Cahier des charges : définition, étapes et exemples, pour réussir votre projet

Le cahier des charges est un outil précieux quand on fait le cadrage de son projet.

Que vous ayez prévu de lancer votre site internet, une application mobile, de faire une refonte, ou tout autre projet digital, établir un cahier des charges est la première étape indispensable d’un projet couronné de succès.

Pour vous aider à maîtriser sa rédaction sur le bout des doigts, nous vous expliquons dans cet article qu’est-ce qu’un cahier des charges, quelle est son utilité et quels en sont les différents types (cahier des charges fonctionnel et cahier des charges technique).

Nous vous proposons également notre modèle de cahier des charges, pour vous aider à rédiger le vôtre.

Cahier des charges : définition

Qu’est-ce qu’un cahier des charges ?

Le cahier des charges est un document qui définit le cadrage d’un projet dans son ensemble. Les besoins, les objectifs, les contraintes, les fonctionnalités attendues, les délais et le budget prévisionnel y sont formalisés de la manière la plus précise possible.

C’est généralement le chef de projet qui est chargé de rédiger le cahier des charges, bien qu’il puisse être rédigé en externe par un prestataire.

À quoi sert le cahier des charges ?

Le cahier des charges permet :

• de réfléchir à ses objectifs et de les définir. Vous pourrez par la suite déterminer les éléments qui devront être présents pour y répondre ;
• de définir les priorités du projet ;
• d’aider les interlocuteurs à vous conseiller au mieux ;
• d’estimer le budget et les délais nécessaires à la bonne réalisation du projet ;
• d'établir un plan de charge pour piloter la gestion de ses ressources.

Concrètement, le cahier des charges va servir de base pour la planification et le pilotage du projet.

Types de cahier des charges : fonctionnel et technique

On recense deux types de cahiers des charges :

• Le cahier des charges fonctionnel : vise à dessiner les contours d’un projet. Il permet de définir les besoins auxquels le futur produit devra répondre, en termes de fonctionnalités. Il sera par la suite transmis pour servir de base au cahier des charges technique, qui traduit les besoins fonctionnels en spécifications techniques.
  
• Le cahier des charges technique : met l’accent sur la partie technique du projet. Il traduit les besoins fonctionnels en exigences techniques, et fait ressortir les différentes contraintes. Ce document est indispensable au travail des développeurs, afin de maximiser les chances de répondre précisément aux besoins.

💡 Bien souvent, les cahiers des charges fonctionnel et technique se trouvent dans un même cahier des charges global, mais ils peuvent également être rédigés à part.

Méthodologie pour bien rédiger son cahier des charges

1. Présentation de l’entreprise

Cette première partie permet de décrire rapidement l’entreprise afin que le prestataire externe comprenne bien l’identité de son client.

Il n’est pas nécessaire d’être exhaustif, il suffit de lister les informations essentielles sur votre entreprise pour qu’une personne puisse comprendre en quelques lignes sa raison d’être (son why).

👉  Exemple :

• secteur d’activité,

• cœur de métier,

• produits ou services phares,

• interlocuteurs.

2. Présentation du projet

Le contexte

À quels besoins doit-il répondre ? Pourquoi ces derniers ont-il émergé et comment ? À qui cela sera utile ?

Il s’agit ici de faire comprendre les tenants et les aboutissants du projet, pour que tous les acteurs qui y participent comprennent les enjeux et œuvrent à y répondre au mieux.

👉  Exemple :

Refonte d’un logiciel métier GED qui permette de mieux répondre aux besoins des utilisateurs.

Les objectifs

Un même type de projet peut cacher des intentions et des objectifs différents. C’est pourquoi il est essentiel de les connaître afin d’avancer dans la bonne direction et de prendre les bonnes décisions.

Un bon objectif est un objectif SMART :

1. Spécifique (clairement défini),
2. Mesurable (chiffrable),
3. Atteignable (ressources nécessaires disponibles),
4. Réaliste (pertinent),
5. Temporellement défini (se fixer une deadline)

👉  Exemple :

• un taux de réponse de la plateforme deux fois plus rapide,
• augmenter la productivité des utilisateurs de 50 %
• dématérialiser le circuit de validation des documents.

Le périmètre

Le projet concerne-t-il une entreprise ? Un groupe ? L’impact est-il régional, départemental, national ou international ? Implique-t-il l’usage de plusieurs langues ?

👉  Exemple :

La plateforme est utilisée par les différentes agences du groupe, réparties sur tout le territoire français. Cela représente environ 250 utilisateurs.

Les éléments existants

Ici, vous pouvez inclure les éléments existants, utiles à la réalisation.

👉  Exemple :

• versions précédentes,
• maquettes,
• documents de présentation,
• nom de domaine, etc.

3. Cible

Plus vous pourrez décrire précisément votre cible (ou vos cibles), plus vous aurez de chances de l’atteindre. C’est un exercice qui n’est pas évident à réaliser, mais qui vous fera gagner beaucoup de temps, une fois le travail accompli.

Décrivez votre persona marketing, à savoir le profil type fictif de votre client idéal, avec un maximum d’informations :

• prénom,
• âge,
• situation personnelle,
• profession,
• salaire,
• centres d’intérêt,
• interrogations, problèmes rencontrés, contraintes,
• extraits de phrases écrites ou prononcées, type de vocabulaire employé.

Pour glaner ces informations, vous pouvez :

• poser des questions à vos clients ;
• analyser les informations de vos prospects ;
• lire les discussions sur les forums traitant de leurs problèmes ;
• récolter des informations plus précises sur les formulaires de contact ou de téléchargement.

👉  Exemple :

Découvrez notre article dédié au persona marketing, qui présente un exemple et template à télécharger pour vous aider à le créer.

4. Concurrence

Afin de réussir votre positionnement, vous devez connaître vos concurrents principaux et secondaires en recensant ici les informations les plus importantes.

Ensuite, libre à vous de déterminer votre positionnement en proposant quelque chose de fondamentalement nouveau, ou de similaire, mais répondant mieux aux besoins de la cible.

👉  Exemple :

• leurs atouts,
• leurs faiblesses,
• vos éléments différenciants par rapport à eux.

5. Charte graphique et ergonomique

Cette partie est utile à rédiger lorsque vous possédez déjà une charte graphique, et que vous souhaitez la conserver pour le projet ou bien en créer une nouvelle, mais qu’elle soit en accord avec celle-ci.

👉  Exemple :

• logo,
• typographie,
• couleurs,
• etc.

6. Enveloppe budgétaire

Donner une estimation du budget global permet d’aiguiller les potentiels prestataires pour la réalisation de leurs devis.

Veillez à ne pas le sous-estimer, et à ce qu’il soit cohérent avec vos demandes.

7. Délais de réalisation

Déterminez la date butoir à laquelle le projet doit être lancé.

Comme pour le budget, ne sous-estimez pas le temps nécessaire à la réalisation de chaque élément, et soyez réaliste.

💡 Bon à savoir : la date de livraison du cahier des charges pourra être reprise dans un devis ou une facture et devenir contractuelle.

Pour les projets complexes, n’hésitez pas à poser différents jalons et proposer un planning sous forme de diagramme de Gantt.

8. Spécifications fonctionnelles

Les fonctionnalités

La partie fonctionnelle du cahier des charges vise à traduire les besoins en fonctionnalités.

Plus vous détaillerez cette partie, moins les fonctionnalités seront soumises à interprétation et plus les livrables se rapprocheront de ce que vous souhaitez.

👉  Exemple :

1. titre,
2. objectif,
3. description,
4. sous-fonctionnalités,
5. contraintes et règles de gestion,
6. niveau de priorité.

L’arborescence

Si votre projet concerne un site internet ou une application mobile, proposez dans le cahier des charges votre vision de l’arborescence.

👉  Exemple :

1. catégories,
2. sous-catégories,
3. navigation,
4. organisation.

Le contenu

Recensez ici les différents types de contenus qui pourront y figurer.

👉  Exemple :

1. articles de blog,
2. vidéos,
3. images,
4. documents à télécharger.

N’hésitez pas à apporter des précisions sur la manière dont vous souhaitez qu’ils soient présentés et gérés.

9. Spécifications techniques

La partie technique du cahier des charges consiste à décrire comment les fonctionnalités, qui répondent au besoin exprimé, vont être réalisées.

Elle met en avant les exigences et contraintes techniques du projet pour répondre aux besoins, et mentionne également les préférences.

👉  Exemple :

• moyens de paiement en ligne,
• solution d’hébergement,
• architecture des serveurs,
• choix de la plateforme ou du CMS,
• outils d’administration,
• contraintes d’intégration,
• langage informatique,
• gestion de la sécurité des données,
• maintenance,
• migration,
• compatibilité avec les navigateurs,
• etc.

10. Annexes

Mettez ici tous les documents utiles à la réflexion ou à la réalisation du projet.

👉  Exemple :

Wireframes, des maquettes, des mock-up ou ébauches.

Modèle de cahier des charges à télécharger

Pour vous aider à établir le cahier des charges de votre projet, appvizer met à votre disposition un modèle. À vous de le compléter avec les informations concernant votre projet !

Un cahier des charges et de l’agilité pour anticiper les évolutions

Le cahier des charges est essentiel pour donner un cadre à votre projet, et vous aider à réfléchir et formaliser vos besoins et vos objectifs. Il permet de les communiquer aux différentes parties prenantes du projet, afin que chacun puisse prendre des décisions éclairées dans son travail et offrir des solutions pour y répondre au mieux.

Cependant, il faut accepter que le projet puisse évoluer, soit parce que de nouveaux éléments extérieurs viennent changer la donne, soit parce qu’il est difficile d’être exhaustif et parfaitement précis dans l’expression de ses besoins.

C’est là que travailler avec une méthode agile est intéressant, car elle permet de présenter dès que possible une version fonctionnelle du produit, afin de pouvoir faire des ajustements sur le cahier des charges au cours du projet.

Article mis à jour, publié initialement en février 2020.