Gérez vos tâches efficacement avec les 5 étapes de la méthode GTD

Être efficace, terminer ses tâches à l’heure, le tout sans stresser, est-ce impossible ? Telle est pourtant la promesse de la méthode GTD, ou Getting Things Done*, énoncée par David Allen.

Dans un environnement saturé d’informations, de sollicitations diverses et d’événements imprévisibles, organiser son temps apparaît primordial pour mener à bien ses activités et projets professionnels.

Les distractions ou les interruptions provoquées par nos outils de travail ou nos collaborateurs sont autant d’obstacles à l’exécution de nos tâches et nous incitent à constamment réajuster notre planning.

Comment structurer son temps et mieux gérer ses priorités en pilotage de projet pour gagner en productivité, mais aussi en sérénité ? Suivez la méthode GTD en pratique avec les 5 étapes décrites dans cet article !

La méthode GTD, ou Getting Things Done, que l’on peut littéralement traduire par « faire en sorte que les choses soient faites », est une méthode d’organisation et de gestion des tâches mise au point par David Allen dans son livre S’organiser pour réussir.

💡 Pourquoi la méthode GTD ?

Sollicitations incessantes, bruit environnant, abondance de tâches sans objectif clair, notifications multiples, trop de réunions ou de mails, ou encore productivité à outrance sans jamais perdre sa flexibilité… Les individus reçoivent aujourd’hui des stimuli très nombreux, toute la journée, générant souvent beaucoup de stress et empêchant finalement d’avancer. Et ce, tant dans la sphère privée que dans la vie professionnelle.

L’objectif de cette méthode est simple :

• adopter une gestion des priorités optimale pour gagner en productivité ;
• atteindre ses objectifs clairement définis, un par un ;
• libérer l’esprit ;
• supprimer le stress.

« S’organiser pour réussir », telle est la promesse de David Allen.

La méthode GTD aide à y parvenir grâce :

• à la limitation des sollicitations qui perturbent l’accomplissement des tâches ;
• au stockage externe des engagements et idées : votre esprit est libéré, mais les idées ne sont pas oubliées ;
• à la priorisation des tâches pour savoir quelle action mener et quand, pour ne pas être pris·e au dépourvu ;
• à l’aide pour reprendre le contrôle : vous maîtrisez votre attention sur les bonnes tâches au bon moment.

☝️ On pourrait cependant reprocher une chose à cette méthode : elle requiert une grande discipline pour l’appliquer et s’y tenir à long terme.

Au quotidien, il faut savoir :

• intégrer à son planning les tâches urgentes et/ou importantes, les imprévus ;
• et sans cesse revoir la priorisation des tâches pour ne pas se laisser déborder.

La méthode GTD a pour objectif la maîtrise du flux de travail (workflow) en suivant cinq étapes :

1. collecter les tâches, les projets, les idées ;
2. traiter les idées pour en déduire une action ;
3. organiser les tâches en plan d’actions mesurables ;
4. réviser les actions et ajuster ;
5. exécuter les tâches.

L’infographie suivante présente une vision simplifiée de la méthode GTD pour bien comprendre :

Recueillez tout ce qui sollicite votre attention de manière exhaustive :

• les tâches quotidiennes et projets de fond,
• les éléments non traités,
• toute idée qui vous traverse l’esprit.

Le but est de consigner les éléments préoccupants hors de votre esprit pour le libérer.
La Boîte de réception (Inbox) de la méthode GTD remplit ce rôle. Elle peut s’appuyer sur tout type de support :

• post-its,
• carnet de notes,
• agendas,
• to do list sur votre téléphone, ordinateur ou tablette, etc.

Comme pour un appareil en veille, ces tâches en arrière-plan consomment de l’énergie de votre cerveau qui ne sera pas utilisée pour se concentrer sur les tâches au premier plan.

Cette étape consiste à définir la nature de chaque tâche ou idée :

• l’idée est-elle « actionnable », autrement dit, peut-on associer une action à chaque id��e ?
• cette action est-elle prioritaire ?

❌  Si NON :

• éliminez : pas de future action ;
• incubez ou reportez : une action est possible un jour/peut-être ;
• archivez : tâche à classer, pour future référence, dans un dossier spécifique ou avec un rappel dans votre agenda.

✅  Si OUI :

• y a-t-il une seule action ?
• est-ce à vous de la réaliser ?
• sa réalisation dure-t-elle moins de 2 minutes ?

Si vous répondez OUI à toutes ces questions, alors exécutez immédiatement l’action. Sinon, passez à l’étape suivante : l’organisation.

💡 Les règles à retenir pour que le traitement se déroule efficacement :

1. commencez par le premier sujet ;
2. analysez un sujet à la fois ;
3. ne remettez pas dans le système de collecte tout élément que vous avez commencé à traiter.

Il est temps d’organiser vos tâches non réalisables en moins de deux minutes, autrement dit de les hiérarchiser et de les prioriser pour établir votre plan d’action.

• Ce n’est pas à vous d’effectuer la tâche : déléguez-la.
   
• La durée de réalisation de la tâche est supérieure à 2 minutes, reportez dans :
  • un dossier Un jour/Peut-être : projets non urgents, mais qui méritent d’être conservés pour action ultérieure ;
    
    
  • un dossier Référence : éléments intéressants à conserver ne nécessitant aucune action, mais qui peuvent devenir utiles à l’avenir ;
    
    
  • un dossier En attente : projets et tâches en cours, pour lesquels vous attendez une réponse, une livraison, etc., et vous devrez prévoir un rappel à la personne en charge ;
    
    
  • votre calendrier : les actions qui ont un délai précis, un créneau prévu, comme un appel, une réunion, etc. ;
    
    
  • votre liste de tâches ou to do list selon leur degré d’urgence, en indiquant leur ordre de priorité, le temps nécessaire à leur réalisation et pour quel résultat vous les effectuez.
     
• Vous identifiez plus d’une action, alors il s’agit d’un projet. Selon sa priorité :
  • placez-le dans le dossier « En attente » ;
    
    
  • élaborez un planning avec une liste d’actions, et définissez la prochaine action requise. Suivez la même trame pour chacune des actions.
     
• Vous estimez l’action ni prioritaire ni utile pour plus tard : débarrassez-vous-en dans la poubelle.

Certaines tâches sont planifiées, d’autres maintenant terminées, et de nouvelles tâches ont fait leur apparition dans votre liste.

Vous vous sentez perdu·e dans vos tâches et projets ? Vous ne savez plus très bien où vous en êtes et comment traiter les nouvelles idées sans prendre du retard ?

👉  Il est important de faire le point régulièrement : tous les jours, une fois par semaine, en début ou en fin de semaine… cela dépend de chacun·e. Pourquoi réviser les actions ?

• pour réévaluer la liste de tâches,
• pour revoir la priorisation des tâches et fixer de nouvelles échéances,
• pour traiter les tâches en cours et urgentes,
• mais aussi pour vérifier que le système d’organisation est clair, complet et à jour.

Vos tâches sont priorisées et planifiées : place à l’action ! Il est temps de réaliser ces tâches selon le planning que vous avez défini.

Gardez toujours un œil sur votre liste de tâches pour savoir lesquelles réaliser selon le temps et l’énergie dont vous disposez.

Dans quel ordre exécuter les tâches ?

1. les rendez-vous de la journée,
2. les tâches pour lesquelles un créneau est prévu dans l’agenda,
3. les autres tâches prévues au planning.

👉  Pas le temps de traiter une urgence ? Reprenez cette méthode depuis l’étape 1, et évaluez son degré d’urgence, le temps nécessaire pour la réaliser, si vous pouvez la déléguer ou la reporter en la planifiant plus tard. La procrastination a parfois du bon !

Et gardez à l’esprit : vous avez le droit de dire non ! Le degré d’urgence est relatif et variable d’une personne à une autre : la réussite de la méthode Getting Things Done repose sur votre capacité à respecter la priorisation et la planification des tâches. Si vous estimez qu’une tâche n’est pas aussi urgente qu’on vous l’affirme, à vous de choisir comment et quand la traiter… ou quelle autre tâche repousser pour traiter celle-ci.

Bullet journal, agenda ou emploi du temps classique ? Support papier ou calendrier en version électronique ? Focus sur une sélection de logiciels GTD pour appliquer la méthode en pratique.

Beesbusy est un logiciel en ligne de gestion de projet et de gestion des tâches. Il est aussi simple d’utilisation que puissant dans ses fonctionnalités : il s’adapte à vos besoins et à votre utilisation. Sa vue liste aide à visualiser facilement les tâches à réaliser, à les organiser (drag and drop) et à les planifier dans votre calendrier projet.

Trello est un logiciel en ligne adapté aussi bien pour la gestion des tâches que la gestion de projet. Il permet de créer des cartes visuelles, à classer par projets et à ordonner selon l’avancement du projet : « à faire », « en cours » et « terminé ». Les flux de travail sont faciles à mettre en œuvre et partagés entre plusieurs collaborateurs.

Evernote est un outil pratique de création de notes, qui vous aide à vous rappeler de tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez créer des listes de type GTD et les organiser : les hiérarchiser, les classer en projets, et même les partager.

Wunderlist est un outil simple d’utilisation et complet, pour tous les types d’idées, de tâches et de projets, à utiliser dans la vie professionnelle aussi bien que personnelle. Wunderlist pro permet de partager vos listes et collaborer avec vos collègues.

La méthode GTD vous aide à agir sans subir ni vous laisser envahir.

Gagnez en flexibilité dans votre organisation personnelle et professionnelle, accomplissez vos tâches une par une et ayez la satisfaction de les rayer de votre liste des tâches.

Vous vous libérez l’esprit et voyez vos projets avancer concrètement. Prêt·e à adopter cette méthode et get things done ?

*GTD® et Getting Things Done® sont des marques déposées de The David Allen Company.