Les outils pour suivre vos projets avant qu’ils ne vous échappent

par Nathalie Pouillard le 04/01/2021

Votre suivi de projet est-il optimal ? Utilisez-vous des mĂ©thodes et des outils efficaces pour la gestion de projet ? 
Bien coordonner et suivre l’avancement de votre projet vous garantissent productivité et rentabilité.

Vous voulez mettre en place une gestion de projet plus suivie ? La formule est simple : mĂ©thode + relationnel + pragmatisme = vision Ă  360°.

Suivez le guide :

La gestion de projet : des Ă©tapes Ă  suivre

La gestion de projet, ou project management, englobe l’organisation et la planification d’un projet, de sa conception Ă  son suivi. Les aspects stratĂ©giques et opĂ©rationnels sont tous deux pris en compte, estimĂ©s et programmĂ©s. Ainsi, il est question :

  • de dĂ©finir les objectifs du projet :
    • les livrables les plus importants du projet ou prioritaires,
    • le dĂ©coupage du projet en sous-ensembles pour une estimation plus fine et une rĂ©activitĂ© facilitĂ©e,
    • les tâches nĂ©cessaires Ă  la rĂ©alisation de chaque livrable et sous-livrable ;

  • d’analyser et d’estimer les charges de ces tâches grâce Ă  :
    • la priorisation des tâches,
    • l’évaluation de leur interdĂ©pendance,
    • l’anticipation des facteurs de risques,
    • leur planification dans le temps ;

  • d’attribuer les ressources nĂ©cessaires Ă  chaque tâche dont :
    • les ressources humaines (collaborateurs),
    • les ressources financières (budget),
    • les ressources matĂ©rielles ;

  • d’assurer le suivi du projet :
    • en visualisant les objectifs atteints ou retardĂ©s, l’avancement rĂ©el par rapport aux prĂ©visions,
    • en communiquant avec toutes les parties prenantes, que ce soit l’équipe projet en interne ou vos partenaires, clients et fournisseurs,
    • en proposant des actions correctives si nĂ©cessaires.

Les bonnes pratiques en conduite de projet

Pour piloter efficacement un projet et assurer son suivi, il est stratĂ©gique de :

  • planifier le projet en s’appuyant sur une Ă©tude prĂ©alable et rĂ©flĂ©chie,
  • lister les critères de la gestion des risques pour mieux anticiper les Ă©ventuels impondĂ©rables,
  • faire preuve de leadership et manager son Ă©quipe en s’inspirant des mĂ©thodes de travail collaboratif telle que la mĂ©thode agile ou Scrum,
  • contrĂ´ler, Ă  tous les niveaux.

Pourquoi et comment assurer le suivi de votre projet ?

Veiller scrupuleusement Ă  la bonne gestion des tâches, de leur dĂ©finition, Ă  leur attribution, jusqu’au suivi permet de :

  • mesurer l’avancement d’une opĂ©ration par rapport aux prĂ©visions, au budget allouĂ©, aux ressources matĂ©rielles et humaines disponibles ;
  • d’anticiper, de visualiser et de corriger les Ă©carts en temps rĂ©el, et ainsi de limiter les contraintes de ressources et les retards.

Pour y parvenir, la·le chef·fe de projet peut s’appuyer sur :

  • le cahier des charges, Ă©laborĂ© lors de la dĂ©finition des objectifs et des livrables,
  • le planning projet, dĂ©terminant les actions dans la durĂ©e,
  • les tableaux de bord et les diagrammes, reprĂ©sentant graphiquement les objectifs atteints, le reste Ă  faire, les succès et les problèmes rencontrĂ©s,
  • l’organisation de rĂ©unions de suivi rĂ©gulières, pour avoir des retours concrets de l’équipe projet quant aux avancĂ©es et aux points bloquants,
  • un logiciel de gestion de projet ou de planification.

Les outils de suivi de projet

Nous venons de les aborder succinctement, les voici plus en détail.

Le cahier des charges

Il a pour objectif de mettre par écrit toutes les demandes du client, ou de la direction pour les projets en interne, afin de servir de référentiel quant aux objectifs à atteindre.

Il pose donc un cadre permettant de :

  • dĂ©terminer les dĂ©lais et les Ă©chĂ©ances Ă  honorer,
  • surveiller les dĂ©penses et la rĂ©partition des coĂ»ts,
  • respecter les objectifs fixĂ©s en termes de qualitĂ©.

Les rapports et comptes-rendus

À l’ère de la mobilité et de la dématérialisation, il est impossible de passer outre, surtout pour les projets qui demandent des interventions sur le terrain et un suivi de chantier, par exemple.

Avec un logiciel comme Kizeo Forms, vos équipes mobiles saisissent leurs rapports pour rendre compte de leurs progressions en temps réel. L’interface permet aussi d’exporter et d’analyser ces données, pour un suivi optimal et géolocalisé, quel que soit votre secteur d’activité.

Suivi de projet : Kizeo Forms

© Kizeo Forms

Les réunions de suivi

La méthode agile privilégie les planifications à court terme et, par là même, des réunions rapides mais régulières, en face à face, pour déterminer les tâches et les actions correctives à envisager en priorité.

Cette gestion du projet en cycle court diminue l’effet tunnel et permet d’avoir une meilleure visibilité et un meilleur taux de réactivité face aux imprévus. Toutes les parties prenantes au projet savent qui fait quoi et où chacun en est.

Les outils de communication

Mais au quotidien la communication (indispensable Ă  tout bon suivi de projet) ne doit pas s’effectuer uniquement par le biais de rĂ©unions : trop nombreuses, elles se rĂ©vèlent vite chronophages ! C’est pourquoi des outils spĂ©cifiques doivent ĂŞtre dĂ©ployĂ©s en interne. Nous pensons notamment Ă  l’utilisation des chats d’entreprise, utiles pour dĂ©nouer en temps rĂ©el les Ă©lĂ©ments bloquants, pallier les urgences, Ă©changer de manière spontanĂ©e sur un sujet, etc. 

Certains outils vont même plus loin. Dans cette optique de fluidification de la communication interne, citons Gryzzly. Chatbot intégrable à Slack, ce logiciel réinvente la manière d’estimer les charges de travail. En effet, c’est au collaborateur de déclarer ses temps de travail, et ce de manière ludique. Toutes ces données sont ensuite consignées dans un tableau de bord afin de suivre la consommation des budgets clients et le temps passé sur chacun de leur projet.

suivi de projet : visuel Gryzzly

© Gryzzly

Le tableau de bord

Le tableau de bord est un outil proactif et méthodologique pour suivre de près vos projets. Il permet de voir instantanément toutes les données clés, les objectifs, les contraintes, les ressources et d’anticiper les problèmes éventuels.

À terme, il sert aussi de reporting pour comprendre les axes de progrès du management.

Pour l’élaborer et opter pour des indicateurs clĂ©s de performance (KPI) rĂ©alistes, mesurables et dĂ©finis dans le temps, posez-vous les bonnes questions, par exemple :

  • Les dĂ©lais de rĂ©alisation ou de livraison du projet seront-ils respectĂ©s ?
  • Le budget allouĂ© a-t-il Ă©tĂ© dĂ©passĂ© ?
  • La progression du projet est-elle satisfaisante ?
  • Les ressources sont-elles utilisĂ©es comme convenu ?

Les indicateurs de suivi de performance sont indispensables à la conduite d’un projet, ils vous aident à évaluer une situation à un instant T, pour prendre une décision adaptée.

Le diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un autre outil de visualisation très apprĂ©ciĂ©. Il permet notamment de :

  • planifier,
  • suivre,
  • analyser,

les activités et la charge de travail de chacun des membres de votre équipe.

Comment ? En prĂ©sentant graphiquement l’avancement des tâches et leurs Ă©chĂ©ances, avec la liste des activitĂ©s (en ordonnĂ©e) et les unitĂ©s de temps (en abscisse).

Ă€ chacune de ses tâches peuvent ĂŞtre liĂ©es :

  • des ressources (moyens humains ou matĂ©riels),
  • des connexions (avec d’autres tâches),
  • des dates (de dĂ©but et de fin).
Suivi de projet : Monday.com et Gantt

Le tableau en mode Kanban

Très utilisĂ© en mĂ©thode agile, il permet la reprĂ©sentation du workflow (processus de traitement des tâches), sur le principe de post-it sur un tableau. Chaque tâche passe du statut « programmĂ©e Â», Ă  « en cours Â» puis « rĂ©alisĂ©e Â».

Suivi de projet : z0 Gravity et Kanban

Les logiciels de gestion de projet

Un outil de gestion ou de planification pour le pilotage de projet est un instrument d’aide à la décision et d’assistance à l’anticipation.

Un suivi de projet Excel est certes une option pour les projets de petites envergures.

Mais les solutions dans le cloud ont l’avantage de permettre un suivi en temps réel, quels que soient l’échéance, le budget, la complexité ou le nombre d’intervenants.

​La communication est aussi facilitée. Dans une démarche collaborative, le travail en équipe se voit soulagé, les tâches de chacun étant bien définies et accessibles.

Entre autres exemples, Monday.com est un outil de gestion de projet intuitif. Il propose des tableaux de bord très visuels, avec diagramme de Gantt et vue Kanban, pour suivre la progression du projet, estimer la charge de travail et évaluer le budget en continu.

Suivi de projet : Monday.com et tableau de bord

Et si vous devez gĂ©rer le suivi de projets multiples, il existe pour vous des outils de PPM (Project Portfolio Management ou gestion de portefeuille de projets), par exemple :

  • Clarizen qui permet le suivi collaboratif de projets multiples, mĂŞme pour les Ă©quipes dispersĂ©es, dont le suivi de la rĂ©solution des problèmes, des plans de charge, du temps et des dĂ©penses.

  • z0 Gravity qui offre une visibilitĂ© en temps rĂ©el sur la rĂ©alisation de tous vos objectifs, grâce Ă  un espace de travail Ă  360° et des modes de visualisation augmentĂ©e.
Suivi de projet : z0 Gravity et suivi de budget

Avantages des logiciels de gestion de projet

Les bĂ©nĂ©fices apportĂ©s par un logiciel de gestion adaptĂ© sont nombreux, parmi eux :

  • un gain de temps incomparable dans la facturation,
  • la centralisation des informations saisies au sein d’un mĂŞme espace de travail collaboratif, pour gagner en productivitĂ©,
  • la mise Ă  disposition du mĂŞme niveau d’informations, pour une visibilitĂ© et un travail d’équipe facilitĂ©s,
  • l’analyse en fonction du temps passĂ© afin de prĂ©venir le dĂ©passement de temps et d’estimer les marges par projet.

Suivez votre projet de près

La réussite d’un projet passe par la maîtrise du temps, du budget et des ressources disponibles.

Mais un pilotage stratégique (ou monitoring) passe aussi par la capitalisation des savoirs de votre équipe projet et un suivi rigoureux, tous deux permettant de rebondir aisément en cas de problème.

Les bĂ©nĂ©fices sont Ă©vidents : gain de temps, Ă©conomie financière, compĂ©titivitĂ©, productivitĂ©, satisfaction du client, mais aussi... la satisfaction de vos collaborateurs, qui entraĂ®ne motivation et engagement renforcĂ© Ă  vos cĂ´tĂ©s, pour les projets Ă  venir !

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2019.