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L’élaboration du budget prévisionnel de projet est l’une des étapes de la gestion de projet, et pas la moindre, car elle touche à la partie délicate des dépenses et des ressources financières.
Un budget réaliste et anticipant les opportunités mais surtout les risques potentiels, est garant de la rentabilité du projet et donc de sa réussite.
Voici 7 conseils pour réaliser un budget prévisionnel de projet, un modèle et un exemple de tableau, ainsi qu’une liste d’outils pour vous accompagner !
Le budget prévisionnel de projet fait partie d’un processus de financement que l’on peut découper en trois phases cruciales, durant lesquelles le responsable de projet doit s’entourer de toutes les parties prenantes concernées :
Photographie financière et réaliste de votre projet, le budget prévisionnel (BP) consiste à recenser, identifier et classer :
Grâce à cet outil d’anticipation, vous pouvez visualiser la faisabilité de votre projet en amont, réaliser des ajustements, et viser l’équilibre ou la marge espérée.
💼 Si c’est un exemple de budget prévisionnel pour un projet de création d’entreprise que vous cherchez, lisez notre article dédié à la création du business plan.
Avant toute chose, recensez les postes d’investissement, c’est-à-dire toutes les dépenses à prévoir, telles que :
🤓 Calcul ETP = salaire brut + charges salariales et patronales x heures travaillées x nombre de mois ou de semaines
☝️ Les coûts des ressources allouées à plusieurs projets, pas exclusivement au projet en question, sont partagés grâce à des clés de répartition.
Exemple : Pour répartir le coût du loyer, on prend le temps moyen d’occupation du local suivant l’ampleur de chaque projet, que l’on répartit en pourcentage.
Si le projet n° 1 occupe le local 20 % du temps, le projet n° 2, 30 % du temps et le projet n° 3, 50 % du temps, on affecte 20 % des charges relatives au loyer, à l’électricité, à l’eau, etc. au projet n° 1 et ainsi de suite.
Il est temps de prévoir les recettes.
De manière générale, et particulièrement pour les projets en milieu associatif avec demandes de subventions, le budget prévisionnel doit diversifier les sources de financement (public, privé, etc.) pour :
L’équilibre financier est recherché. Un financeur n’a pas vocation à vous aider à créer du profit, mais à atteindre un objectif.
☝️ En budget prévisionnel : dépenses = recettes. Une part d’autofinancement est donc souvent ajoutée pour combler la différence entre les ressources et les dépenses prévues et montrer l’implication de la structure.
Parmi les recettes possibles :
Estimez vos dépenses « valorisées » (prêt de matériel, prêt d’une salle, bénévolat).
Ceci est d’autant plus important pour les associations qui demandent une subvention, ou les entreprises qui sollicitent la participation d’un partenaire : vous devrez souvent traduire la somme demandée en pourcentage du projet total.
Si le coût de la salle est valorisé, le budget total monte, mais la part demandée au financeur baisse en pourcentage.
Modèle de budget prévisionnel de projet
Télécharger🎯 Ce modèle Excel convient aussi pour un budget prévisionnel de projet associatif.
Plutôt que d’établir un budget sur la période de durée de vie du projet, essayez de le faire mensuellement.
Ainsi, vous aurez une meilleure visibilité et une meilleure capacité à vous adapter en fonction des contraintes rencontrées (changement de l’un des fournisseurs, retard sur l’une des tâches). Il y a aussi moins de marge d’erreur.
Vous pouvez par exemple présenter dans un tableau Excel l’intitulé des grandes phases de votre projet sous forme de colonnes, les mois sur des lignes distinctes et renseigner les coûts de chaque étape à leur intersection. Il vous sera alors facile de faire la somme pour obtenir le budget prévisionnel total.
Distinguez également chaque poste de dépenses. Lors de la révision du budget, il est important d’identifier rapidement les postes déficitaires et bénéficiaires.
En tant que gestionnaire de projet, vous pilotez les opérations, mais vous ne pouvez pas connaître tous les éléments à anticiper dans les prévisions comptables, ni tous les postes de dépenses et les besoins de certains services contribuant pourtant à la phase opérationnelle du projet (marketing, recherche et développement, etc.).
La dimension collaborative est un autre facteur de succès en management de projet.
Vous devez absolument vous entourer et faire participer vos collaborateurs à l’élaboration du budget prévisionnel, pour fusionner toutes vos connaissances pratiques.
Il est vivement déconseillé de déléguer cette tâche au comptable seul. L’administratif et le terrain doivent marcher main dans la main.
C’est normal, il y a des postes de dépenses que vous allez sous-évaluer, ou au contraire surévaluer.
Contrairement à ce qu’on peut lire ou entendre, ne gonflez pas trop les dépenses. Disons qu’une petite marge de sécurité (+ 5 %) pour les plus incertaines est permise, mais de façon générale, il vaut mieux coller au plus près de vos prévisions réelles.
Prévoyez plutôt une réserve de trésorerie pour ne pas subir trop lourdement une panne de matériel ou une augmentation des charges, par exemple.
Certains préfèrent ajouter une ligne « frais de gestion » équivalente à 10 % du budget total en bas de tableau.
Ne sous-estimez pas non plus, un budget trop limité se révèle rapidement une source de problèmes et de conflits entre plusieurs tâches, impliquant d’en annuler certaines au premier abord secondaires, et pourtant essentielles (le contrôle de la qualité par exemple).
Dans les étapes de la mise en place de projet, l’analyse des facteurs de risques est justement là pour éviter ce genre de situation.
Le temps, c’est de l’argent. Si vous prévoyez le lancement d’un produit à trop courte échéance, son report peut faire exploser votre budget : prolongement d’une campagne emailing, annulation et report de réservation du lieu de l’événement, etc.
Et si vous demandez à vos collaborateurs d’estimer leur future charge de travail, sachez qu’ils auront tendance à être trop optimistes : ajoutez jusqu’à 20 % de marge de sécurité au temps qu’ils estiment dédier à chaque tâche (principe de précaution).
Le budget prévisionnel doit découler du planning prévisionnel où toutes les ressources ont été estimées et attribuées.
Il est prévisionnel donc évolutif. Suivez les dépenses réelles et le temps passé par chaque membre de l’équipe pour chaque tâche du projet.
Comparez les coûts estimés par rapport aux coûts réels pour anticiper la suite.
☝️ Gardez aussi une trace de vos calculs pour pouvoir les reprendre et comprendre comment vous étiez arrivé à tel ou tel résultat. Et datez votre budget !
En bon manager, vous savez que la réussite du projet ne tient pas seulement à un bon pilotage.
Elle repose sur les compétences et la mobilisation, l’engagement de vos collaborateurs.
Ainsi, une bonne communication, notamment autour du budget du projet et son évolution, permet de :
Un logiciel de gestion de projet (ou de portefeuille de projets) est à la fois un outil de gestion et une plateforme collaborative.
Complet, il intervient à toutes les étapes clés, de la planification du projet à son suivi. Côté budgétisation, il permet plus précisément de :
🛠 Les logiciels de gestion de projet
Besoin d’un tableau de bord pour suivre le budget de votre projet ? La plateforme de travail collaborative monday.com en propose un simple et clair pour estimer le budget en amont, puis pour analyser le coût réel de chaque tâche. Bonus : utilisez les formules pour des analyses plus poussées sans trop d’efforts.
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Vous l’avez compris, il est très important d’accorder le temps et l’attention nécessaires à l’élaboration de votre stratégie de projet, en tenant compte de différents facteurs, dont le temps, les ressources financières, les objectifs et l’humain. Et vous, quelles sont vos bonnes pratiques ?