Notion vs monday.com : que vaut vraiment chaque outil pour vos projets, tâches et automatisations ?

Notion ou monday.com ? Si vous cherchez un outil tout-en-un pour piloter vos projets, organiser vos tâches et centraliser l'information, il y a de fortes chances que ces deux noms soient remontés en tête de liste. Et pour cause, car ce sont aujourd’hui deux des plateformes de management les plus plébiscitées pour gérer le travail collaboratif, optimiser le suivi des tâches, et centraliser l’information dans des documents partagés.

Mais entre un workspace modulaire ultra-flexible (Notion) et un outil de gestion de projet visuel et automatisé (monday.com), le match est loin d’être évident.

👉 Que vous soyez freelance, entrepreneur ou responsable de projet, le bon choix dépend de vos besoins réels :

• Gérer un projet d’équipe ou un planning éditorial ?
• Automatiser vos workflows sans coder ?
• Centraliser données, documents et suivi client ?

Dans cet article, on vous aide à trancher intelligemment. On compare monday.com et Notion point par point : fonctionnalités, tarifs, automatisations, collaboration, IA, intégrations, interface… et on vous donne des cas d’usage concrets pour chaque outil.

☝️Prêt à choisir l’arme idéale pour reprendre le contrôle sur vos projets ? C’est parti.

Qu’est-ce que monday.com ?

Présentation générale de monday.com

monday.com est une plateforme de gestion de travail collaboratif pensée pour les équipes qui veulent garder le contrôle sur leurs projets, leurs tâches et leurs ressources, sans se perdre dans les outils trop complexes. Lancée en 2014, monday.com revendique aujourd’hui plus de 180 000 entreprises clientes dans le monde. Parmi elles : Coca-Cola, Hulu ou encore Deezer. Cette solution permet une utilisation intuitive, même pour les entreprises qui découvrent ce type de plateforme de management.

Son concept ? Un Work OS (système d’exploitation du travail) qui vous permet de créer, automatiser, suivre et centraliser tous vos flux d’information, le tout depuis une interface visuelle et personnalisable.

🎯 Elle séduit autant les PME, que les grandes équipes produit, marketing ou IT, notamment pour sa capacité à gérer plusieurs projets à la fois, tout en gardant une vue d’ensemble.

monday.com se positionne comme une alternative robuste aux outils comme Trello ou Asana, mais avec plus de structure, d’automatisations et de reporting. Avec une interface visuelle, des fonctionnalités puissantes, et une logique pensée pour les entreprises, monday.com est une solution de management conçue pour améliorer le travail d’équipe, optimiser les processus et répondre aux besoins d’organisation au quotidien.

Fonctionnalités principales de monday.com

monday.com ne se contente pas de gérer des tâches. En effet, il structure vos projets comme une machine bien huilée. Voici les fonctionnalités clés proposées par monday.com, selon les besoins de vos équipes :

• tableaux personnalisables à colonnes multiples (personne assignée, statut, deadline, fichiers, chiffres…) ;
• vues multiples, telles que vue Kanban, calendrier, timeline, Gantt, workload ;
  
• automatisations puissantes : sans code, avec déclencheurs, conditions et actions personnalisées ;
  
• dashboards consolidés pour regrouper plusieurs projets et suivre l’avancement global ;
  
• suivi du temps intégré ;
  
• management des dépendances entre tâches, avec affichage visuel des enchaînements ;
  
• fonctionnalités IA : rédaction, récapitulatif, suggestions de tâches ;
  
• plus de 200 intégrations natives : Slack, Google Workspace, Notion, Zoom, HubSpot, Microsoft Teams, etc.
  

monday.com est aussi modulable pour des usages CRM, RH ou IT grâce à ses modèles prêts à l’emploi et à ses options avancées de gestion des rôles et des droits.

monday.com

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Une gestion du travail complète, intuitive et automatisée

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Avantages et inconvénients de monday.com

monday.com est un véritable tableau de bord intelligent pour piloter le travail d’équipe. Mais il demande aussi une certaine structuration pour révéler tout son potentiel.

✅ Voici les points forts qui expliquent pourquoi tant d’équipes adoptent monday.com comme outil central de gestion :

• une interface moderne et visuelle, facile à adopter même pour les non-techs ;
• une personnalisation avancée des tableaux et des colonnes selon vos processus métier ;
• des vues multiples et puissantes (timeline, Gantt, charge de travail…) ;
• des automatisations no-code qui font gagner un temps précieux sur les tâches répétitives ;
• un reporting consolidé sur plusieurs projets via des dashboards visuels ;
• évolutif, donc adapté aussi bien aux freelances qu’aux grandes équipes ;
• des intégrations natives très nombreuses pour centraliser l’information.

C’est une solution de gestion complète qui répond aussi bien aux besoins des freelances qu’aux exigences des grandes entreprises, tout en garantissant une centralisation de l’information.

❌ L’outil n’est pas exempt de défauts, surtout si vous cherchez une solution minimaliste ou clé en main :

• une courbe d’apprentissage plus marquée qu’un outil simple comme Notion ou Trello ;
• une interface dense qui peut vite devenir complexe sans une bonne structuration ;
• une version gratuite limitée à 2 utilisateurs et 3 tableaux, insuffisante pour une équipe ;
• des fonctionnalités avancées (Gantt, dépendances, dashboards) réservées aux plans payants ;
• prix plus élevé si l’on veut tirer pleinement parti des automatisations et intégrations.

Qu’est-ce que Notion ?

Présentation générale de Notion

Notion, c’est bien plus qu’un simple outil de prise de notes. C’est une plateforme de productivité modulaire pensée pour organiser tout ce qui gravite autour du travail : projets, tâches, documents, base de données, contenu, CRM, wiki d’équipe…

Sa promesse ? Vous offrir un espace de travail personnalisable, sans coder, dans lequel on peut construire ses propres outils à partir de blocs (texte, tableau, checklist, date, formule…).

🎯 Notion a explosé depuis 2020 en devenant le chouchou des créateurs, entrepreneurs et managers agiles. En 2024, la plateforme revendique plus de 30 millions d’utilisateurs dans le monde. Notion est utilisé par des millions d’équipes dans le monde tels que Figma, Duolingo, Reddit ou encore Match Group. Ainsi, Notion s’adresse autant aux freelances qu’aux startups, PME et même grands groupes.

Notion s’impose comme une plateforme de travail personnalisable, idéale pour créer des documents structurés, organiser des projets ou gérer un système d’information interne.

Fonctionnalités principales de Notion

Notion se distingue par sa flexibilité extrême. Voici les briques essentielles que propose l’outil :

• un éditeur de documents ultra-flexible : texte, images, embeds, code, tableaux, callouts, etc ;
• des bases de données dynamiques : façon tableau Excel, kanban, calendrier ou galerie ;
• des templates prêts à l’emploi : gestion de projet, CRM, roadmap produit, base RH… ;
• une prise de notes connectée aux projets (idéal pour les réunions, briefs, comptes-rendus) ;
• des espaces de travail partagés pour collaborer, commenter et structurer l’information d’équipe ;
• un moteur de recherche puissant pour retrouver n’importe quel élément en quelques secondes ;
• une synchronisation multi-appareils et applications mobiles ergonomiques ;
• une intégration native de l’IA Notion pour générer du contenu, résumer, reformuler, organiser.

Notion n’impose aucun cadre, on peut partir d’une page blanche et tout construire selon ses besoins, ou s’appuyer sur la galerie de templates communautaires. Grâce à ces fonctionnalités flexibles, Notion s’adapte à presque tous les cas d’usage — du suivi de projet au pilotage documentaire.

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Un espace de travail pour toutes les équipes

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Avantages et inconvénients de Notion

Notion séduit par sa souplesse et sa capacité à s’adapter à presque tous les usages. Mais cette liberté a aussi ses limites. Voici un tour d’horizon des forces et faiblesses de l’outil, pour vous aider à savoir s’il colle vraiment à vos besoins.

✅ Notion, c’est la boîte à outils parfaite pour ceux qui aiment construire leur propre système. Voici ce qui le rend si apprécié :

• ultra-personnalisable : vous créez vos propres workflows, bases de données, tableaux de bord ou wikis ;
• design élégant et minimaliste : agréable à utiliser au quotidien, sans distraction visuelle ;
• polyvalent : un seul outil pour la gestion de tâches, la prise de notes, la documentation, la base de données, et même le CRM ;
• IA intégrée native : résumés automatiques, rédaction assistée, génération de contenu — un vrai gain de temps ;
  
  
• templates très riches : une communauté active propose des modèles pour tous les usages (projets, RH, planning éditorial…) ;
• collaboration fluide : commentaires, mentions, partage de pages, historique des modifications;
• tarif abordable : excellent rapport qualité/prix, avec une version gratuite déjà très complète.

❌ Mais Notion n’est pas parfait. Il y a aussi quelques limites à garder en tête avant de l’adopter :

• pas de structure imposée : tout est à créer soi-même, ce qui peut désorienter les profils moins organisés ;
• peu de fonctionnalités natives avancées pour la gestion de projet (pas de Gantt, peu d’automatisations, pas de dépendances) ;
• automatisations limitées sans l’aide d’outils externes comme Zapier ou Make ;
• courbe d’apprentissage si on veut structurer des bases complexes ;
• performances parfois lentes sur des espaces très volumineux ou partagés à grande échelle.

monday.com vs Notion : comparez les fonctionnalités

Voici un comparatif synthétique des fonctionnalités essentielles attendues dans une plateforme de gestion moderne, pour vous aider à choisir celle qui répond le mieux à vos besoins métier.

Focus gestion de projet

👉Si votre priorité, c’est de maîtriser vos projets de A à Z, monday.com prend clairement une longueur d’avance. Pensé dès le départ pour la gestion de projet collaborative, l’outil offre une structure robuste, des vues multiples (Gantt, timeline, workload…) et un vrai pilotage multi-projets. Idéal pour les équipes qui jonglent avec plusieurs deadlines, intervenants et niveaux de validation.

monday.com permet de :

• visualiser l’avancement de plusieurs projets simultanément,
• gérer les dépendances entre tâches,
• identifier les points de blocage rapidement,
• centraliser les statuts, fichiers, commentaires et deadlines au même endroit.

👉De son côté, Notion peut faire de la gestion de projet, mais ce n’est pas sa vocation première. Il s’agit plutôt d’un espace de travail flexible, qu’on peut adapter à une logique projet. On peut y créer des bases de données avec des statuts, des dates, des responsables, voire une vue calendrier ou kanban. Mais tout est à construire soi-même, et certaines briques essentielles (comme les dépendances ou les alertes) ne sont pas natives.

💡En résumé :

• Pour une gestion de projet structurée et scalable, monday.com est la solution clé en main.
• Pour une organisation libre, personnalisée, créative, Notion fera le job, à condition d’aimer construire son propre système.

Focus organisation et gestion de tâches

Quand il s'agit de gérer ses tâches au quotidien, les deux outils brillent… mais pas pour les mêmes raisons.

👉Notion excelle comme centre de contrôle personnel ou liste de tâches sur mesure. Grâce à ses bases de données, on peut créer un système GTD (Getting Things Done), un kanban minimaliste ou une vue calendrier hyper ciblée. C’est idéal pour les freelances, les créateurs ou les managers qui veulent un outil à la fois léger et parfaitement adapté à leur façon de bosser. On peut relier ses notes de réunion à ses tâches, intégrer du contenu riche, ajouter des tags ou des priorités : bref, tout est malléable.

👉monday.com, de son côté, s’impose dès qu’il y a plusieurs personnes, plusieurs projets ou plusieurs niveaux de validation. On passe à un cran au-dessus. Les tâches sont suivies en équipe, assignées à chacun, avec des statuts et des vues partagées (tableau, kanban, timeline…). L’outil permet aussi d’automatiser les tâches récurrentes, les relances ou les notifications : un vrai plus pour garder le cap.

💡En résumé :

• Notion est parfait pour une gestion de tâches individuelle ou contextuelle, très personnalisable.
• monday.com est bien plus adapté à une gestion collaborative et opérationnelle, avec reporting et suivi d'équipe intégrés.

Focus automatisation

👉C’est souvent là que monday.com creuse l’écart. En effet, monday.com intègre un système d’automatisations puissant et accessible sans une ligne de code. Concrètement, on peut configurer des règles du type :

• « Quand une tâche passe en "Terminé", notifier la personne suivante. »
• « Créer automatiquement une nouvelle tâche chaque lundi matin. »
• « Envoyer un email ou un rappel Slack si une deadline approche. »

Ces automatisations sont natives, visuelles et déclinables pour quasiment toutes les actions du système (statuts, dates, assignations, fichiers…). En conséquent, on gagne du temps, on évite les oublis, on fiabilise les process, sans dépendre d’un outil externe.

👉 Notion, en revanche, est moins avancé sur ce terrain. Il n’intègre pas de moteur d’automatisation natif (du moins pas au moment de la rédaction de cet article, début juin 2025). Pour automatiser un workflow, il faut passer par des outils tiers comme Zapier, Make ou Notion API, ce qui ajoute une couche de complexité. C’est possible, mais moins fluide, surtout si on n’a pas l’habitude de manipuler ces outils.

💡En résumé :

• monday.com est le choix évident si vous voulez gagner du temps avec des automatisations clés en main.
• Notion peut être automatisé, mais au prix d’une configuration plus technique et externalisée.

Focus IA

Depuis l’intégration de l’intelligence artificielle dans leurs outils, Notion et monday.com misent tous deux sur l’efficacité assistée par l’IA. Mais là encore, leur approche diffère.

👉Notion AI a été l’un des premiers à dégainer, et ça se sent. L’IA est profondément intégrée à l’expérience d’écriture :

• génération de contenu (brief, article, note de réunion, plan marketing…) ;
• résumé automatique d’une page ou d’un document ;
• reformulation, correction, traduction ;
• création de checklist ou de tâches à partir d’un texte.

Notion devient un véritable assistant personnel de rédaction, très utile pour ceux qui gèrent de la documentation, des process, des comptes-rendus ou du contenu éditorial.

👉 monday.com, de son côté, utilise l’IA de manière plus orientée productivité opérationnelle. L’outil propose :

• suggestions de tâches ou d’automatisations ;
• génération de résumés de mises à jour ou de threads ;
• préparation de réponses à des commentaires ;
• recommandations pour organiser les workflows ou prioriser les actions.

C’est une IA plus contextuelle, conçue pour fluidifier le travail en équipe et optimiser les process.

💡En résumé :

• Notion AI est le meilleur choix pour ceux qui ont beaucoup de contenu textuel à générer ou structurer.
• monday AI se distingue pour ceux qui veulent automatiser, prioriser ou clarifier des projets collaboratifs.

monday.com vs Notion : comparez les prix

📌 À noter :

• monday.com facture à l’utilisateur, ce qui peut vite grimper pour des équipes nombreuses.
• Notion est plus souple en usage individuel et propose une offre gratuite plus généreuse pour les freelances ou solo makers.

monday.com vs Notion : quelle interface est la plus intuitive ?

Un bon outil, c’est aussi un outil qu’on prend plaisir à utiliser. Voici comment monday.com et Notion se comparent sur l’expérience utilisateur.

💡En résumé :

• Notion est plus simple, plus rapide à maîtriser, et offre une expérience fluide pour créer, organiser, écrire.
• monday.com est plus dense, mais pensé pour le pilotage d’équipe, avec une interface plus opérationnelle et structurée.

monday.com vs Notion : comparez les intégrations

Un bon outil de gestion ne fonctionne pas en silo. Plus il se connecte à vos outils du quotidien (Slack, Drive, CRM, emails…), plus il devient un hub de collaboration et d’automatisation efficace.

👉 Nombre d’intégrations disponibles

• Notion : ⭐⭐⭐⭐☆ :
  Plus de 100 intégrations disponibles, avec les essentiels : Slack, Google Drive, Figma, GitHub, Zoom, Typeform… mais certaines intégrations avancées nécessitent Zapier ou Make.
• monday.com : ⭐⭐⭐⭐⭐ :
  Plus de 200 intégrations natives, directement accessibles depuis la plateforme : Slack, Gmail, Zoom, Google Sheets, Outlook, Notion, HubSpot, Salesforce, Zapier… Un vrai écosystème connecté, sans outil tiers.

👉 Facilité de configuration

• Notion : ⭐⭐⭐☆☆
  Les intégrations sont simples à activer pour les embeds ou les notifications. Mais pas de logique d’automatisation native. Pour les scénarios complexes, il faut passer par des plateformes tierces.
• monday.com : ⭐⭐⭐⭐☆
  Les intégrations sont claires, guidées et souvent liées aux automatisations. Depuis chaque tableau, on peut activer une connexion (Slack, Google, etc.) et la coupler à une règle : simple et puissant.

👉 Personnalisation et automatisation

• Notion : ⭐⭐☆☆☆
  Peu d’automatisations intégrées. Les intégrations sont statiques, souvent limitées à de l'affichage (embed, lien dynamique). Pour automatiser des actions, il faut utiliser Make ou coder via l’API.
• monday.com : ⭐⭐⭐⭐☆
  Les intégrations peuvent déclencher des actions : création automatique de tâches, envoi d’alertes, synchronisation avec le calendrier, etc. Une vraie logique "if this then that" intégrée à la plateforme.

💡 Conclusion :

• Notion reste efficace pour des intégrations simples et esthétiques, parfaites pour structurer un espace de travail personnel ou un wiki d’équipe.
• Mais si vous cherchez une connexion fluide entre vos outils + une automatisation intelligente, monday.com prend l’avantage avec un écosystème plus mature, pensé pour orchestrer l’ensemble de vos workflows.

Quand choisir monday.com ou Notion ?

monday.com et Notion n'ont pas été conçus pour les mêmes usages ni les mêmes profils. L’un structure, l’autre libère. Voici des cas d’usage concrets pour vous aider à savoir lequel correspond le mieux à votre façon de travailler.

Exemples de cas d’utilisation de monday.com

monday.com est particulièrement adapté aux équipes qui cherchent un outil robuste pour organiser, automatiser et piloter des projets complexes. Voici les situations dans lesquelles il devient votre meilleur allié :

• Vous gérez plusieurs projets en parallèle, avec des intervenants différents, des deadlines multiples et des priorités mouvantes.
• Vous avez besoin de vues Gantt, de dépendances, de suivi du temps, ou de structurer vos sprints/agiles en équipe produit.
• Vous souhaitez automatiser vos workflows : rappels, assignations, statuts, intégrations avec vos outils existants.
• Votre entreprise est en croissance et vous cherchez une solution évolutive avec reporting, vues consolidées et rôles différenciés.
• Vous travaillez dans des contextes multi-équipe (marketing + sales + produit + RH) et vous avez besoin de tout centraliser.

Lire aussi : Trello vs monday.com : quel est le meilleure outil pour votre gestion de projets et de tâches ?

🗣️ Témoignage client :

monday.com est nettement plus sympa et plus rapide que les outils que nous utilisions auparavant !

Globalement, nous constatons une nette hausse de notre productivité. Le pilotage de l’activité est grandement facilité !

Après quelques mois d’utilisation de monday.com, nous ne pourrions pas revenir en arrière.

Claire Petit, Chargée de Communication Digitale et Projets Evénementiels pour le Programme EVE chez Danone.

Exemples de cas d’utilisation de Notion

Notion brille dès qu’on veut allier créativité, flexibilité et centralisation de la connaissance. Il convient mieux à ceux qui aiment construire leur propre méthode et garder un environnement léger. Voici les situations dans lesquelles il sera le choix optimal :

• Vous êtes freelance, solopreneur ou créatif, et vous cherchez un outil tout-en-un pour vos projets, vos notes, vos plannings et votre CRM maison.
• Vous documentez beaucoup : brief, process, SOP, wiki, planning éditorial, suivi d’avancement... tout est lié dans Notion.
• Vous aimez personnaliser vos méthodes : vues, propriétés, templates, hiérarchie des pages.
• Vous collaborez à petite échelle, en binôme ou en équipe réduite, et vous voulez que tout soit fluide, visuel et agréable.
• Vous préférez une approche no-structure : pas de cadre imposé, pas de friction, juste de la liberté.

🗣️ Témoignage client :

Grâce à notre espace de travail Notion unifié alimenté par l’IA et ses intégrations, les équipes travaillent plus efficacement et prennent de meilleures décisions. L’entreprise est mieux organisée et tout le monde travaille en harmonie.

Cameron Leavenworth, Directeur informatique chez Ramp

Ce qu’il faut retenir du match monday.com vs Notion

Le bon outil dépend avant tout de votre manière de travailler, de la maturité de votre organisation, et de la complexité de vos projets.

👉 Si vous cherchez un espace de travail libre, souple et tout-en-un, pour centraliser vos notes, tâches, docs, et construire votre propre méthode, Notion est une solution ultra efficace. Il brille par sa flexibilité, son design épuré, et sa capacité à tout unifier au même endroit. Idéal pour les indépendants, équipes créatives ou les PME qui veulent rester agiles.

👉 Si vous avez besoin d’un outil structurant, avec vues multiples, automatisations intégrées, gestion d’équipe avancée et pilotage multi-projets, monday.com prend clairement l’avantage. Il est conçu pour les équipes matures, les PME en croissance ou les organisations qui ont besoin de rigueur et de coordination.

Ces deux plateformes répondent à des besoins bien différents en matière de collaboration, gestion de l’information et pilotage du travail. Le bon choix dépendra du niveau de structure recherché et de l’utilisation attendue dans votre entreprise.

☝️ Le bon réflexe est de tester les deux outils sur un projet pilote. Vous verrez rapidement lequel correspond le mieux à votre réalité terrain.

FAQ : monday.com vs Notion

Quel est l’outil le plus simple à prendre en main : Notion ou monday.com ?

Notion, sans hésiter. Son interface est fluide, intuitive, et on peut créer sa première base ou note en quelques clics.
monday.com offre plus de puissance, mais demande un peu de configuration au départ, surtout pour structurer les tableaux et automatisations.

Peut-on gérer plusieurs projets en parallèle avec Notion et monday.com ?

✅Oui, mais avec une approche différente :

• monday.com centralise plusieurs projets via des dashboards, vues consolidées et filtres multi-tableaux.
• Notion fonctionne par base de données : il est possible de créer un système multi-projets, mais cela demande un peu de structure manuelle.

Peut-on utiliser Notion et monday.com sur mobile ?

✅Oui, les deux outils ont des applications mobiles bien conçues, disponibles sur iOS et Android.

• Notion mobile est parfait pour la consultation, la prise de notes rapide et les mises à jour légères.
• monday mobile permet de gérer ses tableaux, suivre l’avancement des projets et même modifier des statuts ou créer des tâches en déplacement.

Peut-on utiliser Notion ou monday.com pour faire du CRM ?

✅Oui, dans les deux cas :

• monday.com propose un module CRM prêt à l’emploi, avec automatisations, pipelines, vues clients, rappels…
• Notion peut servir de CRM personnalisable, mais tout est à construire via une base de données et des vues (table, kanban, etc.).

Quelles sont les meilleures alternatives à Notion ou monday.com ?

• ClickUp : un mix entre Notion et monday.com, ultra-complet et personnalisable.
• Asana : plus structuré que Notion, plus simple que monday.com.
• Coda : pour ceux qui veulent créer des docs dynamiques avec logique de base de données.
• Airtable : excellent pour les bases de données visuelles avec logique projet légère.
• Wrike : pour les grandes équipes avec besoins avancés en gestion de processus.