Gestion de projet : maîtriser le temps passé sur ses activités

Pour les entreprises de services, la mise en place d’un système de suivi des temps (type feuille de temps) est indispensable.

Vous devez connaître le temps que vos collaborateurs consacrent à chaque projet ou chaque mission, que vous facturiez au temps passé ou au forfait.

Le remplissage des feuilles Excel du suivi hebdomadaire est fastidieux et chronophage. C’est pourquoi, il existe aujourd’hui des logiciels prévus à cet effet. Nous allons voir les nombreux avantages qu’apporte la solution Evizience dans votre entreprise au quotidien.

Avec une solution de gestion des feuilles de temps, vous avez une vue globale de l’ensemble des projets sur lesquels vous travaillez avec votre équipe. Cela vous permet de repérer immédiatement les projets qui sont sur le point de dépasser le temps budgété au départ.

Pour aller plus loin, il est recommandé de découper un projet complexe en plusieurs tâches bien distinctes. Pour chacune de ces activités, vous indiquez le temps estimé pour les accomplir. Cela vous permet alors, au fur et à mesure de l’avancement du projet, d’être en mesure de détecter les activités qui génèrent des dérives, et ainsi prendre les bonnes décisions au bon moment.

Avec un logiciel de gestion de feuilles de temps comme Evizience, vous affectez vos tâches à une personne référente : chef de projet, responsable clientèle, etc. À chaque activité, vous allez également définir une date butoir. À tout moment, vous avez le suivi de l’avancement de votre projet aussi bien par la recherche de la personne responsable que par date de finalisation de projet.

Le suivi du temps passé sur chaque tâche est une étape cruciale dans la gestion de votre projet, aussi bien pour maîtriser le projet si vous le réalisez en interne que pour établir la facturation si vous êtes une entreprise de service. Il est donc important que vos collaborateurs soient partie prenante dans le suivi de ces temps et en comprennent les enjeux :

• prise de conscience du temps réellement nécessaire pour réaliser une tâche. Votre collaborateur qui suit le temps passé pour chaque client sera plus focalisé sur le dossier et aura moins tendance à passer d’une tâche à une autre
• compréhension de l’enjeu financier. Le fait de connaître le temps estimé pour la réalisation d’une activité ou d’un projet, permet de visualiser et de quantifier l’impact financier sur la facture auprès du client
• responsabilisation des équipes. La mise en place d’un tel système de feuilles de temps est un levier vers plus d’autonomie dans le management de projet.

En faisant le choix de mettre en place une solution en ligne pour réaliser le suivi des temps sur vos activités, votre processus de saisie est beaucoup plus simple et rapide. Vos collaborateurs notent leur temps de travail au fur et à mesure de leur journée. Le temps saisi est directement visible sur l’interface web de l’application, au niveau des activités et des projets qui leur ont été affectés.

Un bilan journalier est réalisé afin d’apporter des modifications ou de mettre en place un processus de validation. Cette prise de recul sur la saisie permet de réaffecter le temps sur des projets qui en ont besoin.

Pour analyser la performance et le suivi de vos projets, vous avez besoin de réaliser des tableaux de bord. Avec une solution de gestion de suivi de projet, contrairement à un tableur Excel, vous avez un historique des activités et des données statistiques par tâches. Par exemple, vous pouvez obtenir, le temps passé moyen sur un type d’activité donné que vous êtes amené à réaliser régulièrement pour vos clients.

Et pour aller plus loin, vous avez le coût de revient moyen de chacune des activités, que vous avez préalablement paramétrées dans la solution. Vous obtenez cette information grâce au coût de revient horaire de l’ensemble de vos collaborateurs travaillant sur le projet.

À partir de là, vous avez de nombreux éléments pour obtenir une rentabilité suffisante. Il est temps alors de rectifier le tir si vous passez plus de temps de prévu sur certains dossiers. Vous pouvez ajuster vos estimations de prix sur vos prochains devis ou encore réorganiser vos processus de travail en interne pour vous rapprocher de l’objectif recherché.

Au-delà des impacts financiers, ces données statistiques vous apportent de la sérénité dans l’organisation de votre travail. Vous allez mieux prévoir les délais de réalisation de vos travaux et être plus efficace dans votre quotidien.

Téléchargez notre modèle de planning projet :

Il est certain que vous pouvez continuer de réaliser le suivi du temps passé sur vos activités dans votre tableur Excel.

Par contre, la solution en ligne Evizience, accessible depuis tous les supports, vous aidera à améliorer votre productivité : vous gagnez du temps en optimisant des tâches récurrentes quotidiennes et vous maîtrisez vos budgets.

Ce temps épargné pourra être alors reporté sur la bonne gestion de vos dossiers clients !