Outils et matrice pour cartographier les parties prenantes de son projet

Réaliser la cartographie des parties prenantes signifie bien évaluer les acteurs concernés par son projet en termes d’intérêt et d’influence.

Les entreprises de grande envergure doivent, par exemple, connaître à l’avance leur impact sociétal et anticiper les risques pour améliorer leur politique de développement durable.

Dans cet article co-rédigé avec Mohamed Ben Arfa, responsable de projets numériques et fondateur de Welyne, découvrons comment la matrice pouvoir-intérêt et les logiciels vous aident à affiner votre analyse des parties prenantes et à collaborer avec elles. 💯

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Définition des parties prenantes concernées par son projet

Qu’est-ce que c’est une partie prenante ?

Une partie prenante est un acteur, une entité concernée par le projet d’une organisation, et de manière plus générale par les activités d’une entreprise.

Une partie prenante est donc une partie intéressée par votre projet, de manière directe ou indirecte, car celui-ci a une influence potentiellement positive ou négative sur elle, et vice versa.

Quelles sont les parties prenantes d’un projet ?

Votre projet génère des impacts d’ordres différents sur l’activité des diverses parties prenantes concernées. Quelles sont-elles ?

• Les parties prenantes internes :
  
  • le maître d’ouvrage, ou commanditaire : personne ou organisation pour laquelle est créé le projet et qui en définit les objectifs. Notez qu’il peut également s’agir d’une partie prenante externe, un client par exemple.
  • le maître d’œuvre, ou chef de projet : en charge du pilotage du projet et garant du résultat auprès du commanditaire.
  • l’équipe projet : dédiée à la réalisation opérationnelle, sous la responsabilité du chef de projet.
  • le management : les sphères décisionnelles de l’entreprise (CEO, PMO, CTO, etc.) soutiennent le maître d’œuvre en mettant à sa disposition d’autres ressources par exemple. Elles ont également un pouvoir de décision ultime.
  • et les autres services de l’entreprise : service comptabilité, logistique, R&D… d’autres collaborateurs que ceux de l’équipe projet sont quelquefois sollicités en support à diverses phases du projet.
• Les parties prenantes externes :
  
  
  • les clients ou utilisateurs : ils sont intégrés aux parties prenantes externes dans le cadre où ils sont amenés à utiliser le livrable produit, un nouveau service par exemple.
  • les fournisseurs : en charge de procurer des matières premières, de la main-d’œuvre, des technologies… nécessaires au bon fonctionnement du projet.
  • et les pouvoirs publics : ils sont pris en compte dans le cadre où le projet est soumis à une réglementation particulière, nécessite des autorisations.

2 modèles de cartographie des parties prenantes

Les 3 étapes et outils d’analyse de ses parties prenantes

Étape n° 1 : identifier ses parties prenantes

Il s’agit de n’oublier personne. Pour une bonne identification des parties prenantes, vous pouvez par exemple classer les acteurs en 3 sphères :

1. La sphère qui contribue à votre projet. Faites la liste de toutes les personnes sans qui votre projet ne peut aboutir : les collaborateurs internes à l’entreprise comme le chef de projet et son équipe, les différents services et experts impliqués, mais aussi les organisations externes comme les fournisseurs, les clients et les organismes publics pour les autorisations, ou encore les assurances.
2. La sphère impliquée. Le commanditaire ou client peut se retrouver en haut de la liste dans cette catégorie. Cette sphère regroupe des personnes, groupes, ou entités qui ont une grande importance dans le cycle de vie du projet : elles jouent un rôle décisif, qu’il soit médiatique, technique, organisationnel, car elles sont directement concernées.
3. La sphère qui observe. Certaines organisations préfèrent observer le déroulement d’un projet avant de se positionner, de s’impliquer ou d’y participer. C’est le cas de certains médias ou de communautés qui ne sont pas directement concernées par le projet, mais qui peuvent manifester une plus grande implication avec le temps, avec un engagement en SA faveur. Astuce : identifier en amont les parties « contre » peut également se révéler utile, prudence est mère de sûreté.

Étape n° 2 : analyser les parties intéressées en suivant une matrice

Pour mieux analyser les parties, vous devez définir leur degré d’implication concernant votre projet. Vous avez besoin de vous appuyer sur un exemple de matrice d’analyse des parties prenantes.

Restituons l’approche méthodologique recommandée par le PMP : la matrice pouvoir-intérêt des parties prenantes.

Cette matrice vous importe un véritable soutien dans le succès de votre projet en vous obligeant à vous poser les bonnes questions, comme :

• Quel intérêt cette partie prenante a-t-elle dans mon projet ?
• Que peut-elle apporter pour le soutenir ?
• Quel sera l’impact de mon projet sur cette partie ?
• Quels bénéfices peut-elle en tirer ?
• Comment peut-elle y contribuer ?
• Qu’est-ce qui peut la motiver ?

Placez vos parties prenantes sur cette matrice en fonction de :

• l’influence, du pouvoir qu’elles exercent,
• l’intérêt qu’elles portent à votre projet.

Étape n° 3 : déterminer des actions adaptées

Les actions et interactions avec vos parties prenantes dépendent de leurs positions respectives sur la matrice.

Pour déterminer vos actions, le tableau des parties prenantes ci-dessous vous guide : vous pouvez enrichir votre stratégie de communication en prenant également en compte la légitimité d’une partie prenante par exemple, ses ressources, son réseau, sa sphère d’influence.

Organiser le suivi de projet avec un logiciel

Les logiciels de gestion de projet vous aident à respecter vos engagements envers les parties prenantes et à atteindre les objectifs de votre projet : dotés d’outils collaboratifs plus évolués que le célèbre Trello, et d’outils de planification avancés, ils vous font gagner du temps, et sont compatibles avec les méthodes agiles recommandées pour travailler sur des projets collaboratifs.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ? 7 éléments clés

Le gestionnaire d’un projet doit établir une cartographie des parties prenantes afin de caractériser tous les éléments qui conditionnent la réussite de son projet comme :

• identifier les différentes parties prenantes à impliquer dans son projet,
• qualifier leurs attentes et les moyens d’action adaptés pour les influencer positivement,
• déterminer les risques sur l’avancement de son projet,
• discerner et saisir les nouvelles opportunités,
• planifier une stratégie de communication adaptée,
• aboutir sa planification de projet (gestion des tâches, gestion du temps et management d’équipe),
• arriver à satisfaire les parties prenantes pour favoriser leur engagement.

Clarizen : la connaissance intégrée au projet

Clarizen se désigne lui-même comme plus abouti que Microsoft Project. Son atout indéniable : la gestion des connaissances des parties prenantes, directement intégrée aux projets.

Clarizen est aussi un outil de travail collaboratif très fonctionnel qui favorise les échanges informels par commentaires, posts, et chat.

👉 À noter : l’application mobile vous permet d’embarquer les fonctionnalités sur votre tablette ou smartphone.

Sciforma : un PPM pour prédire l’avenir

Logiciel de planification de projets, Sciforma permet d’évaluer la faisabilité d’un projet avant de le lancer : évaluation des risques, du temps, des ressources nécessaires, du budget.

Vous intégrez votre cartographie des parties prenantes en amont pour mieux estimer la réussite de votre projet.

👉 En sus de ce volet PPM (Project Portfolio Management), le logiciel offre également de nombreuses extensions préconfigurées pour travailler en mode projet selon les méthodes Agile, Critical Chain, Prince 2, Phase-gate, ou PMBok.

z0 Gravity : le pilotage de projet zéro stress

z0 Gravity se distingue par le plan de charge : avec cet outil de gestion de projet, vous disposez d’un tableau de bord synthétique pour suivre :

• le temps passé par collaborateur et par projet,
• les délais,
• et l’avancée.

En cas de décalage négatif, surcharge de travail, vous réagissez en temps réel en réattribuant les tâches.

👉 La rigueur de l’outil rassure l’équipe, mais surtout les parties prenantes partenaires telles que les financiers, par la capacité de réactivité qu’il procure et le partage des informations fiables pour un reporting.

monday.com : l’outil tout-en-un

monday.com est une référence parmi les logiciels de gestion de projet. Adapté à toutes les tailles d’entreprises et tous les secteurs, la solution facilite le suivi de vos équipes grâce à des tableaux de bord personnalisables.

Suivez la progression, les échéances et les budgets et facilitez votre prise de décision grâce au suivi de l’avancée de vos flux de travail en fonction de vos besoins.

L’interface user-friendly est idéale pour l’équipe, qui peut facilement utiliser l’outil et améliorer sa productivité grâce à sa fluidité. Le partage d’information est rapide, simple avec la possibilité d’attribuer et de modifier des tâches en temps réel.

👉 Les parties prenantes sont ainsi directement intégrées aux projets de votre choix.

Nous répondons aux 6 questions les plus fréquentes

Comment peut-on intégrer les parties prenantes dans la planification stratégique d'un projet ?

Intégrer les parties prenantes dans la planification stratégique implique de les inclure dès les premières phases du projet. Il est essentiel de les consulter pour comprendre :

• leurs attentes,
• leurs préoccupations,
• et leurs contributions potentielles.

Ainsi, pour recueillir leurs opinions, peuvent être utilisés :

• des ateliers collaboratifs,
• des réunions régulières,
• et des sondages.

Cela permet d'assurer que la stratégie développée est alignée avec les besoins et les attentes des parties prenantes, augmentant ainsi les chances de succès du projet. 🏆

Quels sont les défis courants rencontrés lors de la cartographie des parties prenantes et comment les surmonter ?

Les défis courants incluent :

• l'identification exhaustive des parties prenantes,
• l'évaluation correcte de leur pouvoir et de leur intérêt,
• et la gestion des conflits d'intérêts entre les différentes parties prenantes.

Pour surmonter ces défis, il est recommandé de suivre une méthodologie structurée, comme la matrice pouvoir-intérêt que l’on a vu, et d'impliquer des experts du domaine pour une évaluation objective.

Utiliser des outils collaboratifs pour faciliter la communication et la transparence peut également aider à gérer les conflits. 💥

Comment la technologie facilite-t-elle la cartographie et la gestion des parties prenantes ?

La technologie joue un rôle crucial en fournissant des outils qui automatisent et simplifient la cartographie des parties prenantes.

Des logiciels spécialisés permettent de créer des cartes interactives et visuelles, facilitant l'identification et l'analyse des parties prenantes.

De plus, des plateformes de gestion de projet intègrent des fonctionnalités de collaboration en temps réel, permettant de suivre les contributions des parties prenantes et de les inclure efficacement dans le processus décisionnel.

Quelle est l'importance de la communication dans la gestion des parties prenantes ?

La communication est vitale pour maintenir une relation positive avec les parties prenantes.

Elle permet :

• de gérer les attentes,
• de résoudre les conflits,
• et de garantir que toutes les parties prenantes sont informées des progrès et des changements du projet.

Une communication régulière et transparente renforce la confiance et l'engagement des parties prenantes, ce qui est essentiel pour le succès du projet.

Utiliser une matrice de communication pour planifier et organiser les interactions peut être très bénéfique pour l'entièreté des collaborateurs. 🤝

Quels sont les outils les plus efficaces pour le suivi des interactions avec les parties prenantes ?

Comme nous l’avons développé un peu plus haut, les outils efficaces pour le suivi des interactions incluent:

• les logiciels de gestion de projet offrant des tableaux de bord personnalisables et des fonctionnalités de suivi en temps réel,
• les outils de cartographie permettant de visualiser les relations et les influences des parties prenantes,
• et enfin les plateformes de communication, qui peuvent faciliter les échanges continus et la collaboration entre les différentes parties prenantes.

Comment évaluer l'impact des actions prises vis-à-vis des parties prenantes ?

Pour évaluer l'impact des actions prises vis-à-vis des parties prenantes, il est important de définir des indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques dès le début du projet.

Ces indicateurs peuvent inclure des mesures de satisfaction des parties prenantes, des niveaux d'engagement, et des retours d'expérience. Des enquêtes régulières et des sessions de feedback peuvent également fournir des données qualitatives sur l'impact des actions.

Enfin, analyser ces données permet d'ajuster les stratégies en temps réel pour mieux répondre aux besoins des parties prenantes.

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La cartographie des parties prenantes pour mieux piloter son projet

Oubliez de cartographier les parties prenantes et votre projet peut emprunter un chemin critique. Le véritable management de projet impose en effet d’identifier et de collaborer avec les personnes impliquées.

Un logiciel de gestion de projet vous permet de mettre en œuvre des actions adaptées, manager une équipe, suivre l’état d’avancement et analyser les résultats obtenus, au sein du même outil.

Il vous aide ainsi à mieux planifier et coordonner votre conduite de projet avec votre équipe de manière organisée et collaborative, et vous offre la possibilité de gérer la relation avec vos parties prenantes de la manière la plus constructive qu’il soit.

Maintenant, vous pouvez gérer la cartographie des parties prenantes de votre projet, alors, à vous de jouer ! 😉

Article mis à jour, initialement publié en novembre 2017.