Outils informatiques

Les logiciels informatiques en ligne assurent la gestion, la sécurité et la maintenance des services normalement sous la responsabilité du département informatique. Du bureau de travail virtuel jusqu’aux sauvegardes automatiques, vous garantissez un environnement de travail agile à tous vos collaborateurs.
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Préambule

Les outils informatiques en entreprise, autrement dit la bureautique, le système informatique et les technologies de l’information, sont au cœur de son fonctionnement. Les outils métiers, leur interopérabilité, la charte informatique, l’ERP global et les modules, tout doit cohabiter, en PME comme dans les grandes entreprises. L’enjeu d’un projet informatique est de créer un cadre sécuritaire et fluide. Les systèmes d’information évoluent et de formidables opportunités se dessinent – travail collaboratif, gestion des ressources humaines, gestion d’entreprise... Comment assurer l’intégration au système informatique de nouveaux outils informatiques garants à la fois de l’innovation et du niveau de sécurité des données ?

Les outils informatiques en entreprise : faciliter la gestion de projet et le travail collaboratif

La conception et l’intégration d’outils informatiques SaaS (Software as a Service) répondent aux attentes d’aujourd’hui en matière d’usage informatique. Profitant du cloud, ils permettent la mobilité : où que vous soyez et à n’importe quel moment, il vous est possible d’accéder à vos supports de travail. Les bureaux virtuels, le Single Sign On (SSO), et l’ensemble des utilisations du computing dans la sphère professionnelle vont dans ce sens, favorisant une maîtrise opérationnelle pédagogique.

Cette facilité d’usage permet l’introduction du travail collaboratif et de la gestion de projet associée, mais aussi l’administration, la gestion des ressources humaines et la planification stratégique, en grandes entreprises comme en PME. Les suites de bureautique en ligne sont devenues des boîtes à outils de base, que chaque acteur emporte partout avec lui. Mais les mettre en œuvre peut nécessiter un accompagnement par un consultant externe ou un expert en interne, afin de s’assurer que le changement est acquis et que le coût est justifié – mission qui passera aussi par l’évaluation continue de l’efficacité du nouvel outil informatique.

L’enjeu est de profiter de cette avancée technologique, sans réduire ses exigences en matière de protection des données. Un principe d’autant plus complexe que le BYOD (Bring Your Own Device) est devenu monnaie courante. Aussi la sécurisation des terminaux doit-elle s’étendre jusqu’aux appareils personnels de l’ensemble des collaborateurs. Intégrer ces mesures permet d’élargir le parc informatique de l’entreprise et implique la mise en œuvre d’un projet informatique intégré capable de résoudre les problématiques associées, ouvrant autant de perspectives. Il faudra accompagner les collaborateurs dans le renouvellement de leurs tâches, améliorer le partenariat de travail, partager les décisions, encourager la motivation… Et ne pas oublier que la réussite de l’opération doit aussi être financière !

La réussite de l’intégration dans le système d'information de l'entreprise : choisir le bon outil informatique et adopter les bons réflexes

Avant de choisir un outil informatique, il est nécessaire d’analyser votre stratégie et de définir les besoins de votre entreprise. Où sont stockées vos données ? Quels risques encourent-elles ? Comment les protéger ? La question des certifications, de la responsabilité sociale de l’entreprise, mais aussi des data centers, de leur situation géographique, sans oublier le degré d’engagement de votre hébergeur quant à la récupération de vos données, sont des points à considérer de près au moment du choix. Le rôle du directeur des opérations est essentiel : sa connaissance doit être transversale, depuis la documentation sur les règles à respecter – en industrie tout particulièrement, et encore plus dans un organisme ou exploitation classée OIV –, jusqu’à la mise en commun des savoirs. Peut-être voulez-vous acquérir votre propre ERP ? Vous aurez besoin d’une expertise sous la forme d’un ingénieur informatique, doté d’une véritable capacité scientifique et d’analyse.

Le mot cyber-sécurité est sur toutes les bouches. Les entreprises sont la cible de piratages protéiformes. Un antivirus à jour, associé à une veille faite avec méthode, sont devenus indispensables. Une sensibilisation au phishing est à mener en interne. Communiquer sur les enjeux et développer le degré de compétences afin de gérer les enjeux et les contraintes des outils informatiques en entreprise est un axe décisif en matière de gestion des ressources humaines.

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