Adieu le casse-tête de la priorisation des tâches grâce à la méthode MoSCoW

MoSCoW !

Derrière ce nom énigmatique se cache, non pas la capitale de la Russie, mais une méthode de priorisation utilisée dans la gestion de projet.

L’outil, mis au point à la fin des années 1990, a pour but de définir les tâches urgentes et de faciliter la prise de décision.

Découvrez le principe de la technique MoSCoW, comment la mettre en œuvre et quels sont ses avantages.

La méthode MoSCoW est un outil organisationnel imaginé en 1994 par Dai Clegg, expert en développement logiciel et consultant chez Oracle (entreprise-phare dans la gestion de base de données).

Cette méthode pratique et facile à mettre en œuvre est fréquemment utilisée par les chefs de projet, les managers et les dirigeants (elle peut aussi servir dans la vie personnelle).

Elle permet de classer les priorités d’un projet et de faciliter les prises de décision.

💡 MoSCoW ressemble à la matrice d’Eisenhower, autre outil plébiscité dans la gestion de projet.

Aucun rapport avec la capitale russe !

MoSCoW est en fait l’acronyme de :

• M (Must have this),
• S (Should have this if at all possible),
• C (Could have this if it does not affect anything else),
• W (Won’t have this time but would like in the future).
  Auquel sont ajoutés des « o » pour créer un moyen mnémotechnique.

Quatre catégories distinctes permettent ainsi de classer les tâches, les fonctionnalités et les activités inhérentes à un projet, à un produit ou à un service :

1. « Must have this », soit en français « doit être effectué » : dans cette catégorie se retrouvent tous les points à traiter en priorité et non négociables, car à fort impact sur la réussite du projet. Sans ces éléments, le projet n’aboutit pas. Pour savoir si une tâche est impérative, vous pouvez vous aider des questions suivantes : que se passera-t-il si l’on renonce à cet élément ? Peut-on éviter cette tâche ou la remplacer par une autre ?
   
   
2. « Should have this if at all possible », soit « devrait être accompli autant que possible » : ce sont des points importants également pour la réussite du projet, mais moins prioritaires que les premiers. Ils peuvent donc être traités après les « must have this ».
   
   
3. « Could have this if it does not affect anything else », soit « pourrait être réalisé dès lors que cela n’affecte pas les autres tâches » : il s’agit de points essentiels qui apportent une vraie valeur ajoutée et participent à la satisfaction client, mais qui peuvent être mis en suspens si d’autres choix doivent être actés. Dans cette catégorie figurent généralement les tâches en option ou les activités de confort.
   
   
4. « Won’t have this time but would like in the future », soit « ne sera pas effectué cette fois, mais sera fait ultérieurement » : ce sont tous les points écartés du projet à garder ou à traiter dans le futur, par exemple parce qu’ils réclament un temps de réalisation plus long ou un budget plus conséquent.

💡 Le tableau suivant récapitule la répartition des tâches selon l’échelle de priorité du modèle MoSCoW :

À quoi sert la méthode MoSCoW ?

La technique MoSCoW permet de hiérarchiser les tâches selon leur degré d’importance ou de criticité, afin d’identifier les missions urgentes et celles qui le sont moins.

Cette méthode facilite la prise de décision et l’organisation d’un projet.

Elle est particulièrement pertinente pour des plans à court terme.

Pour que la technique MoSCoW soit efficace, il convient de procéder avec méthode, étape par étape.

Prévoyez donc une réunion ou un atelier avec l’ensemble des parties prenantes au projet.

Il est crucial que tous les acteurs clés du projet soient consultés et mobilisés lors de la réunion, car il est essentiel de recenser :

• les tâches qui permettent d’atteindre un objectif,
• les facteurs de priorisation.

Tous les participants doivent s’accorder et valider les choix à l’issue de l’entrevue.

💡 Il est recommandé d’utiliser un tableau blanc, un paperboard ou un vidéoprojecteur pour que l’ensemble des informations soient accessibles à tous.

Une fois la liste établie, chaque tâche est passée en revue et classée selon son niveau de priorité : Must have, Should have, Could have et Won’t have.

💡 Servez-vous d’un code couleur pour faciliter l’identification des tâches !

Bien entendu, tous les participants doivent se mettre d’accord lors de la qualification des tâches. Durant cette étape, les échanges et les discussions vont bon train et peuvent même donner lieu à des divergences. Cela est tout à fait normal, car selon les fonctions, les attentes et les opinions, une activité peut sembler prioritaire pour les uns et secondaire pour les autres.

Cependant, il convient, à la fin, de parvenir à un consensus équilibré.

⚠️ Les pièges à éviter :

1. Mettre toutes les tâches dans la catégorie « Must have ».
   
   
2. Oublier des acteurs clés du projet ou sous-estimer l’importance de certaines forces vives.
   
   
3. Laisser les opinions ou les revendications prendre le pas sur les débats. L’idée est de procéder à une évaluation/hiérarchisation des tâches la plus objective possible. Donc il faut veiller à ce que les échanges et les discussions aboutissent à une certaine objectivité ou à un certain équilibre.

Enfin, regroupez les tâches qui appartiennent à une même catégorie (Must have, Should have…), vérifiez que le classement est conforme aux objectifs du projet et que la charge est tenable. Si ce n’est pas le cas, penchez-vous de nouveau sur les « must » du projet et assurez-vous qu’ils soient bien prioritaires.

Cette technique de priorisation présente de nombreux avantages :

• elle offre de la flexibilité au projet : une distinction est faite entre les tâches prioritaires non négociables et celles qui le sont moins ;
  
  
• elle permet de faire ressortir les priorités urgentes : ainsi tous les acteurs du projet savent sur quoi se concentrer ;
  
  
• elle sert à repérer les éléments essentiels de façon objective dans l’optique d’atteindre un but précis en commun : les efforts sont recentrés vers un objectif déterminé ;
  
  
• elle optimise l’organisation du projet : l’équipe sait à quelles tâches affecter les ressources au fur et à mesure du développement du projet ;
  
  
• elle permet de respecter un budget limité : seules les activités Must have et Should have seront accomplies pour concrétiser le projet et rester dans la ligne budgétaire ;
  
  
• elle sert à recenser des points de développement pour des projets ultérieurs : la catégorie Won’t have est en ce sens précieuse, car elle apporte des pistes de réflexion, d’amélioration ou de diversification.

Prenons l’exemple d’une agence de services aux entreprises (secrétariat, comptabilité…) qui cherche à créer un site web pour que ses clients puissent accéder aux documents commandés et suivre l’avancée du traitement des tâches.

Voici les tâches à réaliser et les fonctionnalités classées selon le degré de criticité de la méthode MoSCoW :

☝️ Les éléments cités ci-dessus sont donnés à titre indicatif. Ils ne constituent pas une liste exhaustive. Ils doivent être adaptés au cas par cas.

La méthode de travail MoSCoW est utile et efficace pour prioriser des tâches, des activités et pour faciliter la prise de décision.

Elle permet de différencier les activités urgentes et prioritaires et d’identifier les points sur lesquels se concentrer pour atteindre l’objectif.

L’outil MoSCoW peut s’appliquer dans de nombreuses situations (développement d’un nouveau produit, création d’un projet spécifique, déploiement d’un service supplémentaire…).