Outils et matrice pour cartographier les parties prenantes de son projet

Outils et matrice pour cartographier les parties prenantes de son projet

Réaliser sa cartographie des parties prenantes signifie bien évaluer les acteurs concernés par son projet en termes d’intérêt et d’influence. Les entreprises de grande envergure doivent par exemple connaître à l’avance leur impact sociétal, anticiper les risques pour améliorer leur politique de développement durable. Découvrons comment la matrice pouvoir-intérêt et les logiciels vous aident à affiner votre analyse des parties prenantes et collaborer avec elles en adoptant une gestion de projet plus agile.

SOMMAIRE :
Définition des parties prenantes concernées par son projet

Les 3 étapes et outils d'analyse de ses parties prenantes

Organiser le suivi de projet avec un logiciel

La cartographie des parties prenantes pour mieux piloter son projet

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Définition des parties prenantes concernées par son projet

Qu'est-ce que c'est une partie prenante ?

Une partie prenante est un acteur, une entité concernée par le projet d’une organisation, et de manière plus générale par les activités d’une entreprise.

Une partie prenante est une partie intéressée par votre projet, de manière directe ou indirecte, car votre projet a une influence potentiellement positive ou négative sur elle, et vice versa.

Quelles sont les parties prenantes d'un projet ?

Votre projet génère des impacts d’ordres différents sur l’activité des diverses parties prenantes concernées en interne comme en externe : vos collaborateurs, votre hiérarchie, vos clients, vos fournisseurs, l’Etat et les collectivités, les investisseurs, les actionnaires, les organisations ou associations, les société civiles, agences de notation, les médias, la nature.

3 exemples de cartographie des parties prenantes

Selon votre projet, il est donc primordial de cartographier toutes les parties prenantes concernées. Voici comment 3 organisations ont cartographié leurs parties impliquées selon leurs activités. Ces 3 exemples de cartographie reflètent également des contextes différents.

Exemple de cartographie des parties prenantes avec l’entreprise Ferrero :

exemple simple de cartographie des parties prenantes

La SNCF cartographie ses parties prenantes comme ceci :

exemple de cartographie des parties prenantes

Un autre exemple de matrice d'analyse des parties prenantes avec le Groupe Lagardère :

cartographie des parties prenantes : exemple de spheres

Un outil de gestion de projet pour anticiper

Le gestionnaire d’un projet doit établir une cartographie des parties prenantes afin de caractériser tous les éléments qui conditionnent la réussite de son projet :

  • identifier les différentes parties prenantes à impliquer dans son projet,
  • qualifier leurs attentes et les moyens d’actions adaptés pour les influencer positivement,
  • déterminer les risques sur l’avancement de son projet,
  • discerner et saisir les nouvelles opportunités,
  • planifier une stratégie de communication adaptée,
  • aboutir sa planification de projet (gestion des tâches, gestion du temps et management d’équipe),
  • arriver à satisfaire les parties prenantes pour favoriser leur engagement.

Les 3 étapes et outils d'analyse de ses parties prenantes

Etapen° 1 : identifier ses parties prenantes

Il s’agit de n’oublier personne. Pour une bonne identification des parties prenantes, vous pouvez par exemple classer les acteurs en 3 sphères :

  1. La sphère qui contribue à votre projet. Faites la liste de toutes les personnes sans qui votre projet ne peut aboutir : les collaborateurs internes à l’entreprise comme le chef de projet et son équipe, les différents services et experts impliqués, mais aussi les organisations externes comme les fournisseurs, les clients et les organismes publics pour les autorisations, ou encore les assurances.
  2. La sphère impliquée. Le commanditaire ou client peut se retrouver en haut de la liste dans cette catégorie. Cette sphère regroupe des personnes ou entités qui ont une grande importance dans le cycle de vie du projet : elles jouent un rôle décisif, qu’il soit médiatique, technique, organisationnel, car elles sont directement concernées.
  3. La sphère qui observe. Certaines organisations préfèrent observer le déroulement d’un projet avant de se positionner, de s’impliquer ou d’y participer : c’est le cas de certains médias ou de communautés qui ne sont pas directement concernées par le projet, mais qui peuvent manifester une plus grande implication avec le temps, avec un engagement en faveur de votre projet. Astuce : identifier en amont les parties « contre » peut également se révéler utile, prudence est mère de sûreté.

Etape n°2 : analyser les parties intéressées en suivant une matrice

Pour mieux analyser les parties, vous devez définir leur degré d’implication concernant votre projet. Vous avez besoin de vous appuyer sur un exemple de matrice d'analyse des parties prenantes. 

Restituons l’approche méthodologique recommandée par le PMP : la matrice pouvoir-intérêt des parties prenantes.
Cette matrice vous oblige à vous poser les bonnes questions :

  • Quel intérêt cette partie prenante a-t-elle dans mon projet ?
  • Que peut-elle apporter pour le soutenir ?
  • Quel sera l’impact de mon projet sur cette partie ?
  • Quels bénéfices peut-elle en tirer ?
  • Comment peut-elle y contribuer ?
  • Qu’est-ce qui peut la motiver ?

Placez vos parties prenantes sur cette matrice en fonction de :

  • l’influence, du pouvoir qu’elles exercent,
  • l’intérêt qu’elles portent à votre projet.

La matrice pouvoir-intérêt des parties prenantes en image :

matrice pouvoir-intérêt des parties prenantes

Etape n°3 : déterminer des actions adaptées

Les actions et interactions avec vos parties prenantes dépendent de leurs positions respectives sur la matrice. Pour déterminer vos actions, le tableau des parties prenantes ci-dessous vous guide : vous pouvez enrichir votre stratégie de communication en prenant également en compte la légitimité d’une partie prenante par exemple, ses ressources, son réseau, sa sphère d’influence.

Tableau d'analyse des parties prenantes : les actions
Profil de la partie prenante Actions conseillées
Pouvoir élevé
Intérêt fort

ENGAGER AVEC ATTENTION :
Consulter la partie
Proposer un partenariat
Co-décider
Gestion rapprochée

Pouvoir élevé
Intérêt faible

SATISFAIRE :
Veiller à ce que la partie soit satisfaite
Délivrer des informations de qualité
Augmenter son intérêt progressivement

Pouvoir faible
Intérêt fort

INFORMER :
Délivrer l’information
Sonder les avis
Proposer un rôle d’ambassadeur

Pouvoir faible
Intérêt faible

VEILLER :
Ne pas aller à sa rencontre
L’information est à disposition
Prendre la température
Surveiller les « CONTRE ».

Organiser le suivi de projet avec un logiciel

Les logiciels de gestion de projet vous aident à respecter vos engagements envers les parties prenantes et à atteindre les objectifs de votre projet : dotés d’outils collaboratifs plus évolués que le célèbre Trello, et d’outils de planification avancés, ils vous font gagner du temps, et sont compatibles avec les méthodes agiles recommandées pour travailler sur des projets collaboratifs.

Zéro Gravity : le pilotage de projet Zéro Stress

Zéro Gravity se distingue par le plan de charge : avec cet outil de gestion de projet, vous disposez d’un tableau de bord synthétique pour suivre le temps passé par collaborateur et par projet, les délais, l’avancée des projets. En cas de décalage négatif, surcharge de travail, vous réagissez en temps réel en réattribuant les tâches.

La rigueur de l’outil rassure l’équipe, mais surtout les parties prenantes partenaires tels que les financiers, par la capacité de réactivité qu’il procure et le partage des informations fiables pour un reporting.

Sciforma : un PPM pour prédire l’avenir

Ce logiciel de planification de projets permet d’évaluer la faisabilité d’un projet avant de le lancer : évaluation des risques, du temps, des ressources nécessaires, du budget. Vous intégrez votre cartographie des parties prenantes en amont pour mieux estimer la réussite de votre projet.

En sus de ce volet PPM (Project Portfolio Management), le logiciel offre également de nombreuses extensions préconfigurées pour travailler en mode projet selon les méthodes Agile, Critical Chain, Prince 2, Phase-gate, ou PMBok.

Clarizen : la connaissance intégrée au projet

Clarizen se désigne lui-même comme plus abouti que Microsoft Project. Son atout indéniable : la gestion des connaissances des parties prenantes, directement intégrée aux projets.

Clarizen est aussi un outil de travail collaboratif très fonctionnel qui favorise les échanges informels par commentaires, posts, et chat. A noter : l’application mobile vous permet d’embarquer les fonctionnalités sur votre tablette ou smartphone.

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La cartographie des parties prenantes pour mieux piloter son projet

Oubliez de cartographier les parties prenantes et votre projet peut emprunter un chemin critique. Le véritable management de projet impose en effet d’identifier et de collaborer avec les personnes impliquées.

Un logiciel de gestion de projet vous permet de mettre en œuvre des actions adaptées, manager une équipe, suivre l’état d’avancement et analyser les résultats obtenus, au sein du même outil.

Il vous aide ainsi à mieux planifier et coordonner votre conduite de projet avec votre équipe de manière organisationnelle et collaborative, et vous offre la possibilité de gérer la relation avec vos parties prenantes de la manière la plus constructive qui soit.

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