Un pilotage de projet prĂ©cis est essentiel pour en suivre lâavancement et garantir sa rĂ©ussite.
Vous avez préalablement défini le périmÚtre de votre projet, choisi la méthode de gestion de projet qui vous correspond et rédigé un cahier des charges. Quelles sont les étapes à suivre pour un suivi de projet sans faille ? Quels sont les outils à disposition des chefs de projet ?
Cet article vous guide pour un dĂ©roulement sans accroc de votre projet. PrĂȘt·e pour la conduite de votre projet ? En voiture !
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Quâest-ce que le pilotage dâun projet ?
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Comment conduire un projet ? 7 étapes pour piloter un projet avec succÚs
- 1. Définir les indicateurs à suivre pour prendre des décisions
- 2. Suivre le planning projet et la gestion des tĂąches
- 3. Adapter lâallocation des ressources humaines
- 4. Surveiller le budget et la rentabilité du projet
- 5. Faire le point réguliÚrement
- 6. Prendre des décisions pour (ré) orienter la gestion de projet
- 7. Centraliser et mettre Ă jour les documents de pilotage
- Bonus : adapter le pilotage à la méthode de gestion de projet
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Quels sont les meilleurs outils de pilotage dâun projet ?
- Le suivi de projet nâa plus de secret pour vous
Quâest-ce que le pilotage dâun projet ?
Comprendre le pilotage de projet
En quoi consiste le pilotage de projet ? Pour faire simple :
- connaßtre parfaitement le périmÚtre du projet,
- assurer le suivi grùce à des indicateurs définis au préalable,
- garantir lâavancĂ©e du projet par la rĂ©alisation des tĂąches et des jalons, et la livraison des livrables,
- adapter le planning projet et surveiller lâĂ©cart entre le planning prĂ©visionnel et le planning rĂ©el,
- maĂźtriser le budget en lâadaptant selon les alĂ©as du projet,
- encadrer une Ă©quipe projet et sâassurer que la gestion des ressources est optimale,
- faire face, sâadapter et prendre les dĂ©cisions adĂ©quates si des risques se concrĂ©tisent.

© Clarans Consulting
đĄLe pilotage de projet intervient au dĂ©marrage du projet, lorsque ce dernier a dĂ©jĂ Ă©tĂ© planifiĂ© et budgĂ©tĂ© et que le cahier des charges est dĂ©fini. Il diffĂšre de la planification de projet.
Quel est le rĂŽle du chef de projet dans le pilotage dâun projet ?
La cheffe ou le chef de projet a un rĂŽle de coordination et dâorganisation principalement, mais ils ont plusieurs cordes Ă leurs arcs :
- une vision claire et globale du projet pour suivre lâavancement en prenant du recul et en comparant toujours le prĂ©visionnel vs le rĂ©el,
- une capacitĂ© Ă anticiper et Ă sâadapter pour que les alĂ©as ne menacent pas la rĂ©alisation du projet,
- une réactivité et une aptitude à la prise de décision pour que la roadmap projet soit respectée,
- une maßtrise des méthodes et des outils de gestion de projet pour un pilotage précis et mesuré,
- lâhabiletĂ© de gĂ©rer les ressources humaines du projet et dâencourager le travail collaboratif.
Pour des projets de grande envergure, le pilotage, voire la gouvernance des projets, peut ĂȘtre assurĂ© par un comitĂ© de pilotage (COPIL) composĂ© de directions opĂ©rationnelles, de directions mĂ©tiers et parfois de la maĂźtrise dâouvrage.
Comment conduire un projet ? 7 étapes pour piloter un projet avec succÚs
En bref, il sâagit dâassurer le suivi de toutes les composantes du projet telles que dĂ©finies lors de la planification du projet.
âčïž Ă noter que selon votre propre contexte, ces Ă©tapes peuvent ĂȘtre rĂ©alisĂ©es dans un ordre diffĂ©rent.
1. Définir les indicateurs à suivre pour prendre des décisions
Cette étape est primordiale pour prioriser vos critÚres : est-ce que la qualité de vos livrables est une priorité ? Ou préférez-vous dépasser votre budget pour éviter un retard de livraison ?
Chaque projet a son propre contexte : les prioritĂ©s changent dâun projet Ă lâautre, et avec elles, les indicateurs pour piloter votre projet. Comment suivre ces indicateurs prĂ©cisĂ©ment ? Nous y rĂ©pondons plus bas.
2. Suivre le planning projet et la gestion des tĂąches
Le dĂ©roulement du projet se passe-t-il comme prĂ©vu lors de la planification des tĂąches ? Au moment de dĂ©finir le pĂ©rimĂštre dâun projet, des tĂąches ont pu ĂȘtre oubliĂ©es : identifiez-les lors de la phase dâexĂ©cution pour les planifier et adapter votre calendrier.
đĄ Le plus souvent, cela implique une nouvelle priorisation des tĂąches : Ă vous de dĂ©cider quelles tĂąches peuvent ĂȘtre repoussĂ©es, mises en attente, supprimĂ©es, selon vos exigences et celles de vos clients.
Lire aussi : La planification des tĂąches : pourquoi et comment ?
3. Adapter lâallocation des ressources humaines
Lâallocation des ressources Ă chaque tĂąche ou sous-tĂąche est-elle Ă revoir ? Vous aviez prĂ©vu trop de ressources pour une tĂąche, ou au contraire, pas assez ? Avez-vous besoin de recruter plus de ressources ?
đĄ Le pilotage de projet implique dâĂȘtre rĂ©actif et en mesure, par exemple, de remplacer des ressources qui ne sont plus disponibles, pour que leur non-disponibilitĂ© nâait pas trop dâimpact sur lâavancement du projet.
4. Surveiller le budget et la rentabilité du projet
De mĂȘme que pour les ressources humaines, la prĂ©vision budgĂ©taire Ă©tablie en amont du lancement du projet peut omettre des coĂ»ts. En rĂ©alitĂ©, vous y serez certainement confrontĂ© : malgrĂ© votre analyse des risques, certains imprĂ©vus provoqueront un dĂ©passement de budget.
Mais pas de panique ! Mettez en place des seuils et des alertes : vous ĂȘtes immĂ©diatement averti si vous ne respectez pas votre budget prĂ©visionnel et pouvez rĂ©agir en consĂ©quence.
đĄ Par ailleurs, dĂ©finir et suivre des indicateurs financiers aide Ă surveiller la rentabilitĂ© du projet. Une dĂ©pense imprĂ©vue peut apporter une valeur ajoutĂ©e Ă votre projet, ce qui nâaura pas nĂ©cessairement une incidence nĂ©gative sur votre marge. Cependant, trop de dĂ©passements budgĂ©taires, et la rentabilitĂ© du projet est en pĂ©ril.
5. Faire le point réguliÚrement
Assurez un suivi rĂ©gulier des donnĂ©es Ă disposition. Sans cela, votre pilotage de projet ne sera pas efficace, car vous nâen aurez plus la maĂźtrise.
đĄSoyez rĂ©alistes quant aux donnĂ©es que vous utilisez : des chiffres trop optimistes (pour ne pas dire faussĂ©s) ne reflĂštent pas la rĂ©alitĂ© du projet et en compliquent le suivi prĂ©cis.
6. Prendre des décisions pour (ré) orienter la gestion de projet
Vos indicateurs montrent un Ă©cart entre prĂ©visionnel et rĂ©el ? Ă vous dâagir ! Actions correctives ou mesures prĂ©ventives, votre rĂŽle, en tant que chef·fe de projet, est de prendre les bonnes dĂ©cisions pour mener lâĂ©quipe dans la bonne direction.
đĄUne erreur, un retard de livraison dâun sous-traitant, un problĂšme technique ou simplement des tĂąches qui prennent plus de temps que prĂ©vu⊠Nâattendez pas et rĂ©agissez : une fois de plus, la capacitĂ© du chef de projet Ă sâadapter Ă une situation imprĂ©vue et Ă prendre la dĂ©cision la plus pertinente est la clĂ© dâun pilotage de projet rĂ©ussi.
7. Centraliser et mettre Ă jour les documents de pilotage
Ăvitez toute confusion et gardez un Ćil toujours Ă jour sur votre projet, grĂące une documentation actualisĂ©e :
- planning projet ou calendrier,
- roadmap projet,
- diagramme de Gantt,
- organigramme des ressources,
- planning des ressources,
- budget,
- procédures et workflows de validation, etc.
La cheffe ou le chef de projet pilote son projet avec une multitude de documents utiles pour donner le cap. Cela dit, les autres parties prenantes ont Ă©galement besoin dâavoir accĂšs Ă certaines informations pour faciliter la communication. Une bonne organisation est donc primordiale.
Bonus : adapter le pilotage à la méthode de gestion de projet
Méthode agile, Scrum, Kanban, PMBOK⊠Selon la méthode de gestion de projet que vous utilisez, le pilotage et la priorisation des indicateurs diffÚrent.
Par exemple, la mĂ©thode agile sâappuie sur des itĂ©rations (sprints) pour lesquelles les Ă©chĂ©ances sont courtes. La mĂ©thodologie induit alors un pilotage trĂšs rigoureux et une analyse frĂ©quente des indicateurs pour anticiper au mieux les Ă©carts et corriger les Ă©ventuels retards sur le planning projet.
Quels sont les meilleurs outils de pilotage dâun projet ?
Tableau de bord : et le pilotage de projet devient facile
Vous lâavez maintenant compris : le pilotage de projet ne peut se faire sans suivre des indicateurs. Comment ? GrĂące Ă un tableau de bord, outil de gestion de projet qui centralise lesdits indicateurs et aide les chef·fes de projet Ă visualiser et Ă analyser lâavancement dâun projet.

© Exemple de tableau de bord de pilotage de projet avec Planisware Orchestra
VĂ©ritable outil dâaide Ă la dĂ©cision, le tableau de bord est indispensable pour anticiper dâĂ©ventuels retards, visualiser des ressources surchargĂ©es ou des Ă©chĂ©ances dĂ©passĂ©es. Câest Ă©galement un outil de gouvernance et de communication entre lâĂ©quipe projet, les chef·fes de projet, la direction, la maĂźtrise dâouvrage et le client.
Les logiciels dédiés au pilotage de projet
La boĂźte Ă outils du chef de projet dĂ©borde dâoutils : tableurs Excel en tout genre pour suivre le budget ou le planning, diagramme de Gantt, PERT, cahier des charges, sans oublier son tableau de bordâŠ
â Comment sây retrouver quand les outils se multiplient, que les parties prenantes nâont pas toutes accĂšs aux mĂȘmes informations, que la documentation projet est Ă©parpillĂ©e et que tout le monde nâa pas la derniĂšre version des livrables Ă disposition ?
â Les logiciels de pilotage de projets sont lĂ pour y penser Ă votre place, notamment grĂące Ă un meilleur suivi des indicateurs, plus de visibilitĂ© et la centralisation dâinformations et de livrables
đ ïž Exemples dâoutils pour piloter un projet simplement :
- Beesbusy : des vues «âquiâ», «âquoiâ» et «âquandâ» pour suivre des indicateurs de ressources, de tĂąches et de planning prĂ©cisĂ©ment, ainsi quâun tableau de bord personnalisable pour prioriser les tĂąches ;
- Bitrix24 : indispensable dans tout pilotage de projet, la gestion de lâhumain atteint un autre niveau avec cet outil (gratuit jusquâĂ 12 utilisateurs), grĂące Ă la fonctionnalitĂ© de mesure du stress des collaborateurs ;
- monday.com : un tableau de bord collaboratif pour avoir une vue dâensemble du projet et un accĂšs rapide aux informations, ainsi quâun suivi de progression facilitĂ© grĂące Ă diffĂ©rentes vues (Gantt, diagramme, etc.) ;
- Sciforma : lâoutil aide Ă la fois Ă la planification des projets, notamment avec le diagramme de Gantt, mais permet aussi dâavoir une vision dâensemble pour les dĂ©cisions stratĂ©giques, grĂące Ă sa partie portefeuille de projets.
Le suivi de projet nâa plus de secret pour vous
Le pilotage de projet peut rebuter les chef·fes de projet dĂ©butant·es, mais en rĂ©alitĂ©, en suivant les Ă©tapes dĂ©crites ci-dessus, vous nâavez pas Ă craindre lâaccident ! MĂ©thode et rigueur seront vos meilleures alliĂ©es : tenez Ă jour un tableau de bord avec des indicateurs pertinents pour vous, et votre projet ne pourra quâĂȘtre rĂ©ussi.
Pourquoi ne pas opter pour un outil de gestion de projet en ligne ? Vous automatisez certaines tĂąches, simplifiez votre management de projet et gagnez un temps considĂ©rable. Il ne vous reste plus quâĂ choisir le meilleur outil de gestion de projet pour vous !
Article mis à jour, publié initialement en avril 2017.