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« Les choses urgentes sont rarement importantes. Les choses importantes sont rarement urgentes. » (D. D. Eisenhower)
Si ces expressions vous sont familières, la matrice Eisenhower l’est sans doute aussi. Utilisée sur le plan professionnel aussi bien qu’en matière d’organisation personnelle, elle est un outil de gestion du temps et de priorisation des tâches simple, mais redoutablement efficace.
Particulièrement appréciée des gestionnaires de projet, elle devient une alliée dès la planification de projet pour gagner en productivité, mais aussi aligner ses équipes selon un même référentiel.
Comment se présente la matrice d’Eisenhower concrètement ? Et comment l’utiliser dans la pratique ? Apprenez comment hiérarchiser et accomplir vos tâches avec efficacité et, pour vous aider, téléchargez un modèle de matrice vierge !
La matrice d’Eisenhower est un outil d’aide à la priorisation en fonction de deux variables : l’urgence et l’importance.
Elle doit son nom à son créateur, Dwight David Eisenhower, militaire, homme d’État américain et 34e Président des États-Unis, reconnu pour sa productivité à toute épreuve dans de nombreux domaines.
Fonctionnant comme une grille de lecture des priorités, elle est généralement représentée comme un tableau à double entrée, formant quatre blocs, nommés « Quadrants ».
La matrice peut être utilisée aussi bien pour des activités quotidiennes que dans la sphère professionnelle, individuellement ou à l’échelle d’une équipe.
Ainsi, elle sera judicieusement employée pour :
Manager, chef de projet, collaborateur, chacun peut trouver un intérêt dans l’utilisation de cette matrice.
Avant toute chose, il est primordial de savoir distinguer :
Le fonctionnement de l’outil est ensuite simple : vous ordonnez les tâches à accomplir en fonction de leur degré d’importance et d’urgence, en les rangeant dans le quadrant correspondant :
Une fois ordonnées, ces tâches doivent être traitées de la manière suivante :
Si cet outil présente de nombreux avantages, dont sa simplicité et sa clarté, elle comporte néanmoins quelques inconvénients, comme :
Pour veiller au bon déroulement d’un projet, la matrice peut s’avérer utile, afin de décider en groupe des sujets prioritaires. Vous pouvez organiser à cet effet une réunion ou un atelier afin de trier et hiérarchiser en groupe les actions à effectuer.
Par exemple, vous avez le projet de faire paraître un dossier thématique sur votre blog pour mettre en avant votre expertise métier. Pour cela, vous souhaitez cadrer et prioriser les différentes activités pour réaliser ce dossier.
➡️ En pratique :
💫 Pour compléter la matrice et organiser votre lancement de projet, découvrez d’autres méthodes de planification de projet :
Vous pouvez vous appuyer sur un modèle de matrice Eisenhower à imprimer puis à remplir, que ce soit pour votre propre organisation ou de celle de votre équipe, comme le cas d’usage présenté ci-dessus.
Pour vous faire gagner du temps, nous vous proposons un modèle sous Excel à télécharger gratuitement et à remplir selon vos propres critères :
Modèle de matrice d'Eisenhower au format Excel
TéléchargerPour améliorer l’efficacité et la collaboration des équipes, des logiciels de gestion de projet offrent la possibilité de réaliser votre matrice d’Eisenhower en ligne.
Grâce à ces outils, vous pouvez :
L’utilisation de la matrice gagne ainsi en amplitude, et fournit un support aux autres étapes de votre gestion de projet.
Une fois que vous avez compris le fonctionnement de la matrice, tâchez de vous en servir de façon la plus proactive possible.
Pour cela, veillez à accorder plus de place à l’important, et moins à l’urgent. Dans un environnement saturé de sollicitations diverses, il est essentiel de savoir prendre du recul afin de discerner ce qui est réellement important.
Fort·e de ces conseils, vous reprendrez la maîtrise de votre temps, et aurez une toute autre approche de l’urgence.
Et vous, quelle est votre utilisation de la matrice Eisenhower ? Partagez-nous vos bonnes pratiques en commentaires !
Modèle de matrice d'Eisenhower au format Excel
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