Comment faire un rétroplanning en 4 étapes ? Méthode pas à pas et modèle

Pourquoi utiliser un rétroplanning en gestion de projet ?

Comme son nom le laisse entendre, ce planning se construit « à l’envers », à partir d’une échéance précise. Pratique pour planifier des projets dont la date de livraison est non négociable !

Et ce n’est pas le seul atout que présente cette méthode. Découvrez la définition et les autres avantages du rétroplanning, ainsi que les étapes à suivre pour le construire efficacement. Et une FAQ !

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Le rétroplanning, retroplanning ou backward planning en anglais, est un document élaboré au moment du planning d’un projet. D’apparence semblable à un planning classique, de par sa structure axée autour de tâches et de jalons (milestones), il diffère dans sa construction : le rétroplanning se conçoit à partir d’une date de fin. Il s’agit donc d’un système de planification inversée.

💡 Rétroplanning et événementiel vont souvent de pair. En effet, les professionnels du secteur sont soumis à des deadlines très strictes, la date d’une manifestation ne pouvant être reportée.

Le rétroplanning peut se matérialiser sous la forme d’un diagramme de Gantt. Ce dernier sert à représenter de façon visuelle les différentes étapes composant un projet, ainsi que les dates de début et de fin de la réalisation de chaque tâche.

Exemple d’un diagramme de Gantt :

Et pour réaliser vos rétroplannings au format diagramme de Gantt avec une facilité déconcertante, pensez à utiliser une solution comme monday.com. Importez vos fichiers Excel et ils se transformeront en tableaux de bord dynamiques, colorés et bien construits.

Le suivi du projet devient un jeu d'enfant car en un coup d'œil vous pouvez surveiller les jalons importants, et coordonner le travail des équipes comme un chef d'orchestre.

• Respecter les deadlines. Le rétroplanning constitue la meilleure manière d’honorer vos engagements en matière de délais. En partant de la fin et en fonctionnant à rebours, vous limitez les risques de retard.
• S’assurer de la faisabilité d’un projet. Les deadlines imposées par votre client sont-elles réalistes ou pas ? Le backward planning vous permet de prendre la température suffisamment en amont pour réagir en cas d’objectif inatteignable.
• Adapter la longueur des tâches en fonction du temps imparti. Vous anticipez, par exemple, la marge de manœuvre dont vous disposerez pour vous attarder davantage sur des opérations à forte valeur ajoutée. Vous identifiez également les livrables qui nécessiteront une réduction du temps de réalisation. La planification des tâches devient, en somme, beaucoup plus fine.
• Déterminer avec précision la date de début d’un projet. Cette information permet notamment de savoir si vous avez la possibilité de commencer en avance, afin de bénéficier d’une marge de manœuvre en cas de problème.
• Gérer au mieux les ressources. En obtenant une vision claire du temps imparti pour chaque tâche, vous calculez au plus juste les ressources nécessaires à sa bonne exécution, tout en restant dans les temps.

Dans un premier temps, vous devez définir quelles seront les tâches et les étapes qui jalonneront votre projet.

Pour y voir plus clair et vous organiser au mieux, nous vous recommandons d’attribuer à chacune d’entre elles :

• une lettre ou un numéro,
• ainsi qu’un ou une responsable.

Par ailleurs, assurez-vous de n’omettre aucune opération. Notez donc tout ce qui se révèle indispensable à l’exécution de votre projet, même les actions les plus évidentes. En effet, le rétroplanning exige de la précision et le moindre oubli risque de compromettre son bon fonctionnement.

Enfin, il est conseillé de partir du plus gros et d’affiner par la suite. En d’autres termes, identifiez les tâches principales, puis les différentes tâches secondaires qui les composent.

💡 Pour ce faire, la méthode WBS est particulièrement adaptée. Elle consiste à découper le projet mère en plusieurs livrables, appelés tâches enfants. Celles-ci sont ensuite divisées en autant de sous-tâches qu’exige le niveau de granularité du projet. Le tout est matérialisé sous la forme d’un organigramme, ou encore d’une mindmap.

Une fois l’ensemble des livrables ou tâches identifiés, il convient d’estimer avec le plus de précision possible la durée nécessaire à leur réalisation, afin de les positionner correctement dans le rétroplanning. Cette étape est cruciale, car nécessaire au respect des délais.

Pour y parvenir, nous vous recommandons de tirer parti des :

• retours d’expérience des collaborateurs de l’équipe projet,
• projets similaires précédemment effectués, afin de ne pas surévaluer ou sous-évaluer le temps nécessaire.

💡 Et si vous utilisiez la technique des 3 points ? En vous basant sur votre expérience, déterminez pour chaque tâche :

• la durée optimiste, lorsque tout se déroule sans encombre, dans des conditions optimales ;
• la durée pessimiste, quand le projet est réalisé dans les pires conditions ;
• la durée probable, la plus en accord avec la réalité.

Procédez ensuite au calcul suivant pour obtenir le temps de réalisation de la tâche le plus juste :

L’ordonnancement des tâches est une technique permettant de déceler leurs interdépendances les unes avec les autres. En d’autres termes, telle action ne peut pas être démarrée si telle autre n’est pas achevée.

💡 Pensez au diagramme de PERT ! Celui-ci sert à organiser l’ensemble des tâches sous forme de réseau, et donc de révéler les interdépendances ainsi que les temps d’exécution.

Il est temps désormais de construire votre rétroplanning.

Vous l’aurez compris, il vous suffit de partir de la fin, en positionnant sur votre calendrier la dernière tâche à effectuer, puis celle d’avant, et ainsi de suite.

Il se peut que vous n’ayez plus de place pour placer les premières actions à réaliser, signe que la date idéale de début de projet est dépassée. Dans ce cas, Il vous faut alors arbitrer pour :

• revoir les priorités et les périmètres d’exécution,
• ajuster les délais de réalisation,
• ajouter des ressources.

💡 Conseil : si possible, prévoyez toujours une marge de manœuvre afin de pallier les éventuels problèmes ou imprévus !

Vous vous demandez comment faire un rétroplanning sur Excel ?

Pour vous aider dans cette démarche, nous mettons à votre disposition un template de rétroplanning gratuit à télécharger, puis à compléter avec vos propres informations.

💡 Notez que vous pouvez aussi utiliser des rétroplanning en ligne grâce aux outils disponibles en mode SaaS. En effet, cette fonctionnalité est comprise dans de nombreux logiciels de gestion de projet.

Comme nous l’avons mentionné, plusieurs outils peuvent vous aider à créer un rétroplanning efficace comme :

• le diagramme de Gantt pour une visualisation des tâches et jalons,
• le diagramme de PERT pour analyser les interdépendances et priorités des tâches,
• et les logiciels de gestion de projet, comme Excel, Google Sheets, Asana, Trello, et Canva, qui offrent des modèles et des fonctionnalités avancées pour la création et le suivi de rétroplannings​.

L'estimation de la durée des tâches peut se baser sur :

• les retours d'expérience des membres de l'équipe,
• les projets similaires réalisés auparavant,
• et la technique des 3 points, qui prend en compte les différents types de durées pour une estimation plus précise​​.

Les événements ont souvent des dates fixes qui ne peuvent être déplacées.

Le rétroplanning permet de planifier toutes les étapes nécessaires pour être prêt à temps, en s'assurant que chaque tâche est complétée dans les délais impartis, évitant ainsi les retards et les imprévus​​. ⌛

Oui. Le rétroplanning est polyvalent et peut être utilisé dans divers types de projets comme :

• le développement de nouveaux produits,
• la gestion de projets marketing,
• la création de sites web,
• et bien d'autres domaines où le respect des deadlines est crucial​.

La durée optimale dépend de la complexité et de l'ampleur du projet.

Cependant, il est recommandé de :

• commencer le rétroplanning dès que possible, idéalement plusieurs mois avant la date de fin pour les projets complexes,
• pour les projets plus petits, quelques semaines peuvent suffire.

L'essentiel est de laisser suffisamment de temps pour identifier toutes les tâches et ajuster le plan en fonction des imprévus.

En cas de retard, il est crucial de :

• réévaluer les tâches restantes et leurs durées,
• identifier les tâches non critiques qui peuvent être compressées ou décalées sans impacter la date finale,
• et utilisez des ressources supplémentaires si nécessaire et communiquez clairement avec les parties prenantes pour ajuster les attentes et les responsabilités​​.

Oui, le rétroplanning peut être compatible avec les méthodes agiles. Bien que les méthodes agiles favorisent des cycles de développement itératifs et incrémentaux, un rétroplanning peut fournir une vision globale des deadlines et des objectifs à long terme.

Cela permet de concilier la flexibilité de l’agilité avec la rigueur des délais fixes​. ⏰

Les principaux défis incluent :

1. Identification exhaustive des tâches avec des omissions peuvent entraîner des retards.
2. Estimation précise des durées parce que sous-estimer ou surestimer les durées peut affecter le calendrier global.
3. Coordination des ressources en assurant la disponibilité et l'allocation efficace des ressources humaines et matérielles.
4. Gestion des imprévus en prévoyant des marges de manœuvre pour gérer les imprévus sans affecter la date finale.

Ça y est, vous connaissez tous les secrets du rétroplanning pour assurer le pilotage de vos projets comme un chef.

Gardez toutefois à l’esprit qu’une bonne gestion de projet repose sur des outils, mais également sur la collaboration.

Par conséquent, sollicitez vos équipes et travaillez ensemble sur la planification pour éviter une mauvaise estimation des temps d’exécution de telle ou telle tâche.

Plus vous procédez avec finesse, plus vous maîtrisez vos délais… et donc tous vos projets ! 💯