6 étapes pour bien gérer votre planning projet et respecter les délais

Établir un planning projet précis s’avère indispensable pour une gestion de projet efficace. Tout pilotage de projet nécessite de partir sur une base solide et de savoir dans quelle direction vous allez. Mais par où commencer ?

Est-il possible de considérer précisément à la fois l’ensemble des tâches à exécuter, les délais à respecter et les ressources à attribuer ? La réponse est oui.

Toutefois, pour y parvenir, la planification en bonne intelligence d’un projet implique le suivi d’une méthodologie précise et structurée.

Nous vous expliquons dans cet article comment planifier les étapes d’un projet avec les bons outils (WBS, Gantt, etc.). Et comme cette activité requiert l’exécution d’un ensemble de tâches assez complexes, nous vous présentons également une sélection de logiciels pour vous accompagner.

Le cycle de vie d’un projet comprend nombre de phases. Néanmoins, avant de vous lancer tête baissée dans la réalisation du projet en lui-même, vous devez vous plonger dans l’étape incontournable du planning projet.

Planifier un projet consiste à :

• identifier les différentes tâches le constituant,
• hiérarchiser ces tâches,
• définir leur durée et leur échéance,
• déterminer les coûts et ressources humaines nécessaires à la réalisation du projet,
• planifier toutes les étapes de manière claire.

Ce travail préparatoire requiert un fort degré de précision, mais de nombreux avantages en découlent pour le chef de projet.

Comprendre l’objectif du projet reste la base. Cette réflexion préalable minimise le risque, en cours de route, de vous rendre compte que vous vous êtes trompé de direction.

Pour identifier les risques de votre projet, tournez-vous vers la méthode des 5M. 

Avant toute planification, soyez parfaitement conscient·e :

• des différents livrables, résultats, à délivrer,
• des exigences en matière de délais,
• du budget à votre disposition.

La réussite du projet repose en grande partie sur cette étape primordiale.

💡 La méthode :

Pour définir précisément les différentes tâches constituant votre projet, et vous assurer de n’en oublier aucune, adoptez la méthode WBS (Work Breakdown Structure,) appelée également OTP (organigramme des tâches du projet).

Elle consiste à déterminer les livrables les plus importants, puis à les diviser en sous-ensembles. Chacun de ces sous-ensembles est ensuite fractionné, pour dégager in fine des lots de travail, ou tâches.

La méthode WBS en détail :

☝️ Notez que certaines équipes préfèrent structurer leur projet grâce à la méthode PBS (Product Breakdown Structure), qui se concentre plus sur le produit à obtenir que sur le travail à réaliser.

Une fois l’ensemble de vos tâches identifié il est temps de les relier entre elles, de manière à les ordonner. C’est ce que l’on appelle l’ordonnancement des tâches.

Chaque suite de tâches comprend des prédécesseurs (une tâche survenant avant une autre) et des successeurs (une tâche suivant une autre) liés entre eux. Ces liaisons se déclinent en quatre types :

• les liaisons fin-à-début : la tâche B ne peut pas être commencée tant que la tâche A n’est pas terminée.
• les liaisons fin-à-fin : la tâche B ne peut pas être terminée tant que la tâche A ne l’est pas. Toutefois, il n’est pas obligatoire d’attendre que A soit terminée pour commencer B.
• les liaisons début-à-début : la tâche B ne peut pas être commencée tant que la tâche A ne l’est pas. En revanche, il n’est pas obligatoire de commencer B en même temps que A.
• les liaisons début-à-fin : la tâche B ne peut pas être terminée tant que la tâche A n’a pas été commencée.

Notez que le chef de projet peut prévoir plusieurs scénarios quant à l’ordonnancement des tâches. Ainsi, suivant l’avancement du projet et les difficultés rencontrées, le recours à un autre plan reste possible.

💡La méthode :

L’ordonnancement des tâches, particulièrement dans le cadre de projets complexes, se fait souvent à l’aide du diagramme de PERT.

Généralement utilisé en parallèle du diagramme de Gantt, sa construction en réseau révèle les connexions et les interdépendances entre les tâches, ainsi que leur durée d’exécution.

En pratique, une tâche se représente par une flèche entourée de deux nœuds matérialisant les étapes. Chaque étape possède une date au plus tôt et une date au plus tard.

La méthode du diagramme de PERT en détail :

Grâce à cette étape déterminante et indispensable pour créer votre roadmap projet, vous obtenez une vue d’ensemble correcte de la durée globale du projet.

Mais attention, elle nécessite l’implication de tous les acteurs : chacun·e est plus à même de fournir une estimation correcte des délais d’accomplissement des tâches la·le concernant.

Par ailleurs, prenez toujours en considération les diverses contraintes de temps pour optimiser votre planning. Par exemple certaines tâches, pour des raisons légales, doivent absolument être terminées à une date précise.

💡La méthode :

Si le diagramme de PERT vu précédemment aide à déterminer les dates au plus tôt et au plus tard de chaque tâche, la méthode du chemin critique (ou Critical Path Method) permet d’appréhender la durée du projet intégral.

En effet, nous avons vu dans la précédente vidéo sur le diagramme de PERT comment calculer la marge totale de chaque tâche (c’est-à-dire la différence entre la date au plus tôt et la date au plus tard). Mais si une marge est égale à 0, alors la tâche concernée se situe sur le chemin critique du projet.

En d’autres termes, l’enchaînement des tâches du chemin critique ne doit supporter aucun retard.

La méthode du chemin critique en détail :

Il s’agit ici de déterminer qui fait quoi dans le projet.

Pour ce faire, définissez le temps de travail que chaque acteur du projet (y compris les prestataires externes) peut allouer à l’exécution des tâches, en considérant toutes les contraintes : congés, jours fériés, temps consacré à d’autres missions, etc.

Une fois les précédentes étapes exécutées, il ne vous reste plus qu’à construire votre calendrier.

💡La méthode :

Grâce à votre diagramme de PERT, vous pouvez désormais construire votre diagramme de Gantt.

Celui-ci représente dans un tableau les différentes tâches d’un projet à l’aide de barres horizontales, délimitées par un début et une fin. De ce fait, il offre une visualisation claire et rapide du déroulé projet.

Le diagramme de Gantt est également un bon outil sur lequel faire figurer les jalons (ou milestones), c’est-à-dire les points d’arrêt clés dans le cycle de vie du projet (fin d’une étape, événement important comme le lancement d’un produit, bilan, etc.). Attention, une fois un jalon passé, il est impossible de revenir en arrière.

Notre conseil : pour des petits projets, pour lesquels vous bénéficiez d’une gestion facile du temps, il est d’usage de recourir directement au diagramme de Gantt sans passer par le diagramme de PERT.

Se présentant généralement sous forme de tableau ou de graphique, un planning de projet fait figurer des données essentielles. En offrant aux équipes une vue d’ensemble, il permet de :

• structurer en amont les idées en se demandant quelles tâches sont réellement indispensables à l’accomplissement du projet et quelles ressources doivent être sollicitées. Planifier un projet, c’est organiser ses idées ;
• suivre précisément l’avancement du projet pour repérer les écarts au cours du projet et réagir à temps ;
• favoriser la communication et le travail collaboratif pour identifier plus facilement sa place au sein du projet et son impact sur l’ensemble ;
• affecter les bonnes ressources en fonction de la durée des tâches et des éventuels chevauchements entre elles, pour mener les projets de manière plus réaliste.

Faire un planning projet sur Excel est tout à fait possible. De plus, la majorité des entreprises disposent déjà du fameux tableur. La tentation de l’utiliser, particulièrement pour l’élaboration du diagramme de Gantt, est donc grande.

Voici comment procéder :

Toutefois, si vous n’êtes pas complètement à l’aise avec un tableur, nous mettons à votre disposition un planning projet gratuit, basé sur le modèle du diagramme de Gantt, au format Excel :

Si l’utilisation d’Excel se montre bénéfique de prime abord, l’outil présente toutefois quelques limites. Ceci est d’autant plus avéré pour la gestion de projets importants, nécessitant des changements en cours de route et l’implication de nombreux collaborateurs.

Voici les principales limites d’Excel :

• il n’est pas dynamique : l’ajout de nouvelles tâches, par exemple, requiert des manipulations supplémentaires ;
• il n’est pas collaboratif : Excel ne permet pas, entre autres, d’inviter des équipes à travailler en direct sur le diagramme de Gantt ;
• il manque de lisibilité.

Selon vos besoins, il peut donc être plus adapté d’utiliser un logiciel de gestion de projet.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet pour élaborer votre planning ?

• Ils prennent en considération les nombreux paramètres du projet et facilitent la réalisation des étapes précédemment développées ;

• Ils sont polyvalents, et permettent en outre d’assurer le suivi post-planning et de réagir plus facilement en cas de problèmes ;

• Ils facilitent les échanges et la communication entre les acteurs du projet.

Mais quelle solution choisir par rapport à vos besoins ? Focus sur quelques logiciels qui ont fait leurs preuves.

Gladys est un logiciel de gestion de projets qui vous aide à maîtriser la planification et le suivi de vos projets, avec un accent mis sur la productivité et le partage.

Espace de travail complet aux fonctions ultra collaboratives, il favorise le travail en mode projet, mais aussi la créativité et l’innovation de vos équipes.

© Gladys

Gladys en quelques mots :

• de nombreux outils de planification intégrés, tels que le tableau Kanban, le planning de Gantt, des vues planning ou rétro-planning ;
• une utilisation simple et intuitive de l’outil : vous ajustez une échéance en un glisser-déposer, vous assignez une tâche à un collaborateur en un clic ;
• une messagerie instantanée intégrée pour faciliter la communication autour des projets ;
• un tableau de bord permettant de visualiser les temps passés, par individu, par tâche ou par projet ;
• des modèles de projets disponibles, simples ou associés à un mode de gestion prédéfini, pour gagner du temps ;
• des feuilles de route pour anticiper le déroulement de vos projets ;
• un environnement propice au partage : de documents, de veille et de benchmarks par projet, pour mieux collaborer et partager les idées.

monday.com met l’accent sur une représentation visuelle et moderne de vos projets pour simplifier encore davantage leur planification.

Vous pouvez créer vos tâches, les délais et les ressources en quelques clics, grâce à la mise à disposition de templates et de workflows prédéfinis, personnalisables selon vos besoins.

monday.com en quelques mots :

• des alertes automatiques pour ne rien oublier et ne pas prendre de retard sur le planning ;

• des tableaux de bord pour suivre l’avancement de votre projet ;

• une intégration possible à différents logiciels pour gagner du temps (Zapier, Dropbox, Slack, Trello, etc.) ;

• la possibilité de présenter le projet sous différentes vues (Gantt ou Kanban) ;

• plus de 100 templates personnalisables pour démarrer votre projet au plus vite ;

• une plateforme collaborative et dynamique, où tout ce qui est en lien avec le projet est accessible en un même endroit (documents, commentaires, notes, agenda, etc.) ;

• une application mobile pour suivre en temps réel les changements où que vous soyez.

Proggio permet à tous les membres d’une équipe projet de travailler ensemble à partir d’un planning ergonomique, et appréhendable en un coup d’œil.

Développé davantage comme un outil collaboratif complet que comme un simple gestionnaire de tâches, il place les collaborateurs au cœur du projet.

© Proggio

Proggio en quelques mots:

• un tableau dynamique remplaçant le diagramme de Gantt ;
• un planning projet retranscrit via une interface très visuelle ;
• une fonctionnalité prévisionnel versus réel permettant d’identifier facilement les changements par rapport au planning initialement prévu ;
• une vision claire de la charge des équipes simplifiant la planification et limitant les sources de stress ;
• un outil s’adaptant à tous types de projets, à court comme à long terme ;
• un logiciel personnalisable afin qu’il vous ressemble ;
• une intégration possible à Jira ou Zapier.

Project Monitor, logiciel complet et paramétrable, s’adapte facilement à divers types de projets et de portefeuilles de projets.

En effet, Project Monitor s’adresse à la fois aux PME, aux grands groupes et aux collectivités territoriales, ainsi qu’à tous les métiers (direction générale, R&D, direction des opérations, etc.).

Project Monitor en quelques mots:

• un Gantt évolutif et un suivi optimisé des jalons importants ;
• un usage simplifié des méthodes Gantt, WBS et de l’identification de vos chemins critiques ;
• un multigantt et des tableaux de bord pour suivre plusieurs projets en un coup d’œil ;
• des plans de charge permettant d’attribuer les bonnes ressources à chaque action ;
• une bibliothèque de projets s’adaptant à votre méthodologie (waterfall, scrum, etc.) ;
• un outil offrant la possibilité de traiter d’un à 15 000 projets ;
• un logiciel disponible en mode SaaS ou on-premise.

Sciforma accompagne le PMO (Project Management Office) dans le pilotage de l’ensemble du cycle de portefeuille de projet.  

Avec ce logiciel gérez un nombre important de projets complexes, tant au niveau opérationnel que stratégique.

Sciforma en quelques mots:

• une planification de projet parfaitement maîtrisée : diagramme de Gantt, gestion des dépendances, etc. ;
• une réactivité accrue face aux problèmes de planning ;
• une affectation des ressources simplifiée ;
• une vue d’ensemble de vos portefeuilles de projet pour un pilotage stratégique pertinent ;
• une implémentation et une prise en main rapide de l’outil ;
• un logiciel flexible et évolutif qui s’adapte à la transformation de votre entreprise : activez des modules supplémentaires selon vos besoins ;
• une solution disponible en mode SaaS ou on-premise.

Teamleader en quelques mots :

• hiérarchisation des tâches grâce à une interface moderne et ergonomique,
• suivi du temps (délai de chaque projet, temps de travail des collaborateurs par projet, etc.) ;
• possibilité de facturer directement le travail de vos équipes en fonction du temps passé ;
• visualisation de votre projet sous tous les angles grâce à des étapes fragmentées et claires dans votre processus de travail ;
• anticipation des possibles changements de votre projet et de son avancée grâce à une vue calendrier ;
• structuration personnalisée et modèles de projets disponibles pour une utilisation rapide et efficace ;
• rapports complets pour déterminer le budget et les ressources nécessaires à votre projet ;
• accès à une base de connaissances ainsi qu’à des conseils tout au long de l’apprentissage de l’outil pour optimiser son utilisation ;
• support client francophone et gratuit pour répondre à toutes vos questions.

Pensé tout particulièrement pour les PMO et chef·fes de projet dans les organisations de plus de 500 collaborateurs, Wrike est un outil puissant qui a su garder une simplicité d’utilisation.

Il combine à la fois gestion de projet, communication et collaboration. La gestion du calendrier de projet est l’une de ses forces.

© Wrike

Wrike en quelques mots:

• un diagramme de Gantt interactif et dynamique pour une visibilité sur l’ensemble du projet ;
• des modèles de projets à dupliquer pour gagner du temps dans la planification des tâches ;
• un suivi de projets précis pour anticiper les retards et prendre les décisions au bon moment ;
• une gestion des ressources sereine : chaque personne a de la visibilité sur la répartition et l’enchaînement des tâches ;
• un tableau de bord personnel pour une planification des tâches plus fine par collaborateur·ice ;
• des intégrations à votre boîte mail, Slack, Jira, Google Drive, Salesforce, etc.

Adapté aux organisations de plus de 100 salariés et aux collectivités, z0 Gravity met à disposition des acteurs de la gestion de projets une plateforme visuelle et innovante.

Grâce à plus de 80 fonctionnalités, il propose une appréhension à 360° des projets et de la gestion des portefeuilles.

z0 Gravity en quelques mots :

• une planification optimisée grâce au Gantt, à la vue Kanban, au WBS et au filtre tâche/personne ;
• la possibilité de faire du macroplanning et du rétroplanning ;
• une plateforme multivision permettant de générer le niveau de détails souhaité, pour un accès facilité aux informations nécessaires ;
• un outil répondant aussi bien aux besoins opérationnels que stratégiques ;
• une intégration possible à vos applications métiers ;
• une prise en main facile, même pour la gestion de projets complexes ;
• une solution adaptée à votre structure : choisissez les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Un planning de projet implique la prise en considération de nombreuses variables : appliquez rigoureusement la méthodologie de gestion de projet requise.

Nous vous conseillons d’utiliser un logiciel capable de vous accompagner intelligemment dans vos processus ; vous évitez ainsi les problèmes de délais, de ressources et de budget parfois compliqués à anticiper.

De plus, ces logiciels vous emmènent plus loin qu’un simple outil de planification de tâches, en englobant la gestion de projet dans son ensemble : management du cycle de vie du projet jusqu’à sa clôture, suivi des KPIs, échanges collaboratifs, partage de documents…

Grâce à eux, finies les mauvaises surprises pour le chef de projet, et pour tous les acteurs de l’entreprise en général.

Et vous, comment planifiez-vous vos projets ? À quels logiciels recourez-vous ? Faites-nous part de votre expérience en commentaires.