Urgent ou important ? À chaque tâche sa priorité avec la matrice Eisenhower

« Les choses urgentes sont rarement importantes. Les choses importantes sont rarement urgentes. » (D. D. Eisenhower)

Si ces expressions vous sont familières, la matrice Eisenhower l’est sans doute aussi. Utilisée sur le plan professionnel aussi bien qu’en matière d’organisation personnelle, elle est un outil de gestion du temps et de priorisation des tâches simple, mais redoutablement efficace.

Particulièrement appréciée des gestionnaires de projet, elle devient une alliée dès la planification de projet pour gagner en productivité, mais aussi aligner ses équipes selon un même référentiel.

Comment se présente la matrice d’Eisenhower concrètement ? Et comment l’utiliser dans la pratique ? Apprenez comment hiérarchiser et accomplir vos tâches avec efficacité et, pour vous aider, téléchargez un modèle de matrice vierge !

La matrice d’Eisenhower est un outil d’aide à la priorisation en fonction de deux variables : l’urgence et l’importance.

Elle doit son nom à son créateur, Dwight David Eisenhower, militaire, homme d’État américain et 34e Président des États-Unis, reconnu pour sa productivité à toute épreuve dans de nombreux domaines.

Fonctionnant comme une grille de lecture des priorités, elle est généralement représentée comme un tableau à double entrée, formant quatre blocs, nommés « Quadrants ».

La matrice peut être utilisée aussi bien pour des activités quotidiennes que dans la sphère professionnelle, individuellement ou à l’échelle d’une équipe.

Ainsi, elle sera judicieusement employée pour :

• gérer son temps plus efficacement,
• organiser son travail et gagner en productivité,
• classer les tâches qui vous incombent en distinguant pour chacune leur valeur ajoutée et/ou leur caractère impérieux,
• savoir quel type de tâche et à quel moment déléguer,
• prioriser un plan d’action en équipe,
• prendre des décisions plus éclairées, etc.

Manager, chef de projet, collaborateur, chacun peut trouver un intérêt dans l’utilisation de cette matrice.

Avant toute chose, il est primordial de savoir distinguer :

• les « choses urgentes », soit les tâches et activités qui requièrent une attention immédiate et doivent impérativement être traitées en priorité ;
  
  
• les « choses importantes », soit les tâches et activités dont les résultats sont déterminants pour progresser vers la réalisation d’objectifs, et qui ne doivent donc pas être négligées.

Le fonctionnement de l’outil est ensuite simple : vous ordonnez les tâches à accomplir en fonction de leur degré d’importance et d’urgence, en les rangeant dans le quadrant correspondant :

• Quadrant n° 1 : tâches importantes et urgentes :
  • un dossier important à rendre rapidement,
  • un rapport dont dépend l’exécution d’une autre tâche,
  • un mail à forte valeur ajoutée, etc. ;
    
    
• Quadrant n° 2 : tâches importantes, mais pas urgentes :
  • l’accomplissement d’objectifs quotidiens,
  • la définition de la stratégie d’un service,
  • le suivi d’un budget ou de KPI,
  • une activité de veille,
  • des formations, etc. ;
    
    
• Quadrant n° 3 : tâches urgentes, mais moins importantes :
  • le traitement de mails et d’appels,
  • la réponse à des demandes ponctuelles et sollicitations émanant de personnes tierces, etc. ;
    
    
• Quadrant n° 4 : tâches ni urgentes ni importantes :
  • la consultation des réseaux sociaux,
  • la réponse aux messages non importants d’une discussion instantanée, etc.

Une fois ordonnées, ces tâches doivent être traitées de la manière suivante :

• N° 1 : accomplissez vous-même ces tâches immédiatement (Faire).
• N° 2 : programmez ces tâches et exécutez-les vous-même rapidement (Planifier).
• N° 3 : confiez ces tâches à quelqu’un qui peut les accomplir dans les meilleurs délais (Déléguer).
• N° 4 : abandonnez ces tâches, souvent inutiles (Éliminer).

Si cet outil présente de nombreux avantages, dont sa simplicité et sa clarté, elle comporte néanmoins quelques inconvénients, comme :

• son caractère subjectif : les critères d’urgence et d’importance ne sont pas toujours évidents à définir. Dans une équipe, il est nécessaire de communiquer pour évaluer les tâches et les classer par priorité, afin d’atteindre l’objectif commun ;
  
  
• son manque de nuances : la matrice se fonde sur un système d’évaluation des tâches à deux variables, sans proposer de faire varier le degré d’importance ou d’urgence, ce qui reste plutôt restreint. La possibilité d’utiliser plus de gradation au sein d’une même case permettrait d’obtenir une priorisation plus fine des tâches.

Pour veiller au bon déroulement d’un projet, la matrice peut s’avérer utile, afin de décider en groupe des sujets prioritaires. Vous pouvez organiser à cet effet une réunion ou un atelier afin de trier et hiérarchiser en groupe les actions à effectuer.

Par exemple, vous avez le projet de faire paraître un dossier thématique sur votre blog pour mettre en avant votre expertise métier. Pour cela, vous souhaitez cadrer et prioriser les différentes activités pour réaliser ce dossier.

➡️ En pratique :

1. Préparez la liste de vos tâches et réunissez votre équipe.
   Par exemple : 1) lister les idées de contenus, 2) trouver des experts en interne ou externes pour rédiger ou être interviewé, 3) définir un format d’article homogène, 4) produire les contenus, 5) en assurer la promotion, etc. 
   
   
2. Expliquez à quoi sert la matrice Eisenhower, le fonctionnement de chaque quadrant, et en quoi elle vous aidera à mieux cadrer l’avancement du projet.
   
   
3. Déterminez ensemble ce que représentent les notions d’urgence et d’importance et quantifiez les délais attendus (en nombre d’heures, de jours, etc.).
   Par exemple : sortie du dossier dans deux mois. De là vont découler les sujets prioritaires.
   
   
4. Puis accordez-vous sur les tâches et activités considérées comme prioritaires et/ou essentielles, en les passant en revue ensemble et en les ajoutant à la matrice.
   Par exemple : quels sont les sujets indispensables à la pertinence de votre dossier ? Quelle est l’importance du nombre de contenus ? À quel moment débuter sa communication ?
5. Révisez ensemble la matrice en vous assurant qu’elle est clairement comprise et fait l’unanimité.
   
   

💫 Pour compléter la matrice et organiser votre lancement de projet, découvrez d’autres méthodes de planification de projet :

Vous pouvez vous appuyer sur un modèle de matrice Eisenhower à imprimer puis à remplir, que ce soit pour votre propre organisation ou de celle de votre équipe, comme le cas d’usage présenté ci-dessus.

Pour vous faire gagner du temps, nous vous proposons un modèle sous Excel à télécharger gratuitement et à remplir selon vos propres critères :

Pour améliorer l’efficacité et la collaboration des équipes, des logiciels de gestion de projet offrent la possibilité de réaliser votre matrice d’Eisenhower en ligne.

Grâce à ces outils, vous pouvez :

• créer des paramètres personnalisés,
• travailler sur la matrice et la modifier en temps réel, malgré des équipes distantes,
• effectuer le suivi de vos actions,
• partager des commentaires ou de la documentation relative au projet, etc.

L’utilisation de la matrice gagne ainsi en amplitude, et fournit un support aux autres étapes de votre gestion de projet.

Une fois que vous avez compris le fonctionnement de la matrice, tâchez de vous en servir de façon la plus proactive possible.

Pour cela, veillez à accorder plus de place à l’important, et moins à l’urgent. Dans un environnement saturé de sollicitations diverses, il est essentiel de savoir prendre du recul afin de discerner ce qui est réellement important.

• Efforcez-vous de passer la majeure partie de votre temps sur des activités du quadrant 2, c’est-à-dire aux activités importantes. C’est ainsi que vous reprendrez le contrôle et atteindrez vos objectifs à long terme ;
  
  
• Soyez proactif dès l’arrivée d’une nouvelle tâche, et planifiez-la tant que possible, afin de ne pas la laisser basculer dans l’urgence ;
  
  
• Complétez la matrice avec d’autres méthodes de pondération, en évaluant par exemple les retombées attendues de vos actions, ou les ressources à exploiter. La loi de Pareto, par exemple, peut vous aider à mieux prioriser vos actions ;
  
  
• Réduisez au strict minimum le temps passé sur les activités ni importantes ni urgentes, qui ne servent pas directement la réalisation de vos objectifs.

Fort·e de ces conseils, vous reprendrez la maîtrise de votre temps, et aurez une toute autre approche de l’urgence.

Et vous, quelle est votre utilisation de la matrice Eisenhower ? Partagez-nous vos bonnes pratiques en commentaires !