Facilitez votre gestion des tâches avec le diagramme de Gantt !

Facilitez votre gestion des tâches avec le diagramme de Gantt [modèle sur Excel à télécharger]
5
1 avis

Connaissez-vous le diagramme de Gantt ? Si vous fonctionnez en mode projet avec vos équipes, cet outil de planification des tâches peut vous aider dans votre travail.

Cet outil clé peut devenir l’un de vos meilleurs atouts pour gérer vos tâches, vos échéances et vos ressources. Facile à utiliser, il permet de suivre l’avancement de tout type de projet de projet de manière visuelle.

Comment construire le diagramme de Gantt et comment s’en servir ? Atteignez vos objectifs dès maintenant et fédérez vos équipes grâce au diagramme de Gantt !

Suggestion de logiciels pour vous

monday.com

monday.com
La plateforme intuitive pour la collaboration de travail
Voir le site
Voir ce logiciel

Beesbusy

Beesbusy
Une utilisation simple et des fonctionnalités élaborées
S'inscrire gratuitement
Voir ce logiciel

SuiteProG by IQar

SuiteProG by IQar
Logiciel PPM intuitif, collaboratif et accessible
Essai gratuit
Voir ce logiciel

Diagramme de Gantt : définition

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un tableau qui fait figurer de manière très graphique les différentes tâches et d’un projet et leurs durées d’exécution :

  • les tâches (et parfois les postes en charge de leur exécution) sont consignées en ordonnée du tableau ;
  • en abscisse sont reportées les unités de temps (jours, semaines, mois) choisies pour séquencer le projet.

Résultat : à chaque tâche est attribuée une unité de temps, matérialisée par une barre horizontale.

diagramme de Gantt

Exemple diagramme de Gantt simple © fr.officetooltips.com

À quoi sert le diagramme de Gantt ? Grâce à une représentation très graphique, il permet d’appréhender en un coup d’œil :

  • les différentes tâches prévues,
  • le début, la fin et la durée estimée de chacune d’entre elles,
  • les éventuels chevauchements de tâches,
  • le début et la fin du projet dans son intégralité.

💡 S’il fut inventé dans les années 1890 par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki, nous utilisons de nos jours la version réalisée quelques années plus tard par l’Américain Henry Gantt.

Quand utiliser le diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt a été conçu pour répondre à la plupart des problématiques en gestion de projet, dans tous les domaines d’activité. La clarté de lecture qu’il offre grâce à ses éléments visuels simples, en font un outil de gestion de projet indispensable.

Il est utilisé par les gestionnaires de projet tout au long du projet.

Pourquoi utiliser un diagramme de Gantt dans sa gestion de tâches ?

4 avantages du diagramme de Gantt

  • L’aide à la planification de projet : le diagramme présente visuellement l’ordonnancement des tâches et permet d’anticiper les retards ou les dépassements de budget grâce à sa vue d’ensemble. Ainsi, l’état d’avancement du projet et les coûts sont mieux maîtrisés.
     
  • Il améliore l’organisation du travail : vous obtenez une vision complète de la structure du projet en vous appuyant sur des listes de tâches représentées graphiquement avec leur début, leur fin et leur durée, mais aussi leur enchaînement logique et leur éventuelle superposition.
     
  • Il facilite la gestion des ressources : il aide à améliorer votre organisation et notamment l’attribution des ressources à chaque étape du projet, tout en optimisant votre temps. Vous augmentez ainsi la performance de vos équipes sur la durée totale du projet.
     
  • Il favorise la gestion des risques : grâce au format dynamique qu’il offre, le diagramme de Gantt peut être mis à jour régulièrement et les tâches réorganisées à tout moment pour ajuster le réel par rapport au prévisionnel. Le graphique n’est pas figé, et la version d’origine aura de grandes chances d’être différente à la fin du projet.
     
  • Il sert de support de communication : c’est un outil avant tout collaboratif ; il n’a pas vocation à être utilisé uniquement par les chefs de projet. C’est un planner visuel partagé entre tous les membres, qui ont ainsi accès à l’ensemble des informations relatives au projet : il rend la communication plus simple au sein de l’équipe.

diagramme-de-gantt-modele_macrogantt_softonic

© MacroGantt/Softonic

Les limites du diagramme de Gantt

Les périmètres de vos projets sont grands, les équipes et parties prenantes nombreuses ? La mise à jour de votre diagramme de Gantt se complexifie : elle devient laborieuse avec un simple tableur Excel. Il faut que la personne chargée du suivi du Gantt fasse preuve de rigueur et de réactivité pour le mettre à jour et ainsi communiquer des informations fiables au reste de l’équipe projet.

De la même manière, un grand nombre de tâches peut vite rendre le diagramme illisible. Pensez à hiérarchiser vos tâches en sous-tâches pour gagner en visibilité.

Construire un diagramme de Gantt exige que vous ayez une vue d’ensemble du projet et de sa finalité, et ce, avant même le démarrage du projet. Vous ne pourrez pas le construire au fur et à mesure de votre avancement ; vous devrez, en revanche, l’ajuster pour qu’il reflète les éventuels retards pris par rapport au prévisionnel.

Comment faire un diagramme de Gantt en 5 étapes ?

Étape 1 : définir le projet

Avant de se lancer dans la planification et le suivi de tout projet, une préparation est indispensable. Ces étapes préalables vous aideront à réaliser une planification solide, le point de départ nécessaire pour tenir les délais du projet.

Cela implique :

  • de connaître l’objectif final du projet,
  • de maîtriser les enjeux du projet : s’agit-il d’un projet interne ou commandité par un client ?
  • d’être au fait de la date de livraison du projet et de ses différents livrables,
  • d’avoir connaissance des ressources humaines disponibles et constitué une équipe projet, etc.

Étape 2 : dresser la liste des tâches

  1. Commencez par découper votre projet en tâches principales : ce sont les grandes étapes de votre projet.
  2. Identifiez les jalons principaux qui ponctuent l’avancement du projet : rendu de livrable, validation, etc.
  3. Pour chaque tâche principale, listez les sous-tâches à réaliser.

Les jalons (ou milestones en anglais) représentent les étapes clés du projet, comme des objectifs intermédiaires à atteindre par exemple. Véritables repères dans le suivi de l’avancement d’un projet, ils segmentent ce dernier en grandes phases, ponctuées d’événements importants.

💡 Quel niveau de granularité choisir pour le découpage en sous-tâches ? Selon l’ampleur de votre projet, vous seul·e êtes capable de le définir. Un conseil : soyez assez précis·e pour répartir les tâches au mieux sein de l’équipe et pour voir le projet avancer en terminant des tâches, mais pas trop, au risque de vous perdre dans la quantité de tâches.

Étape 3 : échelonner les tâches

Une fois les tâches référencées, estimez la durée de chacune d’entre elles. Pour certaines, vous aurez déjà une échéance définie, si cela correspond au rendu d’un livrable, par exemple.

Les tâches doivent ensuite être réparties dans le temps, par ordre chronologique, avec leur date de début, leur date de fin et leur durée. Chacune se matérialise ainsi sous la forme d’un rectangle horizontal, à l’image d’une barre de progression.

Étape 4 : créer des interdépendances

Établissez des connexions entre les tâches de votre projet : par exemple, la réalisation d’une tâche et son achèvement vont conditionner le démarrage de la suivante. Cela définit leur enchaînement logique.

Il existe plusieurs types de dépendances :

  • début à début : une tâche ne peut démarrer que si la précédente a démarré ;
  • début à fin : une tâche ne peut se terminer que si la précédente est commencée ;
  • fin à début : une tâche ne démarre que si la précédente est terminée ;
  • fin à fin : les tâches doivent se terminer en même temps.

💡 Aidez-vous d’un diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technique). Grâce à sa construction sous forme de réseau, le diagramme de PERT « prépare » celui de Gantt en permettant de déterminer une date au plus tôt et une date au plus tard pour chaque étape. Il met également en évidence le chemin critique, à savoir l’enchaînement de tâches optimal pour terminer votre projet à la date d’échéance.

Étape 5 : affecter les ressources humaines

Chaque tâche doit avoir un responsable au sein de l’équipe projet.

Estimez la quantité de travail allouée à chaque personne pour équilibrer les tâches selon leur disponibilité.

Quel logiciel pour diagramme de Gantt utiliser ?

Le planning en ligne

Le simple planning ou agenda en ligne de type Google Agenda peut être utilisé pour des projets de très petite envergure. Il atteint rapidement ses limites lorsque le projet se complexifie et que les parties prenantes se multiplient.

Comment faire un diagramme de Gantt sur Excel ?

Il est possible de créer un diagramme de Gantt Excel à l’aide d’un graphique à barres empilées. Pour démarrer dans votre projet de planification, nous vous proposons un exemple de diagramme de Gantt gratuit, à compléter avec les différentes tâches que vous avez listées et leurs échéances associées :

Télécharger gratuitement notre modèle de diagramme de Gantt

Cependant, aussi utile soit-il pour un début, Excel présente certaines limites :

  • Il manque de lisibilité : il ne propose pas d’étiquettes quotidiennes par exemple, et le curseur de la date d’aujourd’hui doit être déplacé manuellement ;
  • Il n’est pas collaboratif : le partage avec les membres de votre équipe doit s’effectuer à tour de rôle, avec la probabilité forte de copies en conflit ou de versions dupliquées qu’il faudra rapprocher ensuite ;
  • Il n’est pas dynamique : à chaque modification, toutes les valeurs ne sont pas ajustées automatiquement ; à moins de créer des diagrammes plus complexes, plus difficiles à élaborer et à maintenir.

Pour toutes ces raisons, nous vous conseillons de vous tourner vers des logiciels dédiés pour construire des diagrammes de Gantt. Et bonne nouvelle, si vous souhaitez vous faire la main, certains sont gratuits !

Les logiciels de diagramme de Gantt gratuits

Pour gagner en performance et en agilité, optez pour les logiciels de diagramme de Gantt en ligne gratuits :

Quelques inconvénients à noter : les formules gratuites ne permettent pas de bénéficier d’un historique illimité ou de la synchronisation avec vos calendriers. Les deux derniers outils sont, par ailleurs, limités en nombre d’utilisateurs.

Les avantages des logiciels de gestion de projet adaptés à Gantt

Il n’y a pas que MS Project dans la vie ! Voyons comment les outils de gestion de projet sont une aide précieuse pour créer votre diagramme de Gantt.

Aide à la décision pour un meilleur management de projet

Le logiciel choisi servira de base au chef de projet tout au long du déroulement et de l’avancement du projet. Aussi, il est important d’avoir une vue claire des plannings de Gantt pour prendre les bonnes décisions rapidement.

🛠️ Dans cette optique, Beesbusy fait le pari de la simplicité de mise en place et d’utilisation pour offrir à ses utilisateurs :

  • une vue « Quand », autrement dit un diagramme de Gantt dynamique pour visualiser le projet dans le temps,
  • mais aussi une vue « Qui », mettant en avant le planning des ressources,
  • et une vue « Quoi », pour présenter la liste des tâches à chaque personne.

🛠️ Dans Fitnet Manager, le responsable peut visualiser et apprécier en un seul coup d’œil l’ensemble des plannings des collaborateurs au vu des avancées du projet, pour apprécier la disponibilité et les performances de chacun, et ainsi gérer les ressources humaines de manière optimale.

Pilotage en temps réel avec le mind mapping

Avec les logiciels de gestion de projet en ligne pourvus de la fonctionnalité du diagramme de Gantt, on va plus loin.

🛠️ C’est le cas notamment de Planzone, un logiciel Gantt, où les dépendances entre les tâches sont mises à jour en temps réel au fil des évolutions du projet. Le mind map se génère ainsi automatiquement et permet de structurer les éléments. Cette représentation visuelle met en évidence l’organigramme des tâches : elles sont reliées les unes aux autres par des flèches, indiquant à la fois leurs liens de hiérarchie et de chronologie.

Soutien avancé au travail collaboratif

Une gestion de projet réussie implique une collaboration optimale. Et si le diagramme de Gantt sert à l’alignement des équipes sur leurs objectifs communs, force est de constater que la communication entre les différentes parties prenantes transite par d’autres canaux. Conséquence ? Le nombre d’outils utilisé se multiplie.

Et si on vous disait que certains logiciels de gestion de projet soutiennent davantage le travail collaboratif ?

🛠️ Premier exemple : monday.com centralise dans une interface simple, claire et ludique toutes les informations nécessaires au bon déroulement de votre projet. Les échanges de mails et les documents introuvables sont de l’histoire ancienne : tâches collaboratives, commentaires, mentions de collaborateurs avec notifications, agendas partagés… le tout avec une vue Gantt personnalisable.

🛠️ Proggio offre une solution dynamique, facile à prendre en main et visuelle, couvrant les besoins de l’entreprise de la planification à l’exécution. Mais surtout, le logiciel intègre des fonctionnalités intéressantes, telles que le partage de document et le chat. Les différentes équipes évitent ainsi de basculer constamment sur différents outils pour échanger. Gain de temps et d’efficacité garantis !

Compatibilité avec différentes approches : méthodes Agile ou Prince2

Le diagramme de Gantt peut servir dans plusieurs techniques de planification. Il peut être utilisé :

  • pour établir le chemin critique en fonction des dates au plus tôt et au plus tard de chaque maillon,
  • pour gérer des projets selon les méthodes Agile, ou Prince2,
  • en étant associé au diagramme de PERT.

🛠️ La solution Sciforma englobe ces différentes approches, pour s’adapter au mieux à la gestion de projet qui sera la vôtre.

Méthodologie et sur-mesure pour simplifier la gestion de projet

Les grandes organisations se confrontent à des gestions de projets complexes, et par conséquent à des logiciels se révélant quelquefois difficiles à appréhender. D’où l’intérêt de recourir à des outils méthodologiques et sur mesure.

🛠️ Grâce à la définition en amont des métadonnées de projet que vous souhaitez utiliser, SuitePro G by IQar offre la possibilité de déployer une culture de projet commune et alignée. Mais surtout, il se veut accessible. Son interface graphique et intuitive rend l’exécution de vos diagrammes de Gantt, MindMap ou Kanban facile. De plus, à l’aide de tutoriels vidéo, de fiches pratiques et d’un support parfaitement intégré à l’outil, vous améliorez vos performances.

🛠️ Wrike prouve qu’il convient aux projets d’envergure complexe, car il a déjà convaincu L’Oréal, Airbnb ou encore Hootsuite. Il s’intègre parfaitement avec vos logiciels en place comme Salesforce, Hubspot ou G Suite, pour ne pas complexifier les flux de travail. Sa vue Gantt avec des timelines dynamiques donne une vue d’ensemble et aide les gestionnaires de projet à anticiper les retards et garder une marge de manœuvre.

Gestion de projets de tailles différentes

Les projets se suivent, mais ne se ressemblent pas toujours. Certaines sociétés sont amenées à travailler à la fois sur de petits projets et sur certains beaucoup plus importants et complexes. Faut-il pour autant multiplier les logiciels de la gestion de projet pour s’adapter à chaque fois ? Heureusement, non.

🛠️ z0 Gravity est particulièrement recommandé aux organisations de plus de 100 salariés, amenées à multiplier les différents types de projets. En effet, s’il permet une planification à l’aide de Kanban ou du diagramme de Gantt, il va plus loin en répondant à l’ensemble des besoins stratégiques, tactiques et opérationnels de l’entreprise. Grâce à plus de 80 fonctionnalités, z0 Gravity rationalise et facilite la gestion de tous les portefeuilles de projets, en prenant en compte des éléments aussi complexes que le plan de charge ou la gestion des budgets des grandes organisations. Le tout de manière très visuelle !

Derniers conseils pour utiliser le diagramme de Gantt

  • Pensez à présenter le statut de chaque tâche de façon visuelle, dans l’optique de communiquer ces informations à toutes les parties prenantes.
  • N’oubliez pas de mettre une indication de la version utilisée : « version du... » ou « dernière mise à jour le… » par exemple.
  • Faites figurer les jalons, souvent représentés par des losanges sur le graphique, car ils n’ont pas de durée définie.
  • Adaptez le graphique à votre environnement de travail (les dates, les statuts des tâches, les priorités de chacune sont variables selon les sociétés, les services, les équipes, les projets eux-mêmes).

Et vous, êtes-vous déjà adepte du diagramme de Gantt pour vos projets ?

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016.

Suggestion de logiciels pour vous

Wrike

Wrike
Gestion de projet et organisation des tâches en équipe
Essai gratuit
Voir ce logiciel

Fitnet Manager

Fitnet Manager
L'ERP préféré des cabinets de conseil et sociétés de service
Essai Gratuit
Voir ce logiciel

Sciforma

Sciforma
Gestion de portefeuilles de projets pour PMO et CXO
Accédez à votre démo
Voir ce logiciel

Commentaires

Portrait de Legrand

diagramme de Gantt

5
Très bien présenté : diagramme de Gantt, cela aide en période  Cov19   un bel outil pour appréhender notre futur.

 
Commenter cet article

Ajouter un commentaire