Monday vs Todoist : le duel des outils de gestion de projet qui fait trembler les équipes produit en 2025

Vous êtes-vous déjà retrouvé à 23 h 30 devant une liste de tâches qui n’en finit plus, en vous demandant si votre outil vous aide dans votre gestion de projet… ou vous ralentit ? Vous n’êtes pas seul.

👉C’est pour cette raison qu’Appvizer vous a concocté un comparatif « Monday vs Todoist » conçu pour éradiquer l’indécision. On dépoussière chaque recoin de ces deux mastodontes, on teste les intégrations jusqu’à l’os, et on vous livre des cas concrets pour que vous partiez avec la solution qui vous fera livrer, non pas « plus tard », mais « maintenant ».

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Qu’est-ce que Todoist ?

Présentation générale de Todoist

Todoist est le « couteau suisse » de la productivité personnelle et des petites équipes. Lancé en 2007 par Amir Salihefendic, il s’est imposé comme la référence minimaliste pour transformer n’importe quelle pensée éparse en action concrète.

Todoist permet de :

• gérer des listes de tâches,
• organiser des projets légers,
• suivre des objectifs OKR,
• se souvenir d’acheter du lait.

🎯 Pour qui ? Freelances, consultants, équipes startup jusqu’à 50 personnes, ou cadres en quête d’une seconde mémoire.

Fonctionnalités principales de Todoist

• Quick-Add universel : raccourci global (⌥ + Espace sur Mac, Ctrl + Alt + A sur Windows) + reconnaissance de date naturelle (« répéter tous les 3e vendredis »).
• Vues : Liste, Kanban, Calendrier.
• Labels et filtres : créez des requêtes complexes du type « @Urgent & #ClientA & 7 prochains jours ».
• Rappels : natifs, géolocalisés, récurrents.
• Pièces jointes : 25–100 Mo selon plan.
• Gamification : système Karma + streaks.
• Offline first : 100 % fonctionnel hors ligne.

Todoist

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Avantages et inconvénients de Todoist

✅ Avantages

• Rapidité d’onboarding record : 80 % des nouveaux utilisateurs créent leur première tâche en moins de 40 secondes.
• Applications ultra-légères (51 Mo iOS, 23 Mo Android).
• Prix agressif : 4 € / mois seulement et version gratuite.
• Sécurité : AES-256 + SOC 2 Type II + serveurs UE (RGPD).
• Intégrations fluides : 60+ natifs + Zapier & IFTTT.

❌ Inconvénients

• Pas de Gantt natif.
• Pas de gestion des ressources.
• Limites du plan gratuit : 5 projets actifs, 5 collaborateurs max.
• Pas de dashboards BI.

Qu’est-ce que monday.com ?

Présentation générale de monday.com

Né en 2012 sous le nom « daPulse », monday.com est devenu la référence des Work OS après un rebranding en 2017 et une entrée en bourse en 2021 (NASDAQ : MNDY).

Cet outil vous propose de :

• orchestrer des projets complexes,
• gérer des budgets,
• automatiser des processus,
• piloter des portefeuilles de produits ou des incidents ITSM.

🎯 Pour qui ? PME, ETI et grands comptes (Universal Music, Canva, Adobe, Coca-Cola) cherchant une alternative à Jira, Asana ou Smartsheet.

Fonctionnalités principales de monday.com – la boîte à outils complète

• Vues multiples : Tableau, Kanban, Gantt, Calendrier, Timeline, Workload, Carte, Formulaire.
• Automatisations no-code : 200+ templates, conditions ET/OU, webhooks.
• Dashboards & BI : widgets natifs, KPI temps réel, connexion GA, HubSpot, Salesforce.
• Gestion des ressources : workload, capacité, alertes de surcharge.
• Docs & Whiteboards : documents collaboratifs temps réel, whiteboards infinis.
• Sécurité : AES-256, ISO 27001, SOC 2, HIPAA, FedRAMP en cours.

monday.com

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Une gestion du travail complète, intuitive et automatisée

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Avantages et inconvénients de monday.com

✅ Avantages

• Scalabilité : 1 ou 10 000 utilisateurs sans ralentissement.
• Interface visuelle intuitive (drag & drop) : 92 % des nouveaux créent leur premier board en < 6 minutes.
• Automatisations puissantes qui économisent 5–10 h/semaine.
• Marketplace d’apps (200+ widgets).
• Support 24/7 + Customer Success Manager dès 20 licences.

❌ Inconvénients

• Courbe d’apprentissage plus longue (1–2 jours).
• Prix élevés : 11 € minimum par utilisateur.
• Fonctionnalités payantes dès le plan Standard (Gantt, time-tracking).

Todoist vs Monday : comparez les fonctionnalités

Fonctionnalité clé	Todoist	Monday.com
Type d’outil	Gestionnaire de tâches/to-do	Work OS complète
Vues disponibles	Liste, Kanban, Calendrier	Liste, Kanban, Gantt, Calendrier, Timeline, Workload
Gantt & dépendances	Non natif	Oui, natif et interactif
Gestion des ressources	Non	Oui (capacité, charge de travail)
Budget & suivi des coûts	Via notes personnalisées	Widgets natifs, formules
Automatisation	Rappels & récurrence	Automatisations avancées no-code
Commentaires & fichiers	Oui, limités (25–100 Mo)	Illimités (250–500 Mo)
Tableaux de bord BI	Non	Dashboards temps réel
Mode hors-ligne	Complet	Partiel
Templates	60+	200+ par secteur
API & webhooks	RESTful complète	RESTful + GraphQL

Todoist vs Monday : comparez les prix

Plan	Todoist (€/utilisateur/mois)	monday.com (€/utilisateur/mois)
Gratuit	Starter : 0 € 5 projets personnels Ajout rapide intelligent Rappels de tâches Présentations en liste et tableau flexibles 3 vues filtrées 1 semaine d'historique d'activité Intégrations : emails, agenda, et plus	Gratuit : 0 € Jusqu’à 2 utilisateurs Jusqu'à 3 tableaux Docs illimités Plus de 200 modèles 8 types de colonnes Applications iOS et Android
Débutant / Basic	-	Basique : 9 € Visiteurs gratuits illimités Éléments illimités 5 Go de stockage de fichiers 500 crédits d’IA Assistance client prioritaire Créez un tableau de bord basé sur 1 tableau
Pro / Standard	Pro : 4 € 300 projets personnels Présentation en calendrier Durée des tâches Rappels de tâche personnalisés 150 vues filtrées Historique d'activité illimité Assistant IA Échéances	Standard : 12 € Vues calendrier et Gantt Vue de calendrier Accès pour les invités 500 crédits d’IA Automatisations (250 actions par mois) Intégrations (250 actions par mois) Créez un tableau de bord qui combine 5 tableaux
Business / Pro	Business : 6 € Un espace d'équipe partagé 500 projets d'équipe Une présentation en calendrier pour les projets Journaux d'activité granulaires de l'équipe Modèles partagés 1000 membres d'équipe et invités 1000 dossiers de projet Rôles et permissions d'équipe Facturation d'équipe centralisée	Pro : 19 € Tableaux privés Graphiques Suivi des délais Colonne formule 500 crédits d’IA Automatisations (25 000 actions par mois) Intégrations (25 000 actions par mois) Créez un tableau de bord qui combine 20 tableaux
Entreprise	–	Entreprise : sur devis Automatisations et intégrations de haut niveau Autorisations à plusieurs niveaux Sécurité et gouvernance de haut niveau Rapports et analyses avancés 500 crédits d’IA Assistance entreprise Créer un tableau de bord qui combine 50 tableaux

Todoist vs Monday : quelle interface est la plus intuitive ?

Critère UX	Todoist	Monday.com
Temps de prise en main	< 5 min	15–30 min
Navigation	Menu latéral minimaliste	Barre latérale + onglets contextuels
Personnalisation visuelle	10 thèmes colorés + mode sombre	100+ templates + couleurs totalement libres
Raccourcis clavier	60+ raccourcis, très fluide	50+ raccourcis, modulables
Mobile	100 % offline	offline partiel
Accessibilité	WCAG 2.1 AA	WCAG 2.1 AA

Todoist vs Monday : comparez les intégrations – le match en 6 rounds

📍Round 1 – Productivité individuelle

• Todoist : Siri, Alexa, Google Assistant, raccourcis iOS Shortcuts.
• monday.com : Google Assistant via Zapier, pas d’Alexa natif.

📍 Round 2 – Communication & collaboration

• Todoist : Slack bidirectionnel (créer tâche depuis message, commenter depuis tâche), Microsoft Teams basic.
• monday.com : Slack, Teams, Gmail, Outlook natifs, commentaires temps réel, notifications filtrables.

📍 Round 3 – Développement & DevOps

• Todoist : GitHub, GitLab via Zapier (nouvelle issue → tâche).
• monday.com : GitHub, GitLab, Bitbucket natifs, commits → mise à jour de statut, branches → éléments de board.

📍 Round 4 – CRM & ventes

• Todoist : HubSpot, Pipedrive via Zapier.
• monday.com : HubSpot, Salesforce, Pipedrive natifs, mapping de champs, upsert automatique.

📍 Round 5 – Marketing & analytics

• Todoist : Google Analytics, Facebook Ads via Zapier.
• monday.com : GA, Facebook Ads, LinkedIn Ads natifs, widgets ROI.

📍 Round 6 – Automatisations tierces

• Todoist : Zapier (3 000+ zaps), IFTTT, Make.
• monday.com : Zapier, Make, Workato, Tray.io + webhooks sortants + GraphQL.

💡Verdict : Todoist est un écosystème léger mais solide, monday.com est un hub d’entreprise sans couture.

Quand choisir Todoist ou Monday ?

Exemples de cas d’utilisation de Todoist

• Consultant SEO indépendant : gère 15 clients via 15 projets Todoist ; labels @Audit, @Backlink, @RelanceFacture ; rappels hebdo pour les revues de positions.
• Agence web 8 personnes : sprints de deux semaines pilotés par un template Kanban « Sprint planning » ; intégration GitHub pour transformer chaque PR en tâche « Review ».
• Blogueur lifestyle : calendrier éditorial avec récurrence « publier lundi et jeudi » et rappels photo/SEO.
• Association bénévole : organisation d’un événement caritatif : todo-list partagée avec sections « Sponsors », « Logistique », « Com » et rappels j-7/j-1.

Exemples de cas d’utilisation de monday.com

• E-commerce DTC : pipeline produit complet de l’idée au lancement ; Gantt pour jalons, workload pour l’équipe photo, dashboard ROI connecté à Shopify.
• Agence marketing 40 pers : 1 board par client, automatisations « statut = ‘À approuver’ → notification client + création tâche design ».
• DSI d’ETI : board « Incidents P1 » avec formulaire public, SLA 30 min, escalade auto, audit logs SOC 2.
• Événementiel : gestion d’un salon professionnel : planning fournisseurs, budget par poste, jalon « Validation maquette stand ».
• Service RH : processus d’intégration des nouveaux collaborateurs : checklist 30-60-90 jours, automatisation des demandes matériel IT.

Conclusion

Todoist est l’allié idéal si vous cherchez la simplicité absolue :

• une prise en main immédiate,
• un prix contenu,
• une synchronisation parfaite sur tous vos appareils.

monday.com devient indispensable dès que vos workflows gagnent en complexité :

• budgets,
• ressources,
• automatisations,
• dashboards temps réel sont alors vos meilleurs atouts.

👉 Combien de personnes dans votre équipe ?
≤ 50 → Todoist.
> 50 → monday.com.

👉 Avez-vous besoin de Gantt, budget, ressources ?
Non → Todoist.
Oui → monday.com.

👉Quel est votre budget max par utilisateur ?
≤ 6 € → Todoist.
≥ 11 € → monday.com.

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FAQ – Todoist vs Monday

Peut-on migrer facilement de Todoist vers Monday.com ?

Oui. monday.com propose un assistant d’import CSV et JSON en trois clics. Les labels deviennent des tags, les sections deviennent des groupes, les commentaires sont conservés. Temps moyen pour 1 000 tâches : 12 minutes. Bonus : monday.com conserve les dates de création originales pour l’historique.

monday.com propose-t-il une appli desktop ?

Oui. Applications natives Windows (MSI et Microsoft Store) et macOS (DMG et Mac App Store) + PWA sur Linux et ChromeOS. La PWA supporte les notifications système et le mode hors-ligne partiel. Mise à jour automatique toutes les 2 semaines.

Todoist est-il conforme RGPD ?

Absolument. Les serveurs sont hébergés à Francfort (Allemagne), chiffrement AES-256 au repos, TLS 1.3 en transit, DPA à jour, possibilité de signer un SCC (Standard Contractual Clauses) et d’activer la suppression automatique des données à la fermeture du compte.