Tout sur les 5 M, pour une gestion de projet sans problèmes

Tout sur les 5 M, pour une gestion de projet sans problèmes

Les 5 M, méthode d’analyse éprouvée en gestion de la qualité, s’avère très intéressante aussi en gestion de projet.
Afin d’assurer le bon déroulement d’un projet, de sa réflexion à l’atteinte de ses objectifs, l’analyse des risques, des leviers, ainsi que l’anticipation et la résolution des problèmes sont primordiales.
Le diagramme des 5 M, ou diagramme d’Ishikawa, permet justement de rechercher et de représenter de manière synthétique les contraintes qui peuvent nuire à la réussite de vos projets, mais aussi les objectifs et les moyens d’y parvenir.
Lisez la suite pour découvrir cette méthode et profiter de quelques notions et astuces en gestion de projet.

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La méthode des 5 M : définition

Les 5 M est une méthode utilisée juste après un brainstorming, en groupe de travail pluridisciplinaire, pour trier toutes les idées et les ranger.
En premier lieu pensée dans une démarche de qualité, elle est applicable à l’ensemble des métiers de l’entreprise, particulièrement à la gestion des risques et la gestion de projet.

Son principe repose sur une classification des différentes causes d’un problème en 5 grandes familles : 

  • Matière (matières premières, fournitures, pièces, qualité, etc.),
  • Milieu (environnement, contexte, marché, concurrence, législation, etc.),
  • Méthodes (mode opératoire, recherche et développement, instructions, etc.),
  • Matériel (équipements, machines, outils, logiciels, etc.),
  • Main d’œuvre (ressources humaines, compétences, formation, etc.).

Cette classification s’est étendue avec le temps et l’expérience, on parle désormais de 6 M, de 7 M, voire de 9 M !
Ainsi, se sont ajoutés :

  • Mesure (quels indicateurs sont utilisés pour analyser les résultats ?),
  • Management (méthodes d’encadrement),
  • Moyens financiers (budget alloué),
  • Moment (période),
  • Mental (motivations),
  • Maintenance (entretien, suivi).

Conseil : Les familles que vous déterminez dépendent beaucoup de votre secteur d’activité et du type de projet, il peut y avoir des M différents, plus ou moins nombreux. 
L’important est que cela colle au mieux à vos problématiques.

L’application des 5 M par étape

  1. Nommer le problème ou l’objectif, de façon simple, objective, chiffrée ;
  2. Faire un brainstorming avec des personnes de différents services de l’entreprise, aux compétences complémentaires ;
  3. Répertorier les problèmes évoqués avec la méthode des 5 M et le diagramme d’Ishikawa ;
  4. Évaluer les M (les familles) qui ont le plus d’impact pour hiérarchiser les étapes du projet ou les actions correctives.

Diagramme des 5 M ou Ishikawa

© Pinterest

Une petite impatience ruine un grand projet.

Confucius

Télécharger gratuitement le résumé de la méthode des 5 M en PDF

Les 5 M couplés avec la méthode des 5 P (5 pourquoi)

Pour chaque problème, il est recommandé de se poser 5 fois la question « pourquoi ? »
La multiplicité des « pourquoi » est simple : il y a rarement une seule cause à une situation problématique.
Selon le fondateur de la méthodologie des 5 P, au bout de 5 questions, la cause profonde est identifiée.

Exemple de méthode des 5 P : 

M comme Main d’œuvre

Problème : manque de motivation des commerciaux

Pourquoi 1 ? 

Parce que certaines primes ont été supprimées.

Pourquoi 2 ? 

Parce que les objectifs n’étaient pas atteints.

Pourquoi 3 ?

Parce qu’il y a un manque d’outils de suivi commercial.

Pourquoi 4 ?

Parce qu’aucun budget n’a été alloué à leur achat.

Pourquoi 5 ?

Parce que la direction a préféré investir dans le recrutement de nouveaux commerciaux.

Autres méthodes d’analyse, d’anticipation et de suivi

De nombreuses techniques et méthodes analytiques existent, entre autres : 

  • la méthode HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) concerne la maîtrise de la sécurité sanitaire des denrées alimentaires aux États-Unis, déployée par un laboratoire de la NASA, et se sert de la méthode des 5 M pour répondre à son premier principe : l’analyse des dangers ;
  • la méthode QQOQCCP ou méthode du questionnement (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi) ;

Lire aussi : La méthode QQOQCP

  • les 4 P en marketing : Product (produit), Price (prix), Place (distribution), Promotion (communication), voire 7 P avec People, Physical evidence et Process ;
  • la méthode Six Sigma : créée pour Motorola, elle a pour but de réduire la marge d’erreur d’un process de qualité d’après des indicateurs comme les ventes et les avis clients ;
  • le diagramme de Gantt, tableau de bord qui permet de représenter graphiquement l’avancement d’un projet selon plusieurs indicateurs,
  • la méthode Kanban, tableau à étiquettes ou post-it, pour visualiser le workflow, etc.

Le diagramme des 5 M ou diagramme d’Ishikawa

Il a été créé par le professeur Kaoru Ishikawa (1915-1989), ingénieur chimiste japonais et théoricien sur la qualité.
Le professeur se basait sur 2 principes :

  • l’omniprésence de la qualité à tous les niveaux de l’entreprise,
  • l’implication de tous les acteurs de l’entreprise dans sa recherche.

Le schéma est aussi appelé diagramme de causes et effets, diagramme en arêtes de poisson, ou encore fishbone diagram
Les arêtes représentent les causes et la tête, l’effet, le problème final, l’objectif.
C’est la traduction graphique des 5 M, sa représentation visuelle.

On peut trouver de nombreux exemples de diagramme d’Ishikawa en ligne, des PDF à télécharger.
Il est aussi simple de les faire soi-même avec un logiciel comme Word ou Excel, ou de mise en page (Edraw, Visio, Canva, etc.). 
Les formes sont basiques, le but est que le document soit lisible et bien structuré pour aider à la prise de décisions stratégiques.

Construction du diagramme

Le schéma est la synthèse de la méthode des 5 M, qui est avant tout un moyen mnémotechnique pour ne pas passer à côté d’un axe de réflexion.
 
Conseil : Prévoir un espace suffisant pour avoir la place d’écrire toutes les idées et remarques.

  1. Faire une flèche horizontale, pointant vers la droite, vers le problème identifié ou l’objectif,
  2. Définir les M (familles) et tracer les arêtes, une par M, de part et d’autre de la ligne horizontale,
  3. Regrouper les idées du brainstorming dans chaque M correspondant,
  4. Placer des traits sur chaque arête, un par idée ou problème évoqué, en rapport avec chaque M,
  5. Des flèches peuvent partir de ces traits-problèmes pour y inscrire les causes.

Les 5 M : exemple

Exemple de diagramme d'Ishikawa

© wiringdiagramguide. services

Traduction de gauche à droite, de haut en bas :

  • Main d’œuvre (Man) :
    • pas assez de formation,
    • insatisfaction des conditions de travail,
      • pourquoi ? : le taux horaire, les primes ;
  • Matière (Machine) :
    • maintenance insuffisante,
    • les monte-charges ne sont pas adaptés à l’emploi,
      • pourquoi ? : le changement de modèle,
      • la qualité est insuffisante ;
  • Matériels (Material) :
    • la qualité des pièces détachées et la déficience des lubrifiants ;
  • Méthodes (Method) :
    • l’usage inadapté ou inexistant,
    • la mauvaise manutention des charges ;
  • Milieu (Environment) :
    • l’air corrosif,
    • l’endommagement du revêtement au sol ;
  • Effet (Problem) : trop de réparations.

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Les 5 M et la gestion de projets

La gestion de projet est une démarche permettant de conduire et de coordonner les tâches exécutées dans le cadre d’un projet, afin d’atteindre les objectifs d’une entreprise. Elle demande beaucoup d’organisation, de méthode et de suivi.
La méthode des 5 M peut répondre à certains de ses besoins.

Rappel des phases du cycle de vie d’un projet

  1. Définition du besoin, des objectifs,
  2. Élaboration théorique de la solution,
  3. Découpage du projet en phases et en tâches,
  4. Détermination des moyens techniques, financiers et humains,
  5. Détermination des durées, risques et contraintes,
  6. Planification et suivi,
  7. Tests et résultats.

L’utilité de la méthode des 5 M en gestion de projet

Selon la finalité recherchée, la méthode des 5 M commence par la définition du problème à résoudre, ou de l’objectif à atteindre. 
Elle peut donc intervenir en phase 1 (ci-dessus) lorsque la réflexion des 5 M se fait autour d’un objectif, les arêtes et sous-arêtes représentant alors des leviers d’action, ou en phase 5, lorsqu’elle vise plutôt les risques et contraintes.

Problème : les ventes ont diminué de 20 % par rapport à N-1.
Objectif : l’augmentation des ventes de 20 % minimum en N+1.

Plus que la seule recherche de dysfonctionnements, la recherche de leviers sur lesquels s’appuyer pour atteindre un objectif est tout à fait adaptée à la gestion d’un projet.

Pour résumer, la méthode des 5 M est utile dans la gestion de projet pour :

  • la définition d’un objectif et des leviers pour l’atteindre,
  • l’anticipation de contraintes au bon déroulement d’un projet,
  • l’ajustement d’un projet en cas de détection d’un problème.

Des méthodes oui, mais des outils aussi

Gérer des projets requiert des méthodes et des outils appropriés pour gagner en efficacité en termes d’organisation, de planification et de suivi.

Si l’utilisation de méthodes comme les 5 M, la méthode QQOQCCP, et/ou la méthode Kanban est stratégique, des logiciels existent pour assister les chefs de projet et les équipes dédiés à leur pilotage. 
Ces logiciels ont en commun une dimension collaborative et, pour les plus complets, une grande interopérabilité avec des modules complémentaires (CRM, ERP, comptabilité).
Après une revue comparative des solutions sur le marché, z0 Gravity ressort comme l’une des nouvelles références en la matière.

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zO Gravity est une solution novatrice en gestion de portefeuille projet (PPM) complète et intuitive, qui intervient aux niveaux stratégique, tactique et opérationnel.
C’est une très bonne option si l’on cherche un outil facile à utiliser pour la gestion simultanée de plusieurs projets d’envergure.
L’interface et les rapports qu’elle génère sont personnalisables selon :

  • le poste : chef de projet, décideur, responsable financier, etc.
  • le secteur d’activité : informatique, industrie, collectivités, etc.

exemple de gestion de projet et de budget avec z0 Gravity

Elle permet aussi d’assurer le suivi des temps des équipes en relation avec l’ERP.
Parmi les autres points forts de cette solution française :

  • la visualisation augmentée, à la fois globale et détaillée,
  • la géolocalisation des projets,
  • l’interdépendance entre projets, notamment au niveau du budget,
  • une gestion des médias (photos et vidéos) ainsi qu’une gestion documentaire intégrées (synchronisations possibles avec DropBox, Evernote, etc.),
  • la visualisation des tâches sous forme de tableau Kanban.
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