6 étapes pour construire un diagramme de Gantt et gérer ses tâches sans rater un jalon

Le diagramme de Gantt est l’outil de planification de projet indispensable à tout chef de projet.

Mais comment le construire ? Quel outil utiliser : Excel ou un logiciel dédié ? Pour vous y retrouver dans vos tâches et vos échéances, et respecter vos délais, Appvizer vous guide à travers 6 étapes pour construire votre diagramme de Gantt et mener votre projet vers la réussite !

Le diagramme de Gantt est un outil de gestion de projet qui fait figurer de manière graphique :

• les différentes tâches (en ordonnée),
• et leurs durées d’exécution (en abscisse) selon l’unité de temps choisie : jours, semaines, mois, etc.

Résultat : chaque élément est matérialisé par une barre horizontale.

💡 S’il fut inventé dans les années 1890 par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki, nous utilisons de nos jours la version réalisée quelques années plus tard par l’Américain Henry Gantt.

Il permet d’appréhender en un coup d’œil :

• les différentes tâches prévues,
• le début, la fin et la durée estimée de chacune d’entre elles,
• les éventuels chevauchements de tâches,
• les dépendances entre certaines tâches,
• le début et la fin du projet dans son intégralité,
• les éventuels risques à contourner en matière de planification des tâches.

En bref, il donne une vue globale du projet pour définir la roadmap, et aider le chef de projet à le planifier puis le piloter dans les meilleures conditions.

Dans la phase d’avant-projet, avant de vous lancer, vous devez être au clair sur :

• le ou les objectifs de votre projet,
• l’échéancier : pour commencer, avez-vous une date de livraison prévue ?
• les ressources disponibles, notamment l’équipe projet,
• et enfin les livrables attendus, qui aident à définir les jalons du projet.

1. Commencez par découper votre projet en tâches principales : ce sont les grandes étapes de votre projet.
2. Identifiez les jalons principaux qui ponctuent l’avancement du projet : rendu de livrable, validation, etc.
3. Pour chaque tâche principale, listez les sous-tâches à réaliser.

Les jalons (ou milestones en anglais) représentent les étapes clés du projet, comme des objectifs intermédiaires à atteindre par exemple. Ils segmentent votre projet en grandes phases, ponctuées d’événements importants, et servent de repères lors du pilotage.

💡 Quel niveau de granularité choisir pour le découpage en sous-tâches ? Selon l’ampleur de votre projet, vous seul·e êtes capable de le définir.

Notre conseil : soyez assez précis·e pour répartir les tâches au mieux au sein de l’équipe et pour voir le projet avancer en terminant des tâches, mais pas trop, au risque de vous perdre dans la quantité de tâches.

• Pour certaines, vous avez déjà une échéance définie, si cela correspond au rendu d’un livrable, par exemple. Vous savez donc quelle durée lui associer.
• Pour les autres tâches, estimez leurs durées selon l’unité qui vous semble la plus précise pour votre projet (heures, jours, semaines, mois).

👉 Comment estimer la durée d’une tâche ? Fiez-vous par exemple :

• à la difficulté de la tâche à réaliser,
• au besoin de coordination et de communication nécessaire : les échanges entre les parties prenantes peuvent ralentir la réalisation d’une tâche,
• les étapes de validation : par exemple, n’espérez pas que votre direction sera en mesure de valider une décision dès qu’elle est prise, cela peut prendre du temps selon leurs propres agendas.

Les tâches doivent ensuite être réparties dans le temps, par ordre chronologique, avec :

• leur date de début,
• leur date de fin,
• et leur durée.

Chacune se matérialise ainsi sous la forme d’un rectangle horizontal, à l���image d’une barre de progression.

Établissez des connexions entre les tâches de votre projet pour définir leur enchaînement logique. Exemple : la réalisation d’une tâche « Recueillir le besoin utilisateur » et son achèvement vont conditionner le démarrage de la tâche suivante, « Rédiger la user story ».

Il existe plusieurs types de dépendances :

• début à début : une tâche ne peut démarrer que si la précédente a démarré ;
• début à fin : une tâche ne peut se terminer que si la précédente est commencée ;
• fin à début : une tâche ne démarre que si la précédente est terminée ;
• fin à fin : les tâches doivent se terminer en même temps.

💡 Aidez-vous d’un diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technique). Il « prépare » celui de Gantt en déterminant une date au plus tôt et une date au plus tard pour chaque étape. Il met également en évidence le chemin critique : l’enchaînement de tâches optimal pour terminer votre projet à la date d’échéance.

Pour chaque tâche, vous avez déjà une date de début, une date de fin et/ou une durée. Vous n’avez « plus qu’à » les placer sur votre planning projet.

Plusieurs tâches se chevauchent et vous ne savez pas comment les prioriser ? Appuyez-vous sur une matrice Eisenhower pour définir le degré d’urgence et d’importance de chaque tâche.

Dernière étape : attribuer chaque tâche à un·e responsable. Estimez la quantité de travail allouée à chaque personne pour équilibrer les tâches selon leur disponibilité. Chaque membre de l’équipe projet a ainsi son propre planning et sait comment prioriser ses tâches.

Notre article dédié vous partage des conseils pour une bonne gestion des ressources projet.

Excel est un bon outil pour créer un diagramme de Gantt simple pour un projet de petite envergure, à l’aide d’un graphique à barres empilées. Il est bien plus pratique que Word ou PowerPoint !

Ne vous tracassez pas à le construire vous-mêmes, Appvizer a créé un modèle de Gantt gratuit Excel prêt à l’emploi :

Vous n’avez plus qu’à renseigner vos tâches et leurs échéances ! Notez bien cependant qu’Excel n’est pas un outil collaboratif, que sa maintenance peut être lourde (à la moindre modification d’échéance, le fichier doit être mis à jour pour toutes les parties prenantes), et sa lisibilité réduit à mesure que le projet grandit.

Pour gagner en performance et en agilité, optez pour les logiciels de diagramme de Gantt en ligne gratuits :

• Elegantt, une extension de Trello,
• Teamgantt,
• Ganttpro.

Quelques inconvénients à noter : les formules gratuites ne permettent pas de bénéficier d’un historique illimité ou de la synchronisation avec vos calendriers. Les deux derniers outils sont, par ailleurs, limités en nombre d’utilisateurs.

Les logiciels pour créer un diagramme de Gantt sont légion. De la simple gestion de tâches à la gestion de portefeuille de projets : toutes les options existent, à vous de trouver ce qui vous convient !

Voici notre sélection de logiciels de gestion de projet :

• Beesbusy fait le pari de la simplicité de mise en place et d’utilisation pour offrir à ses utilisateurs des vues « Quand », « Qui » et « Quoi » pour aider à la décision.
• Dans Fitnet Manager, le responsable peut visualiser et apprécier en un seul coup d’œil l’ensemble des plannings des collaborateurs au vu des avancées du projet
• monday.com mise sur la collaboration et centralise dans une interface claire et ludique toutes les informations du projet, avec une vue Gantt personnalisable.
• Dans Planzone, les dépendances entre les tâches sont mises à jour en temps réel au fil des évolutions du projet et mettent en évidence l’organigramme des tâches.
• Proggio offre une solution dynamique, facile à prendre en main et visuelle, couvrant les besoins de l’entreprise de la planification à l’exécution.
• Sciforma englobe particulièrement bien les exigences des méthodes agile ou Prince2 qui font la part belle au diagramme de Gantt pour la gestion de projet.

À noter que certains outils vont encore plus loin avec des fonctionnalités sur-mesure pour intégrer le diagramme de Gantt, mais également d’autres méthodologies ou outils (mindmap ou Kanban, par exemple). Ils sont idéaux pour gérer de très grands projets et s’intégrer avec d’autres outils. On retient notamment :

• SuitePro G by IQar,
• Wrike,
• z0 Gravity.

• Pensez à présenter le statut de chaque tâche de façon visuelle, dans l’optique de communiquer ces informations à toutes les parties prenantes.
• N’oubliez pas de mettre une indication de la version utilisée : « version du... » ou « dernière mise à jour le… » par exemple.
• Faites figurer les jalons, souvent représentés par des losanges sur le graphique, car ils n’ont pas de durée définie.
• Adaptez le graphique à votre environnement de travail : les dates, les statuts des tâches, les priorités de chacune sont variables selon les sociétés, les services, les équipes, les projets eux-mêmes.

Et vous, êtes-vous déjà adepte du diagramme de Gantt pour vos projets ?

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016.