Comment élaborer un planning projet ? Étapes et outils

Comment élaborer un planning projet ? Étapes et outils

Parce que tout pilotage de projet nécessite de partir sur une base solide et de savoir dans quelle direction vous allez, établir en amont un planning projet précis s’avère indispensable.

Mais par où commencer ?

Dans un contexte concurrentiel où les entreprises sont amenées à travailler sur des projets toujours plus complexes et innovants, comment vous assurer de prendre en compte l’ensemble des éléments indispensables à leur bonne conduite ? Est-il possible de considérer précisément à la fois l’ensemble des tâches à exécuter, les délais à respecter et les ressources à attribuer ?

La réponse est oui.

Toutefois, pour y parvenir, la planification en bonne intelligence d’un projet implique le suivi d’une méthodologie précise et structurée.

Nous vous expliquons dans cet article comment planifier les étapes d’un projet avec les bons outils (WBS, Gantt, etc.). Et comme cette activité requiert l’exécution d’un ensemble de tâches assez complexes, nous vous présentons également une sélection de logiciels pour vous accompagner.

Mais avant d’aller plus loin, revenons plus en détail sur la définition et les avantages du planning de projet.

Sommaire

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​​​​​​Qu'est-ce que la planification d’un projet ?

Le cycle de vie d’un projet comprend nombre de phases. Néanmoins, avant de vous lancer tête baissée dans la réalisation du projet en lui-même, vous devez vous plonger dans l’étape incontournable du planning projet.

Planifier un projet consiste à :

  • identifier les différentes tâches le constituant,
  • hiérarchiser ces tâches,
  • définir leur durée et leur échéance,
  • déterminer les coûts et ressources humaines nécessaires à la réalisation du projet,
  • planifier toutes les étapes de manière claire.

Ce travail préparatoire requiert un fort degré de précision, mais de nombreux avantages en découlent pour le chef de projet.

Quels sont les avantages du planning de projet ?

Se présentant généralement sous forme de tableau ou de graphique, un planning de projet fait figurer des données essentielles. En offrant aux équipes une vue d’ensemble, il permet de :

  • structurer en amont les idées. En effet, la planification nécessite de se poser un certain nombre de questions. Quelles tâches sont réellement indispensables à l’accomplissement du projet ? Lesquelles sont superflues ? Quelles ressources doivent être sollicitées ? Planifier un projet, c’est organiser ses idées.
  • suivre précisément l’avancement du projet. En vous appuyant sur un planning de projet, vous repérez en cours de réalisation quels objectifs sont atteints ou non, et pouvez réagir en conséquence. Vous anticipez également davantage les répercussions des problèmes sur l’ensemble du cycle de vie du projet.
  • favoriser la communication et le travail collaboratif. Tous les acteurs du projet ont la possibilité de se référer au planning pour gérer leurs tâches quotidiennes. De plus, ils identifient plus facilement leur place au sein du projet, la hiérarchisation des tâches, et donc l’impact de leur travail.
  • affecter les bonnes ressources. En incluant des facteurs tels que la durée de chaque tâche ou les éventuels chevauchements entre elles, la planification permet de mener les projets de manière plus réaliste, et d’éviter de la sorte toute source de stress inutile.

planning de projet

Quelles sont les étapes de la planification d’un projet ?

Vous avez désormais saisi tous les enjeux d’un planning de projet. Voyons maintenant en détail les étapes composant son élaboration.

Comprendre l’objectif et les conditions du projet

Comprendre l’objectif du projet reste la base. Cette réflexion préalable minimise le risque, en cours de route, de vous rendre compte que vous vous êtes trompé de direction.

Avant toute planification, soyez parfaitement conscient·e :

  • des différents livrables, résultats, à délivrer,
  • des exigences en matière de délais,
  • du budget à votre disposition.

Fort·e de ces informations, il est temps de passer à l’étape suivante.

Définir les différentes tâches constituant le projet

La réussite du projet repose en grande partie sur cette étape primordiale.

💡 La méthode :

Pour définir précisément les différentes tâches constituant votre projet, et vous assurer de n’en oublier aucune, adoptez la méthode WBS (Work Breakdown Structure,) appelée également OTP (organigramme des tâches du projet).

Elle consiste à déterminer les livrables les plus importants, puis à les diviser en sous-ensembles. Chacun de ces sous-ensembles est ensuite fractionné, pour dégager in fine des lots de travail, ou tâches.

La méthode WBS en détail :

Procéder à l’ordonnancement des tâches

Une fois l’ensemble de vos tâches identifié il est temps de les relier entre elles, de manière à les ordonner. C’est ce que l’on appelle l’ordonnancement des tâches.

Chaque suite de tâches comprend des prédécesseurs (une tâche survenant avant une autre) et des successeurs (une tâche suivant une autre) liés entre eux. Ces liaisons se déclinent en quatre types :

  • les liaisons fin-à-début : la tâche B ne peut pas être commencée tant que la tâche A n’est pas terminée.
  • les liaisons fin-à-fin : la tâche B ne peut pas être terminée tant que la tâche A ne l’est pas. Toutefois, il n’est pas obligatoire d’attendre que A soit terminée pour commencer B.
  • les liaisons début-à-début : la tâche B ne peut pas être commencée tant que la tâche A ne l’est pas. En revanche, il n’est pas obligatoire de commencer B en même temps que A.
  • les liaisons début-à-fin : la tâche B ne peut pas être terminée tant que la tâche A n’a pas été commencée.

Notez que le chef de projet peut prévoir plusieurs scénarios quant à l’ordonnancement des tâches. Ainsi, suivant l’avancement du projet et les difficultés rencontrées, le recours à un autre plan reste possible.

💡La méthode :

L’ordonnancement des tâches, particulièrement dans le cadre de projets complexes, se fait souvent à l’aide du diagramme de PERT.

Généralement utilisé en parallèle du diagramme de Gantt, sa construction en réseau révèle les connexions et les interdépendances entre les tâches, ainsi que leur durée d’exécution.

En pratique, une tâche se représente par une flèche entourée de deux nœuds matérialisant les étapes. Chaque étape possède une date au plus tôt et une date au plus tard.

La méthode du diagramme de PERT en détail :

Estimer la durée de chaque tâche et du projet

Grâce à cette étape déterminante, vous obtenez une vue d’ensemble correcte de la durée globale du projet.

Mais attention, elle nécessite l’implication de tous les acteurs : chacun·e est plus à même de fournir une estimation correcte des délais d’accomplissement des tâches la·le concernant.

Par ailleurs, prenez toujours en considération les diverses contraintes de temps pour optimiser votre planning. Par exemple certaines tâches, pour des raisons légales, doivent absolument être terminées à une date précise.

💡La méthode :

Si le diagramme de PERT vu précédemment aide à déterminer les dates au plus tôt et au plus tard de chaque tâche, la méthode du chemin critique (ou Critical Path Method) permet d’appréhender la durée du projet intégral.

En effet, nous avons vu dans la précédente vidéo sur le diagramme de PERT comment calculer la marge totale de chaque tâche (c’est-à-dire la différence entre la date au plus tôt et la date au plus tard). Mais si une marge est égale à 0, alors la tâche concernée se situe sur le chemin critique du projet.

En d’autres termes, l'enchaînement des tâches du chemin critique ne doit supporter aucun retard.

La méthode du chemin critique en détail :

Attribuer les ressources à chaque tâche

Il s’agit ici de déterminer qui fait quoi.

Pour ce faire, définissez le temps de travail que chaque acteur du projet (y compris les prestataires externes) peut allouer à l’exécution des tâches, en considérant toutes les contraintes : congés, jours fériés, temps consacré à d’autres missions, etc.

Construisez votre calendrier

Une fois les précédentes étapes exécutées, il ne vous reste plus qu’à construire votre calendrier.

💡La méthode :

Grâce à votre diagramme de PERT, vous pouvez désormais construire votre diagramme de Gantt.

Celui-ci représente dans un tableau les différentes tâches d’un projet à l’aide de barres horizontales, délimitées par un début et une fin. De ce fait, il offre une visualisation claire et rapide du déroulé projet.

Le diagramme de Gantt est également un bon outil sur lequel faire figurer les jalons (ou milestones), c’est-à-dire les points d’arrêt clés dans le cycle de vie du projet (fin d’une étape, événement important comme le lancement d’un produit, bilan, etc.). Attention, une fois un jalon passé, il est impossible de revenir en arrière.

Enfin, soulignons que pour des petits projets, pour lesquels vous bénéficiez d’une gestion facile du temps, il est d’usage de recourir directement au diagramme de Gantt sans passer par le diagramme de PERT.

Quels sont les outils pour planifier son projet ?

WBS, Gantt… inutile de préciser qu’une feuille de papier ou un tableau blanc seront insuffisants à l’élaboration d’un planning de projet lisible et précis. C’est pourquoi nous vous présentons quelques outils indispensables.

Le planning de projet sur Excel

Faire un planning projet sur Excel est tout à fait possible. De plus, la majorité des entreprises disposent déjà du fameux tableur. La tentation de l’utiliser, particulièrement pour l’élaboration du diagramme de Gantt, est donc grande.

Voici comment procéder :

Toutefois, si vous n’êtes pas complètement à l’aise avec Excel, nous mettons à votre disposition un planning projet gratuit, basé sur le modèle du diagramme de Gantt.

Les limites d’Excel pour la planification de projet

Si l’utilisation d’Excel se montre bénéfique de prime abord, l’outil présente toutefois quelques limites. Ceci est d’autant plus avéré pour la gestion de projets importants, nécessitant des changements en cours de route et l’implication de nombreux collaborateurs.

Voici les principales limites d’Excel :

  • il n’est pas dynamique : l’ajout de nouvelles tâches, par exemple, requiert des manipulations supplémentaires ;
  • il n’est pas collaboratif : Excel ne permet pas, entre autres, d’inviter des équipes à travailler en direct sur le diagramme de Gantt ;
  • il manque de lisibilité.

C’est pourquoi nous vous recommandons de recourir à des outils de gestion de projet.

Les logiciels de gestion de projet

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet pour élaborer votre planning ?

  • Ils prennent en considération les nombreux paramètres du projet et facilitent la réalisation des étapes précédemment développées ;
  • Ils sont polyvalents, et permettent en outre d’assurer le suivi post-planning et de réagir plus facilement en cas de problèmes ;
  • Ils facilitent les échanges et la communication entre les acteurs du projet.

Mais quelle solution choisir par rapport à vos besoins ? Focus sur quelques logiciels qui ont fait leurs preuves.

Proggio

Proggio permet à tous les membres d’une équipe projet de travailler ensemble à partir d’un planning ergonomique, et appréhendable en un coup d’œil.

Développé davantage comme un outil collaboratif complet que comme un simple gestionnaire de tâches, il place les collaborateurs au cœur du projet.

planning projet : visuel Proggio

Proggio en quelques mots :

  • un tableau dynamique remplaçant le diagramme de Gantt ;
  • un planning projet retranscrit via une interface très visuelle ;
  • une fonctionnalité prévisionnel versus réel permettant d’identifier facilement les changements par rapport au planning initialement prévu ;
  • une vision claire de la charge des équipes simplifiant la planification et limitant les sources de stress ;
  • un outil s’adaptant à tous types de projets, à court comme à long terme ;
  • un logiciel personnalisable afin qu’il vous ressemble ;
  • une intégration possible à Jira ou Zapier.

Project Monitor

Project Monitor, logiciel complet et paramétrable, s’adapte facilement à divers types de projets.

En effet, Project Monitor s’adresse à la fois aux PME, aux grands groupes et aux collectivités territoriales, ainsi qu’à tous les métiers (direction générale, R&D, direction des opérations, etc.).

Project Monitor en quelques mots :

  • un Gantt évolutif et un suivi optimisé des jalons importants ;
  • un usage simplifié des méthodes Gantt, WBS et de l’identification de vos chemins critiques ;
  • un multigantt et des tableaux de bord pour suivre plusieurs projets en un coup d’œil ;
  • des plans de charge permettant d’attribuer les bonnes ressources à chaque action ;
  • une bibliothèque de projets s’adaptant à votre méthodologie (waterfall, scrum, etc.) ;
  • un outil offrant la possibilité de traiter d’un à 15 000 projets ;
  • un logiciel disponible en mode SaaS ou on-premise.

z0 Gravity

Adapté aux organisations de plus de 100 salariés et aux collectivités, z0 Gravity met à disposition des acteurs de la gestion de projets une plateforme visuelle et innovante.

Grâce à plus de 80 fonctionnalités, il propose une appréhension à 360° des projets et de la gestion des portefeuilles.

z0 Gravity en quelques mots :

  • une planification optimisée grâce au Gantt, à la vue Kanban, au WBS et au filtre tâche/personne ;
  • la possibilité de faire du macroplanning et du rétroplanning ;
  • une plateforme multivision permettant de générer le niveau de détails souhaité, pour un accès facilité aux informations nécessaires ;
  • un outil répondant aussi bien aux besoins opérationnels que stratégiques ;
  • une intégration possible à vos applications métiers ;
  • une prise en main facile, même pour la gestion de projets complexes ;
  • une solution adaptée à votre structure : choisissez les fonctionnalités dont vous avez besoin.

Grâce au planning de projet, finies les mauvaises surprises !

Vous l’aurez compris, un planning de projet implique la prise en considération de nombreuses variables. Vous devez donc veiller à appliquer rigoureusement la méthodologie de gestion de projet requise.

Par conséquent, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel capable de vous accompagner intelligemment dans vos processus ; vous évitez ainsi les problèmes de délais, de ressources et de budget parfois compliqués à anticiper.

De plus, ces logiciels vous emmènent plus loin qu’un simple outil de planification de tâches, en englobant la gestion de projet dans son ensemble : management du cycle de vie du projet jusqu’à sa clôture, suivi des KPIs, échanges collaboratifs, partage de documents…

Grâce à eux, finies les mauvaises surprises pour le chef de projet, et pour tous les acteurs de l’entreprise en général.

Et vous, comment planifiez-vous vos projets ? À quels logiciels recourez-vous ? Faites-nous part de votre expérience en commentaires.

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2016.

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