Collaboration

Les outils collaboratifs

L’union fait la force. En matière de travail, comment l’appliquer ? Collaborer efficacement ensemble implique d’utiliser un outil de travail adapté. Car tous les logiciels ne sont pas collaboratifs. Les outils classiques, type tableur, traitement de texte ou powerpoint, comme ceux de la suite office, installés en local sur votre poste de travail, ne permettent pas de travailler un document simultanément et de manière collective. Même lorsque le logiciel libre est sur un réseau local, les modes lecture / écriture limitent l’accès à une seule personne pour annoter. Impossible d'interagir ou de faire des brainstorming, il faut attendre son tour, ou enregistrer une copie et travailler sur sa propre version. Auquel cas un rapprochement est à faire ensuite, avec les risques de pertes d’informations associés.

Une plateforme apportant un espace de travail collaboratif

Le groupware, aussi appelés collecticiel, est une solution-outil pour travailler ensemble efficacement. En mode SaaS – Software as a Service – il réinvente les usages. Offrant un partage de documents, la maîtrise de cette plateforme de travail innovante permet de collaborer sur la même application web. En pratique, la possibilité de travail en équipe à distance et de travail en mobilité devient une réalité avec la synchronisation en temps réel (avec Google Drive, créé par le moteur de recherche Google, ou Dropbox par exemple). Les équipes projet, réparties sur des sites distincts ou délocalisés, peuvent ainsi orchestrer leur gestion des tâches et partager des fichiers sans difficulté grâce aux outils de gestion et à l’agenda partagé. La gestion documentaire est donc plus simple et permet aux équipes d’avoir un espace open source pour créer et partager leur veille.

C’est la GED – Gestion Electronique de Documents – qui permet ce partage virtuel. Les différents logiciels métiers, des outils web accessibles en ligne, à l’image de la suite bureautique SharePoint de Microsoft, s’en servent de technologie de base. Viennent ensuite les RSE – Réseaux Sociaux d’Entreprise – tels que Yammer pour le microblogage ou exoplatform pour l’intranet social. En associant à la GED des fonctionnalités de chat et des espaces pour communiquer entre participants, on amène un degré d’interactivité supplémentaire au sein de l’outil. En effet, la messagerie instantanée permet d’augmenter la productivité en étant proactif et en évitant de nombreux allers/retours de mails. Les nouvelles technologies font oublier outlook au profit de solutions de gestion et de coordination plus efficaces.

Des outils de communication dans le cloud pour échanger et progresser

L’apparition de la visioconférence et de modules de formation sous forme de MOOC – Massive Open Online Courses – ont ouvert une nouvelle ère en matière d’outils collaboratifs. Les TICE – Technologies de l'Information et de la Communication pour l'Enseignement – amènent de nouvelles pratiques de formation à distance. À présent, on échange, on apprend, on partage à travers une interface, en ligne et à plusieurs. Chacun peut prendre une initiative tout en la communiquant avec ses collaborateurs.

Chaque plateforme collaborative est maintenant en mesure de gérer un ensemble de workflow couvrant un large spectre. Que ce soit :

• au sein même de l’entreprise, entre collaborateurs,
• pour les ressources humaines (RH) ou la communication interne,
• avec ses interlocuteurs type fournisseur, consultant, donneur d’ordre,
• avec ses partenaires et stakeholders type investisseurs ou donateurs,
• ou encore avec ses clients, dans une démarche CRM (Customer Relationship Management).

Les outils de travail collaboratif, avec réseau social d’entreprise intégré, sont devenus une innovation incontournable pour l’entreprise. En fonction de votre activité, de son fonctionnement et de ses besoins propres, identifiez celui qu’il vous faut et qui répond à vos enjeux. Et adoptez-le pour gagner en agilité et en productivité !