Facilitez votre gestion des tâches avec le diagramme de Gantt !

Facilitez votre gestion des tâches avec le diagramme de Gantt [modèle sur Excel à télécharger]

Vous fonctionnez en mode projet, et tâchez d’organiser au mieux le travail de vos équipes. Mais connaissez-vous le diagramme de Gantt ? Créé par l’ingénieur Henry Gantt, cet outil de planification des tâches est un moyen efficace pour gérer tous les types de projets. En représentant la liste de toutes les tâches planifiées sous forme de barres horizontales délimitées par un début et une fin, et interconnectées par des liaisons, il permet de visualiser l’avancement d’un projet dans son ensemble.

Bien utilisé, ce diagramme de Gantt deviendra votre meilleur atout pour gérer vos tâches, vos échéances et vos ressources, afin de mener à bien vos projets. Facile d’utilisation, logique et pratique à mettre à jour, il est désormais un outil clé pour le management de projets, quel que soit votre secteur d’activité.

Comment construire le diagramme de Gantt et comment s’en servir ? Avant de commencer, soulignons que la création du planning de Gantt nécessite de procéder par étapes et que l’acquisition des bons outils est nécessaire pour une utilisation optimale. Atteignez vos objectifs dès maintenant et fédérez vos équipes grâce au diagramme de Gantt !

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Pourquoi utiliser diagramme de Gantt dans sa gestion de tâches ?

Le diagramme de Gantt est conçu pour répondre à un certain nombre de problématiques en gestion de projets. Outre sa compatibilité avec tous les domaines d’activité et la clarté de lecture qu’il offre grâce à ses éléments visuels simples, il présente de nombreux avantages.

Aide à la planification

La planification de projet est décisive dans le management de projet. Un objectif est fixé. Plusieurs personnes sont réunies pour travailler en vue de le remplir. Et des interdépendances se dessinent : par exemple, Mathieu ne pourra commencer sa tâche que lorsque Lisa aura fini la sienne. Quant à Camille, en bout de chaîne, il attend d’intervenir à son tour pour intégrer le tout. Si bien que si, pour une raison ou une autre, Lisa prend du retard, c’est l’ensemble du déroulé qui s’en trouve impacté.

Le diagramme présente visuellement l’ordonnancement des tâches et permet d’anticiper les retards ou les dépassements de délais grâce à sa vue d’ensemble. Ainsi, l’état d’avancement du projet est mieux maîtrisé et les coûts induits également.

Amélioration de l’organisation du travail

Grâce à cet outil de gestion, vous obtenez une vision complète de la structure du projet en vous appuyant sur des listes de tâches représentées graphiquement avec leur début, leur fin et leur durée, mais aussi leur enchaînement logique et leur éventuelle superposition.

Chaque activité liée au projet présentée sur une timeline vous indique lesquelles ont été accomplies, celles qui sont à réaliser, ce qui est urgent ou non, les possibles retards à anticiper par rapport au planning d’origine, etc.

Faire un diagramme de Gantt vous aide à améliorer votre organisation et notamment l’attribution des ressources à chaque étape du projet, tout en optimisant votre temps. Vous augmentez ainsi la performance de vos équipes sur la durée totale du projet.

diagramme-de-gantt-modele_macrogantt_softonic

© MacroGantt / Softonic

Gestion de l’imprévu

Quelle que soit la méthodologie de planification choisie, des imprévisibles et impondérables entrent souvent en jeu dans la gestion de tout projet, qui est aussi synonyme de gestion des risques.

À grande échelle, des variables extérieures peuvent survenir, et l’ensemble des interdépendances peut vite tourner au casse-tête. D’autant plus qu’il y a rarement un seul, mais plusieurs cas de figure à envisager. Si bien qu’il faut dresser des scenarii : si l’on obtient la subvention, Gaspard travaillera sur le projet. Si la subvention ne tombe que plus tard, Gaspard ne sera plus disponible, et il faudra s’adapter au calendrier de Grégoire.

À ces liens de dépendance s’ajoute une part d’inconnu, a fortiori lorsque le projet est innovant. Que l’innovation porte sur le produit, les procédés mis en œuvre ou le marché, elle apporte toujours de l’imprévisible. Dans la mesure où un produit n’a jamais été conçu, un procédé jamais testé, ou une offre commerciale jamais lancée, une réaction inattendue, un paramètre non anticipé ou une prévision invalidée sont probables.

Grâce au format dynamique qu’il offre, le diagramme de Gantt peut être mis à jour régulièrement et les tâches réorganisées à tout moment. Le graphique n’est pas figé, et la version d’origine aura de grandes chances d’être différente à la fin du projet.

Support de communication

Le diagramme de Gantt est un outil avant tout collaboratif ; il n’a pas vocation à être utilisé uniquement par les chefs de projet. C’est un planner visuel partagé entre tous les membres, qui ont ainsi accès à l’ensemble des informations relatives au projet.

Cet outil rend la communication plus simple au sein de l’équipe, servant de support en réunion de suivi ou d’appui pour mettre un point de vigilance sur des besoins particuliers (ressources, budget, etc.) non pris en compte au démarrage du projet.

Comment créer un diagramme de Gantt ?

Quelles sont les étapes de sa création ?

Avant de se lancer dans la planification et le suivi de tout projet, une préparation est indispensable. Ces étapes préalables vous aideront à réaliser une planification solide, le point de départ nécessaire pour tenir les délais du projet.

Voici les phases à entreprendre avant de commencer votre travail :

  1. dresser la liste des tâches : lister toutes les tâches et sous-tâches à accomplir, selon le niveau de détail que devra suivre votre planification ;
  2. affecter les ressources : des ressources de projet doivent être attribuées à chaque activité et, dans le même temps, la quantité de travail allouée à chacune ;
  3. échelonner les tâches : une fois référencées, les tâches doivent être réparties dans le temps, par ordre chronologique, avec leur date de début, leur date de fin et leur durée. Chacune se matérialise ainsi sous la forme d’un rectangle horizontal, à l’image d’une barre de progression ;
  4. créer des interdépendances : vous pouvez établir différentes connexions entre les tâches de votre projet (par exemple la réalisation d’une tâche et son achèvement vont conditionner la suivante), ce qui vous permet de définir leur enchaînement logique ;  
  5. ajouter des jalons : les jalons (ou milestones en anglais) représentent les étapes clés du projet, comme des objectifs intermédiaires à atteindre par exemple. Véritables repères dans le suivi de l’avancement d’un projet, ils segmentent ce dernier en grandes phases, ponctués d’événements importants.

Des astuces pour utiliser le diagramme de Gantt

✔ Pensez à présenter le statut de chaque tâche de façon visuelle, dans l’optique de communiquer ces informations à toutes les parties prenantes.

✔ N’oubliez pas de mettre une indication de la version utilisée : « version du... » ou « dernière mise à jour le… » par exemple.

✔ Faites figurer les jalons, souvent représentés par des losanges sur le graphique, car ils n’ont pas de durée définie.

✔ Adaptez le graphique à votre environnement de travail (les dates, les statuts des tâches, les priorités de chacune sont variables selon les sociétés, les services, les équipes, les projets eux-mêmes).

Les outils disponibles pour construire un diagramme de Gantt

Le planning en ligne

Côté gestion de projet, différentes méthodes existent. Le simple planning ou agenda en ligne (de type Google Agenda), parfois utilisé pour des projets de moindre envergure, atteint vite ses limites. Quand les informations s’accumulent, soit elles saturent l’agenda, soit elles sont synthétisées ou absentes et viennent à manquer.

Utiliser un outil dédié pour réaliser un diagramme de Gantt permet de structurer les divers degrés d’informations à l’aide d’une fonctionnalité permettant de marquer la fin des tâches. Comme nous l’avons vu, la liste de tâches, avec leur commencement au plus tôt et au plus tard ainsi que leur durée incompressible, peuvent y être renseignées.

Le diagramme de Gantt sur Excel

Le diagramme de Gantt étant un outil dont l’utilité n’est plus à prouver, il est possible de le réaliser avec l’aide d’Excel. Le logiciel n’offre pas ce type de diagramme prédéfini parmi ses modèles de base, mais il est possible de le créer à l’aide d’un graphique à barres empilées. Vous pouvez suivre les étapes de sa création directement sur le site support de Microsoft Office.

D’autres tutoriels existent sur internet et vous guident pas à pas dans la construction de votre graphique, dont les étapes sont détaillées et illustrées.

Pour démarrer dans votre projet de planification, nous vous proposons un exemple gratuit de diagramme de Gantt, à compléter avec les différentes tâches que vous avez listées et leurs échéances associées. Cela vous permet un gain de temps dans la création et la mise en forme de votre planning.

Télécharger gratuitement notre modèle de diagramme de Gantt

Cependant, aussi utile soit-il pour un début, Excel présente certaines limites :

  • Il manque de lisibilité : il ne propose pas d’étiquettes quotidiennes par exemple, et le curseur de la date d’aujourd’hui doit être déplacé manuellement ;
  • Il n’est pas collaboratif : le partage avec les membres de votre équipe doit s’effectuer à tour de rôle, avec la probabilité forte de copies en conflit ou de versions dupliquées qu’il faudra rapprocher ensuite ;
  • Il n’est pas dynamique : à chaque modification, toutes les valeurs ne sont pas ajustées automatiquement ; à moins de ne créer des diagrammes plus complexes, plus difficiles à élaborer et à maintenir.

Les applications dédiées

Il existe des outils pour créer un Gantt en ligne, telles que Gantter pour créer rapidement et simplement votre planning. D’autres solutions plus développées permettent de créer un diagramme de toutes pièces, en incluant d’autres fonctionnalités collaboratives de gestion de projet et d’organisation du travail en équipe, telles que Smartsheet, qui se présente comme un tableur dynamique augmenté.

Mode Diagramme de Gantt simple avec Smartsheet :

Les avantages des logiciels de gestion de projet adaptés à Gantt

Il existe des solutions en ligne intégrant directement le diagramme de Gantt parmi leurs fonctionnalités. L’utilisation de ces logiciels de gestion de projet évite de se cantonner à la simple création de diagrammes, mais permet d’intégrer au sein d’un même outil des fonctions complémentaires et plus avancées de gestion de projet.

Pilotage en temps réel avec le mind mapping

Avec les logiciels de gestion de projet en ligne pourvus de la fonctionnalité du diagramme de Gantt, on va plus loin. C’est le cas notamment de Planzone, un logiciel Gantt, où les dépendances entre les tâches sont assimilées par la solution et automatiquement prises en compte dans les mises à jour liées aux nouvelles contraintes et données apparues au fil de l’eau. Le mind map se génère ainsi automatiquement et permet de structurer les éléments. Cette représentation visuelle met en évidence l’organigramme des tâches : elles sont reliées les unes aux autres par des flèches, indiquant à la fois leurs liens de hiérarchie et de chronologie.

diagramme-de-gantt_planzone-redondance-geographique-des-donnees

Compatibilité avec différentes approches : méthodes Agile ou Prince2

Le diagramme de Gantt peut servir dans plusieurs approches ou techniques de planification. Il peut être utilisé :

  • pour établir le chemin critique, aussi appelé chaîne critique, en fonction des dates au plus tôt et au plus tard de chaque maillon, 
  • pour gérer des projets selon les méthodes Agile, ou Prince2
  • en étant associé à un autre diagramme : le diagramme de PERT, par exemple, qui s’approche de la méthode du chemin critique et consiste à agencer les tâches en un réseau pour identifier les connexions entre chaque, leurs temps d’exécution et leurs interdépendances.

🛠️ La solution Sciforma englobe ces différentes approches, pour s’adapter au mieux à la gestion de projet qui sera la vôtre.

diagramme-de-gantt_sciforma-planning-gantt-sciforma-sciforma-gantt

Aide à la décision pour un meilleur management de projet

Le logiciel choisi servira de base au chef de projet tout au long du déroulement et de l’avancement du projet. Aussi la visualisation avec les plannings de Gantt permise sur certains est-elle une aide à la décision précieuse notamment dans la gestion des ressources.

🛠️ C’est le cas sur Fitnet Manager où le responsable peut visualiser et apprécier en un seul coup d’œil l’ensemble des plannings des collaborateurs au vu des avancées du projet, pour apprécier la disponibilité et les performances de chacun.

diagramme-de-gantt_fitnet-manager-solution-erp-saas

Outil d’évaluation

Il arrive que l’entreprise lance plusieurs projets, pour les tester et n’en perpétuer au final qu’un. Ce principe d’itérations — aussi appelé lean — est fréquent. Certains logiciels le prévoient et vont jusqu’à faciliter la comparaison.

🛠️ C’est le cas de Genius Project où des simulations et des rapprochements permettent d’évaluer chaque projet et pour identifier le plus prometteur ou la meilleure marche à suivre.

diagramme-de-gantt_genius-project-liste-des-projets-et-avancements

Alors, Gantt vous adoptez ?

Le diagramme de Gantt est un excellent outil de gestion de tâches, et les responsables et gestionnaires de projets auraient du mal à s’en passer. Encore faut-il que celui-ci soit dynamique et puisse s’actualiser en temps réel pour révéler pleinement tous ses avantages. Différentes solutions de gestion l’incluent (comme GanttProject ou Open Workbench [logiciels libres] ou encore MS Project [Microsoft Project, poids lourd de Microsoft]), mais tous n’en exploitent pas l’intégralité du potentiel.

Afin qu’il soit utile à toutes les parties prenantes au projet, il est vite essentiel d’utiliser un outil spécialement conçu pour utiliser le planning de Gantt, en associant dynamisme, partage et finesse d’analyse. Vous avez pour cela à disposition nous l’avons vu, toute une série d’outils et de logiciels pour vous assister dans votre travail et vous faire gagner du temps, tout en vous éclairant dans votre prise de décision pour assurer de mener vos projets à leur terme.

Et vous, êtes-vous déjà adepte du diagramme de Gantt pour vos projets ? Ou prévoyez-vous de l’utiliser prochainement ? 

Article mis à jour, publié initialement en octobre 2016.

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