10 conseils pour élaborer votre budget prévisionnel de projet comme un chef

10 conseils pour élaborer votre budget prévisionnel de projet comme un chef

Qui dit gestion de projet dit budget prévisionnel de projet. C’est en effet l’une des étapes du project management, et pas la moindre ! Elle touche à la partie délicate des dépenses et des ressources financières.

Un projet doit être une réussite, et sa rentabilité en est, en partie, garante.

Voici 10 conseils pour réaliser un budget prévisionnel de projet, ainsi que quelques avantages à adopter un logiciel adéquat, à travers 4 solutions en mode SaaS.

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Le budget prévisionnel de projet

Définition

Le budget prévisionnel de projet fait partie d’un processus de financement que l’on peut découper en trois phases cruciales, où le manager de projets doit s’entourer de tous les départements de l’entreprise concernés :

  • l’évaluation du coût d’un projet,
    → établie en se référant aux coûts réels de projets similaires si possible, elle est liée à l’estimation des délais,
  • la budgétisation du projet
    → des enveloppes budgétaires sont définies selon le découpage du projet,
  • la maîtrise des coûts.

NB : une méthode de calcul très utilisée en pilotage de projet est l’Earned Value Management ou Courbes en S : elle permet de mesurer l’avancement du projet et d’anticiper la suite en comparant au jour le jour les prévisions avec les actions réalisées, et leurs coûts réels.

Photographie financière et réaliste de votre projet, le budget prévisionnel consiste à recenser, identifier et classer :

  1. vos dépenses, dans un premier temps,
  2. vos recettes acquises ou en cours d’acquisition, dans un second temps. 

En budget prévisionnel : dépenses = recettes

La réflexion et l’élaboration de la stratégie en amont permet la définition du budget qui, elle, assure de le mener à bien.
Ainsi, parmi ses missions, le chef de projet pilote :

  1. l’évaluation de la faisabilité du projet (étude du marché, première estimation du budget nécessaire et des ressources disponibles, etc.),
  2. la définition des objectifs,
  3. le découpage du projet et l’ordonnancement des tâches,
  4. l’attribution des ressources humaines et matérielles,
  5. l’identification des facteurs de risques,
  6. la planification du projet, l’élaboration du calendrier,
  7. le chiffrage et l’établissement du budget prévisionnel,
  8. la présentation à la direction pour validation, et l’apport de corrections si nécessaire,
  9. le suivi de l’avancement du projet,
  10. l’ajustement du planning et du budget en temps réel. 

Nous nous attachons ici à l’étape 7, qui, au vu de sa place, est une étape charnière entre les phases stratégique et opérationnelle.

Objectifs

Grâce à cet outil d’anticipation, vous pouvez ainsi visualiser la faisabilité de votre projet en amont, réaliser des ajustements, et viser l’équilibre ou la marge espérée.

Le budget prévisionnel (BP) d’un projet permet :

  • d’aider à la décision,
  • d’envisager plusieurs hypothèses d’action, plus ou moins ambitieuses,
  • d’anticiper votre futur résultat,
  • de confronter vos envies aux réalités économiques,
  • de faire des demandes de financement ou de partenariats,
  • de présenter un projet crédible et viable,
  • d’analyser et de comparer régulièrement votre BP aux dépenses et recettes effectives,
  • d’ajuster votre projet au besoin.

Le montage du budget prévisionnel

Comme tout budget, il se divise en deux colonnes : les dépenses et les recettes, elles-mêmes réparties en plusieurs catégories.

Les dépenses

C’est ce que l’on calcule en premier, les recettes étant ajustées en face en fonction de leur montant, puisque c’est l’équilibre qui est visé a minima.

Coûts directs budget prévisionnel budgetParmi les coûts directs :

  • la somme des salaires des ressources humaines internes au prorata du nombre d’heures (prévues) dédiées au projet,

Calcul : salaire brut + charges salariales et patronales x heures travaillées x nombre de mois ou de semaines (selon si c’est un budget mensuel ou annuel). 
On appelle cela un « équivalent temps plein ».

  • les charges d’exploitation (approvisionnement, sous-traitance),
  • le coût de la main d’œuvre externe multiplié par la durée d’intervention,
  • le coût des achats ou de la location de matériel spécifique à votre projet (ex : fournitures, papier, location d’une salle de formation),
  • les frais liés à la communication du projet (graphisme, impressions, coûts liés à la diffusion, etc.),
  • les frais de déplacement, de réunions, etc.

Coûts indirects budget prévisionnel budgetLes coûts indirects (pour le coût des ressources allouées à plusieurs projets, pas exclusivement au projet en question, partagées grâce à des clés de répartition) :

Exemple : Pour répartir le coût du loyer, on prend le temps moyen d’occupation du local suivant l’ampleur de chaque projet, que l’on répartit en pourcentage. Si le projet n° 1 occupe le local 20 % du temps, le projet n° 2, 30 % du temps et le projet n° 3, 50 % du temps, on affecte 20 % des charges relatives au loyer, à l’électricité, à l’eau, etc. au projet n° 1 et ainsi de suite. 

  • les charges diverses : factures d’eau, d’électricité, de téléphone, loyer et charges locatives, assurances, entretien des locaux et du matériel,
  • les frais de gestion : salaires des services transverses à l’entreprise ou sous-traités (service juridique, service comptable, sécurité),
  • les impôts et les taxes,
  • les charges financières : emprunts bancaires, intérêts à payer, agios,
  • les frais de communication généraux, etc.

Les recettes

  • la vente de produits,
  • la prestation de services,
  • les subventions,
  • les partenariats,
  • l’autofinancement, etc.

Modèles de présentation de budget pour un projet

Exemple de budget prévisionnel gratuit

Titre du projet et date
Dépenses Recettes
Rubriques Mode de calcul Montant Sources Montant Acquis (a)
En cours (e)
%

Coûts directs
-
-
-

Coûts indirects
-
-
-

   

Autofinancement

Ressources propres
-
-

Subventions publiques
-
-
-

Partenariats
-
-
-

     
Dépenses valorisées
-
-
-
    Recettes valorisées
-
-
-
     
Total dépenses     Total recettes    

Vous trouverez ici un autre modèle réalisé sous Excel au format PDF, adapté au budget prévisionnel de projet associatif ou d’un budget prévisionnel de projet artistique par exemple.

10 conseils pour la prévision budgétaire de votre projet

Conseils Budget prévisionnel projet

Conseil n° 1 : Ne négligez pas la phase d’analyse financière d’investissement

Complète et rigoureuse, elle inclut le calcul du retour sur investissement (ROI) estimé mais aussi une étude prévisionnelle du flux financier, pour valoriser les projets en attente en portefeuille (PPM ou Portofolio Project management, dans le cas où plusieurs projets sont pilotés en parallèle).

Conseil n° 2 : Diversifiez les sources de financement

Pour les projets en milieu associatif avec des demandes de subventions, le budget prévisionnel doit diversifier les sources de financement (public, privé, etc.) pour rassurer chaque investisseur sollicité que tout ne repose pas sur lui. Une part d’autofinancement est souvent ajoutée pour combler la différence entre les ressources et les dépenses prévues et montrer l’implication de la structure. 
La recherche d’une marge est impossible (caractère non lucratif), juste l’équilibre financier. Un financeur n’a pas vocation à vous aider à créer du profit mais à atteindre un objectif.

Quel que soit le type d’entreprise planifiant un projet, diversifier les sources de financement permet de pallier un éventuel retrait de l’une d’entre elles.

Conseil n° 3 : Valorisez vos contributions en nature

Estimez vos dépenses « valorisées » (prêt de matériel, prêt d’une salle, bénévolat). Ceci est d’autant plus important pour les associations qui demandent une subvention, ou les entreprises qui sollicitent la participation d’un partenaire : vous devrez souvent traduire la somme demandée en pourcentage du projet total. Si la salle est valorisée, le budget total monte mais la part demandée au financeur baisse en pourcentage.

Conseil n° 4 : Découpez votre budget

Plutôt que d’établir un budget sur la période de durée de vie du projet, essayez de le faire mensuellement. Ainsi, vous aurez une meilleure visibilité et une meilleure capacité à vous adapter en fonction des contraintes rencontrées (changement de l’un des fournisseurs, retard sur l’une des tâches). Il y a aussi moins de marge d’erreur.

Vous pouvez par exemple présenter dans un tableau Excel l’intitulé des grandes phases de votre projet sous forme de colonnes, les mois sur des lignes distinctes et renseigner les coûts de chaque étape à leur intersection. Il vous sera alors facile de faire la somme pour obtenir le budget prévisionnel total.

Procédez également poste de dépenses par poste de dépenses. Lors de chaque révision du budget, il est important d’identifier rapidement les secteurs déficitaires et bénéficiaires.

Conseil n° 5 : Sollicitez vos collaborateurs

En tant que gestionnaire de projet, vous pilotez les opérations mais vous ne pouvez pas connaître tous les éléments à anticiper dans les prévisions comptables, ni tous les postes de dépenses et les besoins de certains services contribuant pourtant à la phase opérationnelle du projet (marketing, recherche et développement, etc.).

La dimension collaborative est un autre facteur de succès en management de projet.
Vous devez absolument vous entourer et faire participer vos collaborateurs à l’élaboration du budget prévisionnel, pour fusionner toutes vos connaissances pratiques.

Il est vivement déconseillé de déléguer cette tâche au comptable seul. L’administratif et le terrain doivent marcher main dans la main.

Conseil n° 6 : Trouvez le juste prix

C’est normal, il y a des postes de dépenses que vous allez sous-évaluer, ou au contraire surévaluer.

La surévaluation

Contrairement à ce qu’on peut lire ou entendre, ne gonflez pas les dépenses. Disons qu’une petite marge de sécurité (+ 5 %) pour les plus incertaines est permise, mais de façon générale, il vaut mieux coller au plus près de vos prévisions réelles.
Prévoyez plutôt une réserve de trésorerie pour ne pas subir trop lourdement une panne de matériel ou une augmentation des charges, par exemple.

Certains préfèrent ajouter une ligne « frais de gestion » équivalente à 10 % du budget total en bas de tableau.

La sous-évaluation

Ne sous-estimez pas non plus, un budget trop limité se révèle rapidement une source de problèmes et de conflits entre plusieurs tâches, impliquant d’en annuler certaines au premier abord secondaires, et pourtant essentielles (le contrôle de la qualité par exemple). 
Dans les étapes de la mise en place de projet, l’analyse des facteurs de risques est justement là pour éviter ce genre de situation pouvant vous porter préjudice.

Conseil n° 7 : Ne sous-estimez pas les délais non plus 

Le temps, c’est de l’argent. Si vous prévoyez le lancement d’un produit à trop courte échéance, son report peut exploser votre budget : prolongement d’une campagne emailing, annulation et report de réservation du lieu de l’événement, etc.
Et si vous demandez à vos collaborateurs d’estimer leur future charge de travail, sachez qu’ils auront tendance à être trop optimistes : ajoutez jusqu’à 20 % de marge de sécurité au temps qu’ils estiment dédier à chaque tâche (principe de précaution). 

Le budget prévisionnel doit découler du planning prévisionnel où toutes les ressources ont été estimées et attribuées.

Conseil n° 8 : Faites un suivi rigoureux et régulier du budget

Il est prévisionnel donc évolutif. Suivez les dépenses réelles et le temps passé par chaque membre de l’équipe pour chaque tâche du projet. Comparez les coûts estimés par rapport aux coûts réels pour anticiper la suite.

Conseil n° 9 : Communiquez avec votre équipe

En bon manager, vous savez que la réussite du projet ne tient pas seulement à un bon pilotage. Elle repose sur les compétences et la mobilisation, l’engagement de vos collaborateurs.
Ainsi, une bonne communication, notamment autour du budget du projet et son évolution, permet de :

  • stimuler l’intelligence collective,
  • décloisonner les compétences,
  • fusionner les talents,
  • garantir les bonnes relations au sein de l’équipe,
  • harmoniser les charges de travail,
  • sécuriser les collaborateurs,
  • et donc écarter de nombreux facteurs de risques associés aux ressources humaines (accident, désengagement, surcharge de travail, etc.).

Conseil n° 10 : Soignez votre tableau budgétaire

Ne réalisez pas votre budget prévisionnel projet sur Excel, ni à l’aide de modèles téléchargeables. 
Dans le premier cas, il faut avoir de solides notions en comptabilité pour penser à tous les postes de dépenses et savoir où les ranger.

Dans le second, chaque projet est trop spécifique pour coller à un modèle, et la qualité n’est pas toujours au rendez-vous.

Que vous vous contentiez d’Excel ou que vous utilisiez un logiciel plus perfectionné, gardez une trace de vos calculs pour pouvoir les reprendre et comprendre comment vous étiez arrivé à tel ou tel résultat. Et datez votre budget !

Comment un logiciel de gestion de projet peut-il vous aider ?

Ce type de logiciel est à la fois un outil de gestion et une plateforme collaborative.
En mode SaaS (ou cloud), il permet :

  • d’épauler le chef de projet dans le management, 
  • de fluidifier la conduite de projet,
  • de permettre un suivi en toute transparence et en mobilité,
  • de favoriser l’esprit de travail collaboratif,
  • d’intégrer toutes vos applications métiers existantes (CRM, gestionnaire de tâches, etc.)

Un logiciel de gestion de projet complet intervient à toutes les étapes clés, de la planification du projet à son suivi : tableaux de reporting, mind mapping, maîtrise des coûts et optimisation financière, gestion des flux d’informations, attribution des ressources, indicateurs de suivi, planning, etc.

Côté budgétisation, il permet plus précisément :

  • de comparer les prévisions au réel, notamment le coût des ressources humaines, par tâche ou par étape,
  • de suivre le budget en temps réel,
  • de créer une interdépendance budgétaire entre différents projets (logiciels de PPM),
  • de modifier, déplacer les tâches de façon réactive, en fonction de l’évolution du budget.

En voici quatre qui méritent d’être testés et adoptés.

Asana, l’outil simple et intuitif

Asana est un logiciel de gestion de travail qui aide les équipes à coordonner et à gérer leurs tâches et leurs projets, de petite à moyenne envergure.

Il permet :

  • de visualiser les projets et leurs tâches en vue « calendrier », « fichiers joints », « progression », « liste des tâches », « roadmap », « Kanban »,
  • d’abonner les collègues concernés au projet,
  • d’accorder un droit de commentaire à certains d’entre eux,
  • d’entamer une conversation avec les abonnés au projet,
  • d’automatiser les flux de travail grâce aux intégrations à Zapier, Tray.io,
  • de synchroniser les tâches avec vos outils de la Google Suite (emails, agenda), Outlook, Slack, etc.,
  • de structurer vos tâches (sous-tâches, tâches dépendantes ou récurrentes, etc.),
  • d’ajouter des champs personnalisés,
  • de joindre des fichiers directement depuis DropBox, Google Drive ou OneDrive.

Quelques clients : RedBull, Vodafone

Proggio, la gestion de projet repensée

Logiciel de gestion de projet, de gestion de tâches et de gestion de portefeuille projets, la force de Proggio est de mettre les équipes au cœur des usages et non les tâches.

Il propose :

  • une interface dynamique plus intuitive que le diagramme de Gantt, dépassé selon l’éditeur, qui tient compte en priorité des équipes et des phases du projet, 
  • une vue « Kanban » très simple, pour que tous les membres du projet comprennent et suivent l’avancement des tâches et du projet de façon transversale,
  • des rapports d’avancement par membre directement intégrés dans le calendrier du projet et dans la vue portefeuille,
  • l’outil « Prévisionnel vs. Réel » pour évaluer les changements du projet par rapport au planning initial,
  • un suivi précis du budget, notamment du coût des ressources humaines,
  • une vue automatique du portefeuille projets à partager avec la direction,
  • un chat pour communiquer avec vos collaborateurs,
  • l’intégration complète à Jira et Zapier pour une utilisation avec toutes vos applications métiers.

Quelques clients : Sodastream, Decathlon

Wrike, la productivité en ligne de mire

Gestionnaire de projet et de tâches, à mi-chemin entre des outils de gestion de tâches ergonomiques et des outils plus complexes, Wrike est tout indiqué pour les PME agiles.

Parmi ses fonctionnalités :

  • des diagrammes de Gantt dynamiques pour visualiser le déroulement intégral du projet dans le temps,
  • une vue en tableau Kanban perfectionnée,
  • un planning synchronisé aux modifications des tâches,
  • la saisie de notes à plusieurs, en temps réel,
  • des tableaux de bord pour une analyse fine de l’avancement du projet,
  • un gestionnaire de documents synchronisé avec Google,
  • la possibilité d’intégrer les clients dans la collaboration du projet,
  • une intégration à vos outils préférés (Salesforce, Hubspot, Google Apps, DropBox, Zapier, Zendesk, etc.).

Quelques clients : Amazon, Ebay

z0 Gravity, un mode visuel à 360° novateur

Outil de gestion de portefeuille projets (PPM) complet et intuitif, z0 Gravity est facile à utiliser pour la gestion simultanée de plusieurs projets d’envergure et adapté aux organisations de plus de 100 salariés.

Il propose :

  • une interface et des rapports personnalisables en fonction de votre poste ou de votre secteur d’activité,
  • le suivi et la gestion des équipes avec un outil ERP (solde des congés, feuilles de temps, etc.),
  • une visualisation augmentée, à la fois globale et détaillée, grâce à un fil d’Ariane qui permet au chef de projet de naviguer à travers toutes les composantes du projet,
  • la géolocalisation des projets,
  • l’interdépendance entre projets, notamment au niveau du budget,
  • une gestion des médias (photos et vidéos) ainsi qu’une gestion documentaire intégrées (synchronisations possibles avec DropBox, Evernote, etc.),
  • la visualisation des tâches sous forme de tableau Kanban,
  • un assistant rappelant à l’utilisateur toutes ses tâches quotidiennes.

Quelques clients : Partecis, Monext

Tableau comparatif

Logiciel Asana Proggio Wrike z0 Gravity
Pour qui ? toutes les entreprises toutes les entreprises PME, ETI, grands groupes PME, ETI, grands groupes
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Langues supportées français, anglais, allemand, espagnol, portugais anglais français, anglais, allemand, russe, espagnol, portugais, italien français, anglais
Hébergement des données États-Unis États-Unis Pays-Bas, États-Unis Allemagne, France

Le budget prévisionnel, facteur clé du succès de votre projet

Vous l’avez compris, il est très important d’accorder le temps et l’attention nécessaires à l’élaboration de votre stratégie de projet, en tenant compte de différents facteurs, dont le temps, les ressources financières, les objectifs et l’humain.
Les solutions présentées vous permettent de fluidifier l’organisation, le management et le suivi de vos projets en y accordant une place très spéciale.

A vous d’essayer celle qui semble vous convenir le mieux, ou plusieurs. Vous nous en direz des nouvelles !

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