

Scrum board, burnup chart, mood board, logiciels de gestion de projet... découvrez les principaux outils scrum pour gérer vos projets en toute agilité.
Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
La gestion de portefeuille de projet, ou GPP, est une notion plus complexe que la simple gestion de projets. En effet, elle inclut une dimension de gestion des risques plus forte, et implique la stratégie de votre organisation de manière globale.
Alors, comment gérer des portefeuilles de projets efficacement ? Quels outils peuvent vous aider ? Et comme il devient évident qu’un logiciel de gestion de portefeuilles de projet est indispensable aux organisations pour la réalisation de cette tâche, lequel choisir et sur quels critères fonder votre choix ?
Appvizer revient sur la définition et les enjeux du PPM pour vous guider dans le choix du meilleur logiciel.
Prêt·e à prendre les meilleures décisions stratégiques ?
Plus votre organisation est grande, plus les projets sont nombreux et leur ampleur conséquente. Un portefeuille de projets désigne alors l’ensemble des informations associées à tous ces projets, comme les ressources attribuées ou encore les budgets alloués.
Mais la multiplication des projets, qu’ils soient externes ou internes, apporte son lot de difficultés pour les piloter et garder une vue d’ensemble.
C’est là qu’intervient la gestion de portefeuille de projets.
Également désignée par son équivalent anglais project portfolio management (ou PPM), la gestion de portefeuille de projets constitue un véritable outil de gouvernance.
La gestion de portefeuille de projet regroupe l’ensemble des données liées aux projets. Par exemple :
Par conséquent, la GPP offre un aperçu de l’ensemble des projets afin :
In fine, l’objectif du PPM est de gagner en performance dans la réalisation de la stratégie globale de l’entreprise, grâce à une priorisation et un pilotage pertinents de l’ensemble de ses projets, aussi nombreux soient-ils.
Portefeuille, programme et projet sont trois notions à distinguer. Il ne faut pas confondre projet avec sous-projets et portefeuille de projets.
En somme, la gestion de portefeuille de projets exige des compétences de gestion des risques et de gestion de stratégie, là où la gestion de projet requiert davantage des compétences techniques liées au projet en question.
Rappelons que la gestion de portefeuille de projet a pour objectif de s’aligner avec la stratégie globale de l’entreprise.
C’est pourquoi vous devez la garder bien en tête, puisqu’elle :
Le suivi des performances de l’ensemble des projets est gage de réussite dans le pilotage de votre portefeuille.
C’est pourquoi nous vous recommandons d’identifier quels sont les KPIs (ou indicateurs clés de performance) qui permettront de définir si vos objectifs ont été atteints ou non.
Parmi les indicateurs à suivre, citons :
L’analyse de vos projets s’établit à partir d’un certain nombre de questions à vous poser, à déterminer en fonction de vos objectifs globaux :
Grâce aux différentes analyses que vous jugerez appropriées, vous pourrez catégoriser vos projets selon des critères prédéfinis.
Une fois que vous avez une vision plus claire de l’ensemble des projets de votre portefeuille, il devient possible de les prioriser.
💡 Une matrice de priorisation des projets constitue un outil précieux pour vous accompagner dans cette étape. Vous trouverez de nombreuses méthodes sur internet. Voici néanmoins un exemple permettant de dégager quels sont les projets à appuyer et encourager en premier.
Vient ensuite l’étape de la gestion plus concrète de votre portefeuille de projets.
Une fois les différentes méthodes et processus définis, et à l’aide d’outils tels que le tableau de bord et les logiciels PPM :
Enfin, vous êtes en mesure de voir si l’ensemble des projets de votre portefeuille évolue dans le bon sens grâce au suivi de vos KPIs, et si vous atteignez les objectifs fixés.
Dans le cas contraire, n’hésitez pas à redéfinir vos priorités, à faire des tests et à réévaluer la direction générale que doit prendre votre portefeuille de projets.
La mise en place efficace d’un portefeuille de projets passe par le déploiement d’outils et de processus rigoureux afin de gérer les priorités. Vous évitez ainsi de piloter à vue, de perdre des informations, d’utiliser des ressources à mauvais escient, de dépasser les budgets sans ROI intéressant, etc.
Par ailleurs, vous facilitez l’édition de votre reporting et des synthèses d’informations pour prendre les bonnes décisions.
Appvizer vous accompagne en rappelant l’importance du tableau de bord et en vous aidant à choisir le meilleur logiciel PPM.
L’appui sur des outils pertinents et adaptés soutient la bonne gestion de vos portefeuilles de projets.
Le tableau de bord est l’un d’entre eux.
☝️ Notez cependant qu’il n’existe pas de tableau de bord type. Celui que vous construirez sera adapté à la nature de vos activités et ses indicateurs sélectionnés par rapport à vos objectifs.
Exemple d’un tableau de bord ressources :
Outre un tableau de bord, un logiciel de gestion de portefeuille projet s’avère indispensable. En effet, dans les organisations devant jongler avec une multitude de projets, utiliser un outil au fonctionnement plus manuel (comme Excel) s’avère vite contre-productif !
Voici les étapes à suivre pour sélectionner la solution PPM la plus adaptée à vos besoins.
C’est l’étape préliminaire primordiale pour toute prise de décision en entreprise ; c’est également vrai pour choisir votre logiciel de gestion de portefeuille de projets. Cela vous permet de ne pas scruter le marché à tâtons, sans vraiment savoir ce que vous recherchez.
En d’autres termes, identifiez les besoins, les difficultés, les risques, mais également ce qui est attendu par les utilisateurs.
Nous avons dressé une liste de questions indispensables :
Pour vous aider à définir vos besoins et à trouver le logiciel de gestion des portefeuilles de projets qui vous correspond, nous avons établi une liste non exhaustive de fonctionnalités auxquelles prêter attention :
💡 Pour vous aider dans votre recherche, nous avons préparé la check-list des 200 critères à prendre en compte pour choisir le logiciel PPM le plus adapté à votre organisation.
Check-list : 200 critères pour choisir son logiciel PPM
TéléchargerIl existe de nombreux logiciels de gestion de portefeuille de projets, à l’image de Clarizen, ou encore de Planisware Orchestra.
Nous passons en revue trois d’entre eux :
🛠️ CESAR.TEAM est un outil adapté aux grands groupes qui permet de planifier toutes les composantes d’un projet ou d’un programme mais également de planifier plusieurs projets d’un service ou d‘une direction au sein d’un seul écran. Les portefeuilles de projets sont mis à jour en temps réel avec des visions par budget, coûts, ressources et risques.
Paramétrez des portefeuilles de projets par direction, métier et axes stratégiques. Tous les acteurs des directions partagent des données communes et une vision globale ou détaillée des portefeuilles de projets de l’entreprise. L'ensemble du cycle de vie des projets est couvert de manière simple et intuitive.
Le petit plus de CESAR.TEAM ? Il se présente comme un outil structurant et pédagogique, permettant d’insuffler de bonnes pratiques, même aux utilisateurs débutants.
🛠️ Project Monitor : Project Monitor est un logiciel PPM à la fois stratégique et opérationnel. Adapté aux besoins des ETI, des grands groupes et des administrations, cet outil offre aux DSI, DG et PMO une vision d'ensemble sur la gestion de portefeuilles projets.
Grâce à ce logiciel, optimisez la conduite de vos projets, suivez les indicateurs d'avancement, financier, ressources, risque.
Les atouts de Project Monitor : sa souplesse pour s’adapter et évoluer avec votre organisation et sa simplicité d'utilisation pour faciliter l'appropriation par vos équipes. Enfin, il possède un des meilleurs TCO (coût total de possession) du marché.
🛠️ Sciforma : Sciforma s’adapte aux besoins et aux bourses des entreprises à partir de 50 salariés, ce qui en fait une solution s’adressant également aux PME.
Sciforma accompagne de manière efficiente les PMO et chefs de projets dans leur développement stratégique et dans la priorisation de leurs projets.
Mais le point fort du logiciel, c’est sa flexibilité. En effet, il accompagne la croissance de l’entreprise grâce à l’évolutivité de ses fonctionnalités et aux nombreux modules supplémentaires à ajouter en cas de besoin.
Armé·e de ces quelques conseils, vous avez désormais les clés en main pour assurer la gestion de portefeuille de projet.
Toutefois, une de vos principales missions est de sélectionner en bonne intelligence les différents outils qui vous permettront d’atteindre vos objectifs, car la GPP est difficilement efficace sans recours à un tableau de bord et à la solution logicielle appropriée.
Et vous, quels outils utilisez-vous pour la gestion de portefeuille projet ? Faites-nous part de votre expérience en commentaires.
Check-list : 200 critères pour choisir son logiciel PPM
Télécharger