Le diagramme de Gantt, un outil puissant pour votre gestion de projet

Diagramme de Gantt, outil puissant de gestion de projet

Vous fonctionnez en mode projet, et organisez le travail de vos équipes au mieux. Mais connaissez-vous ce fabuleux outil qu’est le diagramme de Gantt ? Bien utilisé, il deviendra votre meilleur atout pour mener à bien vos projets. Retrouvez toutes nos astuces sur la gestion de projet.

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La gestion de tâches

L’ordonnancement

La planification de projet est décisive dans le management de projet. Un objectif est fixé. Plusieurs personnes sont réunies pour y travailler. Et des interdépendances se dessinent : par exemple, Mathieu ne pourra commencer sa tâche que lorsque Lisa aura fini la sienne. Quant à Luc, en bout de chaîne, il attend d’intervenir à son tour pour intégrer le tout. Si bien que, si pour une raison ou une autre, Lisa prend du retard, c’est l’ensemble du déroulé qui s’en trouve impacté.

Les variables extérieures

À plus grande échelle, d’autres variables surgissent, et l’ensemble des interdépendances peut vite virer au casse-tête. D’autant plus qu’il y a rarement un seul cas de figure, mais plusieurs à envisager. Si bien qu’il faut dresser des scenarii : si l’on obtient la subvention, Gaspard travaillera sur le projet. Si la subvention ne tombe que plus tard, Gaspard ne sera plus disponible, et il faudra s’adapter au calendrier de Grégoire.

L’imprévisible

À ces interdépendances s’ajoute une part d’inconnu, et ce a fortiori quand le projet est innovant. Que l’innovation porte aussi bien sur le produit, les procédés mis en œuvre, ou le marché, elle apporte toujours de l’imprévisible. Dans la mesure où un produit n’a jamais été conçu, un procédé jamais testé, ou une offre commerciale jamais lancée, une réaction inattendue, un paramètre non anticipé ou une prévision invalidée sont probables.

Les outils

Les degrés d’information

Côté gestion de projet, différentes méthodes existent. Le simple planning en ligne atteint vite ses limites. Quand trop d’informations sont à faire figurer, soit elles saturent l’agenda, soit elles sont synthétisées ou absentes et viennent à manquer. Le diagramme de Gantt combine les couches d’informations supplémentaires avec un paramétrage fin des tâches. On y renseigne la liste des tâches, avec leur commencement au plus tôt et au plus tard ainsi que leur durée incompressible.

Le problème du statique

Le diagramme de Gantt étant un outil dont l’utilité n’est plus à prouver, Excel le propose parmi ses trames de base. Toutefois utiliser Gantt sous excel perd de son intérêt puisque l’outil y est utilisé de manière statique : le projet évolue au fil de l’eau, des informations se précisent, des variables apparaissent. Il faut pouvoir les renseigner et que l’ensemble s’actualise.
Sur Excel, ce type d’automatisme n’existe pas et ce sera manuellement qu’il faudra tout changer, au risque d’en oublier un bout ou de faire des erreurs.
De plus, le logiciel n’étant pas collaboratif, chacun devra s’y relayer pour y travailler, avec la probabilité forte de copies en conflit ou de versions dupliquées qu’il faudra rapprocher ensuite.

La nécessité d’associer dynamisme et finesse d’analyse

Partant de ce constat, certains éditeurs ont lancé des planificateurs. C’est le cas de Trello ou d’Asana par exemple. Mais dépourvues de l’outil du diagramme de Gantt, leur approche est plus pauvre et planifier tourne vite à l’impasse dès lors qu’un projet monte en complexité.

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Les outils de gestion de projet adaptés au diagramme de Gantt

Piloter en temps réel avec le mind mapping

Avec les logiciels de gestion de projet pourvus du diagramme de Gantt, on va plus loin. C’est le cas notamment de Planzone, un logiciel Gantt, où les dépendances entre tâches sont assimilées par la solution et automatiquement prises en compte dans les mises à jour liées aux nouvelles contraintes et données apparues au fil de l’eau. Le mind map se génère ainsi automatiquement et permet de structurer les éléments. Cette représentation visuelle met en évidence l'organigramme des tâches (elles sont reliées les unes aux autres par des flèches, indiquant la hiérarchie entre elles et la chronologie).

Méthode agile ou prince2, à chacun sa manière

Le diagramme de Gantt peut servir dans plusieurs approches. Pour établir le chemin critique, aussi appelé chaîne critique -en fonction des dates au plus tôt et au plus tard de chaque maillon - pour les méthodes Agile, ou Prince2, ou encore associé à un autre diagramme : le diagramme de PERT… La solution Sciforma englobe ces différentes approches, pour s’adapter au mieux à la gestion de projet qui sera la vôtre.

L’aide à la décision pour un meilleur management de projet

Le logiciel choisi servira de base au chef de projet tout au long du déroulement et de l'avancement du projet. Aussi la visualisation avec les plannings de Gantt permise sur certains est-elle une aide à la décision précieuse notamment dans la gestion des ressources. C’est le cas sur Fitnet Manager où le responsable peut visualiser et apprécier en un seul coup d’œil l’ensemble des plannings des collaborateurs au vu des avancées du projet, pour apprécier la disponibilité et les performances de chacun.

Outil d’évaluation

Il arrive que l’entreprise lance plusieurs projets, pour les tester et n’en perpétuer au final qu’un. Ce principe d’itérations - aussi appelé lean - est fréquent. Certains logiciels le prévoient et vont jusqu’à faciliter la comparaison. C’est le cas de Genius Project où des simulations et des rapprochements permettent d’évaluer chaque projet et pour identifier le plus prometteur ou la meilleure marche à suivre.

La gestion de tâches ne peut se passer d’un outil tel que le diagramme de Gantt. Encore faut-il que celui-ci soit dynamique et puisse s’actualiser en temps réel. Différents logiciels l’incluent (comme GanttProject ou Open Workbench (logiciels libres) ou encore MS Project (Microsoft Project, poids lourd de Microsoft)), mais tous n’en exploitent pas l’intégralité du potentiel.

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