Gestion de projet : pourquoi le suivi des KPI est un facteur clé de succès

Lorsqu’une entreprise décide de se lancer dans un nouveau projet, elle doit être capable de mesurer à tout moment son état d’avancement, ses chances de réussite et la qualité des actions entreprises.

Pour l’aider dans cette tâche, la mise en place et le suivi de KPI pertinents est fortement recommandé, pour ne pas dire obligatoire.

Zoom sur les indicateurs de performance à identifier pour une gestion de projet optimisée 🔍.

Un KPI (Key Performance Indicator) est - comme son nom l’indique - un indicateur clé de performance. En cela, il sert à mesurer l’efficacité :

• d’une action,
• d’une stratégie,
• ou encore d’un projet au travers de métriques précises.

Son rôle principal est donc de faciliter la prise de décision dans l’optique d’aboutir à un résultat final optimal.

💡Pour mener un projet à bien, il est nécessaire de pouvoir s’appuyer sur des données équivoques. Autrement dit, pouvoir analyser ce qui fonctionne et ce qui gagnerait à être amélioré. C’est ici que les indicateurs de performance projet entrent en scène.

Lorsqu’une entreprise ambitionne de développer un nouveau projet, elle doit être capable d’évaluer son avancée à chaque étape. Dans cette optique, elle doit pouvoir se baser sur des données fiables et précises.

Établir un suivi de projet permet de s’assurer que ce dernier s’oriente dans la bonne direction. Par nature, un projet est amené à évoluer. La mise en place d’un suivi contribue à visualiser au mieux ces évolutions et à revoir la stratégie choisie le cas échéant 👌.

☝️Aussi, la gestion de projet est encore le meilleur moyen de garder impliquer l’ensemble des collaborateurs concerné par ledit projet. Pour une entreprise, déployer un suivi régulier est donc un facteur clé de réussite.

Pour choisir correctement les KPI à intégrer dans la gestion de projet menée par l’entreprise, il est conseillé de se baser sur la méthode dite SMART. Ainsi, les indicateurs de performance projet choisis doivent répondre aux critères suivants :

• spécifiques ;
• mesurables ;
• atteignables ;
• réalistes ;
• temporairement limités.

Le choix des KPI projet a également tout intérêt à être réalisé avec vos collaborateurs. Une fois encore, un suivi de projet peut s’inscrire sur de longs mois, voire des années pour les plus ambitieux. Plus vous parvenez à garder vos équipes concernées, plus vos chances de réussite sont élevées 😉.

D’une manière générale, on distingue trois grandes catégories en matière de KPI projet dans lesquelles sont réparties de nombreux indicateurs de performance 👇.

Les KPI de qualité permettent de mesurer le degré de satisfaction qu’apporte le projet. Ils peuvent aussi bien concerner les clients que les collaborateurs.

• La satisfaction client : à travers des études menées directement auprès d’une clientèle test, il est possible d’évaluer en partie la qualité du projet de l’entreprise via le degré de satisfaction des clients. Au plus un consommateur est comblé par un produit ou un service, au plus vous augmentez sa propension à la fidélisation.
  
  
• Le Net Promoter Score : un indicateur particulièrement utile pour déterminer la qualité d’un produit ou d’un service. Il mesure la disposition d’un client à recommander une marque et/ou ce qu’elle a à offrir à l’un de ses proches.

• Le nombre de plaintes : ce KPI projet peut concerner aussi bien les clients que les collaborateurs. Si le nombre de remarques négatives est important, cela doit avertir l’entreprise sur un besoin de réagir et apporter des correctifs, que ce soit sur le produit en lui-même ou la manière dont est géré le projet.

• Le nombre d’erreurs : si l’erreur est humaine, elle est aussi un facteur déterminant dans la qualité attribuée au projet de l’entreprise. Un nombre trop élevé d’étourderies et de faux pas indique un besoin de repenser rapidement votre gestion de projet.

• Le taux de rotation des collaborateurs : si de plus en plus de salariés quittent le projet en cours et que l’entreprise est toujours dans l’obligation de chercher de nouveaux collaborateurs, alors cela peut traduire un mal profond. Un environnement de travail rigide ou un management trop strict peuvent par exemple expliquer un turn-over trop important qui nuit à la réussite du projet.

Comme le dit l’adage, le temps c’est de l’argent ! Or, pour mener à bien un projet, il est essentiel de suivre rigoureusement la planification prévisionnelle.

• Le temps passé : cet indicateur qui peut sembler évident n’est pas à négliger pour autant. Il donne une vue d’ensemble nécessaire au bon suivi du projet et permet de déterminer si l’équipe avance dans les temps ou accumule trop de retard.

• Le pourcentage d’achèvement : pour assurer un bon suivi de projet, il est essentiel qu’une durée soit assignée pour chaque tâche. Avec le pourcentage d’achèvement dans les délais, il est possible d’évaluer si certaines missions s’avèrent plus ou moins chronophages que prévu et de rectifier le planning en conséquence.

• Le taux de retard : un moyen très efficace de mesurer l’état d’avancement par rapport au planning initial.

• La capacité de ressources : ce KPI indique si le nombre de collaborateurs déployé sur le projet est suffisant ou non pour le mener à bien dans les temps impartis.

• Le nombre de jours ETP (équivalent temps plein) : cet indicateur est très utile pour déterminer le nombre d’heures exactes travaillées par l’ensemble des collaborateurs qui participent au projet.

La gestion de projet a un coût. Pour l’évaluer le plus finement possible, l’entreprise peut s’appuyer sur des KPI spécifiques.

• Les coûts non planifiés : un projet est évolutif par nature. Il arrive donc fréquemment que des coûts non prévus viennent s’ajouter (remplacement d’un outil défectueux, revalorisation salariale, etc.).

• L’écart budgétaire : il s’agit tout simplement de la différence entre le budget prévisionnel et le budget réellement alloué au projet.

• Le coût réel : ici, il faut comprendre la totalité des coûts injectés dans le projet. C’est donc l’addition de l’ensemble des dépenses, prévues ou non.

• Le ROI (retour sur investissement) : pour qu’un projet soit rentable, les retombées financières se doivent d’être plus importantes que l’investissement de base. Ce KPI permet donc de mesurer la valeur d’un projet par rapport à son coût.

• La valeur planifiée : il s’agit là du budget restant alloué au projet. Si vous avez déjà dépensé 80% du budget prévisionnel, cet indicateur permet de savoir s’il est nécessaire ou non d’ajuster le budget restant.

La mise en place d’un suivi des KPI au sein d’une gestion de projet ne s’improvise pas du jour au lendemain. Cela suggère rigueur, travail collaboratif et outils adaptés 🔧.

Foncer tête baissée est rarement le meilleur moyen pour mettre en place une stratégie de projet efficiente. Avant de penser aux KPI à intégrer, il convient de faire un gros point d’étape. Autrement dit, dresser un état des lieux du projet en cours de réalisation.

👉C’est notamment le moment de prendre du recul et de dégager les points forts et les axes d’amélioration du travail mené par l’entreprise.

Par essence, un projet peut se destiner à des objectifs multiples. Pour une entreprise, on peut par exemple :

• mentionner l’envie d’intégrer un nouveau marché,
• de développer une gamme de produits innovants,
• ou encore de créer un site e-commerce.

👉Ce n’est qu’une fois ces objectifs clairement établis que vous allez pouvoir commencer à bâtir votre réflexion sur les indicateurs de performance clé à intégrer au projet pour atteindre ces objectifs.

Pour suivre correctement l’avancement du projet, il est nécessaire de définir des indicateurs de performance projet pertinents. Pour ce faire, posez-vous les questions suivantes :

• Sur quelles données se baser pour mesurer l’évolution du budget ?
• Comment s’assurer que chaque étape du planning sera respectée dans les temps ?
• Les clients et collaborateurs sont-ils satisfaits de la direction prise et des actions mises en place ?

Il existe de nombreuses solutions qui permettent un suivi optimisé des KPI de projet. Ces logiciels de gestion de projet doivent être faciles à prendre en main, mais aussi, et surtout être accessibles à tous les acteurs du projet. 

Citons par exemple Gladys, une solution de gestion de projet innovante, 100% française et très simple à utiliser, qui vous accompagne dans la réalisation de vos projets et l'atteinte de vos objectifs individuels, d'équipe et d’organisation. En plus de proposer une large gamme de fonctionnalités de gestion de projet hautement collaboratives, Gladys vous assure un suivi complet en temps réel : vous choisissez les KPI adaptés à vos besoins et visualisez l’avancement et la performance de vos projets via différents modes d'affichage (tableau de bord, Kanban, Gantt, liste, etc.).  

D’une manière générale, le suivi des KPI s’effectue par l’intermédiaire de tableaux de bord entièrement personnalisables. Ils doivent assurer une lecture claire et compréhensible et mettre en valeur les indicateurs les plus décisifs 🔍.

Le suivi des KPI d’un projet est indispensable à la bonne réussite de ce dernier. Cela permet à tout moment de connaître son état d’avancement et de mettre en lumière les axes d’amélioration qui méritent une attention particulière 🧐.

Il en existe une multitude, des indicateurs qualité, aux indicateurs de délais jusqu’aux indicateurs des coûts. Ils ont tous une importance considérable dans le succès de vos projets. À vous d’identifier les KPI les plus pertinents pour votre projet !