Gestion de projet : les meilleurs logiciels pour créer un diagramme de Gantt

Gestion de projet : les meilleurs logiciels pour créer un diagramme de Gantt
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Le logiciel Gantt est un logiciel de planification indispensable pour une gestion de projet efficace. De l’établissement de la liste des tâches au suivi de projet, il offre une vision graphique et globale de votre projet. C’est également un outil d’aide à la décision. La gestion des tâches est la base d’une gestion de projet réussie : vous gagnez en visibilité sur vos activités et ressources.

Vous êtes novice en management de projet ? Vous établissez votre diagramme de Gantt sous Excel et vous souhaitez vous équiper d’un logiciel Gantt dédié ? Cet article est fait pour vous. Vous retrouverez en fin d’article notre sélection. Comparez les logiciels de gestion de projet pour faire décoller vos projets.

SOMMAIRE

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Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est l’outil de gestion de projet essentiel pour mener à bien votre projet dans les meilleures conditions possibles. Il vous permet de dresser un planning projet et de visualiser toutes vos tâches à réaliser et déjà effectuées grâce à leur représentation graphique.

Il existe de nombreux outils pour créer un diagramme de Gantt, mais sa construction est toujours la même :

  • colonne de gauche : liste des tâches et sous-tâches associées
  • ligne d’en-tête : unités de temps
  • chaque ligne correspond à une tâche, représentée soit par un rectangle, plus ou moins long en fonction de la durée de la tâche, soit par un losange pour un jalon du projet (tâche ponctuelle).

Le Gantt met également en évidence l’interdépendance des tâches entre elles. Autrement dit, pour qu’une tâche N soit réalisée, il faut que la tâche N-1 ait préalablement été réalisée. Par exemple, pour réaliser une tâche “envoi de la campagne emailing”, il faut que les tâches de création du contenu, création graphique de l’email, segmentation de la base de contacts, etc. aient été réalisées. Concrètement, les tâches sont reliées par une flèche pour représenter graphiquement leur interdépendance.

Les avantages du diagramme de Gantt

Une aide à la planification

La gestion et le respect des délais sont l’un des enjeux les plus difficiles à maîtriser en gestion de projet. Avec un diagramme de Gantt, vous définissez chaque tâche précisément, sa date de début, sa durée et/ou sa date d’échéance. Vous contrôlez mieux l’avancement de votre projet, et donc ses coûts.

Structurer le projet

Le diagramme de Gantt permet de définir précisément les tâches à réaliser et de gérer les ressources (temps, budget, ressources humaines) à chaque étape du projet. Vous savez où vous allez, quelles sont vos échéances, et vous pouvez passer d’une tâche à l’autre de manière logique sans perte de temps.

S’adapter à chaque projet

L’avantage du Gantt est qu’il convient à tous les types de projet : lancement d’une campagne marketing, développement d’une version logicielle, mise en place d’une stratégie de communication, projet informatique, etc. Il s’adapte également à tous les secteurs d’activité. 

Disposer d’un aperçu visuel du projet

La représentation graphique des tâches et jalons, l’utilisation des couleurs pour définir les priorités ou éventuels retards et l’avancement des tâches font qu’il est très rapide de visualiser l’avancement du projet. En un clin d’oeil, il est possible d’avoir une idée claire de l’avancement du projet et de prendre les décisions adéquates en cas de retard, par exemple.

Renforcer le travail d’équipe

Toutes les parties prenantes au projet ont accès au planning, à la liste de tâches et, de manière générale, à toutes les informations relatives au projet. La communication et la cohésion sont consolidées au sein des équipes projet.

Les étapes à suivre pour créer un diagramme de Gantt

Etape n°1 : liste des tâches

Avant tout chose, il est nécessaire de lister toutes les tâches du projet. Dans le cadre de gros projets, vous pouvez définir des sous-tâches afin de structurer davantage votre projet. N’oubliez pas que l’objectif du Gantt est de vous apporter de la visibilité sur votre projet ; les hiérarchiser et/ou les regrouper par type de tâches peut vous y aider. N’hésitez pas à aller dans le détail pour lister vos tâches : plus vous serez précis, plus vous aurez de visibilité sur votre projet et plus vous éviterez les retards à cause d’oublis.

Etape n°2 : liste et attribution des ressources

Pour chaque tâche ou sous-tâche, il faut affecter une ou plusieurs ressources. Les ressources sont généralement calculées en pourcentage : une personne à temps plein correspond à 100 %. Si une tâche requiert deux personnes à temps plein, les ressources allouées seront de 200%.

Etape n°3 : définition du planning projet

Vos tâches sont listées et vous avez recensé toutes vos ressources. Il vous faut maintenant définir la date de début, et la durée de chaque tâche. Cette étape est cruciale pour contrôler l’avancement du projet et effectuer un suivi rigoureux. Cela vous permet également de visualiser l’éventuelle superposition de plusieurs tâches et de pouvoir anticiper la disponibilité des ressources, par exemple.

Etape n°4 : établissement des liens entre les tâches

Cette étape peut paraître moins importante mais en réalité, elle l’est tout autant que les autres car elle vous aide à définir l’enchaînement de vos tâches, et donc vous aide à suivre votre projet correctement.

Vous pouvez créer des liens de plusieurs natures entres vos tâches :

  • La tâche B ne peut pas être commencée si la tâche A n’est pas terminée.
  • La tâche B ne peut pas être commencée si la tâche A n’est pas commencée.
  • La tâche B ne peut pas être terminée si la tâche A n’est pas commencée.
  • La tâche B ne peut pas être terminée si la tâche A n’est pas terminée.

Le lien entre les tâches est représenté par des flèches. Une tâche peut être liée à plusieurs tâches antérieures (toutes ces tâches doivent être terminées pour réaliser celle-ci) ou postérieures (la réalisation de cette tâche conditionne les autres).

Etape n°5 : ajout des jalons

Les jalons marquent les événements importants du projet et représentent des dates-clés dans l’avancement du projet, comme la signature d’un contrat, par exemple. Ils aident à visualiser l’avancement du projet.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de projet ?

Centralisez l’information

Avec un logiciel de gestion de projet, vous gérez dans le même environnement le suivi de vos tâches, le partage de fichiers, la communication de votre équipe, etc. Vous ne multipliez plus les logiciels pour gérer vos projets, ni les fichiers pour vos diagrammes de Gantt, si vous avez l’habitude de les faire sous Excel par exemple.

Renforcez le travail collaboratif

Un logiciel permet de favoriser la collaboration au sein des équipes, point essentiel d’un projet réussi. Les outils de communication (messagerie instantanée, par exemple) facilitent l’échange d’informations.

Travaillez en mobilité

Certains logiciels Gantt proposent également une application mobile afin de gérer vos projets en mobilité. Travaillez où que vous soyez, suivez vos projets plus précisément, notez vos idées même en dehors du bureau !

Les meilleurs logiciels gratuits pour votre gestion de projet en ligne 

N° 1 : Zoho Projects

Zoho projects

Zoho Projects est une solution gratuite jusqu’à 5 utilisateurs et 2 projets.

L’interface visuelle en fait un logiciel facile à utiliser. Un simple glisser-déposer d’un élément est nécessaire pour replanifier une tâche. Les dépendances entre les tâches sont clairement mises en avant afin d’avancer dans vos projets en bénéficiant d’une vue globale.

Il est possible de modifier les tâches ou les jalons directement dans le diagramme pour ne pas perdre de temps dans la mise à jour de données. Un code couleur identifie clairement chaque élément afin de ne négliger aucune information, qu’il s’agisse des jalons, du pourcentage d’achèvement ou de la dépendance entre les tâches.

Zoho Project s’intègre aisément avec Google Apps. 

Nous avons récemment terminé un projet qui impliquait le client, six agences et nous-mêmes. Zoho Projects s’est avéré être une ressource inestimable.

Andrew Lester — Spaghetti.tv

N° 2 : Asana

Asana

Asana convient pour les projets simples jusqu’à 15 personnes.

L’outil assure un suivi des tâches individuel et d’équipe et la gestion des tâches dans plusieurs projets. La version gratuite est complète ; elle peut suffire pour bon nombre d’entreprises.

Cet outil fait la part belle à la collaboration : un espace de commentaire est disponible pour chaque tâche. Il est également possible d’être « abonné » à une tâche pour suivre son déroulement, sans être responsable de cette tâche.

Le logiciel est intuitif et idéal pour suivre des projets de petite envergure.

Grâce à Asana, nous pouvons suivre toutes nos tâches en un seul endroit.

Sarah Wormser —Classpass

N° 3 : Trello

Trello

Trello est une probablement la solution la plus connue en matière de gestion de tâches. Elle est personnalisable pour utiliser un outil sur mesure qui répond à vos besoins. L’accent est mis sur le visuel et la collaboration pour donner un accès direct à l’information et fluidifier les processus de chaque projet.

Un coup d’œil suffit pour avoir une vue d’ensemble du projet. Chaque tâche est personnalisable : vous pouvez ajouter des étiquettes, des checklists, une pièce jointe, etc. pour fournir le maximum d’informations aux personnes travaillant sur le même projet que vous.

L’interface se divise en tableaux à plusieurs colonnes, par exemple : idées, à faire, en cours, terminé. Les utilisateurs déplacent les tâches d’une colonne à une autre selon l’avancement du projet.

L’application mobile est également très appréciée des utilisateurs. Trello est idéal pour des projets simples.

Les limites des solutions gratuites

Un environnement projet réduit

Les offres gratuites des logiciels Gantt n’offrent qu’un nombre limité d’utilisateurs ou de projets. Si vous travaillez en tant qu’indépendant, cela peut vous suffire. Mais si vous travaillez en équipe, même petite, vous rencontrerez vite les limites de ces solutions.

Des fonctionnalités basiques

Pour avoir accès à l’ensemble des fonctionnalités, et notamment les plus poussées, il vous faudra opter pour une offre payante. Analysez vos besoins, étudiez les offres, et constatez si cela vous suffit… ou non.

Un stockage de données restreint

Qui dit projet, dit échange de fichiers, fichiers mis à jour avec plusieurs versions, aller-retours avec le client, etc. Les logiciels de planification présentent l’avantage de tout stocker au même endroit, mais encore faut-il que le stockage soit suffisant, notamment pour les projets les plus volumineux.

Le cas des logiciels open source

Les logiciels open source apparaissent souvent comme une solution rapide et gratuite dans l’imaginaire collectif. Redmine, par exemple, est l’un des outils libres les plus populaires et répandus. Gestion des tickets, suivi des temps, intégrations multiples et partage de documents… sa couverture fonctionnelle est assez large. Nous pouvons également citer ClockingIT ou LibrePlan qui proposent des diagrammes de Gantt interactifs. 

Open source ne veut pas dire gratuit !
Si vous ne payez pas de licence ou d’abonnement pour utiliser le logiciel, il faut tout de même prévoir un budget de plusieurs centaines d’euros par an pour couvrir les frais liés à la mise en place d’un outil open source : hébergement de la solution, installation et maintenance (par vous ou par un prestataire), sauvegarde, certificat SSL, ou encore l’achat d’un thème, indispensable pour Redmine.

Top 3 des logiciels de planification professionnels

Tableau comparatif des logiciels de planification

Logiciel Entreprises concernées Avantage
Clarizen ETI et grands groupes Très bon rapport qualité/prix
Sciforma Toutes les entreprises Pour les experts de la gestion de projet
NQI format ETI et grands groupes Convient à tous les types de projet

Clarizen

Clarizen

Clarizen est leader sur le marché du logiciel de gestion de projet grâce à une offre au rapport qualité/prix plus qu’intéressant. 

Il connecte les conversations des collaborateurs, les tâches et les projets dans un environnement collaboratif unique qui implique les parties prenantes au projet. Un système de notifications donne accès aux informations en temps réel. vous n’avez plus de mauvaise surprise dans le déroulement de vos projets.

Parmi les fonctionnalités :

  • suivi de l’avancement des tâches en temps réel,
  • priorisation et validation du portfolio de projet,
  • meilleure gestion des problèmes,
  • gestion de la feuille de route, etc.

Connectez Clarizen avec Google Drive, Salesforce, SAP, Sharepoint, Excel, et d’autres outils pour gagner encore davantage en productivité.

Notre productivité a augmenté de 30 % depuis que nous utilisons Clarizen.

Sodexo

Sciforma

Sciforma
Sciforma s’appuie sur trois modules complémentaires pour une utilisation optimale de la solution : optimisez vos ressources, gérez les projets suivant la stratégie de votre entreprise et permettez à chaque collaborateur de suivre ses tâches. La solution se synchronise avec les équipes qui suivent la méthode Agile. Elle correspond donc particulièrement aux sociétés informatiques, aux équipes R&D et aux entreprises de services.

L'outil nous permet de mener des réflexions sur la priorité à établir entre certains projets et de hiérarchiser les lancements d'opérations afin d'ajuster leur « time-to-market ».

Jean-Michel Berthelier, Directeur des Systèmes d'Information chez SeLoger.com

NQI Orchestra

NQI Orchestra convient à tous les types de projet : projets informatiques, projets stratégiques ou projets R&D. Il offre un aperçu clair de votre feuille de route : visualisez le statut des phases-clés de vos projets.

La plateforme collaborative donnent accès à vos équipes au suivi des tâches et au déroulement des projets.

L’interface graphique interactive est pratique et facile à prendre en main : un simple glisser-déposer permet de repositionner les tâches dans l’arborescence. Comparez votre planning avec un planning de référence pour suivre l’avancement de votre projet et anticiper des retards ou d’éventuels problèmes.

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Quel logiciel de gestion de projet en ligne est fait pour vous ?

Pour le savoir et faire le meilleur choix, commencez par analyser et définir précisément vos besoins. En fonction de la taille de votre entreprise, de votre secteur d’activité, du type de projets que vous menez, de vos clients, etc., l’outil fait pour vous peut varier. Pour vous faire une idée précise et statuer sur les fonctionnalités qui vous sont indispensables, optez pour une version d’essai.

Commentaires

Portrait de BERNARD

Est-ce un article ou une publicité ?

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Je tombe des nues.

Top 3 des logiciels de planification type Gantt gratuits : que des illustres inconnus. Aucune des Réferences. Si'il vous plait allez voir du coté de Libre Plan ou Open Workbench. Ce sont des solutions gratuites qui ont vraiement fait leurs preuves, efficaces et largement diffusées.

Ensuite, on parle des limites des applications gratuites (OK sur les applications citées peut-être) en occultant des solutions gratuites mais complètes telles que RedMine, ]open proj[ ou Prrojeqtor.

Etait-ce juste une introduction pour pouvoir décrire les solutions payantes, aptes ç financer de tels articles ?
Si c'est un publi-article, sponsorisé par certains éditeurs, merci de la préciser clairement poir ne pas tromper le lecteur.

 
Portrait de Maëlys De Santis
appvizer expert
Bonjour Pascal,
Je vous remercie pour votre commentaire sur notre Magazine.
Les contenus que nous publions ne sont pas promotionnels. Nous essayons de trouver et de faire découvrir des solutions que les utilisateurs ne connaissent pas encore forcément. Nous avons mis à jour l'article aujourd'hui suite à votre commentaire.
Bonne fin de journée,
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