Avant-projet : les 3 étapes qui conditionnent le lancement de votre projet... et sa réussite !

L’avant-projet est une étape indispensable en management de projet.

Si l’on devait résumer l’intérêt de cette phase en une expression, ce serait de « ne pas mettre la charrue avant les bœufs ».

Pour être sûr·e de la pertinence de votre projet et passer à l’étape du cadrage, elle permet de rappeler comment l’idée est née, son utilité et sa finalité par rapport à vos besoins, mais surtout s’il est réalisable. 

Avant-projet : sommaire ⤵️

Dans tout pilotage de projet digne de ce nom, l’avant-projet est la phase préparatoire, son étude préliminaire.

Parmi ses objectifs, il y a l’étude de la faisabilité et de la viabilité du projet avant de prendre la décision de le démarrer ou de l’abandonner, en analysant toutes les informations pertinentes, à la fois :

• Techniques → l’entreprise dispose-t-elle des compétences et des moyens techniques en interne ? Ces derniers sont-ils mobilisables via des prestataires externes ?
  
  
• Économiques → les avantages économiques attendus (retour sur investissement) sont-ils potentiellement supérieurs au coût du projet ? Le marché est-il porteur ?

Dans le cas où l’équipe projet gère un portefeuille de projets, cette phase peut aussi permettre de les prioriser entre eux.

Le projet le plus rentable sera favorisé suivant :

• le profit espéré,
• les contraintes détectées (économiques et/ou techniques).

☝️ Ne pas confondre cette notion de gestion de projet avec l’avant-projet sommaire (APS), et l’avant-projet détaillé ou avant-projet définitif (APD) utilisé par les cabinets d’architecture ou d’ingénierie pour déterminer l’essentiel d’un projet, notamment les dimensions d’un ouvrage, via des plans, coupes et façades.

Avant de procéder au cadrage et à la planification du projet, il est donc nécessaire de passer par ces étapes au préalable :

Aussi appelée l’évaluation des besoins ou l’étude des besoins, cette étape permet de souligner les objectifs du projet ainsi que sa genèse.

Une fiche ou un recueil d’expression des besoins contient de façon synthétique :

• l’objet, la raison d’être du projet,
• le contexte,
• le périmètre, notamment le début et la fin du projet,
• les parties prenantes,
• les objectifs et les besoins des utilisateurs,
• les délais et les jalons clés,
• les opportunités à saisir,
• les bénéfices attendus,
• les contraintes et les risques potentiels,
• les impacts éventuels, sur l’entreprise par exemple.

Pour un projet complexe avec des enjeux importants, il peut être sage de procéder à l’étude d’opportunité pour en conforter le bien-fondé.

L’expression des besoins en est une des composantes. À cet élément s’ajoutent :

• l’analyse de la situation, notamment la stratégie de l’entreprise, les facteurs clés de succès, les critères d’évaluation,
• les résultats attendus, avec des indicateurs SMART (Spécifiques, Mesurables, Ambitieux, Réalistes, Temporels),
• les différentes options et scénarios possibles,
• la recommandation issue de l’étude, 
• les critères d’évaluation, etc.

Pour finir, l’étude de faisabilité vient consolider l’étude d’opportunité.

Elle a pour but de vérifier l’équilibre entre les 3 facteurs importants de tout projet, que sont :

• la qualité à atteindre, 
• les délais à respecter,
• les coûts à supporter.

Pour ce faire, elle décrit en détail les ressources et contraintes :

• techniques, 
• qualité, 
• financières,
• temporelles,

du projet pour que toutes les parties prenantes aient conscience des objectifs et des enjeux du projet avant de le valider et de passer en phase de cadrage.

Si le projet est maintenu, toutes les étapes de l’avant-projet permettent donc d’élaborer le cahier des charges et/ou la note de cadrage, nécessaires à la planification puis la réalisation du projet.

Et, au bout de la chaîne, tout aussi important que l’avant-projet, n’oubliez pas le bilan de projet : il permet d’analyser vos réussites et vos échecs, que vous devez à une bonne préparation, ou au contraire au bâclage de l’avant-projet.