Diagramme d'Ishikawa et les 5 M, pour une gestion de projet sans problème

Tout sur les 5 M, pour une gestion de projet sans problèmes

Le diagramme d’Ishikawa, ou méthode des 5 M, est un outil d’analyse éprouvé en gestion de la qualité et s’avère très intéressant aussi en gestion de projet.

L’analyse des risques, des leviers, ainsi que l’anticipation et la résolution des problèmes sont primordiales pour atteindre les objectifs d’un projet. Cette méthode permet justement de rechercher et de représenter de manière synthétique les contraintes qui peuvent nuire à la réussite de vos projets, mais aussi les objectifs et les moyens d’y parvenir.

Découvrez en détail la méthode des 5M et comment construire un diagramme d’Ishikawa pour votre gestion de projet. Bonus : téléchargez le diagramme Ishikawa PDF !

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Définition du diagramme d’Ishikawa (méthode des 5M)

Le diagramme d’Ishikawa est un schéma en forme de poisson qui analyse les liens de cause à effet d’un problème donné.

Ses arêtes représentent les causes, et la tête, l’effet, le problème final, l’objectif : il représente de manière visuelle la méthode des 5 M.

Créé par le professeur Kaoru Ishikawa, ce diagramme d’Ishikawa est une méthode utilisée juste après un brainstorming, en groupe de travail pluridisciplinaire, pour trier toutes les idées et les ranger.

En premier lieu pensé dans une démarche de qualité, il est applicable à l’ensemble des métiers de l’entreprise, notamment à la gestion des risques et la gestion de projet.

Pourquoi faire un diagramme d’Ishikawa ?

Cette méthode a pour objectif de déterminer les causes à l’origine d’un effet particulier.

Sa représentation graphique visuelle permet de prendre de la hauteur sur un phénomène, communiquer et servir de support de discussion et de travail à un groupe de collaborateurs·trices.

Il rend la prise de décisions plus facile, et permet de repérer plus rapidement les leviers d’action à activer pour s’améliorer.

Les 5 catégories du diagramme d’Ishikawa

Pour ce faire, il faut analyser les 5 catégories, à savoir les 5 M, afin de détecter de potentielles causes agissant directement ou indirectement sur le problème étudié.

▶︎ Matière

Ce sont toutes causes liées aux éléments qui vont être utilisés dans le processus de fabrication comme : l’utilisation de matières premières périmées, des fournitures de mauvaise qualité ou des pièces avec des défauts.

▶︎ Milieu

On analyse ici les causes liées à l’environnement et au contexte de réalisation comme : un marché volatife, une concurrence très rude ou une législation particulièrement contraignante.

▶︎ Méthodes

Il y a-t-il des porblèmes dans la manière de travailler ? Ici on étudie : de potentiels dysfonctionnements ou ralentissement dans les processus de travail et les modes opératoires, des erreurs dans les instructions ou mode d’emploi.

▶︎ Matériel

On va regarder du côté des équipements, machines, outils, logiciels, s’il y en a qui sont défectueux, obsolète ou non adaptés.

▶︎ Main d’œuvre

On regarde ici du côté des ressources humaines afin de constater si elle : manque de compétences et de formation, a été mal informée sur la bonne exécution de ses tâches, etc.

👉 Cette classification s’est étendue avec le temps et l’expérience, on parle désormais de 6 M, de 7 M, voire de 9 M :

  • Mesure : quels indicateurs sont utilisés pour analyser les résultats ?,
  • Management (méthodes d’encadrement),
  • Moyens financiers (budget alloué),
  • Moment (période),
  • Mental (motivations),
  • Maintenance (entretien, suivi).

💡 Conseil : les familles que vous déterminez dépendent beaucoup de votre secteur d’activité et du type de projet, il peut y avoir des M différents, plus ou moins nombreux. 
L’important est que cela colle au mieux à vos problématiques.

Représentation d’Ishikawa : un diagramme en arête de poisson

Visuellement, on représente les 5 M sur un diagramme qui ressemble à s’y méprendre à des arêtes de poissons.

On peut trouver de nombreux exemples de diagramme d’Ishikawa en ligne, des PDF à télécharger. Il est aussi simple de les faire soi-même avec un logiciel comme Word ou Excel, ou de mise en page (Edraw, Visio, Canva, etc.). 
Les formes sont basiques, le but est que le document soit lisible et bien structuré pour aider à la prise de décisions stratégiques.

Ishikawa 5M

 

Comment faire un diagramme d’Ishikawa avec les 5M ?

Modèle à télécharger : diagramme Ishiwawa PDF

Afin de vous aider dans la construction de votre propre diagramme, nous mettons à votre disposition un synthèse de la méthode des 5M sous la forme d’un PDF à télécharger :

Télécharger gratuitement le résumé de la méthode des 5 M en PDF

Les étapes de construction du diagramme d’Ishikawa

Diagramme des 5 M ou Ishikawa

© Pinterest

  1. Nommer le problème ou l’objectif, de façon simple, objective, chiffrée ;
  2. Faire un brainstorming avec des personnes de différents services de l’entreprise, aux compétences complémentaires ;
  3. Répertorier les problèmes évoqués avec la méthode des 5 M et le diagramme d’Ishikawa ;
  4. Évaluer les M (les familles) qui ont le plus d’impact pour hiérarchiser les étapes du projet ou les actions correctives.

Construction du diagramme

Le schéma est la synthèse de la méthode des 5 M, qui est avant tout un moyen mnémotechnique pour ne pas passer à côté d’un axe de réflexion.
 
Conseil : prévoir un espace suffisant pour avoir la place d’écrire toutes les idées et remarques.

  1. Faire une flèche horizontale, pointant vers la droite, vers le problème identifié ou l’objectif,
  2. Définir les M (familles) et tracer les arêtes, une par M, de part et d’autre de la ligne horizontale,
  3. Regrouper les idées du brainstorming dans chaque M correspondant,
  4. Placer des traits sur chaque arête, un par idée ou problème évoqué, en rapport avec chaque M,
  5. Des flèches peuvent partir de ces traits-problèmes pour y inscrire les causes.

    Le diagramme d’Ishikawa : exemple

    Prenons un problème de taux de satisfaction bas pour une entreprise.

    Voici comment elle peut procéder pour en analyser les causes avec la méthode des 5M et le diagramme d’Ishikawa :
    Exemple diagramme Ishikwawa 5M

    Comment appliquer le diagramme d’Ishikawa à la gestion de projets ?

    La gestion de projet est une démarche permettant de conduire et de coordonner les tâches exécutées dans le cadre d’un projet, afin d’atteindre les objectifs d’une entreprise. Elle demande beaucoup d’organisation, de méthode et de suivi. La méthode des 5 M peut répondre à certains de ses besoins.

    L’utilité de la méthode des 5 M en gestion de projet

    Selon la finalité recherchée, la méthode des 5 M commence par la définition du problème à résoudre, ou de l’objectif à atteindre. 
    Elle peut donc intervenir en phase 1 (ci-dessus) lorsque la réflexion des 5 M se fait autour d’un objectif, les arêtes et sous-arêtes représentant alors des leviers d’action, ou en phase 5, lorsqu’elle vise plutôt les risques et contraintes.

    Problème : les ventes ont diminué de 20 % par rapport à N-1.
    Objectif : l’augmentation des ventes de 20 % minimum en N+1.

    Plus que la seule recherche de dysfonctionnements, la recherche de leviers sur lesquels s’appuyer pour atteindre un objectif est tout à fait adaptée à la gestion d’un projet.

    Pour résumer, la méthode des 5 M est utile dans la gestion de projet pour :

    • la définition d’un objectif et des leviers pour l’atteindre,
    • l’anticipation de contraintes au bon déroulement d’un projet,
    • l’ajustement d’un projet en cas de détection d’un problème.

    Les 5 M couplés avec la méthode des 5 P (5 pourquoi)

    Pour chaque problème, il est recommandé de se poser 5 fois la question « pourquoi ? »
    La multiplicité des « pourquoi » est simple : il y a rarement une seule cause à une situation problématique.
    Selon le fondateur de la méthodologie des 5 P, au bout de 5 questions, la cause profonde est identifiée.

    Exemple de méthode des 5 P : 

    M comme Main d’œuvre

    Problème : manque de motivation des commerciaux

    Pourquoi 1 ? 

    Parce que certaines primes ont été supprimées.

    Pourquoi 2 ? 

    Parce que les objectifs n’étaient pas atteints.

    Pourquoi 3 ?

    Parce qu’il y a un manque d’outils de suivi commercial.

    Pourquoi 4 ?

    Parce qu’aucun budget n’a été alloué à leur achat.

    Pourquoi 5 ?

    Parce que la direction a préféré investir dans le recrutement de nouveaux commerciaux.

    Autres méthodes d’analyse, d’anticipation et de suivi

    De nombreuses techniques et méthodes analytiques existent, entre autres : 

    • la méthode HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point) concerne la maîtrise de la sécurité sanitaire des denrées alimentaires aux États-Unis, déployée par un laboratoire de la NASA, et se sert de la méthode des 5 M pour répondre à son premier principe : l’analyse des dangers ;
    • la méthode QQOQCCP ou méthode du questionnement (Quoi, Qui, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi) ;

    Lire aussi : La méthode QQOQCP

    • les 4 P en marketing : Product (produit), Price (prix), Place (distribution), Promotion (communication), voire 7 P avec People, Physical evidence et Process ;
    • la méthode Six Sigma : créée pour Motorola, elle a pour but de réduire la marge d’erreur d’un process de qualité d’après des indicateurs comme les ventes et les avis clients ;
    • le diagramme de Gantt, tableau de bord qui permet de représenter graphiquement l’avancement d’un projet selon plusieurs indicateurs,
    • la méthode Kanban, tableau à étiquettes ou post-it, pour visualiser le workflow, etc.

    Un logiciel pour vous aider ?

    Gérer des projets requiert des méthodes et des outils appropriés pour gagner en efficacité en termes d’organisation, de planification et de suivi.

    Des logiciels existent pour assister les chefs de projet et les équipes dédiés à leur pilotage, grâce à une dimension collaborative et, pour les plus complets, une grande interopérabilité avec des modules complémentaires (CRM, ERP, comptabilité).

    zO Gravity est une solution novatrice en gestion de portefeuille projet (PPM) complète et intuitive, qui intervient aux niveaux stratégique, tactique et opérationnel.
    C’est une très bonne option si l’on cherche un outil facile à utiliser pour la gestion simultanée de plusieurs projets d’envergure.
    L’interface et les rapports qu’elle génère sont personnalisables selon :

    • le poste : chef de projet, décideur, responsable financier, etc.

    • le secteur d’activité : informatique, industrie, collectivités, etc.

    exemple de gestion de projet et de budget avec z0 Gravity

    Elle permet aussi d’assurer le suivi des temps des équipes en relation avec l’ERP.

    Parmi les autres points forts de cette solution française :

    • la visualisation augmentée, à la fois globale et détaillée,
    • la géolocalisation des projets,
    • l’interdépendance entre projets, notamment au niveau du budget,
    • une gestion des médias (photos et vidéos) ainsi qu’une gestion documentaire intégrées (synchronisations possibles avec DropBox, Evernote, etc.),
    • la visualisation des tâches sous forme de tableau Kanban.

    Article mis à jour, publié initialement en octobre 2018.

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