Comment cadrer votre projet ? 6 étapes, exemple de note de cadrage et les outils pour vous aider

Le cadrage projet, en anglais project framing, est la phase clé qui donne le cap à tenir et les repères à garder à l’œil, avant la planification du projet et son lancement.

Un bon cadrage permet notamment de fixer des objectifs cohérents et de définir les délais et les budgets afin d’éviter toute déconvenue.

C’est donc une étape à ne pas sauter dans le cadre d’un management de projet efficace.

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Pourquoi faut-il cadrer un projet ?

Le cadrage permet de définir les contours du projet et intervient juste après la phase de l’avant-projet, incluant en général :

• l’étude des besoins,
• l’étude d’opportunité,
• l’étude de faisabilité (par exemple au moyen de la méthode Proof of Concept).

Au moment du cadrage projet, réalisé sous forme d’un ou de plusieurs entretiens, les premiers éléments alors collectés permettent de :

• structurer le projet,
• rappeler le contexte, les enjeux et les objectifs,
• identifier les ressources humaines et techniques nécessaires,
• définir un budget et les délais.

Cette phase clé permet au client et au maître d’ouvrage, ou chef de projet, d’échanger et de communiquer les consignes à l’équipe projet, pour que toutes les parties prenantes aient une bonne compréhension et une bonne visibilité des attentes et des moyens à mobiliser.

À l’issue de ces réunions, une note de cadrage est réalisée, sorte de référentiel du projet pour partager en interne les informations clés. Elle est aussi appelée :

• lettre de mission,
• note de synthèse,
• note de lancement,
• charte projet.

Comment rédiger une note de cadrage ? Les 6 étapes clés

Avant de foncer tête baissée dans un projet, prenez une grande inspiration… et rédigez une note de cadrage. Ce document structurant permet de poser les bases solides. Voici les étapes à suivre pour un cadrage projet aux petits oignons 🧅.

Étape n°1 : présentez le projet (en deux mots, mais clairs)

Expliquez d’où vient le besoin :

• est-ce une demande du client ?
• est-ce une idée en interne ?
• est-ce une urgence réglementaire ?

Puis, décrivez brièvement le contexte : service concerné, problématique actuelle, impact attendu.
Vous devez donner envie à vos lecteurs (sponsors, équipe, direction) de s’impliquer. 

Étape n°2 : définissez les objectifs du projet

Ici, pas de formule floue comme “améliorer la productivité”. Soyez chirurgical.
Quel résultat concret attendez-vous à la fin du projet ? une application web livrée ? un processus RH automatisé ?

Précisez également les indicateurs de succès : +20 % de leads ? -15 % de temps de traitement ?

L’objectif du projet est la boussole qui guidera toute la suite.

📌 Spoiler : sans objectifs clairs, les parties prenantes vont vite tirer dans tous les sens.

Étape n°3 : détaillez le périmètre… et ce qui est hors périmètre

Le périmètre est souvent flou au début. Mauvaise idée. Ici, on cadre :

• les fonctions couvertes,
• les modules livrés,
• les utilisateurs concernés.

Mais on précise aussi ce qui ne sera pas fait. 👉 Exemple : le support client ne sera pas inclus dans cette première version.
C’est LA section qui évite les demandes supplémentaires (“juste une petite fonctionnalité de plus ?”) en cours de route.

Étape n°4 : listez les parties prenantes et les rôles

Identifiez toutes les personnes impliquées dans le cadrage projet et les phases suivantes :

• qui pilote (souvent le chef de projet) ?
• qui valide les livrables ?
• qui fournit les informations ?
• qui peut bloquer l’avancée (et comment le convaincre) ?

Nommer les parties prenantes, c’est anticiper les frictions et instaurer une communication claire dès le début.

Étape n°5 : planifiez les grandes étapes

Tracez les grandes phases du projet :

• cadrage,
• conception,
• tests,
• déploiement,
• retour d’expérience.

Fixez des jalons visibles et atteignables, avec des dates. Ce n’est pas gravé dans le marbre, mais ça donne un tempo. Cette mise en place rassure les sponsors et évite l’effet tunnel.

Étape n°6 : anticipez les risques et les moyens à mobiliser

1. Listez les zones d’incertitude (dépendance technique, dispo des ressources, charge de l’équipe projet...).
2. Proposez un plan B réaliste pour chaque point sensible.
3. Ajoutez aussi les moyens nécessaires : budget, outils de gestion de projet, compétences externes.

Mieux vaut poser les limites maintenant que de les découvrir au moment de payer la facture.

Modèle de note de cadrage à télécharger 

Pour vous inspirer, Appvizer met à votre disposition un exemple de note de cadrage téléchargeable au format .doc ou .pdf.

Les méthodes et outils pour cadrer un projet

Méthode QQOQCP

La méthode QQOQCP peut être utilisée ici, pour répondre aux principales questions de cadrage projet :

• ⃞  Qui :
  • le commanditaire,
  • le chef de projet,
  • l’équipe projet,
  • toutes les parties prenantes, comme les sous-traitants éventuels,
  • les utilisateurs finaux ;

• ⃞  Quoi :
  • l’objet du projet,
  • son périmètre, ou scope, c’est-à-dire son contenu, les processus à respecter, son découpage en différents sous-projets le cas échéant,
  • les spécificités fonctionnelles (projet web) ;

• ⃞  Où :
  • le lieu du projet, si c’est sur le web, quelle page, front ou back ?
  • le lieu des prochaines réunions de contrôle suivant les différents jalons identifiés ;

• ⃞  Quand :
  • le début et la fin du projet,
  • les délais,
  • les différentes grandes étapes ;

• ⃞  Comment :
  • les méthodes à employer,
  • les ressources humaines, techniques et budgétaires à mobiliser,
  • les opportunités à saisir,
  • les contraintes et les risques potentiels à éviter ;

• ⃞  Pourquoi :
  • le contexte,
  • les objectifs,
  • les besoins exprimés,
  • les bénéfices attendus.

☝️ En gestion de projet, il est préférable d’indiquer le quoi et le pourquoi dès le début de la note de cadrage.

Outre la méthode QQOQCP pour rédiger la note de cadrage, d’autres techniques complémentaires peuvent être utilisées pour définir son contenu, notamment les grandes étapes, les ressources projet et les échéances du projet.

Le Product Breakdown Structure (PBS)

Le Product Breakdown Structure, ou PBS pour les intimes, est une boussole pour structurer vos livrables. L’idée ? Découper le projet en sous-produits concrets, visibles, livrables. On ne parle pas ici de tâches, mais bien d’éléments tangibles :

• un document de spécifications,
• une maquette validée,
• un manuel utilisateur…

Le PBS ressemble à un arbre généalogique des résultats attendus. Chaque branche représente une version plus précise du produit final. Et au bout des branches : des livrables clairs, qu’on peut montrer, tester, livrer. Bref, du concret.

C’est un outil redoutable pour clarifier le périmètre du projet. Il évite les malentendus entre le client, les parties prenantes et l’équipe projet. Et comme il se concentre sur le “quoi”, il complète parfaitement le WBS qu’on verra juste après.

Le Work Breakdown Structure (WBS)

Si le PBS répond à la question “qu’est-ce qu’on livre ?”, le Work Breakdown Structure (WBS) s’attaque au “comment on y arrive”. Ici, on découpe le projet en travaux, en activités, en sous-étapes. Bref, en actions concrètes à mener pour atteindre les objectifs.

Chaque nœud représente :

• une phase,
• une tâche, 
• un sous-ensemble logique.

On commence par le livrable principal, puis on détaille jusqu’à atteindre un niveau opérationnel : celui où une personne peut prendre la tâche et l’exécuter sans flou artistique.

Ce découpage permet de :

• mieux répartir les ressources,
• d’estimer la charge de travail,
• d’identifier les dépendances entre les tâches.

Petit conseil : associer le WBS à un planning (type Gantt) et à des responsables permet d’aligner toute l’équipe projet. 

L’Organisation Breakdown Structure (OBS)

L’Organisation Breakdown Structure, ou OBS, c’est le miroir organisationnel du WBS. Ici, on ne parle plus de tâches ou de livrables, mais de rôle et de responsabilités :

• qui fait quoi dans le projet ?
• qui valide ? 
• qui exécute ?
• qui pilote ?

L’OBS présente la structure hiérarchique de l’équipe projet. Elle permet d’assigner les travaux du WBS aux bons profils, en fonction de leurs compétences ou de leur place dans l’organisation. C’est un allié précieux pour clarifier les chaînes de décision… et éviter les “ah, je pensais que c’était toi” en pleine phase de cadrage.

En croisant WBS et OBS, on obtient la matrice RACI. Un outil imparable pour savoir :

• qui est responsable,
• qui est acteur,
• qui est consulté,
• qui est informé sur chaque étape du projet.

Et non, OBS ne veut pas dire “On Bricole en Silence” 😉

Le macro-planning

Le macro-planning, c’est la vue d’hélicoptère du projet. On ne rentre pas encore dans les détails, mais on balise les grandes phases, les étapes clés, les gros jalons. Objectif : voir d’un coup d’œil où on va… et quand on devrait y arriver.

Ce planning simplifié est un outil de communication redoutable. Il permet aux parties prenantes de se repérer facilement sans se noyer dans les dates. Il aide aussi le chef de projet à anticiper les goulots d’étranglement et à répartir les ressources sur la durée.

📊 Le format ? À vous de voir. Frise chronologique, planning Gantt allégé, calendrier partagé… tant que la visibilité est là, le support importe peu.

Le budget prévisionnel projet

On dit souvent que l’argent ne fait pas le bonheur… mais sans budget, pas de projet. Le budget prévisionnel est un incontournable du cadrage projet. Il sert à estimer les moyens financiers nécessaires pour mener à bien chaque phase.

Salaires, outils, prestations externes, déplacements, matériel… Chaque poste de dépense doit être anticipé. Il vaut mieux viser large que finir à sec à mi-chemin.

Un bon budget, c’est aussi un outil d’aide à la décision pour les parties prenantes. Il leur permet de valider (ou non) le lancement du projet. Et de suivre les écarts entre prévision et réalité, une fois l’action lancée.

🧠 Petit conseil : accompagnez votre budget d’hypothèses claires et d’une marge pour les imprévus. Le risque zéro n’existe pas. 

Les outils pour cadrer un projet

Les logiciels de gestion de projet vous accompagnent du cadrage à la rédaction du cahier des charges, de la planification au suivi du projet. Ils permettent de structurer la note de cadrage, de collaborer avec l’équipe projet et de garder une trace claire de chaque étape. Voici 5 outils qui méritent leur place dans votre boîte à outils digitale :

• Notion, c’est le champion de la flexibilité. Vous pouvez y créer une note de cadrage collaborative, y ajouter des checklists, des deadlines, et même des documents de référence. Son interface modulable est idéale pour documenter chaque phase de cadrage, tout en gardant un aspect visuel agréable.

• ClickUp combine tâches, docs, plannings et suivi du temps. Vous pouvez y intégrer votre Product Breakdown Structure, générer un WBS, et assigner les rôles issus de votre Organisation Breakdown Structure. C’est l’outil qui permet de passer du cadrage à l’exécution sans changer de plateforme.

• Besoin d’un macro-planning clair à partager avec les parties prenantes ? TeamGantt est fait pour ça. Son interface intuitive permet de construire des diagrammes de Gantt visuels et d’y associer des tâches, des jalons et des responsabilités. 

• Si votre projet implique beaucoup de documentation technique ou de procédures, Confluence est un allié de taille. Connecté à Jira, il permet d’archiver chaque version de la note de cadrage, de documenter les décisions et de garder une trace des contributions de chaque partie prenante.

• Asana est particulièrement utile pour décomposer un projet en tâches, fixer des deadlines, et suivre l’avancée de chaque phase. C’est l’outil parfait pour piloter le passage du cadrage à l’action, tout en maintenant une communication fluide entre tous les membres de l’équipe.

• Si votre projet informatique nécessite une gestion plus technique, vous pouvez aussi explorer Trello, monday.com ou Microsoft Project. À chacun son outil, tant qu’il cadre bien l’histoire.

Les bonnes pratiques à appliquer lors de vos cadrages projet

👉 Impliquez les bonnes parties prenantes dès le début

Pas de note de cadrage efficace sans les bons cerveaux autour de la table. Identifiez les parties prenantes clés et consultez-les tôt. Leurs attentes, contraintes et signaux faibles sont précieux pour fixer un périmètre réaliste.

👉 Posez plus de questions que de réponses

Vous n’êtes pas là pour impressionner, mais pour comprendre. Listez les besoins, reformulez, creusez. Le cadrage, c’est d’abord une enquête. Et oui, vous avez le droit de poser cinq fois la même question tant qu’elle clarifie l’objectif projet.

👉 Écrivez noir sur blanc… puis relisez à voix haute

Le document de cadrage n’est pas qu’un support interne. Il sera relu, validé, partagé. Donc soyez clair, structuré, précis. Évitez le jargon inutile. Une bonne pratique : le faire relire par quelqu’un qui n’est pas dans le projet. Si cette personne comprend, c’est gagné.

👉 Anticipez les trous dans la raquette

Tout ne sera pas figé. Il y aura des imprévus. Préparez des marges de manœuvre (en budget, en délai, en ressources). Et formalisez les risques dès le cadrage, même s’ils ne plaisent pas à tout le monde. Ce n’est pas être pessimiste, c’est être pro.

👉 Ne cadrez pas seul dans votre coin

Faites relire, challengez les hypothèses, organisez un atelier si besoin. Le cadrage est collectif : plus il est partagé, plus il sera respecté une fois le projet lancé.

Et surtout : résistez à la tentation de boucler le cadrage “vite fait”. C’est justement quand on pense que “tout est clair” qu’on rate les vrais signaux faibles.

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Après le cadrage, l’action !

L’étape de cadrage arrive à son terme, la note de cadrage a été écrite, éventuellement reprise et modifiée, et toutes les parties prenantes sont prêtes ?

C’est le moment de lancer le projet ! À votre kick-off !