Quels outils de pilotage de projet choisir ? Exemples d'outils

Passez à la vitesse supérieure grâce aux meilleurs outils de pilotage de projet

Outils de pilotage projet : notre sélection de 5 logiciels

Quels outils de pilotage de projet pour votre entreprise ?

Aujourd’hui, l’activité des organisations s’articule de plus en plus autour de projets. Projets qui, au demeurant, se complexifient et impliquent davantage de parties prenantes.

Conséquence ? Les chefs de projets et leurs équipes doivent composer avec de nombreux paramètres, tout en assurant la réussite du projet et le respect des deadlines.

Planification, allocation des ressources, suivi des tâches… seule l’utilisation d’outils de pilotage de projets vous assure la réussite de vos actions. Mais lesquels sont-ils ?

Découvrez dans cet article le détail des indispensables du pilotage de projet, illustré d’exemples précis.

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Qu’est-ce qu’un outil de pilotage de projet ?

Un outil de pilotage projet est un dispositif, et donc le cas échéant un logiciel, destiné à faciliter la mise en place d’actions pour atteindre les objectifs d’un projet et gagner en performance. C’est pourquoi ce type d’outils se révèle à la fois

  • stratégique,
  • et opérationnel.

Cependant, la gestion de projet englobe un nombre important d’activités et de processus :

  • planifier le projet,
  • affecter les ressources,
  • gérer le budget,
  • suivre l’avancement du projet et les KPIs, etc.

Par conséquent, nombreux sont les outils soutenant le pilotage. Nous vous présentons maintenant les principaux.

☝️ Notez bien sûr que les besoins en matière d’outillage diffèrent d’une organisation à une autre, en fonction de la taille de ses projets, du nombre de collaborateurs impliqués ou encore de la nature de ses activités.

Quels sont les outils de gestion de projet ?

Les tableaux de bord

Grâce à une visualisation synthétique de votre projet, un tableau de bord permet d’accéder en un coup d’œil à l’ensemble des données importantes. Par conséquent, cet outil :

  • soutient les activités opérationnelles : grâce aux informations visibles sur le tableau de bord, pilotez et contrôlez plus finement le projet, et manœuvrez de manière proactive ;
  • accompagne les prises de décision stratégiques : un tableau de bord constitue un excellent outil de reporting pour suivre vos KPIs :
    • progression du projet,
    • délais de réalisation,
    • budget, etc. Vous êtes ainsi en mesure de confronter le réel avec le prévisionnel, et de réorienter vos actions au besoin.

🛠️  Bubble Plan est une solution de gestion de projet complète et simple à la fois, intégrant notamment un tableau de bord afin d’assurer le suivi d’un portefeuille de projets. Cette fonctionnalité permet au gestionnaire de projet ou au PMO de se concentrer sur leurs indicateurs principaux et sur la météo des projets : ils voient rapidement si les objectifs ont été atteints ou non.

outils de pilotage de projet : visuel Bubble Plan

© Bubble Plan

Les outils de planification

Selon les organisations, la planification s’intègre ou non au processus de pilotage en lui-même. En revanche, elle constitue incontestablement une des premières étapes du management de projet en général.

Mais qu’entend-on exactement par planification ?

Établir un planning projet consiste entre autres à :

  • identifier les tâches nécessaires à l'élaboration du projet. Cette activité est souvent soutenue par la méthode WBS,
  • hiérarchiser et articuler ces tâches entre elles grâce, notamment, au diagramme de PERT,
  • définir leur durée et leur échéance,
  • mettre en place un calendrier ou un support visuel représentant cette planification. Un diagramme de Gantt est généralement utilisé, car il offre une bonne représentation :
    • des différentes tâches à exécuter dans le temps,
    • de l’ensemble du déroulé du projet,
    • des jalons importants.

🛠️  GanttPRO est une solution de gestion et de planification de projet basée sur le principe du diagramme de Gantt. Elle offre, entre autres, la possibilité de planifier et de contrôler plusieurs projets à la fois. Le tout en favorisant le travail collaboratif et la communication interne :

  • création d’espaces de travail,
  • transfert de pièces jointes,
  • ajout de commentaires, etc.

outils de pilotage de projet : visuel GanttPRO

© GanttPRO

Les outils de gestion des ressources

Une fois la planification effectuée, il convient de savoir quels moyens matériels et humains seront déployés pour exécuter les différentes tâches. C’est ce que l’on appelle la gestion des ressources, activité consistant à faire coïncider les capacités en ressources avec les besoins de l’entreprise.

Ceci peut-être exécuté au moyen d’un capacity planning, outil offrant une vision stratégique de la répartition des ressources, dans le but de concilier :

  • bien-être des employés : les compétences de chacun sont utilisées à bon escient et les charges de travail trop importantes évitées ;
  • et atteinte en temps et en heure des objectifs.

🛠️  Mavenlink est un logiciel de gestion de projet qui est surtout orienté gestion des ressources. Avec cet outil, vous savez en un coup d’œil quel salarié est le plus à même d’exécuter telle ou telle mission par rapport :

  • à ses compétences,
  • à sa disponibilité.

outil de pilotage de projet : visuel Mavenlink

© Mavenlink

Les outils de gestion des tâches

Avec la gestion des tâches, vous vous concentrez davantage sur l’opérationnel. 

Un outil de gestion des tâches, ou gestionnaire de tâches, permet :

  • de suivre la progression des différentes tâches :
    • celles qui ont été réalisées,
    • celles qui sont en cours,
    • celles qu’il reste à faire.
  • d’assigner les bonnes tâches aux bonnes personnes.

Un des outils de suivi de projet les plus utilisés reste la méthode Kanban. Elle consiste à représenter les tâches sous forme d’étiquettes, que l’on fait évoluer dans des colonnes («à faire», «en cours», «à tester», etc.) en fonction de leur avancement.

🛠️  Grâce à la timeline de Taskworld, outil doté de tableaux Kanban et de tâches interactives, vous bénéficiez d’une meilleure visualisation de vos projets Vous obtenez ainsi une vue d’ensemble de leur progression, et renforcez la collaboration entre vos équipes.

outils de pilotage de projet : visuel Taskworld

© Taskworld

Les outils de gestion des temps

Pour piloter un projet, il convient d’avoir une bonne gestion des temps de travail, de savoir combien d’heures ont été nécessaires à l’exécution de certains travaux. De cette manière, vous :

  • anticipez les éventuels retards pour réajuster, par exemple, vos deadlines ou vos besoins en ressources ;
  • obtenez une idée plus précise du temps requis pour chaque activité : de la sorte, vous maîtriserez mieux vos planifications futures.

🛠️  Gryzzly est un outil de pilotage de la rentabilité des projets. Grâce à un chatbot intégré à Slack, la saisie des heures travaillées est plus facile et régulière, tout en se reposant sur un système déclaratif peu intrusif. Conséquence : les entreprises et agences maîtrisent leurs budgets clients grâce à des indicateurs plus fiables et précis (Tarif Journalier Moyen, coût homme, marge brute et nette).

Outils pilotage projet : visuel Gryzzly© Gryzzly

Les outils de communication et collaboratifs

Le pilotage de projet nécessite de communiquer et de collaborer de façon optimale avec l’ensemble des parties prenantes, afin de fluidifier les processus et améliorer la productivité.

Ceci implique, pour les organisations, d’être en capacité :

  • d’échanger en temps réel,
  • de partager des données et des fichiers,
  • de travailler sur les mêmes documents,
  • de créer des espaces de travail collaboratifs, etc.

🛠️  Grâce à NetExplorer, solution de partage et de stockage de fichiers, vous collaborez avec vos équipes internes, mais aussi avec des prestataires externes. Il est notamment possible, avec cet outil, de créer des espaces partagés, de gérer les droits d’accès et de tracer les actions effectuées sur les divers documents.

outils de pilotage de projet : visuel NetExplorer

© NetExplorer

Les outils de gestion de projet

Et si on vous évitiez la multiplication des outils grâce à une solution centralisant toutes les fonctionnalités indispensables au pilotage de projet ?

Il existe en effet des logiciels de gestion de projet, véritables «copilotes» du chef de projet et des équipes pour obtenir une vision d’ensemble des activités.

🛠️  Connaissez-vous Jira, le logiciel de gestion de projet des développeurs et des équipes agiles ? Il permet de hiérarchiser et de prioriser les tâches à partir des méthodologies Scrum et Kanban. Mais l’outil est également bon pour la construction de roadmaps et la génération des reportings. Les équipes disposent alors des données nécessaires à l’adoption du meilleur plan d’action.

outils de pilotage de projet : visuel Jira

© Jira

Les outils de gestion de portefeuille de projets

Si votre entreprise est suffisamment importante pour compter avec un nombre important de projets, le pilotage implique de devoir prendre encore plus de hauteur par rapport à l’opérationnel (arbitrer quels projets sont prioritaires par exemple).

Dans ce cas, mieux vaut opter pour un logiciel de gestion de portefeuille de projets, ou logiciel PPM.

🛠️  Z0 Gravity centralise vos données dans un même environnement. Solution hautement personnalisable et tout-en-un, elle gère tous les aspects de vos projets, de votre budget à la planification des tâches, en passant par la gestion documentaire et la saisie des temps. De plus sa prise en main est rapide, grâce à une ergonomie bien pensée et une navigation fluide.

outils de pilotage de projet : visuel Z0 Gravity

© Z0 Gravity

Un outil de gestion de projet gratuit ?

Enfin, notez qu’il existe des outils de gestion de projet «gratuits».

Gladys, par exemple, est une solution complète (gestion des tâches, allocation des ressources, chiffrage des tâches, fonctions collaboratives, etc.). Mais surtout, elle est gratuite pour le périmètre suivant : 2 espaces de travail, 5 invités par espace, 2 Go de stockage.

En effet, si vous cherchez un logiciel de pilotage de projet gratuit, sachez que vous rencontrerez toujours des contraintes :

  • nombre d’utilisateurs limité,
  • fonctionnalités restreintes,
  • espaces de stockage insuffisant, etc.

Toutefois, ces solutions «gratuites» constituent souvent une bonne manière de tester l’outil, de voir s’il correspond à vos besoins, avant de vous orienter vers une version payante.

Et vous, quels outils de pilotage de projet utilisez-vous au quotidien pour gagner en performance ? Vos conseils sont les bienvenus en commentaires ;-)

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2017 par Maëlys De Santis.

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