĂ© de vos livrables est une prioritĂ© ? Ou prĂ©fĂ©rez-vous dĂ©passer votre budget pour Ă©viter un retard de livraison ?

Chaque projet a son propre contexte : les prioritĂ©s changent d’un projet Ă  l’autre, et avec elles, les indicateurs pour piloter votre projet. Comment suivre ces indicateurs prĂ©cisĂ©ment ? Nous y rĂ©pondons plus bas.

2. Suivre le planning projet et la gestion des tĂąches

Le dĂ©roulement du projet se passe-t-il comme prĂ©vu lors de la planification des tĂąches ? Au moment de dĂ©finir le pĂ©rimĂštre d’un projet, des tĂąches ont pu ĂȘtre oubliĂ©es : identifiez-les lors de la phase d’exĂ©cution pour les planifier et adapter votre calendrier.

💡  Le plus souvent, cela implique une nouvelle priorisation des tĂąches : Ă  vous de dĂ©cider quelles tĂąches peuvent ĂȘtre repoussĂ©es, mises en attente, supprimĂ©es, selon vos exigences et celles de vos clients.

3. Adapter l’allocation des ressources humaines

L’allocation des ressources humaines Ă  chaque tĂąche ou sous-tĂąche est-elle Ă  revoir ? Vous aviez prĂ©vu trop de ressources pour une tĂąche, ou au contraire, pas assez ? Avez-vous besoin de recruter plus de ressources ?

💡  Le pilotage de projet implique d’ĂȘtre rĂ©actif et en mesure, par exemple, de remplacer des ressources qui ne sont plus disponibles, pour que leur non-disponibilitĂ© n’ait pas trop d’impact sur l’avancement du projet.

4. Surveiller le budget et la rentabilité du projet

De mĂȘme que pour les ressources humaines, la prĂ©vision budgĂ©taire Ă©tablie en amont du lancement du projet peut omettre des coĂ»ts. En rĂ©alitĂ©, vous y serez certainement confrontĂ© : malgrĂ© votre analyse des risques, certains imprĂ©vus provoqueront un dĂ©passement de budget.

Mais pas de panique ! Mettez en place des seuils et des alertes : vous ĂȘtes immĂ©diatement averti si vous ne respectez pas votre budget prĂ©visionnel et pouvez rĂ©agir en consĂ©quence.

💡  Par ailleurs, dĂ©finir et suivre des indicateurs financiers aide Ă  surveiller la rentabilitĂ© du projet. Une dĂ©pense imprĂ©vue peut apporter une valeur ajoutĂ©e Ă  votre projet, ce qui n’aura pas nĂ©cessairement une incidence nĂ©gative sur votre marge. Cependant, trop de dĂ©passements budgĂ©taires, et la rentabilitĂ© du projet est en pĂ©ril.

5. Faire le point réguliÚrement

Assurez un suivi rĂ©gulier des donnĂ©es Ă  disposition. Sans cela, votre pilotage de projet ne sera pas efficace, car vous n’en aurez plus la maĂźtrise.

💡 Soyez rĂ©alistes quant aux donnĂ©es que vous utilisez : des chiffres trop optimistes (pour ne pas dire faussĂ©s) ne reflĂštent pas la rĂ©alitĂ© du projet et en compliquent le suivi prĂ©cis.

6. Prendre des décisions pour (ré) orienter la gestion de projet

Vos indicateurs montrent un Ă©cart entre prĂ©visionnel et rĂ©el ? À vous d’agir ! Actions correctives ou mesures prĂ©ventives, votre rĂŽle, en tant que chef·fe de projet, est de prendre les bonnes dĂ©cisions pour mener l’équipe dans la bonne direction.

💡 Une erreur, un retard de livraison d’un sous-traitant, un problĂšme technique ou simplement des tĂąches qui prennent plus de temps que prĂ©vu
 N’attendez pas et rĂ©agissez : une fois de plus, la capacitĂ© du chef de projet Ă  s’adapter Ă  une situation imprĂ©vue et Ă  prendre la dĂ©cision la plus pertinente est la clĂ© d’un pilotage de projet rĂ©ussi.

7. Centraliser et mettre Ă  jour les documents de pilotage

Évitez toute confusion et gardez un Ɠil toujours Ă  jour sur votre projet, grĂące une documentation actualisĂ©e :

  • planning projet ou calendrier,
  • roadmap projet,
  • diagramme de Gantt,
  • organigramme des ressources,
  • planning des ressources,
  • budget,
  • procĂ©dures et workflows de validation, etc.

La cheffe ou le chef de projet pilote son projet avec une multitude de documents utiles pour donner le cap. Cela dit, les autres parties prenantes ont Ă©galement besoin d’avoir accĂšs Ă  certaines informations pour faciliter la communication. Une bonne organisation est donc primordiale.

Bonus : adapter le pilotage Ă  la mĂ©thode de gestion de projet

Méthode agile, Scrum, Kanban, PMBOK
 Selon la méthode de gestion de projet que vous utilisez, le pilotage et la priorisation des indicateurs diffÚrent.

Par exemple, la mĂ©thode agile s’appuie sur des itĂ©rations (sprints) pour lesquelles les Ă©chĂ©ances sont courtes. La mĂ©thodologie induit alors un pilotage trĂšs rigoureux et une analyse frĂ©quente des indicateurs pour anticiper au mieux les Ă©carts et corriger les Ă©ventuels retards sur le planning projet.

Quels sont les meilleurs outils de pilotage d’un projet ?

Plan d’action : la mise en route des solutions

En gestion de projet, le plan d’action va permettre de fixer et de mettre en Ɠuvre les actions Ă  rĂ©aliser pour le projet.

Le plan d’action est au croisement entre les phases prĂ©liminaires de rĂ©flexion et d’analyse, et le passage Ă  l’action. VĂ©ritable outil de pilotage, il donne toutes les conditions Ă  remplir pour atteindre les objectifs, en dĂ©finissant :

  • les tĂąches Ă  accomplir,
  • les Ă©chĂ©ances et pĂ©riodes de mise en Ɠuvre,
  • les ressources humaines et financiĂšres, etc.

Son suivi rigoureux permet de trouver des solutions en cas de dérive, en analysant les répercussions sur chacune des actions.

Planning : le suivi de l’avancement du projet

Le planning accompagne naturellement le plan d’action, en reprĂ©sentant visuellement les diffĂ©rentes tĂąches et activitĂ©s.

Par exemple, utiliser un outil de planification tel qu’un diagramme de Gantt ou un diagramme de Pert, permet d’assurer :

  • le suivi de l’avancement du projet,
  • une rĂ©partition optimisĂ©e des tĂąches,
  • un ajustement des actions Ă  rĂ©aliser en cas de changement non planifiĂ©,
  • la bonne coordination des tĂąches interdĂ©pendantes, etc.

Indicateurs clés de pilotage (KPI) : le contrÎle des objectifs

Les indicateurs doivent ĂȘtre choisis en fonction de la nature du projet et des objectifs Ă  atteindre. Ils permettent d’évaluer l’avancement du projet dans la direction fixĂ©e en amont du projet.

Ils peuvent se quantifier en :

  • nombre d’heures passĂ©es sur le projet vs nombre d’heures prĂ©vues,
  • pourcentage de rĂ©alisation du projet,
  • part du budget consommĂ©, etc.

Tableau de bord : et le pilotage de projet devient facile

Vous l’avez maintenant compris : le pilotage de projet ne peut se faire sans suivre des indicateurs. Comment ? GrĂące Ă  un tableau de bord, outil de gestion de projet qui centralise lesdits indicateurs et aide les chef·fes de projet Ă  visualiser et Ă  analyser l’avancement d’un projet.

Tableau de bord pilotage projet exemple avec l'outil Planisware

© exemple de tableau de bord de pilotage de projet avec Planisware Orchestra

VĂ©ritable outil d’aide Ă  la dĂ©cision, le tableau de bord est indispensable pour anticiper d’éventuels retards, visualiser des ressources surchargĂ©es ou des Ă©chĂ©ances dĂ©passĂ©es. C’est Ă©galement un outil de gouvernance et de communication entre l’équipe projet, les chef·fes de projet, la direction, la maĂźtrise d’ouvrage et le client.

Revue de projet : la mise au point par Ă©tape

L’avancement du projet se dĂ©roule autour d’étapes clĂ©s appelĂ©es des « jalons Â». Leur validation marque l’accomplissement rĂ©ussi de chacune de ces milestones et engage le passage Ă  la phase suivante.

Les revues de projet sont des réunions réguliÚres qui ont lieu à chaque étape achevée, afin de valider ou non le jalon. Elles offrent un cadre de référence pour le déroulement de la suite des opérations.

Les logiciels dédiés au pilotage de projet

La boĂźte Ă  outils du chef de projet dĂ©borde d’outils : tableurs Excel en tout genre pour suivre le budget ou le planning, diagramme de Gantt, PERT, cahier des charges, sans oublier son tableau de bord


❗ Comment s’y retrouver quand les outils se multiplient, que les parties prenantes n’ont pas toutes accĂšs aux mĂȘmes informations, que la documentation projet est Ă©parpillĂ©e et que tout le monde n’a pas la derniĂšre version des livrables Ă  disposition ?

✅  Les logiciels de pilotage de projets sont lĂ  pour y penser Ă  votre place, notamment grĂące Ă  un meilleur suivi des indicateurs, plus de visibilitĂ© et la centralisation d’informations et de livrables

đŸ› ïž  Exemples d’outils pour piloter un projet simplement :

  • Beesbusy : des vues « qui », « quoi » et « quand » pour suivre des indicateurs de ressources, de tĂąches et de planning prĂ©cisĂ©ment, ainsi qu’un tableau de bord personnalisable pour prioriser les tĂąches ;
     
  • Bitrix24 : indispensable dans tout pilotage de projet, la gestion de l’humain atteint un autre niveau avec cet outil (gratuit jusqu’à 12 utilisateurs), grĂące Ă  la fonctionnalitĂ© de mesure du stress des collaborateurs ;

  • Clarizen : l'un des pionniers du pilotage multi-projets, il propose des analyses de donnĂ©es fines, des rapports complets, le suivi de KPI, des prĂ©dictions et des outils collaboratifs adaptĂ©s aux grands groupes et aux multinationales ;
     
  • monday.com : un tableau de bord collaboratif pour avoir une vue d’ensemble du projet et un accĂšs rapide aux informations, ainsi qu’un suivi de progression facilitĂ© grĂące Ă  diffĂ©rentes vues (Gantt, diagramme, etc.) ;
     
  • Sciforma : l’outil aide Ă  la fois Ă  la planification des projets, notamment avec le diagramme de Gantt, mais permet aussi d’avoir une vision d’ensemble pour les dĂ©cisions stratĂ©giques, grĂące Ă  sa partie portefeuille de projets.

Le suivi de projet n’a plus de secret pour vous

Le pilotage de projet peut rebuter les chef·fes de projet dĂ©butant·es, mais en rĂ©alitĂ©, en suivant les Ă©tapes dĂ©crites ci-dessus, vous n’avez pas Ă  craindre l’accident ! MĂ©thode et rigueur seront vos meilleures alliĂ©es : tenez Ă  jour un tableau de bord avec des indicateurs pertinents pour vous, et votre projet ne pourra qu’ĂȘtre rĂ©ussi.

Pourquoi ne pas opter pour un outil de gestion de projet en ligne ? Vous automatisez certaines tĂąches, simplifiez votre management de projet et gagnez un temps considĂ©rable. Il ne vous reste plus qu’à choisir le meilleur outil de gestion de projet pour vous !

Article mis à jour, publié initialement en avril 2017.