

Comment piloter un projet et éviter les écarts ? En suivant ces 7 étapes et en maîtrisant des outils simples, votre projet va dans la bonne direction !
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Établir un planning projet précis s’avère indispensable pour une gestion de projet efficace. Tout pilotage de projet nécessite de partir sur une base solide et de savoir dans quelle direction vous allez. Mais par où commencer ?
Est-il possible de considérer précisément à la fois l’ensemble des tâches à exécuter, les délais à respecter et les ressources à attribuer ? La réponse est oui.
Toutefois, pour y parvenir, la planification en bonne intelligence d’un projet implique le suivi d’une méthodologie précise et structurée.
Nous vous expliquons dans cet article comment planifier les étapes d’un projet avec les bons outils (WBS, Gantt, etc.). Et comme cette activité requiert l’exécution d’un ensemble de tâches assez complexes, nous vous présentons également une sélection de logiciels pour vous accompagner.
Le cycle de vie d’un projet comprend nombre de phases. Néanmoins, avant de vous lancer tête baissée dans la réalisation du projet en lui-même, vous devez vous plonger dans l’étape incontournable du planning projet.
Planifier un projet consiste à :
Ce travail préparatoire requiert un fort degré de précision, mais de nombreux avantages en découlent pour le chef de projet.
Comprendre l’objectif du projet reste la base. Cette réflexion préalable minimise le risque, en cours de route, de vous rendre compte que vous vous êtes trompé de direction.
Pour identifier les risques de votre projet, tournez-vous vers la méthode des 5M.
Avant toute planification, soyez parfaitement conscient·e :
La réussite du projet repose en grande partie sur cette étape primordiale.
💡 La méthode :
Pour définir précisément les différentes tâches constituant votre projet, et vous assurer de n’en oublier aucune, adoptez la méthode WBS (Work Breakdown Structure,) appelée également OTP (organigramme des tâches du projet).
Elle consiste à déterminer les livrables les plus importants, puis à les diviser en sous-ensembles. Chacun de ces sous-ensembles est ensuite fractionné, pour dégager in fine des lots de travail, ou tâches.
La méthode WBS en détail :
☝️ Notez que certaines équipes préfèrent structurer leur projet grâce à la méthode PBS (Product Breakdown Structure), qui se concentre plus sur le produit à obtenir que sur le travail à réaliser.
Une fois l’ensemble de vos tâches identifié il est temps de les relier entre elles, de manière à les ordonner. C’est ce que l’on appelle l’ordonnancement des tâches.
Chaque suite de tâches comprend des prédécesseurs (une tâche survenant avant une autre) et des successeurs (une tâche suivant une autre) liés entre eux. Ces liaisons se déclinent en quatre types :
Notez que le chef de projet peut prévoir plusieurs scénarios quant à l’ordonnancement des tâches. Ainsi, suivant l’avancement du projet et les difficultés rencontrées, le recours à un autre plan reste possible.
💡La méthode :
L’ordonnancement des tâches, particulièrement dans le cadre de projets complexes, se fait souvent à l’aide du diagramme de PERT.
Généralement utilisé en parallèle du diagramme de Gantt, sa construction en réseau révèle les connexions et les interdépendances entre les tâches, ainsi que leur durée d’exécution.
En pratique, une tâche se représente par une flèche entourée de deux nœuds matérialisant les étapes. Chaque étape possède une date au plus tôt et une date au plus tard.
La méthode du diagramme de PERT en détail :
Grâce à cette étape déterminante et indispensable pour créer votre roadmap projet, vous obtenez une vue d’ensemble correcte de la durée globale du projet.
Mais attention, elle nécessite l’implication de tous les acteurs : chacun·e est plus à même de fournir une estimation correcte des délais d’accomplissement des tâches la·le concernant.
Par ailleurs, prenez toujours en considération les diverses contraintes de temps pour optimiser votre planning. Par exemple certaines tâches, pour des raisons légales, doivent absolument être terminées à une date précise.
💡La méthode :
Si le diagramme de PERT vu précédemment aide à déterminer les dates au plus tôt et au plus tard de chaque tâche, la méthode du chemin critique (ou Critical Path Method) permet d’appréhender la durée du projet intégral.
En effet, nous avons vu dans la précédente vidéo sur le diagramme de PERT comment calculer la marge totale de chaque tâche (c’est-à-dire la différence entre la date au plus tôt et la date au plus tard). Mais si une marge est égale à 0, alors la tâche concernée se situe sur le chemin critique du projet.
En d’autres termes, l’enchaînement des tâches du chemin critique ne doit supporter aucun retard.
La méthode du chemin critique en détail :
Il s’agit ici de déterminer qui fait quoi dans le projet.
Pour ce faire, définissez le temps de travail que chaque acteur du projet (y compris les prestataires externes) peut allouer à l’exécution des tâches, en considérant toutes les contraintes : congés, jours fériés, temps consacré à d’autres missions, etc.
Une fois les précédentes étapes exécutées, il ne vous reste plus qu’à construire votre calendrier.
💡La méthode :
Grâce à votre diagramme de PERT, vous pouvez désormais construire votre diagramme de Gantt.
Celui-ci représente dans un tableau les différentes tâches d’un projet à l’aide de barres horizontales, délimitées par un début et une fin. De ce fait, il offre une visualisation claire et rapide du déroulé projet.
Le diagramme de Gantt est également un bon outil sur lequel faire figurer les jalons (ou milestones), c’est-à-dire les points d’arrêt clés dans le cycle de vie du projet (fin d’une étape, événement important comme le lancement d’un produit, bilan, etc.). Attention, une fois un jalon passé, il est impossible de revenir en arrière.
Notre conseil : pour des petits projets, pour lesquels vous bénéficiez d’une gestion facile du temps, il est d’usage de recourir directement au diagramme de Gantt sans passer par le diagramme de PERT.
Se présentant généralement sous forme de tableau ou de graphique, un planning de projet fait figurer des données essentielles. En offrant aux équipes une vue d’ensemble, il permet de :
Faire un planning projet sur Excel est tout à fait possible. De plus, la majorité des entreprises disposent déjà du fameux tableur. La tentation de l’utiliser, particulièrement pour l’élaboration du diagramme de Gantt, est donc grande.
Voici comment procéder :
Toutefois, si vous n’êtes pas complètement à l’aise avec un tableur, nous mettons à votre disposition un planning projet gratuit, basé sur le modèle du diagramme de Gantt, au format Excel :
Modèle de diagramme de Gantt
TéléchargezSi l’utilisation d’Excel se montre bénéfique de prime abord, l’outil présente toutefois quelques limites. Ceci est d’autant plus avéré pour la gestion de projets importants, nécessitant des changements en cours de route et l’implication de nombreux collaborateurs.
Voici les principales limites d’Excel :
Selon vos besoins, il peut donc être plus adapté d’utiliser un logiciel de gestion de projet.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet pour élaborer votre planning ?
Ils prennent en considération les nombreux paramètres du projet et facilitent la réalisation des étapes précédemment développées ;
Ils sont polyvalents, et permettent en outre d’assurer le suivi post-planning et de réagir plus facilement en cas de problèmes ;
Mais quelle solution choisir par rapport à vos besoins ? Focus sur quelques logiciels qui ont fait leurs preuves.
Logiciels | Spécificité |
Gladys |
La planification de projets orientée collaboration |
monday.com |
Du visuel pour une planification ultra simplifiée |
Proggio |
Les collaborateurs au cœur du projet |
Project Monitor |
L’outil qui s’adapte à tous les projets |
Sciforma |
La gestion de portefeuilles de projets facilitée |
Teamleader |
L'outil dédié aux métiers du digital pour les TPE/PME |
Wrike |
La gestion de projet orientée équipe |
z0 Gravity |
Pour les PME et les collectivités de plus de 100 salariés |
Gladys est un logiciel de gestion de projets qui vous aide à maîtriser la planification et le suivi de vos projets, avec un accent mis sur la productivité et le partage.
Espace de travail complet aux fonctions ultra collaboratives, il favorise le travail en mode projet, mais aussi la créativité et l’innovation de vos équipes.
© Gladys
Gladys en quelques mots :
monday.com met l’accent sur une représentation visuelle et moderne de vos projets pour simplifier encore davantage leur planification.
Vous pouvez créer vos tâches, les délais et les ressources en quelques clics, grâce à la mise à disposition de templates et de workflows prédéfinis, personnalisables selon vos besoins.
monday.com en quelques mots :
des alertes automatiques pour ne rien oublier et ne pas prendre de retard sur le planning ;
des tableaux de bord pour suivre l’avancement de votre projet ;
une intégration possible à différents logiciels pour gagner du temps (Zapier, Dropbox, Slack, Trello, etc.) ;
la possibilité de présenter le projet sous différentes vues (Gantt ou Kanban) ;
plus de 100 templates personnalisables pour démarrer votre projet au plus vite ;
une plateforme collaborative et dynamique, où tout ce qui est en lien avec le projet est accessible en un même endroit (documents, commentaires, notes, agenda, etc.) ;
une application mobile pour suivre en temps réel les changements où que vous soyez.
Proggio permet à tous les membres d’une équipe projet de travailler ensemble à partir d’un planning ergonomique, et appréhendable en un coup d’œil.
Développé davantage comme un outil collaboratif complet que comme un simple gestionnaire de tâches, il place les collaborateurs au cœur du projet.
© Proggio
Proggio en quelques mots:
Project Monitor, logiciel complet et paramétrable, s’adapte facilement à divers types de projets et de portefeuilles de projets.
En effet, Project Monitor s’adresse à la fois aux PME, aux grands groupes et aux collectivités territoriales, ainsi qu’à tous les métiers (direction générale, R&D, direction des opérations, etc.).
Project Monitor en quelques mots:
Sciforma accompagne le PMO (Project Management Office) dans le pilotage de l’ensemble du cycle de portefeuille de projet.
Avec ce logiciel gérez un nombre important de projets complexes, tant au niveau opérationnel que stratégique.
Sciforma en quelques mots:
Teamleader est un logiciel de gestion d’entreprises complet qui permet un travail collaboratif entre les différentes équipes d’une même organisation. Spécialement conçu pour les TPE et les PME, l’outil met à disposition un panel de fonctionnalités pour rationaliser et automatiser les données organisationnelles des métiers du digital et du web.
Teamleader en quelques mots :
Pensé tout particulièrement pour les PMO et chef·fes de projet dans les organisations de plus de 500 collaborateurs, Wrike est un outil puissant qui a su garder une simplicité d’utilisation.
Il combine à la fois gestion de projet, communication et collaboration. La gestion du calendrier de projet est l’une de ses forces.
© Wrike
Wrike en quelques mots:
Adapté aux organisations de plus de 100 salariés et aux collectivités, z0 Gravity met à disposition des acteurs de la gestion de projets une plateforme visuelle et innovante.
Grâce à plus de 80 fonctionnalités, il propose une appréhension à 360° des projets et de la gestion des portefeuilles.
z0 Gravity en quelques mots :
Un planning de projet implique la prise en considération de nombreuses variables : appliquez rigoureusement la méthodologie de gestion de projet requise.
Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel capable de vous accompagner intelligemment dans vos processus ; vous évitez ainsi les problèmes de délais, de ressources et de budget parfois compliqués à anticiper.
De plus, ces logiciels vous emmènent plus loin qu’un simple outil de planification de tâches, en englobant la gestion de projet dans son ensemble : management du cycle de vie du projet jusqu’à sa clôture, suivi des KPIs, échanges collaboratifs, partage de documents…
Grâce à eux, finies les mauvaises surprises pour le chef de projet, et pour tous les acteurs de l’entreprise en général.
Et vous, comment planifiez-vous vos projets ? À quels logiciels recourez-vous ? Faites-nous part de votre expérience en commentaires.