Le mode projet, souplesse et collaboration au cœur de votre travail

Le mode projet est une méthode de travail en gestion de projets où l’équipe fonctionne de manière collaborative et transverse. Le mode de management est plus horizontal pour apporter fluidité et efficacité dans la gestion du travail. Chaque collaborateur·rice connaît son rôle et ses responsabilités.

Quelle méthodologie et quelle organisation adopter pour un chef de projet et ses équipes ? Nous proposons de comprendre le fonctionnement de cette conduite de projet pour mieux travailler en mode projet.

De la planification à la communication, voyons aussi quels outils vous accompagnent au mieux dans la mise en œuvre de tout projet et contribuent à sa réussite.

Le mode projet est un modèle d’organisation et de gestion de projets transversal et collaboratif.

Il amène des personnes de différents services ou externes à l’entreprise à collaborer sur un même projet ou une même mission sur une période limitée dans le temps, avec une enveloppe budgétaire dédiée. Ces personnes peuvent consacrer la totalité de leur temps à ce projet commun ou être impliquées dans d’autres missions en parallèle.

Le mode projet suppose une méthodologie et un cadre organisationnel spécifiques qui commencent par la nomination d’une cheffe ou d’un chef de projet. Cette personne supervisera le projet dans son ensemble.

On oppose souvent le mode projet au mode produit, qui sont deux approches fondamentalement différentes :

• Le projet est ensemble d’activités concourant à la réalisation d’un produit ou service unique, pendant une période limitée dans le temps. Il rassemble des ressources (humaines, matérielles, etc.) afin de fournir des livrables répondant à la demande d’un client ou d’un commanditaire. Sa mise en œuvre doit respecter le périmètre, les délais et le budget définis en amont.
   
• Le produit est un bien ou service répondant à des besoins ou usages utilisateurs et résultant d’une activité créative, fonctionnant souvent par itérations (mode de l’agilité), dans une optique d’amélioration continue et de satisfaction de l’utilisateur.

Mode projet vs mode produit © Cloud-temple.com

L’un ou l’autre mode d’organisation peuvent être choisis en fonction de la demande initiale du client :

• si l’environnement est prévisible, et que le bénéfice de la solution à une problématique est clair pour l’ensemble des parties, l’organisation en mode projet sera pertinente ;
• si l’on détient partiellement la réponse au besoin, si l’on veut tester et récolter du feedback en cours d’avancement pour affiner le résultat et explorer de nouvelles options, alors l’approche produit sera certainement plus adaptée.

Le choix dépend également des besoins de l’entreprise, et peut utiliser les deux modes d’organisation qui s’avèrent complémentaires, notamment dans le cadre d’un développement de produit complexe (de type logiciel, application, etc.).

Comment décloisonner les silos métiers isolés ? Comment faire travailler ensemble tous les collaborateurs sur un même projet sans se perdre dans des processus hiérarchiques ou opérationnels chronophages et contre-productifs ?

Le pilotage en mode projet fixe un cadre efficient pour fluidifier les échanges et les prises de décision, tout en accordant une place centrale à la collaboration. Voici les principales caractéristiques de son fonctionnement :

• L’enjeu est de structurer un groupe de travail et de réunir des collaborateurs, experts métiers issus de différents services, autour d’un projet commun.
• L’objectif est de piloter le projet dans son ensemble et de répondre à la demande initiale de manière réactive et collaborative.
• Le mode de travail est transversal : le management est tourné vers l’organisation, avec des liens hiérarchiques moins marqués, afin de faciliter la collaboration. Les règles et acteurs du projet sont déterminés en amont pour fluidifier les étapes, les délais, le budget, etc.
• Finalement, la gestion du projet peut être centralisée sur un outil collaboratif afin de permettre à l’équipe de pouvoir réagir à chaque étape, anticiper les risques, ajuster les charges de travail, etc.

La personne chargée de superviser l’ensemble du projet intervient du début à la fin du projet : de la constitution de l’équipe jusqu’à la répartition des tâches, en passant par la définition des délais, l’animation de l’équipe et le suivi de l’avancement du projet.

Il s’agira pour elle·lui de jongler entre plusieurs modes d’action :

• cadrer les équipes et laisser une part d’autonomie,
• planifier et exécuter,
• structurer et garder une certaine flexibilité,
• communiquer et prendre des décisions pour avancer,
• chiffrer et laisser place à la créativité...

… un véritable travail d’équilibriste !

Les qualités principales d’un·e bon·ne chef·fe de projet : leadership, sens de l’écoute, aptitudes managériales et communication claire de façon à instaurer un climat de confiance et à encourager des personnes issues de contextes différents à collaborer.

Il contient une feuille de route précise :

• Le rôle de chaque membre et ses responsabilités sont clairement identifiés.
• Les objectifs, les enjeux, la stratégie et la mise en application opérationnelle (délais, tâches) sont déterminés.

Il convient en amont de vérifier la compréhension globale du projet par l’ensemble des intervenants.

Voici une astuce pour ne rien oublier :

• Quoi (déterminer les actions) ;
• Qui (identifier les collaborateurs concernés) ;
• Où (définir les lieux, domaines) ;
• Quand (planifier les étapes dans le temps) ;
• Comment (organiser et prévoir les moyens comme les méthodes) ;
• Combien (fixer le budget) ;
• Pourquoi (acter les objectifs).

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Le travail en mode projet présente de nombreux avantages, parmi lesquels :

• améliorer la productivité de vos équipes : des collaborateurs responsabilisés et valorisés dans leurs tâches font preuve d’un regain de motivation, dynamisés par les aspects collaboratifs, qui incitent au partage et à l’échange constructif ;
   
• augmenter la valeur du capital humain : du fait des interactions entre spécialistes métiers, chacun apprend et complète ses savoir-faire : on échange les méthodes de travail, les points de vue, on partage son expérience et son expertise, on propose ses propres raisonnements professionnels éprouvés auparavant, etc. ;
   
• garantir le niveau de qualité attendu, voire le dépasser : la synergie créée grâce à la relation d’équipe offre une valeur inestimable pour l’entreprise : elle stimule l’intelligence collective ;
   
• favoriser l’innovation et la créativité des membres de l’équipe, amenés à exercer leurs compétences sur des sujets transverses. Ils renforcent ainsi leur capacité d’adaptation ;
   
• devenir un outil d’apprentissage permanent : «challengés», les collaborateurs peuvent monter en compétences. Ils gagnent également en autonomie et en flexibilité.

Dans ce contexte favorable et multidisciplinaire, les avantages pour le groupe dans son ensemble sont décuplés.

Commencer par un état des lieux en amont du projet est essentiel pour comprendre sa nature, les enjeux de sa mise en œuvre pour l’entreprise, et les gains attendus.

Vous êtes ainsi en mesure d’en tirer des objectifs clairs, d’en étudier la faisabilité, afin de spécifier les besoins et de lister les tâches à accomplir. Vous élaborez de la sorte la meilleure solution pour parvenir aux résultats escomptés.

Le chef de projet désigné, les ressources doivent également être sélectionnées en fonction de leurs compétences techniques, de leur disponibilité, mais également de leur aptitude à travailler sur un mode collaboratif.

Il est du ressort du responsable de projet d’assurer le lien entre les différents acteurs du projet et de faire en sorte que chacun connaisse la fonction des autres membres d’équipe.

🛠️ Quel outil utiliser ?

Beesbusy, outil de gestion de projet, vous aide à visualiser et à piloter l’ensemble de vos ressources, qu’elles soient internes ou externes à l’entreprise. Disposant de plusieurs modes et vues, il propose notamment un planning d’équipe.

Votre projet va se matérialiser par une succession de tâches à réaliser avant la date limite de livraison du projet. Au lieu d’établir strictement une liste de tâches, vous pouvez répertorier tous les grands objectifs (qui deviennent des jalons) et les sous-objectifs qui s’y rattachent. Votre vision sera plus concrète et moins restrictive. En effet, un objectif peut être atteint de différentes manières, et c’est le résultat atteint qui va compter.

Une fois les priorités définies, inscrivez les objectifs concrets sur un planning, en fixant des dates butoirs. Le calendrier choisi doit être partagé avec tous les membres de l’équipe et facilement ajustable en fonction des aléas, comme des retards ou une absence inopinée de ressources.

🛠️ Quel outil utiliser ?

Bubble Plan, logiciel de gestion de projet, vous permet de planifier vos tâches de manière ultra simple, grâce à un design agréable et intuitif et un système de drag and drop. De plus, le logiciel est véritablement conçu pour le travail en équipe et offre un suivi clair de la progression des projets.

En tant que responsable du projet, vous devez veiller à ce que l’information circule entre les différents membres d’équipe. Si vous détenez vous-même des aptitudes ou savoirs essentiels au projet, n’hésitez pas à former un collaborateur pour endosser certaines tâches en votre absence, ou déléguer quand nécessaire.

🛠️ Quel outil utiliser ?

• Le logiciel de gestion de projet Gladys, axé sur la collaboration, soutient les équipes opérant en mode projet. Il met notamment l’accent sur la circulation des idées et l’innovation, grâce à la possibilité d’organiser des campagnes d’idéation et de partager les connaissances et la veille.
   
• Cet accès aux connaissances passe également par le partage de l’ensemble de la documentation relative au projet, dans sa dernière version, à tous les collaborateurs impliqués. L’utilisation d’une plateforme collaborative, telle que Netframe.co, facilite la gestion documentaire au sein d’une équipe, et permet de stocker et d’organiser des fichiers selon une arborescence par groupe de travail.

© Shutterstock

Bien évidemment, pour avancer avec efficacité et transparence, la communication est essentielle. D’une part, vous communiquez avec la maîtrise d’ouvrage ou les donneurs d’ordre de ce projet, pour les tenir informés de l’avancement des étapes. D’autre part, vous faites le lien entre les différents membres de l’équipe en tâchant de fluidifier les échanges.

Pour aller plus loin, vous pouvez mettre en place une culture d’équipe, par exemple en instaurant une communication «standardisée» : veillez à ce que tous et toutes parlent le même langage (pas de sigles trop spécifiques ou de jargon métier) et s’appuient sur les mêmes processus de travail.

🛠️ Quel outil utiliser ?

• Avec interStis, plateforme de collaboration et de communication, offrez à toutes les parties prenantes la possibilité de communiquer et de travailler en mode projet facilement. Grâce à cet espace numérique partagé, fluidifiez les échanges directs (chat, visioconférence, etc.) mais aussi le partage de documents. Le tout sans limite d’utilisateurs. 
   
• Citons également l’outil de gestion de projet monday.com. Il centralise le travail et la communication sur une même plateforme. Partage de notes, de tableaux, d’agendas, et l’ouverture de discussions instantanées entre des membres d’équipe permettent d’interagir directement sur les points à débattre.
   
• Enfin, si vous êtes amené à communiquer régulièrement avec des contributeurs externes (clients, fournisseurs, prestataires, etc.), utilisez la plateforme collaborative Wimi. Cet outil permet à vos invités d’y être admis gratuitement, tout en bénéficiant des mêmes fonctionnalités (chat, visioconférence, gestion documentaire, gestion des tâches, etc.).

Le mode projet, organisation basée sur la collaboration, peut susciter des réticences de la part des personnes les moins habituées à cette méthodologie. Pour permettre à chacun de s’adapter, le chef de projet a un rôle d’accompagnement, afin que les règles soient comprises et appliquées par tous.

Outre les frictions potentielles parmi vos collaborateurs, d’autres problématiques peuvent se présenter à vous : un retard fournisseur, l’absence prolongée et non prévue d’un collaborateur, un besoin client modifié, etc. Autant de situations qui nécessitent de trouver des solutions et de réajuster le planning avec ses nouvelles priorités.

Le pilotage en mode projet s’impose quand des équipes multisites doivent collaborer à distance.

Pour savoir comment mener un projet et tirer le meilleur parti de ses équipes, découvrez le modèle de matrice RACI au format Excel, à télécharger gratuitement :

Vous êtes missionné·e d’un projet par votre direction ou un comité de pilotage ? Votre casquette de coordinateur·trice de projet en place, vous avez la responsabilité de superviser et favoriser le bon déroulement du projet.

Si le mode projet offre un cadre méthodologique adapté et de nombreux avantages pour aborder des problématiques transversales dans l’entreprise, il nécessite plus que des compétences de gestionnaire. La personne doit pouvoir fédérer des collaborateurs autour d’une mission commune et tendre vers une harmonisation des pratiques.

Nos derniers conseils pour votre rôle de facilitateur·rice en tant que responsable de projet :

• mobilisez votre équipe tout en restant à son écoute et en recueillant les idées de chacun ;
• unifiez les pratiques entre les différents services travaillant sur le projet ;
• capitalisez l’expérience projet en dressant un bilan afin d’enrichir toute l’entreprise et de faire perdurer les savoirs acquis pendant le projet.

Finalement, choisissez un outil performant et adapté à votre fonctionnement pour piloter projets et équipes, et faciliter le travail coopératif, la gestion des ressources, la communication ou encore la gestion documentaire. Certaines solutions intègrent un riche éventail de fonctionnalités, d’autres en développent certaines, parfois plus avancées.

N’hésitez pas à faire le test pour voir en quoi l’utilisation d’un outil permettrait d’améliorer votre organisation en mode projet.

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