Seulement 10 étapes pour une gestion de projet réussie

Etapes gestion de projet

Quelles étapes suivre pour une gestion de projet réussie ? Où commencer, et par quoi terminer ? Quelles sont les règles à suivre ? La vie en entreprise, tout comme en organisation publique d’ailleurs, exige de plus en plus des compétences en gestion de projet, et de savoir travailler « en mode projet ».

Plusieurs méthodes et outils de gestion de projet existent, mais les étapes à suivre sont toujours les mêmes. Suivre ces différentes phases lors de la planification de votre projet vous assure un management de projet en minimisant les risques pour votre équipe.

appvizer vous détaille les 10 étapes à suivre pour mener à bien votre projet dans des conditions optimales, et partage avec vous les bonnes pratiques à adopter en gestion de projet à inclure dans votre stratégie.

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Quelques rappels sur la gestion de projet

Gestion de projet : définition

Un projet est un ensemble d’actions menées par une équipe projet, dans un but unique répondant à un besoin. Il débouche sur la production de livrables et vise à atteindre un objectif précis, défini en amont.

La gestion de projet consiste à organiser et à suivre l’avancement de ces actions, tout en assurant la gestion raisonnée des ressources et en garantissant un niveau d’information toujours optimal pour l’ensemble des parties prenantes du projet.

La méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) permet de dessiner les contours de votre projet.

Les composantes d’un projet

Un projet repose sur trois composantes principales, avec lesquelles il faut jongler pour mener un projet à bien :

  • les ressources — humaines, financières, matérielles ou logicielles,
  • les coûts — en euros, mais aussi en temps,
  • les délais.

Le cycle de vie d’un projet

Les 4 phases de la gestion de projet se décomposent comme suit :

  • le cadrage : définition des besoins et des objectifs,
  • la conception : équipe projet, gouvernance, risques, coûts, planning, choix des outils,
  • la réalisation,
  • la clôture et le suivi du projet.

N.B. Chaque phase du projet se décompose elle-même en plusieurs étapes.

Quelles étapes suivre pour une gestion de projet optimale ? Passons-les en revue une à une.

Étape n° 1 : définir les besoins

La première étape consiste à réaliser un audit de vos besoins, des causes qui vous poussent à conduire un projet pour répondre à une problématique donnée. Cela passe par une analyse de l’existant : performances de l’entreprise, processus en place, outils utilisés, ressources disponibles, opportunités, étude de marché, etc. Vous débouchez ainsi sur l’analyse et la formalisation des besoins.

On parle également d’avant-projet ou de démarrage de projet. 

Cette étape aide à identifier clairement la problématique à résoudre, et permet également de définir la méthodologie de projet la plus adaptée au contexte de votre entreprise. Travailler en mode projet, oui, mais selon quelle méthodologie ?

Le projet peut émaner d’un problème à résoudre, d’une demande interne ou externe à l’entreprise, d’une volonté d’innovation, de conduite du changement, etc. Les raisons qui motivent la gestion d’un projet sont aussi variées qu’il existe de projets.

👉 À la fin de cette première étape, vous devez avoir une vision claire et précise de votre objectif, de votre but à atteindre. Bénéficier d’une vision concrète et cohérente de votre projet est indispensable pour faire adhérer l’équipe projet, d’une part, et pour appréhender sereinement les aléas du projet, d’autre part. Ainsi, vous savez mieux vous adapter tout au long du projet.

Étape n° 2 : composer une équipe projet

Vient ensuite le moment de composer une équipe projet, menée par une cheffe ou un chef de projet. L’équipe doit regrouper des personnes aux compétences diverses, pour être complémentaires, et pouvoir aborder les sujets et résoudre les problèmes au mieux, et dans les meilleurs délais.

Chaque membre de l’équipe projet se voit assigner un rôle précis :

  • coordonner et gérer l’avancement du projet (la cheffe ou le chef de projet),
  • gérer le budget,
  • gérer la communication du projet,
  • gérer les relations extérieures,
  • produire certains livrables, etc.

Étape n° 3 : fixer des objectifs

Quel est le but à atteindre ?

Il s’agit maintenant de comprendre la faisabilité du projet. Pour cela, fixez des objectifs intermédiaires, appelés jalons, pour faire progresser le projet de manière pérenne.

💡 Pensez à hiérarchiser les objectifs suivant des degrés d’urgence et d’importance des objectifs.

Il est important de définir des dates précises pour chaque jalon pour faire avancer le projet concrètement : il s’agit des dates d’échéance ou dates butoirs, ou encore de la fameuse « deadline » en anglais.

Si vous ne le faites pas, le risque est de rester bloqués dans un cadrage de projet flou, de ne pas voir où vous allez, et de rester au point mort.

À cette étape, intervient la rédaction d’un cahier des charges. Ce document fait figure de charte, de document de référence tout au long du projet. Il recense :

  • la problématique à résoudre, le besoin,
  • l’objectif du projet et son périmètre,
  • le budget,
  • le planning et la date de fin du projet,
  • toute autre information pertinente concernant le projet (les objectifs fonctionnels pour le développement d’un logiciel, par exemple).

Quels livrables ?

Il est pertinent de marquer la réalisation d’une tâche clé du projet par la production d’un livrable. Cela peut être crucial pour la bonne communication si vous travaillez pour un prestataire, par exemple, pour lui prouver l’avancement du projet, ou, au contraire, justifier d’un blocage.

Exemples de livrables :

  • un planning de projet,
  • une étude de faisabilité,
  • une étude de marché,
  • un cahier des charges,
  • un compte-rendu,
  • une maquette
  • un logiciel ou une application,
  • un site web,
  • une présentation,
  • de la documentation technique,
  • de la documentation utilisateur,
  • un appel d’offres,
  • un plan de communication, etc.

💡 Imposez(-vous) des livrables à produire à chaque début ou fin de tâche pour faire avancer significativement votre projet. Commencez par fixer des dates fixes pour les jalons principaux ; vous serez plus tard en mesure de fixer des dates pour les jalons moins importants, en fonction de l’avancement du projet.

Comment mesurer ces objectifs ?

Pour mesurer les objectifs à atteindre, définissez des indicateurs de réussite du projet :

  • chiffres d’affaires,
  • taux de satisfaction client,
  • budget consommé,
  • taux d’utilisation des ressources,
  • tâches planifiées et réalisées,
  • jalons prévus et réalisés, etc.

Au moment de faire le bilan, ces indicateurs permettent de tirer les conclusions du projet.

Étape n° 4 : identifier la gouvernance du projet

La gouvernance de projet fait référence à un mode d’organisation et de management de projet. Elle identifie les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante pour :

  • faciliter la communication entre les différentes parties prenantes ;
  • faciliter la prise de décision ;
  • mettre en place les comités adéquats pour chaque projet, etc.

La gouvernance de projet s’appuie sur deux types de pilotage, le pilotage opérationnel et le pilotage stratégique :

La gouvernance d’un projet inclut d’une manière ou d’une autre la direction d’une entreprise, notamment aux moments de prises de décisions majeures ou de validation de budget, par exemple. Elle se distingue de l’équipe projet qui, elle, est chargée du projet de manière opérationnelle.

Étape n° 5 : cerner les risques

Le risque zéro n’existe pas. Quels sont les risques et les contraintes liés au projet ? En quoi peuvent-ils mettre en péril le bon déroulement de votre projet ? Comment les anticiper pour les éviter, ou les pallier ?

Pour faire face aux risques liés à votre projet, voici quelques conseils à appliquer :

  • lister tous les risques qui peuvent mettre en péril l’avancement du projet — pensez au SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, ou Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces) qui aide à avoir une vision globale de votre projet sur les quatre points cités précédemment, dont les risques ;
  • définir une date d’échéance avancée pour les tâches ou les jalons critiques ;
  • anticiper des solutions aux problèmes posés par ces risques — par exemple, comment remplacer un membre de l’équipe absent ? Comment recouvrer des données perdues ? Comment convaincre ma direction de l’intérêt du projet ?
  • prévoir dans votre planning projet une marge pour la gestion des risques et la résolution des problèmes, afin de minimiser les retards.

Des indicateurs projet, rassemblés dans un tableau de bord, facilitent le suivi et la prévention des risques.

Étape n° 6 : évaluer les coûts

Un projet et un budget vont de pair. Vous devez établir un budget prévisionnel calculé en additionnant tous les coûts engendrés par la réalisation du projet, les coûts matériels comme humains, par exemple :

  • le coût horaire des ressources humaines,
  • les prestataires externes,
  • la création et l’hébergement d’un site web,
  • les déplacements et frais de mission,
  • le matériel et l’équipement nécessaires, etc.

Le budget prend également en compte les recettes, comme le retour sur investissement du projet ou des aides publiques, par exemple.

💡 Budget prévisionnel vs budget réel : mettez à jour votre budget réel tout au long du projet pour le comparer au budget prévisionnel, et avoir une visibilité parfaite de la santé financière de votre projet. Cela évite de ralentir son avancement par manque de moyen.

Étape n° 7 : établir la planification du projet

Le moment fatidique est arrivé : celui d’établir le plan d’action de votre projet. Liste des tâches, planning, diagrammes… autant d’outils de gestion de projet à développer puis suivre efficacement l’avancement de votre projet.

Liste des tâches et ordonnancement

Listez précisément toutes les tâches que votre projet requiert. Effectuez un découpage, le plus fin possible, de ces tâches en sous-tâches. Regroupées dans une même catégorie, elles permettent :

  • d’avoir plus de visibilité sur le travail qu’il reste à accomplir,
  • de pouvoir anticiper davantage,
  • d’établir des jalons,
  • de ne pas avoir à attendre des mois avant de marquer une tâche comme terminée, et de ne pas se décourager !

Une fois que vous avez établi votre liste de tâches, il faut les prioriser pour aboutir à l’ordonnancement des tâches.

💡 Plus le découpage des tâches est fin et précis, plus l’ordonnancement des tâches sera aisé, et votre projet bien géré !

Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un outil de planification et d’organisation des tâches. Il facilite la visualisation des tâches dans le temps ainsi que l’attribution des tâches à des responsables de tâches en fonction des ressources disponibles.

Ses avantages :

  • la dépendance entre les tâches pour en maîtriser l’enchaînement,
  • l’établissement de jalons aux moments clés du projet,
  • la validation de certaines tâches nécessaires avant de passer aux suivantes,
  • le pilotage du le projet d’un point de vue global,
  • la construction d’un réseau PERT (Program Evaluation and Review Technic) pour mieux maîtriser les délais de réalisation.

💡 Liez le diagramme de GANTT à un planning des ressources pour mieux estimer leurs disponibilités.

Planning et rétroplanning

Vous avez listé vos tâches, attribué chacune d’elles à un responsable, établi des dépendances entre les tâches ; vous n’avez plus qu’à décider de leur date d’échéance afin d’établir un planning projet. On parle également de « rétroplanning ».

Etapes gestion de projet planification ProggioExemple de planning projet dans le logiciel de gestion de projet Proggio

💡 Planning prévisionnel vs planning réalisé : comme pour le budget, travailler avec un planning prévisionnel et un planning réalisé permet de comparer les écarts, d’identifier les contretemps et points de blocage, afin de revoir et de mettre à jour le planning si besoin.

Étape n° 8 : choisir les meilleurs outils

Excel est un bon outil pour gérer ses projets (planning, budget), mais encore faut-il :

  • connaître ses fonctionnalités et formules pour l’utiliser intelligemment,
  • penser et prendre le temps de mettre à jour les documents régulièrement,
  • ne pas commettre d’erreur (donc ne pas être humain).

Un logiciel de gestion de projet en ligne, comme Teamleader ou z0 Gravity, simplifie le management de vos projets :

  • tous les outils de gestion de projet (planning, ressources, Gantt, budget, etc.) sont centralisés dans un environnement unique ;
  • son aspect collaboratif permet à toutes les parties prenantes d’avoir le même niveau d’information en même temps ;
  • les données sont mises à jour en temps réel pour toute l’équipe projet, ce qui limite la maintenance de multiples documents ;
  • la mobilité qu’il permet facilite la gestion du projet en déplacement, via une application mobile par exemple ;
  • les données du projet sont sécurisées en ligne ;
  • vous bénéficiez de tableaux de bord et de rapports personnalisés pour suivre l’avancement du projet ;
  • vous profitez des intégrations avec vos autres outils, comme votre CRM ou votre logiciel de facturation.

Étape n° 9 : réaliser le projet

Place à l’action ! Il est temps de passer à la réalisation des tâches une à une. On entre pleinement dans l’étape la plus opérationnelle du projet, mais cette étape induit également :

  • la coordination des parties prenantes,
  • la production des livrables intermédiaires,
  • la mise à jour des indicateurs clés de performance (KPI) et le suivi du tableau de bord.

👉 La réalisation du projet requiert beaucoup d’adaptabilité de la part de l’équipe projet, et notamment du ou de la manager de projet, pour jongler avec les imprévus.

Elle se conclut par la transmission du livrable final en interne ou à un client externe une fois toutes les tâches réalisées.

Étape n° 10 : assurer le suivi du projet

Félicitations, votre projet est terminé ! Sa clôture laisse place au bilan.

Mettez à jour les indicateurs clés de performance du projet et rédigez un bilan de synthèse. Ces étapes, à ne pas négliger, participent à tirer parti de l’expérience de ce projet pour de futurs projets.

  • L’objectif est-il atteint, la problématique résolue ?
  • Comment les risques et les problèmes ont-ils été gérés ?
  • Le budget a-t-il été respecté ? Si non, dans quelle mesure a-t-il été sous- ou surévalué ?
  • Les ressources ont-elles été correctement utilisées ?
  • Le client est-il satisfait ?

Derniers conseils pour garantir la réussite de votre projet

Pour terminer, nous vous livrons quelques facteurs de réussite d’un projet :

  • n’oubliez jamais de communiquer : la circulation de l’information est la clé pour mener à bien votre projet dans de bonnes conditions ;
  • dans la mesure du possible, anticipez au maximum : essayez de tout prévoir en amont, avant le lancement du projet, pour éviter l’improvisation par la suite.
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