Facilitez votre gestion des tâches avec le diagramme de Gantt !

Facilitez votre gestion des tâches avec le diagramme de Gantt [modèle sur Excel à télécharger]

Vous fonctionnez en mode projet, et tâchez d’organiser au mieux le travail de vos équipes. Mais connaissez-vous le diagramme de Gantt ?

Outil de planification des tâches, il est reconnu comme un moyen efficace pour gérer tous les types de projets. En représentant la liste de toutes les tâches planifiées sous forme de barres horizontales délimitées par un début et une fin, il permet de visualiser l’avancement d’un projet dans son ensemble.

Bien utilisé, ce diagramme de Gantt deviendra votre meilleur atout pour gérer vos tâches, vos échéances et vos ressources, afin de mener à bien vos projets. Facile d’utilisation, logique et pratique à mettre à jour, il est désormais un outil clé pour le management de projets, quel que soit votre secteur d’activité.

Comment construire le diagramme de Gantt et comment s’en servir ? Avant de commencer, soulignons que la création du planning de Gantt nécessite de procéder par étapes et que l’acquisition des bons outils est nécessaire pour une utilisation optimale. Atteignez vos objectifs dès maintenant et fédérez vos équipes grâce au diagramme de Gantt !

Sommaire

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Définition du diagramme de Gantt

S’il fut inventé dans les années 1890 par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki, nous utilisons de nos jours la version réalisée quelques années plus tard par l’américain Henry Gantt. Le fameux diagramme tire d’ailleurs son nom de ce dernier. 

Mais comment fonctionne-t-il exactement ? Se présentant sous forme d’un tableau, il figure de manière très graphique les différentes tâches et durées d’exécution constituant l’ensemble du projet. 

diagramme de Gantt

Diagramme de Gantt simple (source : fr.officetooltips.com)

Nous constatons dans l’image ci-dessus que les tâches (et parfois les postes en charge de leur exécution) sont consignées en ordonnée du tableau. En abscisse sont reportées les unités de temps (jours, semaines, mois) choisies pour séquencer le projet. Résultat : à chaque tâche est attribuée une unité de temps, matérialisée par une barre horizontale.

Nous comprenons alors parfaitement toute la force du diagramme de Gantt, qui grâce à une représentation très graphique permet d’appréhender en un coup d’œil :

  • les différentes tâches prévues,
  • le début, la fin et la durée estimée de chacune d’entre elles,
  • les éventuels chevauchements de tâches,
  • le début et la fin du projet dans son intégralité.

Enfin, il est important de noter que le diagramme de Gantt s’utilise souvent en complément du diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Technic), particulièrement dans le cas de projets complexes impliquant une interdépendance des tâches. Grâce à sa construction sous forme de réseau, le diagramme de PERT « prépare » celui de Gantt : à l’aide d’un système permettant de déterminer une date au plus tôt et une date au plus tard pour chaque étape, la gestion du temps d’un projet s’en trouve facilitée.

Fonctionnement du diagramme de PERT :

Pourquoi utiliser diagramme de Gantt dans sa gestion de tâches ?

Le diagramme de Gantt est conçu pour répondre à un certain nombre de problématiques en gestion de projets. Outre sa compatibilité avec tous les domaines d’activité et la clarté de lecture qu’il offre grâce à ses éléments visuels simples, il présente de nombreux avantages.

Aide à la planification

La planification de projet est décisive dans le management de projet. Un objectif est fixé. Plusieurs personnes sont réunies pour travailler en vue de le remplir. Et des interdépendances se dessinent : par exemple, Mathieu ne pourra commencer sa tâche que lorsque Lisa aura fini la sienne. Quant à Camille, en bout de chaîne, il attend d’intervenir à son tour pour intégrer le tout. Si bien que si, pour une raison ou une autre, Lisa prend du retard, c’est l’ensemble du déroulé qui s’en trouve impacté.

Le diagramme présente visuellement l’ordonnancement des tâches et permet d’anticiper les retards ou les dépassements de délais grâce à sa vue d’ensemble. Ainsi, l’état d’avancement du projet est mieux maîtrisé et les coûts induits également.

Amélioration de l’organisation du travail

Grâce à cet outil de gestion, vous obtenez une vision complète de la structure du projet en vous appuyant sur des listes de tâches représentées graphiquement avec leur début, leur fin et leur durée, mais aussi leur enchaînement logique et leur éventuelle superposition.

Chaque activité liée au projet présentée sur une timeline vous indique lesquelles ont été accomplies, celles qui sont à réaliser, ce qui est urgent ou non, les possibles retards à anticiper par rapport au planning d’origine, etc.

Faire un diagramme de Gantt vous aide à améliorer votre organisation et notamment l’attribution des ressources à chaque étape du projet, tout en optimisant votre temps. Vous augmentez ainsi la performance de vos équipes sur la durée totale du projet.

diagramme-de-gantt-modele_macrogantt_softonic

© MacroGantt / Softonic

Gestion de l’imprévu

Quelle que soit la méthodologie de planification choisie, des imprévisibles et impondérables entrent souvent en jeu dans la gestion de tout projet, qui est aussi synonyme de gestion des risques.

À grande échelle, des variables extérieures peuvent survenir, et l’ensemble des interdépendances peut vite tourner au casse-tête. D’autant plus qu’il y a rarement un seul, mais plusieurs cas de figure à envisager. Si bien qu’il faut dresser des scenarii : si l’on obtient la subvention, Gaspard travaillera sur le projet. Si la subvention ne tombe que plus tard, Gaspard ne sera plus disponible, et il faudra s’adapter au calendrier de Grégoire.

À ces liens de dépendance s’ajoute une part d’inconnu, a fortiori lorsque le projet est innovant. Que l’innovation porte sur le produit, les procédés mis en œuvre ou le marché, elle apporte toujours de l’imprévisible. Dans la mesure où un produit n’a jamais été conçu, un procédé jamais testé, ou une offre commerciale jamais lancée, une réaction inattendue, un paramètre non anticipé ou une prévision invalidée sont probables.

Grâce au format dynamique qu’il offre, le diagramme de Gantt peut être mis à jour régulièrement et les tâches réorganisées à tout moment. Le graphique n’est pas figé, et la version d’origine aura de grandes chances d’être différente à la fin du projet.

Support de communication

Le diagramme de Gantt est un outil avant tout collaboratif ; il n’a pas vocation à être utilisé uniquement par les chefs de projet. C’est un planner visuel partagé entre tous les membres, qui ont ainsi accès à l’ensemble des informations relatives au projet.

Cet outil rend la communication plus simple au sein de l’équipe, servant de support en réunion de suivi ou d’appui pour mettre un point de vigilance sur des besoins particuliers (ressources, budget, etc.) non pris en compte au démarrage du projet.

Comment créer un diagramme de Gantt ?

Quelles sont les étapes de sa création ?

Avant de se lancer dans la planification et le suivi de tout projet, une préparation est indispensable. Ces étapes préalables vous aideront à réaliser une planification solide, le point de départ nécessaire pour tenir les délais du projet.

Voici les phases à entreprendre avant de commencer votre travail :

  1. dresser la liste des tâches : lister toutes les tâches et sous-tâches à accomplir, selon le niveau de détail que devra suivre votre planification ;
  2. affecter les ressources : des ressources de projet doivent être attribuées à chaque activité et, dans le même temps, la quantité de travail allouée à chacune ;
  3. échelonner les tâches : une fois référencées, les tâches doivent être réparties dans le temps, par ordre chronologique, avec leur date de début, leur date de fin et leur durée. Chacune se matérialise ainsi sous la forme d’un rectangle horizontal, à l’image d’une barre de progression ;
  4. créer des interdépendances : vous pouvez établir différentes connexions entre les tâches de votre projet (par exemple, la réalisation d’une tâche et son achèvement vont conditionner la suivante), ce qui vous permet de définir leur enchaînement logique ;  
  5. ajouter des jalons : les jalons (ou milestones en anglais) représentent les étapes clés du projet, comme des objectifs intermédiaires à atteindre par exemple. Véritables repères dans le suivi de l’avancement d’un projet, ils segmentent ce dernier en grandes phases, ponctués d’événements importants.

Des astuces pour utiliser le diagramme de Gantt

✔ Pensez à présenter le statut de chaque tâche de façon visuelle, dans l’optique de communiquer ces informations à toutes les parties prenantes.

✔ N’oubliez pas de mettre une indication de la version utilisée : « version du... » ou « dernière mise à jour le… » par exemple.

✔ Faites figurer les jalons, souvent représentés par des losanges sur le graphique, car ils n’ont pas de durée définie.

✔ Adaptez le graphique à votre environnement de travail (les dates, les statuts des tâches, les priorités de chacune sont variables selon les sociétés, les services, les équipes, les projets eux-mêmes).

Les outils disponibles pour construire un diagramme de Gantt

Le planning en ligne

Côté gestion de projet, différentes méthodes existent. Le simple planning ou agenda en ligne (de type Google Agenda), parfois utilisé pour des projets de moindre envergure, atteint vite ses limites. Quand les informations s’accumulent, soit elles saturent l’agenda, soit elles sont synthétisées ou absentes et viennent à manquer.

Utiliser un outil dédié pour réaliser un diagramme de Gantt permet de structurer les divers degrés d’informations à l’aide d’une fonctionnalité permettant de marquer la fin des tâches. Comme nous l’avons vu, la liste de tâches, avec leur commencement au plus tôt et au plus tard ainsi que leur durée incompressible, peut y être renseignée.

Le diagramme de Gantt sur Excel

Le diagramme de Gantt étant un outil dont l’utilité n’est plus à prouver, il est possible de le réaliser avec l’aide d’Excel. Le logiciel n’offre pas ce type de diagramme prédéfini parmi ses modèles de base, mais il est possible de le créer à l’aide d’un graphique à barres empilées. Vous pouvez suivre les étapes de sa création directement sur le site support de Microsoft Office.

D’autres tutoriels existent sur internet et vous guident pas à pas dans la construction de votre graphique, dont les étapes sont détaillées et illustrées.

Pour démarrer dans votre projet de planification, nous vous proposons un exemple gratuit de diagramme de Gantt, à compléter avec les différentes tâches que vous avez listées et leurs échéances associées. Cela vous permet un gain de temps dans la création et la mise en forme de votre planning.

Télécharger gratuitement notre modèle de diagramme de Gantt

Cependant, aussi utile soit-il pour un début, Excel présente certaines limites :

  • Il manque de lisibilité : il ne propose pas d’étiquettes quotidiennes par exemple, et le curseur de la date d’aujourd’hui doit être déplacé manuellement ;
  • Il n’est pas collaboratif : le partage avec les membres de votre équipe doit s’effectuer à tour de rôle, avec la probabilité forte de copies en conflit ou de versions dupliquées qu’il faudra rapprocher ensuite ;
  • Il n’est pas dynamique : à chaque modification, toutes les valeurs ne sont pas ajustées automatiquement ; à moins de créer des diagrammes plus complexes, plus difficiles à élaborer et à maintenir.

Notez que vous avez aussi la possibilité, si vous ne disposez pas d’Excel, de faire un diagramme de Gantt en ligne avec Google Sheet

Si le fonctionnement s’avère similaire à Excel, Google Sheet présente néanmoins l’avantage d’être plus collaboratif. En revanche, vous vous confrontez aux mêmes inconvénients en matière de lisibilité et de dynamisme.

Pour toutes ces raisons, nous vous conseillons de vous tourner vers des logiciels offrant la possibilité de construire des diagrammes de Gantt. Et bonne nouvelle, si vous souhaitez vous faire la main, certains sont gratuits !

Les logiciels de diagramme de Gantt gratuits

Pour gagner en performance, en malléabilité et en agilité, optez pour les logiciels de diagramme de Gantt en ligne gratuits. Elegantt, par exemple, est une extension de Trello. Elle vous permet de compléter l’utilisation du fameux logiciel de gestion de tâches avec une élaboration facile de diagrammes de Gantt. 
Mais attention, comme la plupart des outils gratuits elle comporte des limites, notamment au niveau de ses fonctionnalités. À moins de migrer sur la version payante à 5 $ par mois, vous ne bénéficiez pas d’un historique illimité ou de la synchronisation avec vos calendriers. D’autres solutions gratuites, à l’instar de Teamgantt ou Ganttpro, sont quant à elles restreintes en nombre d’utilisateurs.

C’est pourquoi nous vous recommandons, particulièrement pour une gestion de projet importante et complexe, de recourir à des logiciels professionnels payants.

Les avantages des logiciels de gestion de projet adaptés à Gantt

Les applications dédiées

Il existe des outils payants pour construire un Gantt en ligne, telles que Gantter pour créer rapidement et simplement votre planning. D’autres solutions, plus développées, permettent d’élaborer un diagramme de toutes pièces, en incluant d’autres fonctionnalités collaboratives de gestion de projet et d’organisation du travail en équipe, telles que Smartsheet, qui se présente comme un tableur dynamique augmenté.

Mode Diagramme de Gantt simple avec Smartsheet :

L’avantage de l’utilisation de ces logiciels de gestion de projet réside dans le fait d’éviter de se cantonner à la simple création de diagrammes, mais permet d’intégrer au sein d’un même outil des fonctions complémentaires et plus avancées de gestion de projet.

Voyons quelles sont ces fonctions, et des exemples de logiciels auxquels recourir.

Aide à la décision pour un meilleur management de projet

Le logiciel choisi servira de base au chef de projet tout au long du déroulement et de l’avancement du projet. Aussi la visualisation avec les plannings de Gantt permise sur certains est une aide à la décision précieuse notamment dans la gestion des ressources.

🛠️ C’est le cas sur Fitnet Manager où le responsable peut visualiser et apprécier en un seul coup d’œil l’ensemble des plannings des collaborateurs au vu des avancées du projet, pour apprécier la disponibilité et les performances de chacun.

diagramme-de-gantt_fitnet-manager-solution-erp-saas

Outil d’évaluation

Il arrive que l’entreprise lance plusieurs projets, pour les tester et n’en perpétuer au final qu’un. Ce principe d’itérations — aussi appelé lean — est fréquent. Certains logiciels le prévoient et vont jusqu’à faciliter la comparaison.

🛠️ C’est le cas de Genius Project où des simulations et des rapprochements permettent d’évaluer chaque projet et pour identifier le plus prometteur ou la meilleure marche à suivre.

diagramme-de-gantt_genius-project-liste-des-projets-et-avancements

Pilotage en temps réel avec le mind mapping

Avec les logiciels de gestion de projet en ligne pourvus de la fonctionnalité du diagramme de Gantt, on va plus loin.

🛠️ C’est le cas notamment de Planzone, un logiciel Gantt, où les dépendances entre les tâches sont assimilées par la solution et automatiquement prises en compte dans les mises à jour liées aux nouvelles contraintes et données apparues au fil de l’eau. Le mind map se génère ainsi automatiquement et permet de structurer les éléments. Cette représentation visuelle met en évidence l’organigramme des tâches : elles sont reliées les unes aux autres par des flèches, indiquant à la fois leurs liens de hiérarchie et de chronologie.

diagramme-de-gantt_planzone-redondance-geographique-des-donnees

Soutien avancé au travail collaboratif

Dans une entreprise, une gestion de projet réussie implique une collaboration optimale. Et si le diagramme de Gantt sert à l’alignement des équipes sur leurs objectifs communs, force est de constater que la communication entre les différentes parties prenantes transite par d’autres canaux. Conséquence ? Le nombre d’outils utilisé se multiplie. 

Et si on vous disait que certains logiciels de gestion de projet soutiennent davantage le travail collaboratif ?

🛠️ Proggio, par exemple, offre une solution dynamique, facile à prendre en main et visuelle, couvrant les besoins de l’entreprise de la planification à l’exécution. Mais surtout, le logiciel intègre des fonctionnalités intéressantes, telles que le partage de document et le chat. Les différentes équipes évitent ainsi de basculer constamment sur différents outils pour échanger. Gain de temps et d’efficacité garantis !

diagramme de Gantt : visuel Proggio

Compatibilité avec différentes approches : méthodes Agile ou Prince2

Le diagramme de Gantt peut servir dans plusieurs approches ou techniques de planification. Il peut être utilisé :

  • pour établir le chemin critique, aussi appelé chaîne critique, en fonction des dates au plus tôt et au plus tard de chaque maillon, 
  • pour gérer des projets selon les méthodes Agiles, ou Prince2
  • en étant associé à un autre diagramme : le diagramme de PERT, par exemple, qui s’approche de la méthode du chemin critique et consiste à agencer les tâches en un réseau pour identifier les connexions entre chaque, leurs temps d’exécution et leurs interdépendances.

🛠️ La solution Sciforma englobe ces différentes approches, pour s’adapter au mieux à la gestion de projet qui sera la vôtre.

diagramme-de-gantt_sciforma-planning-gantt-sciforma-sciforma-gantt

Méthodologie et sur-mesure pour simplifier la gestion de projet

Les grandes organisations se confrontent à des gestions de projets complexes, et par conséquent à des logiciels se révélant quelquefois difficiles à appréhender. D’où l’intérêt de recourir à des outils méthodologique et sur mesure.

🛠️ Grâce à la définition en amont des métadonnées de projet que vous souhaitez utiliser, SuitePro G by IQar offre la possibilité de déployer une culture de projet commune et alignée. Mais surtout, il se veut accessible. Son interface graphique et intuitive rend l’exécution de vos diagrammes de Gantt, MindMap ou Kanban facile. De plus, à l’aide de tutoriels vidéo, de fiches pratiques et d’un support parfaitement intégré à l’outil, améliorez vos performances. Notez que les tutoriels sont également accessibles dans la version mobile SuiteProG Pocket (ainsi que d’autres grandes fonctionnalités principales) : pilotez facilement vos projets, même en déplacement !

Gestion de projets et de tailles différentes

Au sein des grandes entreprises, les projets se suivent, mais ne se ressemblent pas. Certaines sociétés sont amenées à travailler à la fois sur de petits projets et sur certains beaucoup plus importants et complexes. Un simple outil de diagramme de Gantt se montre vite insuffisant. Faut-il pour autant multiplier les logiciels relatifs à de la gestion de projet ? Heureusement, non. 

🛠️ z0 Gravity est particulièrement recommandé aux organisations de plus de 100 salariés, amenées à multiplier les projets. En effet, s’il permet une planification à l’aide de Kanban ou du diagramme de Gantt, il va plus loin en répondant à l’ensemble des besoins stratégiques, tactiques et opérationnels de l’entreprise. Grâce à plus de 80 fonctionnalités, z0 Gravity rationalise et facilite la gestion de tous les portefeuilles de projets, en prenant en compte des éléments aussi complexes que le plan de charge ou la gestion des budgets des grandes organisations. Le tout de manière très visuelle !

Alors, Gantt vous adoptez ?

Le diagramme de Gantt est un excellent outil de gestion de tâches, et les responsables et gestionnaires de projets auraient du mal à s’en passer. Encore faut-il que celui-ci soit dynamique et puisse s’actualiser en temps réel pour révéler pleinement tous ses avantages. Différentes solutions de gestion l’incluent (comme GanttProject ou Open Workbench [logiciels libres] ou encore MS Project [Microsoft Project, poids lourd de Microsoft]), mais tous n’en exploitent pas l’intégralité du potentiel.

Afin qu’il soit utile à toutes les parties prenantes au projet, il est vite essentiel d’utiliser un outil spécialement conçu pour utiliser le planning de Gantt, en associant dynamisme, partage et finesse d’analyse. Vous avez pour cela à disposition nous l’avons vu, toute une série d’outils et de logiciels pour vous assister dans votre travail et vous faire gagner du temps, tout en vous éclairant dans votre prise de décision pour assurer de mener vos projets à leur terme.

Et vous, êtes-vous déjà adepte du diagramme de Gantt pour vos projets ? Ou prévoyez-vous de l’utiliser prochainement ? 

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016.

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