Comment créer son tableau de bord de gestion de projet ? Méthode, exemples Excel et outils

par Axelle Drack le 18/12/2020

Le tableau de bord en gestion de projet est un support présentant des informations de manière synthétique sous forme d’indicateurs, pour suivre et analyser la progression d’un projet, l’accomplissement d’objectifs.

Il donne le cap à suivre sur la base d’éléments de contrôle et de prévisions, et permet par des conclusions claires, des prises de décisions correctives rapides, rationnelles et adéquates dès qu’une dérive est constatée face aux objectifs fixés.

Mais mettre en place un tableau de bord ne s’improvise pas. Découvrez comment construire un tableau de bord projet. Suivez les étapes pas à pas, inspirez-vous de nos exemples ou téléchargez directement nos modèles Excel.

Comment créer un tableau de bord projet en 5 étapes

1.Déterminer les objectifs du dashboard

Se lancer à corps perdu dans la création d’un tableau de bord sans préparation peut s’avérer une perte de temps et d’énergie. Il doit répondre à un ou plusieurs besoins identifiés au préalable, et permettre à l’entreprise de mesurer l’atteinte d’objectifs.

Aussi, comme pour tout projet, un cadrage vous permettra de savoir où vous allez, comment, et de prendre des décisions en connaissance de cause. Vous pouvez déterminer :

  • les besoins auxquels il devra répondre,
  • à qui il sera utile,
  • les objectifs à atteindre,
  • à quoi devra-t-il ressembler,
  • le délai de réalisation,
  • le budget accordé, etc.

💡 Pour plus de précision, il est même conseillé de rédiger un cahier des charges afin de bien cadrer le projet.

2.Choisir le type de tableau

Selon la finalité attendue de votre tableau de bord et les éléments que vous souhaitez mettre en valeur, vous pourrez orienter votre choix vers :

  • un tableau de bord orienté pilotage opérationnel, qui suit la réalisation des tâches opérationnelles et veille à la mise en œuvre du plan d’action.💡 Objectif : mettre en place des actions correctives rapidement, si la situation l’exige.
  • un tableau de bord axé sur le pilotage stratégique, qui donne une vision globale de toutes les activités de l’entreprise et suit le cours de leurs évolutions. 💡 Objectif : faciliter la prise de décision pour le comité de direction et les parties prenantes.
  • un tableau de bord consacré à l’analyse de données, qui fournit des éléments pour mieux comprendre les chiffres, par exemple en identifiant les causes de certains faits. 💡 Objectif : améliorer les processus.

3.Choisir les indicateurs (KPI)

Capables de résumer en un nombre ou une tendance simple une information bien plus complexe, les indicateurs de performance projet (ou KPI, key performance indicator) constituent le socle de tout tableau de bord.

On peut classer les KPI selon plusieurs catégories.

Les indicateurs de coûts

Ils vous assurent que le projet reste dans le budget alloué. Par exemple :

  • suivi des coûts réels,
  • coûts non prévus,
  • écart de coût projet.

Les indicateurs de délais

Ils permettent de suivre les échéances et d’éviter les éventuels retards afin de tenir les délais, ou, si besoin, de revoir la planification des tâches. Par exemple :

  • taux de retard,
  • écart de délai.

Les indicateurs de qualité

Ils évaluent la qualité du projet et du travail fourni. Par exemple :

Les indicateurs d’avancement du projet

Ils permettent de voir si la gestion de projet est efficace et optimise les ressources nécessaires, et si le projet suit une progression satisfaisante. Par exemple :

  • taux d’avancement,
  • nombre de tâches réalisées.

Les indicateurs de fonctionnement

Ils permettent de manager les risques et de détecter rapidement les anomalies avant que d’autres indicateurs ne se dégradent. Par exemple :

  • calcul prévisionnel du plan de charge,
  • évaluation de l’absentéisme,
  • taux de disponibilité,
  • taux de réalisation.

👉 Notre conseil : ne retenez qu’une dizaine d’indicateurs les plus cohérents avec votre problématique décisionnelle, afin que votre dashboard projet puisse s’appréhender en un clin d’œil.

4.Collecter et mettre en forme les données

Une fois que vous avez choisi les indicateurs pertinents à faire apparaître dans votre tableau de bord, dressez la liste des données nécessaires pour les calculer.

Si elles existent déjà dans un fichier XLSX ou un autre logiciel, il faudra identifier leur emplacement et organiser leur rapatriement automatique dans le tableau de bord, où elles seront mises en forme.

5.Créer son tableau avec Excel ou un logiciel de gestion de projet

À vrai dire, tout dépend de la complexité des projets concernés et du nombre de personnes impliquées.

Dans certains cas, un simple tableau de bord sur Excel ou un équivalent en ligne peut suffire, notamment si vous êtes un·e indépendant·e et que vous avez peu de budget à y allouer.

Si vos projets impliquent de nombreux acteurs, sont cruciaux pour votre entreprise et s’inscrivent dans la durée, le recours à un logiciel de gestion de projet paraît indispensable pour :

  • gagner du temps,
  • automatiser un maximum de tâches,
  • mettre en valeur l’information de façon visuelle (graphiques, diagrammes de Gantt, etc.) pour suivre les indicateurs rapidement,
  • suivre les données en temps réel,
  • partager des rapports clairs et précis, adaptés aux parties prenantes concernées.

👉 Alors, quel que soit votre choix, nous vous proposons ci-après :

  • des modèles de tableau de bord Excel à télécharger,
  • et des exemples de logiciels qui permettent la réalisation rapide et facile de tableaux de bord en ligne.

Découvrez d’autres méthodes et outils pour piloter vos projets :

Tableau de bord gestion de projet Excel gratuit : 2 modèles à télécharger

Le modèle « 4 boxes »

Ce modèle représente la synthèse d’activité la plus pratique pour les projets simples ou dont la dimension budgétaire reste modérée.

Il recense :

  • l’avancement,
  • les difficultés (« pain points ») rencontrées,
  • la planification des prochaines tâches-clés,
  • les risques déjà identifiés.

Pensez à le compléter d’un document précisant l’état de chacune des étapes prévues au planning.

Tableau de bord gestion de projet Excel gratuit — modèle « 4 boxes » :

Modèle tableau de bord projet 4 boxes

Le modèle « 5 cadrans »

Cet outil est plus complet que le précédent, notamment pour les projets complexes ou nécessitant de gérer un budget étroitement. Il constitue une aide à la décision pour piloter vos projets.

Tableau de bord gestion de projet Excel gratuit — modèle « 5 cadrans » :

Modèle tableau de bord projet 5 cadrans

Exemples de tableaux de bord projet en ligne

Clarizen, solution complète et puissante

Une application de gestion avancée multivue comme Clarizen vous permet notamment de créer des éditions personnalisées de votre tableau de bord en fonction du public destinataire.

Voici un exemple type de tableau de bord via le logiciel de gestion de projet Clarizen :

exemple type de tableau de bord en gestion de projet

Autre exemple de tableau de bord du chef de projet orienté analyse des risques en cours :

tableau de bord du chef de projet orienté analyse des risques en cours 

monday.com, la collaboration au cœur de vos projets

monday.com propose de nombreuses options de personnalisation des tableaux de bord, pour s’adapter aux besoins de chaque entreprise.

Ajoutez en quelques clics des widgets (diagrammes, suivi des temps, décompte, etc.), affichez plusieurs tableaux de bord sur une vue unique, rendez votre tableau de bord public ou privé, et utilisez le mode présentation lors de vos réunions.

Tableau de bord gestion projet monday.com

© monday.com

Wimi rend votre travail d’équipe simple et efficace

Outre la gestion des tâches, le partage de documents, les fils de discussions et autres espaces de partage d’informations, Wimi propose un tableau de bord ergonomique et simple pour suivre l’avancement de vos projets et gérer la performance des équipes.

Tableau de bord gestion projet Wimi

© Wimi

Prêt·e à atteindre vos objectifs grâce à votre tableau de bord ?

À la fois outil de pilotage proactif et de suivi de projet, le tableau de bord gestion projet vous garantit une visibilité maximale sur les risques, les ressources et le planning de travail tout en vous permettant de recevoir des alertes claires lors de dérives.

L’utilisation d’un logiciel SaaS pour le bâtir et le partager vous donne accès à une personnalisation totale des indicateurs projet et de sa mise en page. Elle renforce également votre réactivité et améliore facilement vos performances opérationnelles.

Article mis à jour, publié initialement en février 2018.