7 étapes pour un pilotage de projet sans sortie de route

Un pilotage de projet précis est essentiel pour en suivre l’avancement et garantir sa réussite.

Vous avez préalablement défini le périmètre de votre projet, choisi la méthode de gestion de projet qui vous correspond et rédigé un cahier des charges. Quelles sont les étapes à suivre pour un suivi de projet sans faille ? Quels sont les outils à disposition des chefs de projet ?

Cet article vous guide pour un déroulement sans accroc de votre projet. Prêt·e pour la conduite de votre projet ? En voiture !

En quoi consiste le pilotage de projet ? Pour faire simple :

• connaître parfaitement le périmètre du projet,
• assurer le suivi grâce à des indicateurs définis au préalable,
• garantir l’avancée du projet par la réalisation des tâches et des jalons, et la livraison des livrables,
• adapter le planning projet et surveiller l’écart entre le planning prévisionnel et le planning réel,
• maîtriser le budget en l’adaptant selon les aléas du projet,
• encadrer une équipe projet et s’assurer que la gestion des ressources est optimale,
• faire face, s’adapter et prendre les décisions adéquates si des risques se concrétisent.

💡  Le pilotage de projet intervient au démarrage du projet, lorsque ce dernier a déjà été planifié et budgété et que le cahier des charges est défini. Il diffère d’autres étapes clés de la gestion de projet, à savoir :

• l’avant-projet,
• la planification de projet,
• le cadrage de projet,
• le bilan de projet.

La cheffe ou le chef de projet a un rôle de coordination et d’organisation principalement, mais ils ont plusieurs cordes à leurs arcs :

• une vision claire et globale du projet pour suivre l’avancement en prenant du recul et en comparant toujours le prévisionnel vs le réel,
• une capacité à anticiper et à s’adapter pour que les aléas ne menacent pas la réalisation du projet,
• une réactivité et une aptitude à la prise de décision pour que la roadmap projet soit respectée,
• une maîtrise des méthodes et des outils de gestion de projet pour un pilotage précis et mesuré,
• l’habileté de gérer les ressources humaines du projet et d’encourager le travail collaboratif.

Pour des projets de grande envergure, le pilotage, voire la gouvernance des projets, peut être assuré par un comité de pilotage (COPIL) composé de directions opérationnelles, de directions métiers et parfois de la maîtrise d’ouvrage.

En bref, il s’agit d’assurer le suivi de toutes les composantes du projet telles que définies lors de la planification du projet.

ℹ️  À noter que selon votre propre contexte, ces étapes peuvent être réalisées dans un ordre différent.

Cette étape est primordiale pour prioriser vos critères : est-ce que la qualité de vos livrables est une priorité ? Ou préférez-vous dépasser votre budget pour éviter un retard de livraison ?

Chaque projet a son propre contexte : les priorités changent d’un projet à l’autre, et avec elles, les indicateurs pour piloter votre projet. Comment suivre ces indicateurs précisément ? Nous y répondons plus bas.

Le déroulement du projet se passe-t-il comme prévu lors de la planification des tâches ? Au moment de définir le périmètre d’un projet, des tâches ont pu être oubliées : identifiez-les lors de la phase d’exécution pour les planifier et adapter votre calendrier.

💡  Le plus souvent, cela implique une nouvelle priorisation des tâches : à vous de décider quelles tâches peuvent être repoussées, mises en attente, supprimées, selon vos exigences et celles de vos clients.

L’allocation des ressources humaines à chaque tâche ou sous-tâche est-elle à revoir ? Vous aviez prévu trop de ressources pour une tâche, ou au contraire, pas assez ? Avez-vous besoin de recruter plus de ressources ?

💡  Le pilotage de projet implique d’être réactif et en mesure, par exemple, de remplacer des ressources qui ne sont plus disponibles, pour que leur non-disponibilité n’ait pas trop d’impact sur l’avancement du projet.

De même que pour les ressources humaines, la prévision budgétaire établie en amont du lancement du projet peut omettre des coûts. En réalité, vous y serez certainement confronté : malgré votre analyse des risques, certains imprévus provoqueront un dépassement de budget.

Mais pas de panique ! Mettez en place des seuils et des alertes : vous êtes immédiatement averti si vous ne respectez pas votre budget prévisionnel et pouvez réagir en conséquence.

💡  Par ailleurs, définir et suivre des indicateurs financiers aide à surveiller la rentabilité du projet. Une dépense imprévue peut apporter une valeur ajoutée à votre projet, ce qui n’aura pas nécessairement une incidence négative sur votre marge. Cependant, trop de dépassements budgétaires, et la rentabilité du projet est en péril.

Assurez un suivi régulier des données à disposition. Sans cela, votre pilotage de projet ne sera pas efficace, car vous n’en aurez plus la maîtrise.

💡 Soyez réalistes quant aux données que vous utilisez : des chiffres trop optimistes (pour ne pas dire faussés) ne reflètent pas la réalité du projet et en compliquent le suivi précis.

Vos indicateurs montrent un écart entre prévisionnel et réel ? À vous d’agir ! Actions correctives ou mesures préventives, votre rôle, en tant que chef·fe de projet, est de prendre les bonnes décisions pour mener l’équipe dans la bonne direction.

💡 Une erreur, un retard de livraison d’un sous-traitant, un problème technique ou simplement des tâches qui prennent plus de temps que prévu… N’attendez pas et réagissez : une fois de plus, la capacité du chef de projet à s’adapter à une situation imprévue et à prendre la décision la plus pertinente est la clé d’un pilotage de projet réussi.

Évitez toute confusion et gardez un œil toujours à jour sur votre projet, grâce une documentation actualisée :

• planning projet ou calendrier,
• roadmap projet,
• diagramme de Gantt,
• organigramme des ressources,
• planning des ressources,
• budget,
• procédures et workflows de validation, etc.

La cheffe ou le chef de projet pilote son projet avec une multitude de documents utiles pour donner le cap. Cela dit, les autres parties prenantes ont également besoin d’avoir accès à certaines informations pour faciliter la communication. Une bonne organisation est donc primordiale.

Méthode agile, Scrum, Kanban, PMBOK… Selon la méthode de gestion de projet que vous utilisez, le pilotage et la priorisation des indicateurs diffèrent.

Par exemple, la méthode agile s’appuie sur des itérations (sprints) pour lesquelles les échéances sont courtes. La méthodologie induit alors un pilotage très rigoureux et une analyse fréquente des indicateurs pour anticiper au mieux les écarts et corriger les éventuels retards sur le planning projet.

En gestion de projet, le plan d’action va permettre de fixer et de mettre en œuvre les actions à réaliser pour le projet.

Le plan d’action est au croisement entre les phases préliminaires de réflexion et d’analyse, et le passage à l’action. Véritable outil de pilotage, il donne toutes les conditions à remplir pour atteindre les objectifs, en définissant :

• les tâches à accomplir,
• les échéances et périodes de mise en œuvre,
• les ressources humaines et financières, etc.

Son suivi rigoureux permet de trouver des solutions en cas de dérive, en analysant les répercussions sur chacune des actions.

Le planning accompagne naturellement le plan d’action, en représentant visuellement les différentes tâches et activités.

Par exemple, utiliser un outil de planification tel qu’un diagramme de Gantt ou un diagramme de Pert, permet d’assurer :

• le suivi de l’avancement du projet,
• une répartition optimisée des tâches,
• un ajustement des actions à réaliser en cas de changement non planifié,
• la bonne coordination des tâches interdépendantes, etc.

Les indicateurs doivent être choisis en fonction de la nature du projet et des objectifs à atteindre. Ils permettent d’évaluer l’avancement du projet dans la direction fixée en amont du projet.

Ils peuvent se quantifier en :

• nombre d’heures passées sur le projet vs nombre d’heures prévues,
• pourcentage de réalisation du projet,
• part du budget consommé, etc.

Vous l’avez maintenant compris : le pilotage de projet ne peut se faire sans suivre des indicateurs. Comment ? Grâce à un tableau de bord, outil de gestion de projet qui centralise lesdits indicateurs et aide les chef·fes de projet à visualiser et à analyser l’avancement d’un projet.

Véritable outil d’aide à la décision, le tableau de bord est indispensable pour anticiper d’éventuels retards, visualiser des ressources surchargées ou des échéances dépassées. C’est également un outil de gouvernance et de communication entre l’équipe projet, les chef·fes de projet, la direction, la maîtrise d’ouvrage et le client.

L’avancement du projet se déroule autour d’étapes clés appelées des « jalons ». Leur validation marque l’accomplissement réussi de chacune de ces milestones et engage le passage à la phase suivante.

Les revues de projet sont des réunions régulières qui ont lieu à chaque étape achevée, afin de valider ou non le jalon. Elles offrent un cadre de référence pour le déroulement de la suite des opérations.

La boîte à outils du chef de projet déborde d’outils : tableurs Excel en tout genre pour suivre le budget ou le planning, diagramme de Gantt, PERT, cahier des charges, sans oublier son tableau de bord…

❗ Comment s’y retrouver quand les outils se multiplient, que les parties prenantes n’ont pas toutes accès aux mêmes informations, que la documentation projet est éparpillée et que tout le monde n’a pas la dernière version des livrables à disposition ?

✅  Les logiciels de pilotage de projets sont là pour y penser à votre place, notamment grâce à un meilleur suivi des indicateurs, plus de visibilité et la centralisation d’informations et de livrables

🛠️  Exemples d’outils pour piloter un projet simplement :

• Beesbusy : des vues « qui », « quoi » et « quand » pour suivre des indicateurs de ressources, de tâches et de planning précisément, ainsi qu’un tableau de bord personnalisable pour prioriser les tâches ;
   
• Bitrix24 : indispensable dans tout pilotage de projet, la gestion de l’humain atteint un autre niveau avec cet outil (gratuit jusqu’à 12 utilisateurs), grâce à la fonctionnalité de mesure du stress des collaborateurs ;
  
  
• Clarizen : l'un des pionniers du pilotage multi-projets, il propose des analyses de données fines, des rapports complets, le suivi de KPI, des prédictions et des outils collaboratifs adaptés aux grands groupes et aux multinationales ;
   
• monday.com : un tableau de bord collaboratif pour avoir une vue d’ensemble du projet et un accès rapide aux informations, ainsi qu’un suivi de progression facilité grâce à différentes vues (Gantt, diagramme, etc.) ;
   
• Sciforma : l’outil aide à la fois à la planification des projets, notamment avec le diagramme de Gantt, mais permet aussi d’avoir une vision d’ensemble pour les décisions stratégiques, grâce à sa partie portefeuille de projets.

Le pilotage de projet peut rebuter les chef·fes de projet débutant·es, mais en réalité, en suivant les étapes décrites ci-dessus, vous n’avez pas à craindre l’accident ! Méthode et rigueur seront vos meilleures alliées : tenez à jour un tableau de bord avec des indicateurs pertinents pour vous, et votre projet ne pourra qu’être réussi.

Pourquoi ne pas opter pour un outil de gestion de projet en ligne ? Vous automatisez certaines tâches, simplifiez votre management de projet et gagnez un temps considérable. Il ne vous reste plus qu’à choisir le meilleur outil de gestion de projet pour vous !