

LâĂ©laboration dâun planning est lâĂ©tape indispensable au bon dĂ©roulĂ© dâun projet dans son intĂ©gralitĂ©, que ce soit avec notre modĂšle au format Excel ou un logiciel.
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Un pilotage de projet prĂ©cis est essentiel pour en suivre lâavancement et garantir sa rĂ©ussite.
Vous avez préalablement défini le périmÚtre de votre projet, choisi la méthode de gestion de projet qui vous correspond et rédigé un cahier des charges. Quelles sont les étapes à suivre pour un suivi de projet sans faille ? Quels sont les outils à disposition des chefs de projet ?
Cet article vous guide pour un dĂ©roulement sans accroc de votre projet. PrĂȘt·e pour la conduite de votre projet ? En voiture !
En quoi consiste le pilotage de projet ? Pour faire simple :
đĄ Le pilotage de projet intervient au dĂ©marrage du projet, lorsque ce dernier a dĂ©jĂ Ă©tĂ© planifiĂ© et budgĂ©tĂ© et que le cahier des charges est dĂ©fini. Il diffĂšre dâautres Ă©tapes clĂ©s de la gestion de projet, Ă savoir :
La cheffe ou le chef de projet a un rĂŽle de coordination et dâorganisation principalement, mais il a plusieurs cordes Ă son arc :
Pour des projets de grande envergure, le pilotage, voire la gouvernance des projets, peut ĂȘtre assurĂ© par un comitĂ© de pilotage (COPIL) composĂ© de directions opĂ©rationnelles, de directions mĂ©tiers et parfois de la maĂźtrise dâouvrage.
En bref, il sâagit dâassurer le suivi de toutes les composantes du projet telles que dĂ©finies lors de la planification du projet.
âčïž Ă noter que selon votre propre contexte, ces Ă©tapes peuvent ĂȘtre rĂ©alisĂ©es dans un ordre diffĂ©rent.
Cette étape est primordiale pour prioriser vos critÚres : est-ce que la qualité de vos livrables est une priorité ? Ou préférez-vous dépasser votre budget pour éviter un retard de livraison ?
Chaque projet a son propre contexte : les prioritĂ©s changent dâun projet Ă lâautre, et avec elles, les indicateurs pour piloter votre projet. Comment suivre ces indicateurs prĂ©cisĂ©ment ? Nous y rĂ©pondons plus bas.
Le dĂ©roulement du projet se passe-t-il comme prĂ©vu lors de la planification des tĂąches ? Au moment de dĂ©finir le pĂ©rimĂštre dâun projet, des tĂąches ont pu ĂȘtre oubliĂ©es : identifiez-les lors de la phase dâexĂ©cution pour les planifier et adapter votre calendrier.
đĄ Le plus souvent, cela implique une nouvelle priorisation des tĂąches : Ă vous de dĂ©cider quelles tĂąches peuvent ĂȘtre repoussĂ©es, mises en attente, supprimĂ©es, selon vos exigences et celles de vos clients.
Lâallocation des ressources humaines Ă chaque tĂąche ou sous-tĂąche est-elle Ă revoir ? Vous aviez prĂ©vu trop de ressources pour une tĂąche, ou au contraire, pas assez ? Avez-vous besoin de recruter plus de ressources ?
đĄ Le pilotage de projet implique dâĂȘtre rĂ©actif et en mesure, par exemple, de remplacer des ressources qui ne sont plus disponibles, pour que leur non-disponibilitĂ© nâait pas trop dâimpact sur lâavancement du projet.
De mĂȘme que pour les ressources humaines, la prĂ©vision budgĂ©taire Ă©tablie en amont du lancement du projet peut omettre des coĂ»ts. En rĂ©alitĂ©, vous y serez certainement confrontĂ© : malgrĂ© votre analyse des risques, certains imprĂ©vus provoqueront un dĂ©passement de budget.
Mais pas de panique ! Mettez en place des seuils et des alertes : vous ĂȘtes immĂ©diatement averti si vous ne respectez pas votre budget prĂ©visionnel et pouvez rĂ©agir en consĂ©quence.
đĄ Par ailleurs, dĂ©finir et suivre des indicateurs financiers aide Ă surveiller la rentabilitĂ© du projet. Une dĂ©pense imprĂ©vue peut apporter une valeur ajoutĂ©e Ă votre projet, ce qui nâaura pas nĂ©cessairement une incidence nĂ©gative sur votre marge. Cependant, trop de dĂ©passements budgĂ©taires, et la rentabilitĂ© du projet est en pĂ©ril.
Assurez un suivi rĂ©gulier des donnĂ©es Ă disposition. Sans cela, votre pilotage de projet ne sera pas efficace, car vous nâen aurez plus la maĂźtrise.
đĄ Soyez rĂ©alistes quant aux donnĂ©es que vous utilisez : des chiffres trop optimistes (pour ne pas dire faussĂ©s) ne reflĂštent pas la rĂ©alitĂ© du projet et en compliquent le suivi prĂ©cis.
Vos indicateurs montrent un Ă©cart entre prĂ©visionnel et rĂ©el ? Ă vous dâagir ! Actions correctives ou mesures prĂ©ventives, votre rĂŽle, en tant que chef·fe de projet, est de prendre les bonnes dĂ©cisions pour mener lâĂ©quipe dans la bonne direction.
đĄ Une erreur, un retard de livraison dâun sous-traitant, un problĂšme technique ou simplement des tĂąches qui prennent plus de temps que prĂ©vu⊠Nâattendez pas et rĂ©agissez : une fois de plus, la capacitĂ© du chef de projet Ă sâadapter Ă une situation imprĂ©vue et Ă prendre la dĂ©cision la plus pertinente est la clĂ© dâun pilotage de projet rĂ©ussi.
Ăvitez toute confusion et gardez un Ćil toujours Ă jour sur votre projet, grĂące une documentation actualisĂ©e :
La cheffe ou le chef de projet pilote son projet avec une multitude de documents utiles pour donner le cap. Cela dit, les autres parties prenantes ont Ă©galement besoin dâavoir accĂšs Ă certaines informations pour faciliter la communication. Une bonne organisation est donc primordiale.
Méthode agile, Scrum, Kanban, PMBOK⊠Selon la méthode de gestion de projet que vous utilisez, le pilotage et la priorisation des indicateurs diffÚrent.
Par exemple, la mĂ©thode agile sâappuie sur des itĂ©rations (sprints) pour lesquelles les Ă©chĂ©ances sont courtes. La mĂ©thodologie induit alors un pilotage trĂšs rigoureux et une analyse frĂ©quente des indicateurs pour anticiper au mieux les Ă©carts et corriger les Ă©ventuels retards sur le planning projet.
En gestion de projet, le plan dâaction va permettre de fixer et de mettre en Ćuvre les actions Ă rĂ©aliser pour le projet.
Le plan dâaction est au croisement entre les phases prĂ©liminaires de rĂ©flexion et dâanalyse, et le passage Ă lâaction. VĂ©ritable outil de pilotage, il donne toutes les conditions Ă remplir pour atteindre les objectifs, en dĂ©finissant :
Son suivi rigoureux permet de trouver des solutions en cas de dérive, en analysant les répercussions sur chacune des actions.
Le planning accompagne naturellement le plan dâaction, en reprĂ©sentant visuellement les diffĂ©rentes tĂąches et activitĂ©s.
Par exemple, utiliser un outil de planification tel quâun diagramme de Gantt ou un diagramme de Pert, permet dâassurer :
Les indicateurs doivent ĂȘtre choisis en fonction de la nature du projet et des objectifs Ă atteindre. Ils permettent dâĂ©valuer lâavancement du projet dans la direction fixĂ©e en amont du projet.
Ils peuvent se quantifier en :
Vous lâavez maintenant compris : le pilotage de projet ne peut se faire sans suivre des indicateurs. Comment ? GrĂące Ă un tableau de bord, outil de gestion de projet qui centralise lesdits indicateurs et aide les chef·fes de projet Ă visualiser et Ă analyser lâavancement dâun projet.
VĂ©ritable outil dâaide Ă la dĂ©cision, le tableau de bord est indispensable pour anticiper dâĂ©ventuels retards, visualiser des ressources surchargĂ©es ou des Ă©chĂ©ances dĂ©passĂ©es. Câest Ă©galement un outil de gouvernance et de communication entre lâĂ©quipe projet, les chef·fes de projet, la direction, la maĂźtrise dâouvrage et le client.
Lâavancement du projet se dĂ©roule autour dâĂ©tapes clĂ©s appelĂ©es des « jalons ». Leur validation marque lâaccomplissement rĂ©ussi de chacune de ces milestones et engage le passage Ă la phase suivante.
Les revues de projet sont des réunions réguliÚres qui ont lieu à chaque étape achevée, afin de valider ou non le jalon. Elles offrent un cadre de référence pour le déroulement de la suite des opérations.
La boĂźte Ă outils du chef de projet dĂ©borde dâoutils : tableurs Excel en tout genre pour suivre le budget ou le planning, diagramme de Gantt, PERT, cahier des charges, sans oublier son tableau de bordâŠ
â Comment sây retrouver quand les outils se multiplient, que les parties prenantes nâont pas toutes accĂšs aux mĂȘmes informations, que la documentation projet est Ă©parpillĂ©e et que tout le monde nâa pas la derniĂšre version des livrables Ă disposition ?
â Les logiciels de pilotage de projets sont lĂ pour y penser Ă votre place, notamment grĂące Ă un meilleur suivi des indicateurs, plus de visibilitĂ© et la centralisation dâinformations et de livrables
đ ïž Exemples dâoutils pour piloter un projet simplement :
Le pilotage de projet peut rebuter les chef·fes de projet dĂ©butant·es, mais en rĂ©alitĂ©, en suivant les Ă©tapes dĂ©crites ci-dessus, vous nâavez pas Ă craindre lâaccident ! MĂ©thode et rigueur seront vos meilleures alliĂ©es : tenez Ă jour un tableau de bord avec des indicateurs pertinents pour vous, et votre projet ne pourra quâĂȘtre rĂ©ussi.
Pourquoi ne pas opter pour un outil de gestion de projet en ligne ? Vous automatisez certaines tĂąches, simplifiez votre management de projet et gagnez un temps considĂ©rable. Il ne vous reste plus quâĂ choisir le meilleur outil de gestion de projet pour vous !