Le kit complet pour faire un budget prévisionnel de projet comme un chef !

L’élaboration du budget prévisionnel de projet constitue l’une des étapes de la gestion de projet, et pas la moindre, car elle touche à la partie délicate des dépenses et des ressources financières.

Un budget réaliste et anticipant les opportunités, et surtout les risques potentiels, garantit la rentabilité du projet et donc de sa réussite.

Voici 6 conseils pour réaliser un budget prévisionnel de projet, un modèle, un exemple de tableau,  ainsi qu’une liste d’outils pour vous accompagner ! 👇

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Qu'est-ce qu'un budget prévisionnel ?

Avant de rentrer dans le cœur du sujet, revenons sur les bases. 

Le budget prévisionnel définit le document financier qui va récapituler l'ensemble des dépenses et les recettes, à savoir les charges et les produits prévisionnels.

En d'autres termes, il s'agit d'un plan financier qui permet aussi d'estimer les revenus et les dépenses futurs d'une entreprise… Et pour la gestion de projet, il importe d'en établir un, l'objectif étant d'anticiper les ressources nécessaires et de planifier au mieux chaque tâche. ☝️

Pourquoi établir un budget prévisionnel pour un projet ?

Le budget prévisionnel de projet fait partie d’un processus de financement que l’on peut découper en trois phases cruciales, durant lesquelles le responsable de projet doit s’entourer de toutes les parties prenantes concernées :

• l’évaluation du coût d’un projet → établie en se référant aux coûts réels de projets similaires si possible, elle est liée à l’estimation des délais ;
• la budgétisation du projet → des enveloppes budgétaires sont définies selon le découpage du projet ;
• la maîtrise des coûts.

Photographie financière et réaliste de votre projet, le budget prévisionnel (BP) consiste à recenser, identifier et classer :

1. vos dépenses, dans un premier temps ;
2. vos recettes acquises ou en cours d’acquisition, dans un second temps. 

Grâce à cet outil d’anticipation, vous visualisez la faisabilité de votre projet en amont, réalisez des ajustements et visez l’équilibre ou la marge espérée.

💼  Si c’est un exemple de budget prévisionnel pour un projet de création d’entreprise que vous cherchez, lisez notre article dédié à la création du business plan.

Quelles sont les étapes préalables au calcul du budget prévisionnel d'un projet ?

Étape 1 : définissez les objectifs du projet

Impossible d’anticiper vos dépenses si vous ne savez pas encore où vous allez. Commencez donc par définir des objectifs clairs, réalistes et mesurables.

Souhaitez-vous lancer une application mobile, organiser un événement d’entreprise ou rénover un local ? Chaque objectif implique des besoins financiers spécifiques.

Étape 2 : détaillez le périmètre du projet

Évitez toujours le flou artistique. Pour ce faire, listez :

• toutes les tâches à accomplir ;

• les livrables attendus ;

• les étapes clés.

En clair, posez un cadre précis pour ne rien omettre dans le chiffrage.

Un périmètre bien défini vous aide aussi à anticiper les limites (ce que le projet ne couvre pas) et ainsi à prévenir les dépassements de budget liés aux demandes imprévues.

Étape 3 : identifiez les parties prenantes

Qui est impliqué dans le projet ? Clients, fournisseurs, collaborateurs, partenaires… chacun peut avoir un impact sur les coûts prévisionnels.

🧠 Le bon réflexe consiste à organiser une réunion de lancement pour recueillir leurs attentes, contraintes et ressources disponibles. Et éviter les quiproquos dès le départ.

Étape 4 : estimez les ressources nécessaires

Matériel, ressources humaines, moyens techniques : passez tout au crible.

De quoi aurez-vous besoin, et pour quelle durée ?

Réalisez l’inventaire complet. Vous obtiendrez ainsi une première estimation, même approximative, du coût global de votre projet.

Étape 5 : étudiez les risques

Identifiez les risques potentiels (retards, hausses de prix, absences, etc.) et évaluez leur impact.

Cette démarche vous permettra d’intégrer une marge de sécurité dans votre budget et de garder l’esprit serein si un imprévu survient.

Une fois ces étapes validées, vous serez prêt à passer à la suite : établir votre budget prévisionnel comme un pro. 👇

Comment établir un budget prévisionnel d'un projet ? Zoom sur les méthodes de calcul

Recensez et catégorisez vos postes d’investissement

Avant toute chose, recensez les postes d’investissement, c’est-à-dire toutes les dépenses à prévoir, telles que :

Les coûts directs

• les charges d’exploitation (approvisionnement, sous-traitance) ;
• le coût de la main-d’œuvre externe ;
• le coût des achats ou de la location de matériel spécifique à votre projet (ex : fournitures, papier, location d’une salle de formation) ;
• les frais liés à la communication du projet (graphisme, impressions, coûts liés à la diffusion, etc.),
• les frais de déplacement, de réunions, etc. ;
• la somme des salaires au prorata du nombre d’heures (estimées) dédiées au projet, qu’on appelle « équivalents temps plein » (ETP).

Calcul ETP = salaire brut + charges salariales et patronales x heures travaillées x nombre de mois ou de semaines

Les coûts indirects

• les charges diverses : factures d’eau, d’électricité, de téléphone, loyer et charges locatives, assurances, entretien des locaux et du matériel ;
• les frais de gestion : salaires des services transverses à l’entreprise ou sous-traités (service juridique, service comptable, sécurité) ;
• les impôts et les taxes ;
• les charges financières : emprunts bancaires, intérêts à payer, agios ;
• les frais de communication généraux, etc.

☝️  Les coûts des ressources allouées à plusieurs projets, pas exclusivement au projet en question, sont partagés grâce à des clés de répartition.

Exemple : pour répartir le coût du loyer, on prend le temps moyen d’occupation du local suivant l’ampleur de chaque projet, que l’on répartit en pourcentage.

Si le projet n° 1 occupe le local 20 % du temps, le projet n° 2, 30 % du temps et le projet n° 3, 50 % du temps, on affecte 20 % des charges relatives au loyer, à l’électricité, à l’eau, etc. au projet n° 1 et ainsi de suite. 

Diversifiez les sources de financement

Il est temps de prévoir les recettes.

De manière générale, et particulièrement pour les projets en milieu associatif avec demandes de subventions, le budget prévisionnel doit diversifier les sources de financement (public, privé, etc.) pour :

• rassurer chaque investisseur sollicité que tout ne repose pas sur lui ;
• pallier les risques de désistement de l’un d’eux.

L’équilibre financier est recherché. Un financeur n’a pas vocation à vous aider à créer du profit, mais à atteindre un objectif.

☝️ En budget prévisionnel : dépenses = recettes. Une part d’autofinancement est donc souvent ajoutée pour combler la différence entre les ressources et les dépenses prévues et montrer l’implication de la structure. 

Parmi les recettes possibles :

• la vente de produits ;
• la prestation de services ;
• les subventions ;
• les partenariats ;
• l’autofinancement, etc.

Valorisez vos contributions en nature

Estimez vos dépenses « valorisées » (prêt de matériel, prêt d’une salle, bénévolat).

Ceci est d’autant plus important pour les associations qui demandent une subvention, ou les entreprises qui sollicitent la participation d’un partenaire : vous devrez souvent traduire la somme demandée en pourcentage du projet total.

Si le coût de la salle est valorisé, le budget total monte, mais la part demandée au financeur baisse en pourcentage.

Exemple d’un tableau de budget prévisionnel de projet

Modèle de budget prévisionnel de projet à télécharger

🎯  Ce modèle Excel convient aussi pour un budget prévisionnel de projet associatif.

6 conseils pour réussir votre budget

1 — Découpez votre budget

Plutôt que d’établir un budget sur la période de durée de vie du projet, essayez d'opérer mensuellement.

Ainsi, vous obtiendrez une meilleure visibilité ainsi qu'une meilleure capacité à vous adapter en fonction des contraintes rencontrées (changement de l’un des fournisseurs, retard sur l’une des tâches, etc.). Vous constaterez également moins de marge d’erreur.

Vous pouvez, par exemple, présenter dans un tableau Excel l’intitulé des grandes phases de votre projet sous forme de colonnes, les mois sur des lignes distinctes et renseigner les coûts de chaque étape à leur intersection. Il vous sera alors facile de faire la somme pour obtenir le budget prévisionnel total.

Distinguez aussi chaque poste de dépenses. Lors de la révision du budget, il importe d’identifier rapidement les postes déficitaires et bénéficiaires.

2 — Sollicitez vos collaborateurs

En tant que gestionnaire de projet, vous pilotez les opérations, mais vous ne pouvez pas connaître tous les éléments à anticiper dans les prévisions comptables, ni tous les postes de dépenses et les besoins de certains services contribuant pourtant à la phase opérationnelle du projet (marketing, recherche et développement, etc.).

La dimension collaborative se révèle un autre facteur de succès en management de projet.

Vous devez absolument vous entourer et faire participer vos collaborateurs à l’élaboration du budget prévisionnel, de manière à fusionner toutes vos connaissances pratiques.

Il est vivement déconseillé de déléguer cette tâche au comptable seul. L’administratif et le terrain doivent marcher main dans la main.

3 — Trouvez le juste prix

C’est normal, il y a des postes de dépenses que vous allez sous-évaluer, ou au contraire surévaluer.

La surévaluation

Contrairement à ce qu’on peut lire ou entendre, ne gonflez pas trop les dépenses. Disons qu’une petite marge de sécurité (+ 5 %) pour les plus incertaines est permise. Mais de façon générale, mieux vaut coller au plus près de vos prévisions réelles.

Prévoyez plutôt une réserve de trésorerie pour ne pas subir trop lourdement une panne de matériel ou une augmentation des charges, par exemple.

Certains préfèrent ajouter une ligne « frais de gestion » équivalente à 10 % du budget total en bas de tableau.

La sous-évaluation

Ne sous-estimez pas non plus, car un budget trop limité s'avère rapidement une source de problèmes et de conflits entre plusieurs tâches, impliquant d’en annuler certaines au premier abord secondaires, et pourtant essentielles (le contrôle de la qualité par exemple). 

Dans les étapes de la mise en place de projet, l’analyse des facteurs de risques est justement là pour éviter ce genre de situation.

4 — Ne sous-estimez pas les délais non plus 

Le temps, c’est de l’argent. Si vous prévoyez le lancement d’un produit à trop courte échéance, son report peut faire exploser votre budget : prolongement d’une campagne emailing, annulation et report de réservation du lieu de l’événement, etc.

Et si vous demandez à vos collaborateurs d’estimer leur future charge de travail, sachez qu’ils auront tendance à être trop optimistes : ajoutez jusqu’à 20 % de marge de sécurité au temps qu’ils estiment dédier à chaque tâche (principe de précaution). 

Le budget prévisionnel doit découler du planning prévisionnel où toutes les ressources ont été estimées et attribuées.

5 — Faites un suivi rigoureux et régulier du budget

Il est prévisionnel donc évolutif. Suivez les dépenses réelles et le temps passé par chaque membre de l’équipe pour chaque tâche du projet.

Comparez les coûts estimés par rapport aux coûts réels pour anticiper la suite.

☝️ Gardez aussi une trace de vos calculs pour pouvoir les reprendre et comprendre comment vous étiez arrivé à tel ou tel résultat. Et datez votre budget !

6 — Communiquez avec votre équipe

En bon manager, vous savez que la réussite du projet ne tient pas seulement à un bon pilotage.

Elle repose sur les compétences et la mobilisation, l’engagement de vos collaborateurs.
Ainsi, une bonne communication, notamment autour du budget du projet et son évolution, permet :

• de stimuler l’intelligence collective ;
• de décloisonner les compétences ;
• de fusionner les talents ;
• de garantir les bonnes relations au sein de l’équipe ;
• d'harmoniser les charges de travail ;
• de sécuriser les collaborateurs ;
• et donc d'écarter de nombreux facteurs de risques associés aux ressources humaines (accident, désengagement, surcharge de travail, etc.).

Utilisez un outil adapté

Un logiciel de gestion de projet (ou de portefeuille de projets) est à la fois un outil de gestion et une plateforme collaborative.

Complet, il intervient à toutes les étapes clés, de la planification du projet à son suivi. Côté budgétisation, il sert plus précisément à :

• comparer les prévisions au réel, notamment le coût des ressources humaines, par tâche ou par étape ;
• suivre le budget en temps réel ;
• créer une interdépendance budgétaire entre différents projets (logiciels de gestion de portefeuilles de projets, ou PPM) ;
• modifier, déplacer les tâches de façon réactive, en fonction de l’évolution du budget.

Les solutions de management et de gestion de projets

• Plateforme de management 360° destinée aux DSI, Abraxio optimise la structuration et l’élaboration de vos budgets (budget de fonctionnement et d’investissement), et permet un pilotage en temps réel. Elle intègre même un module de simulation afin d’anticiper les budgets futurs, via différents scénarios ou en réutilisant les existants.
  
  
• À la fois plateforme collaborative et outil de gestion de projet, Gladys se présente comme un environnement de travail numérique complet permettant de gérer vos projets de A à Z, tout en optimisant la productivité et en boostant l’innovation.
  
  
• monday.com est une plateforme de travail proposant un tableau de suivi simple et clair pour estimer le budget en amont, puis pour analyser le coût réel de chaque tâche. Bonus : utilisez les formules afin d’obtenir des analyses plus poussées sans trop d’efforts.
  
  
• Citons également Wrike, gestionnaire de projets et de tâches, à mi-chemin entre des outils de gestion de tâches ergonomiques et des solutions plus complexes, tout indiqué pour les PME agiles.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets

• Grâce au logiciel PPM Project Monitor, vous optimisez l’élaboration du budget de l’ensemble de vos projets : le logiciel simplifie la collecte et l’évaluation des demandes de tous les métiers, puis la construction du budget prévisionnel. Toutes ces données sont centralisées et organisées au sein d’un même outil, de sorte à faciliter l’arbitrage, le suivi et anticiper les dérives.
  
  
• Avec Zoho Projects, vous bénéficiez d'une surveillance et d'une analyse détaillée du budget en continu. Non seulement vous suivez les coûts et le temps consacré à chaque tâche, mais vous bénéficiez aussi d'un aperçu global du budget à travers des rapports dynamiques et des tableaux de bord interactifs.

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Le budget prévisionnel, facteur clé du succès de votre projet

Vous l’avez compris, il importe d’accorder le temps et l’attention nécessaires à l’élaboration de votre stratégie de projet, en tenant compte de différents facteurs, dont le temps, les ressources financières, les objectifs et l’humain.