Les outils pour suivre vos projets avant qu’ils ne vous échappent

Votre suivi de projet est-il optimal ? Utilisez-vous des méthodes et des outils efficaces pour la gestion de projet ? 
Bien coordonner et suivre l’avancement de votre projet vous garantissent productivité et rentabilité.

Vous voulez mettre en place une gestion de projet plus suivie ? La formule est simple : méthode + relationnel + pragmatisme = vision à 360°.

Suivez le guide :

La gestion de projet, ou project management, englobe l’organisation et la planification d’un projet, de sa conception à son suivi. Les aspects stratégiques et opérationnels sont tous deux pris en compte, estimés et programmés. Ainsi, il est question :

• de définir les objectifs du projet :
  • les livrables les plus importants du projet ou prioritaires,
  • le découpage du projet en sous-ensembles pour une estimation plus fine et une réactivité facilitée,
  • les tâches nécessaires à la réalisation de chaque livrable et sous-livrable ;
    
    
• d’analyser et d’estimer les charges de ces tâches grâce à :
  • la priorisation des tâches,
  • l’évaluation de leur interdépendance,
  • l’anticipation des facteurs de risques,
  • leur planification dans le temps ;
    
    
• d’attribuer les ressources nécessaires à chaque tâche dont :
  • les ressources humaines (collaborateurs),
  • les ressources financières (budget),
  • les ressources matérielles ;
    
    
• d’assurer le suivi du projet :
  • en visualisant les objectifs atteints ou retardés, l’avancement réel par rapport aux prévisions,
  • en communiquant avec toutes les parties prenantes, que ce soit l’équipe projet en interne ou vos partenaires, clients et fournisseurs,
  • en proposant des actions correctives si nécessaires.

Pour piloter efficacement un projet et assurer son suivi, il est stratégique de :

• planifier le projet en s’appuyant sur une étude préalable et réfléchie,
• lister les critères de la gestion des risques pour mieux anticiper les éventuels impondérables,
• faire preuve de leadership et manager son équipe en s’inspirant des méthodes de travail collaboratif telle que la méthode agile ou Scrum,
• contrôler, à tous les niveaux.

Veiller scrupuleusement à la bonne gestion des tâches, de leur définition, à leur attribution, jusqu’au suivi permet de :

• mesurer l’avancement d’une opération par rapport aux prévisions, au budget alloué, aux ressources matérielles et humaines disponibles ;
• d’anticiper, de visualiser et de corriger les écarts en temps réel, et ainsi de limiter les contraintes de ressources et les retards.

Pour y parvenir, la·le chef·fe de projet peut s’appuyer sur :

• le cahier des charges, élaboré lors de la définition des objectifs et des livrables,
• le planning projet, déterminant les actions dans la durée,
• les tableaux de bord et les diagrammes, représentant graphiquement les objectifs atteints, le reste à faire, les succès et les problèmes rencontrés,
• l’organisation de réunions de suivi régulières, pour avoir des retours concrets de l’équipe projet quant aux avancées et aux points bloquants,
• un logiciel de gestion de projet ou de planification.

Nous venons de les aborder succinctement, les voici plus en détail.

Il a pour objectif de mettre par écrit toutes les demandes du client, ou de la direction pour les projets en interne, afin de servir de référentiel quant aux objectifs à atteindre.

Il pose donc un cadre permettant de :

• déterminer les délais et les échéances à honorer,
• surveiller les dépenses et la répartition des coûts,
• respecter les objectifs fixés en termes de qualité.

À l’ère de la mobilité et de la dématérialisation, il est impossible de passer outre, surtout pour les projets qui demandent des interventions sur le terrain et un suivi de chantier, par exemple.

Avec un logiciel comme Kizeo Forms, vos équipes mobiles saisissent leurs rapports pour rendre compte de leurs progressions en temps réel. L’interface permet aussi d’exporter et d’analyser ces données, pour un suivi optimal et géolocalisé, quel que soit votre secteur d’activité.

© Kizeo Forms

La méthode agile privilégie les planifications à court terme et, par là même, des réunions rapides mais régulières, en face à face, pour déterminer les tâches et les actions correctives à envisager en priorité.

Cette gestion du projet en cycle court diminue l’effet tunnel et permet d’avoir une meilleure visibilité et un meilleur taux de réactivité face aux imprévus. Toutes les parties prenantes au projet savent qui fait quoi et où chacun en est.

Mais au quotidien la communication (indispensable à tout bon suivi de projet) ne doit pas s’effectuer uniquement par le biais de réunions : trop nombreuses, elles se révèlent vite chronophages ! C’est pourquoi des outils spécifiques doivent être déployés en interne. Nous pensons notamment à l’utilisation des chats d’entreprise, utiles pour dénouer en temps réel les éléments bloquants, pallier les urgences, échanger de manière spontanée sur un sujet, etc. 

Certains outils vont même plus loin. Dans cette optique de fluidification de la communication interne, citons Gryzzly. Chatbot intégrable à Slack, ce logiciel réinvente la manière d’estimer les charges de travail. En effet, c’est au collaborateur de déclarer ses temps de travail, et ce de manière ludique. Toutes ces données sont ensuite consignées dans un tableau de bord afin de suivre la consommation des budgets clients et le temps passé sur chacun de leur projet.

© Gryzzly

Le tableau de bord est un outil proactif et méthodologique pour suivre de près vos projets. Il permet de voir instantanément toutes les données clés, les objectifs, les contraintes, les ressources et d’anticiper les problèmes éventuels.

À terme, il sert aussi de reporting pour comprendre les axes de progrès du management.

Pour l’élaborer et opter pour des indicateurs clés de performance (KPI) réalistes, mesurables et définis dans le temps, posez-vous les bonnes questions, par exemple :

• Les délais de réalisation ou de livraison du projet seront-ils respectés ?
• Le budget alloué a-t-il été dépassé ?
• La progression du projet est-elle satisfaisante ?
• Les ressources sont-elles utilisées comme convenu ?

Les indicateurs de suivi de performance sont indispensables à la conduite d’un projet, ils vous aident à évaluer une situation à un instant T, pour prendre une décision adaptée.

Le diagramme de Gantt est un autre outil de visualisation très apprécié. Il permet notamment de :

• planifier,
• suivre,
• analyser,

les activités et la charge de travail de chacun des membres de votre équipe.

Comment ? En présentant graphiquement l’avancement des tâches et leurs échéances, avec la liste des activités (en ordonnée) et les unités de temps (en abscisse).

À chacune de ses tâches peuvent être liées :

• des ressources (moyens humains ou matériels),
• des connexions (avec d’autres tâches),
• des dates (de début et de fin).

Très utilisé en méthode agile, il permet la représentation du workflow (processus de traitement des tâches), sur le principe de post-it sur un tableau. Chaque tâche passe du statut « programmée », à « en cours » puis « réalisée ».

Un outil de gestion ou de planification pour le pilotage de projet est un instrument d’aide à la décision et d’assistance à l’anticipation.

Un suivi de projet Excel est certes une option pour les projets de petites envergures.

Mais les solutions dans le cloud ont l’avantage de permettre un suivi en temps réel, quels que soient l’échéance, le budget, la complexité ou le nombre d’intervenants.

​La communication est aussi facilitée. Dans une démarche collaborative, le travail en équipe se voit soulagé, les tâches de chacun étant bien définies et accessibles.

Entre autres exemples, Monday.com est un outil de gestion de projet intuitif. Il propose des tableaux de bord très visuels, avec diagramme de Gantt et vue Kanban, pour suivre la progression du projet, estimer la charge de travail et évaluer le budget en continu.

Et si vous devez gérer le suivi de projets multiples, il existe pour vous des outils de PPM (Project Portfolio Management ou gestion de portefeuille de projets), par exemple :

• Clarizen qui permet le suivi collaboratif de projets multiples, même pour les équipes dispersées, dont le suivi de la résolution des problèmes, des plans de charge, du temps et des dépenses.
  
  
• z0 Gravity qui offre une visibilité en temps réel sur la réalisation de tous vos objectifs, grâce à un espace de travail à 360° et des modes de visualisation augmentée.

Les bénéfices apportés par un logiciel de gestion adapté sont nombreux, parmi eux :

• un gain de temps incomparable dans la facturation,
• la centralisation des informations saisies au sein d’un même espace de travail collaboratif, pour gagner en productivité,
• la mise à disposition du même niveau d’informations, pour une visibilité et un travail d’équipe facilités,
• l’analyse en fonction du temps passé afin de prévenir le dépassement de temps et d’estimer les marges par projet.

La réussite d’un projet passe par la maîtrise du temps, du budget et des ressources disponibles.

Mais un pilotage stratégique (ou monitoring) passe aussi par la capitalisation des savoirs de votre équipe projet et un suivi rigoureux, tous deux permettant de rebondir aisément en cas de problème.

Les bénéfices sont évidents : gain de temps, économie financière, compétitivité, productivité, satisfaction du client, mais aussi... la satisfaction de vos collaborateurs, qui entraîne motivation et engagement renforcé à vos côtés, pour les projets à venir !

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2019.