Le comité de pilotage projet, la clé de la réussite de vos projets ?

Par Jennifer Montérémal
Le 20/10/2021
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Le comité de pilotage (COPIL), en rassemblant à la fois des décisionnaires et des managers de différents services, concourt à la réussite des projets. En effet, cette réunion constitue l’occasion de dresser un état des lieux de l’avancée des opérations, de lever des points bloquants et d’échanger sur les décisions à prendre.

Mais pour que le COPIL se transforme en succès, encore faut-il connaître ses objectifs et son champ d’action.

Qui compose le COPIL ? À quoi sert-il ? Comment l’organiser et l’animer pour assurer son efficacité ?

Que vous deviez gérer un comité de pilotage pour un projet informatique ou autre, on vous livre tous ses secrets.

Qu’est-ce qu’un comité de pilotage projet ?

Définition du COPIL

Le comité de pilotage, que nous retrouvons également sous l’acronyme COPIL, se définit comme un organe chargé de veiller au bon déroulement d’un projet.

En réunissant des membres de l’entreprise et des « portes parole » du client à l’origine de la demande, les décisions sont prises de concert et les responsabilités quant à la bonne réalisation des missions sont partagées. De ce fait, le COPIL s’intègre aux opérations de gouvernance des projets.

💡 À savoir : cette réunion se tient généralement dans le cadre de projets aux enjeux majeurs, comptant sur un nombre important d’interlocuteurs et d’interdépendances entre eux.

Quel est le rôle du comité de pilotage projet ?

Le but premier du comité de pilotage est, tout simplement, de garantir la bonne gestion du projet. Il facilite donc la collaboration entre le client et l’entreprise, afin que tous avancent ensemble dans la bonne direction et atteignent, in fine, les objectifs dans les délais impartis.

Différents rôles échoient alors au COPIL, et ce à diverses étapes de la vie du projet :

  • définition des objectifs du projet et des moyens à déployer pour les atteindre,
  • désignation des équipes,
  • planification avec étapes, jalons et échéances,
  • validation des décisions du chef de projet et des choix stratégiques (périmètre du projet, allocation du budget et des ressources, etc.),
  • analyse des avancées et des résultats, notamment à l’aide de métriques,
  • maintien de l’alignement entre le projet en cours et les objectifs initiaux, etc.

💡 À savoir : parfois, lorsque les organisations dénombrent beaucoup de projets ou des projets complexes, le comité de pilotage se concentre davantage sur l’opérationnel. La vision stratégique devient alors l’affaire du comité de direction, ou CODIR.

Comité de pilotage : composition et rôle des membres

Au regard de l’importance et des enjeux de cette instance, qui compose le COPIL ?

👉  Le comité de pilotage est constitué de membres capables de procéder à un arbitrage, qui ont des responsabilités dans le projet.

Le maître d’ouvrage, ou sponsor du projet

Le sponsor se situe entre le client et l’entreprise prestataire. Sa mission principale ? Soutenir et superviser le chef de projet.

Dans un premier lieu, le maître d’ouvrage explique les besoins du client pour impulser toute la conduite du projet. C’est ensuite lui qui procède aux principaux arbitrages et prend les décisions finales.

☝️ Le comité de pilotage projet se déroule sous son autorité.

Le maître d’œuvre, ou chef de projet

Le maître d’œuvre conduit le projet. Il accompagne les équipes dans sa réalisation et leur indique les différentes directives.

En parallèle, il fait état lors du COPIL de l’avancée du projet, au moyen notamment de reportings.

☝️ Le chef de projet est en charge de l’animation du comité, puis de la mise à exécution des décisions prises.

Les autres membres du comité

Ensuite, le comité de pilotage se compose d’une équipe transverse, formée de représentants de divers métiers impliqués dans le projet, sélectionnés en fonction des besoins :

  • responsable technique,
  • responsable marketing,
  • responsable commercial,
  • responsable de production,
  • responsable financier, etc.

Grâce à leurs expertises variées, à la fois sur des aspects techniques et fonctionnels, ces membres contribuent à l’obtention d’une vision plus globale et juste du projet. Leurs retours sont également pris en compte pour opérer des prises de décision éclairées.

Comment organiser un comité de pilotage projet ?

La programmation

Il n’existe pas de règles prédéfinies en la matière, tout dépend de la taille et de la complexité du projet. Mais traditionnellement, le COPIL se tient tous les mois, voire moins régulièrement si le besoin ne se présente pas et qu’aucun problème particulier n’entrave le bon avancement des opérations.

Par ailleurs, nous conseillons une planification suffisamment en amont, puisque les membres conviés, de par leurs responsabilités, ont souvent un agenda très chargé !

☝️ Enfin, niveau durée, les réunions se déroulent idéalement sur 1 h 30, 2 h.

La préparation

Avant la rencontre, il est opportun que le chef de projet et le maître d’ouvrage se réunissent.

En effet, dans la mesure où le sponsor procède aux arbitrages finaux, mieux vaut qu’il ne découvre pas les faits importants, comme les points bloquants, en cours de COPIL. De cette manière, il est en mesure de mûrir sa réflexion avant de demander les avis et/ou validations des autres participants.

Quant au chef de projet, il doit préparer le terrain en amont du comité de pilotage projet afin d’en assurer la fluidité. Comment ? En mettant à profit sa force de négociation pour faire passer certaines idées aux membres qui pourraient s’opposer à telle directive ou recommandation. L’objectif ? Que le COPIL reste productif et que le projet avance dans la bonne direction.

Les documents

Le comité de pilotage projet s’appuie sur certains documents afin de cadrer les échanges et fournir une information claire :

  • L’ordre du jour : les participants en prennent connaissance avant le COPIL. Il consigne l’objectif principal et les différents thèmes abordés lors de la réunion. Ce document permet donc d’éviter les digressions, sources de confusions et de débordement sur le temps.

  • Les tableaux de bord et reportings : le chef de projet s’appuie sur des tableaux de bord et reportings projets pour présenter les principales métriques relatives au projet. Ils doivent être le plus synthétiques et visuels possible, pour en faciliter la compréhension par les différentes parties prenantes.

💡 En ce sens, un logiciel peut vous être d’une grande utilité. Citons l’exemple de la solution de gestion de portefeuille de projets Project Monitor, grâce à laquelle vous obtenez en quelques clics un ensemble de données sur l’avancement de vos différents projets, mises à jour en temps réel.

De plus, Project Monitor permet l’élaboration de fiches projet. Personnalisables aussi bien au niveau du contenu, de la forme (respect de votre charte graphique) que du format (Word ou PowerPoint), elles constituent un support parfait pour restituer les informations clés utiles au bon déroulé du COPIL. Vous avez même la possibilité de vous inspirer des modèles présents dans la bibliothèque.

Exemple de préparation d’une fiche projet pour le comité de pilotage projet :

Comité de pilotage projet : visuel Project Monitor© Project Monitor

L’animation

Nous l’avons vu, le chef de projet anime le COPIL. Il fait alors état de l’avancée du projet, puis s’attarde sur les différents points présents à l’ordre du jour pour ouvrir la discussion et faire avancer les opérations dans le bon sens.

De façon générale, il est garant de l’efficacité de la réunion et œuvre pour que les débats se concentrent en premier lieu sur les priorités, de sorte qu’aucune zone de flou ne subsiste à la fin. Et si le temps le permet, alors le comité peut également aborder des sujets moins urgents, mais qui permettront néanmoins d’avancer.

Enfin, c’est également au chef de projet de veiller au respect du cadre du COPIL, en particulier du timing.

L’arbitrage

Le comité de pilotage projet constitue une occasion de lever les désaccords entre les différents membres.

De ce fait, le chef de projet endosse encore son rôle de fin communicant, et doit faire preuve de suffisamment de pédagogie pour négocier et obtenir la validation des participants quant aux arbitrages opérés par le sponsor.

Le compte-rendu

Enfin, après le comité de pilotage, le chef de projet rédige un compte-rendu, à transmettre aux autres participants idéalement dans les 24 h qui suivent.

Ce document consigne toutes les prises de décisions effectuées durant le COPIL.

Les facteurs de réussite du projet

Malgré les compétences et la bonne volonté de tous les membres d’une équipe projet, la réussite d’un projet reste fortement conditionnée par une coordination ainsi qu’une communication optimales.

Par conséquent, les comités de pilotage se révèlent d’excellents facteurs de cohésion. Les discussions qui s’y déroulent apportent un éclairage sur de nombreux éléments, désamorcent les conflits et les points bloquants, et permettent de faire émerger les idées.

Toutefois, le COPIL n’est efficace que si son pouvoir est réel, que si les décisions prises sont déployées en actions opérationnelles. En somme, il doit impulser une réelle dynamique auprès de tous les acteurs concernés pour assurer, au final, la réussite du projet.

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