Seulement 10 étapes pour une gestion de projet réussie

Quelles étapes suivre pour une gestion de projet réussie ? Où commencer, et par quoi terminer ? Quelles sont les règles à suivre ?

La vie en entreprise, tout comme en organisation publique, exige de plus en plus de compétences en conduite de projet, et de savoir travailler «en mode projet».

Plusieurs méthodes et outils de gestion de projet existent, mais les étapes toujours les mêmes. Suivre ces différentes phases lors de la planification de votre projet vous assure un bon management de projet, tout en minimisant les risques pour votre équipe.

appvizer vous détaille les 10 étapes à suivre pour mener à bien votre projet dans des conditions optimales, et partage avec vous les bonnes pratiques à adopter en gestion de projet, à inclure dans votre stratégie !

Un projet est un ensemble d’actions menées par une équipe projet, dans un but unique répondant à un besoin. Il débouche sur la production de livrables et vise à atteindre un objectif précis, défini en amont.

La gestion de projet consiste à organiser et à suivre l’avancement de ces actions, tout en :

• assurant la gestion raisonnée des ressources,  
• garantissant un niveau d’information toujours optimal pour l’ensemble des parties prenantes du projet.

💡 La méthode QQOQCP (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?) permet de dessiner les contours de votre projet.

Un projet repose sur trois composantes principales, avec lesquelles il faut jongler en permanence :

• les ressources : humaines, financières, matérielles ou logicielles,
• les coûts : en euros, mais aussi en temps,
• les délais.

Rappelons aussi qu’il existe diverses méthodologies en conduite de projet.

Certaines d’entre elles s’appliquent à une étape précise de la gestion de projet. Par exemple :

• le diagramme de Gantt : cet outil sert à structurer et à visualiser de manière graphique les tâches composant un projet ;
• le diagramme de PERT : il permet l’ordonnancement des tâches, d’identifier leurs interdépendances ;
• la méthode WBS : elle participe à l’identification de l’ensemble des livrables, des tâches dont le projet va se composer.

D’autres méthodologies, plus globales, orientent la conduite du projet du début à la fin. Citons :

• le cycle en V : dérivé des méthodes traditionnelles dites «en cascade», il induit de procéder étape par étape, d’éviter les allers-retours ;
• les méthodes agiles  : il s’agit d’une gestion de projet collaborative et incrémentale, impliquant un fonctionnement par itérations. Scrum est la plus connue d’entre-elles ;
• la méthode Prince2 : elle se focalise sur la structuration minutieuse du projet et sur le contrôle.

☝️ En fonction de vos objectifs, et de la structure et culture de votre entreprise, vous serez amené à choisir l’une ou l’autre de ces méthodologies de conduite de projet. Par exemple, la gestion de projet informatique favorise souvent Scrum, qui permet aux équipes de s’impliquer plus dans l’évolutivité du projet.

Les 4 phases de la conduite de projet se décomposent comme suit :

• le cadrage : définition des besoins et des objectifs,
• la conception : équipe projet, gouvernance, risques, coûts, planning, choix des outils,
• la réalisation,
• la clôture et le suivi du projet.

N. B. : chaque phase du projet se décompose elle-même en plusieurs étapes.

Quelles sont-elles ? Passons-les en revue une à une.

La première étape consiste à réaliser un audit de vos besoins, des causes qui vous poussent à conduire un projet en réponse à une problématique donnée.

Cela passe par une analyse de l’existant :

• performances de l’entreprise,
• processus en place,
• outils utilisés,
• ressources disponibles,
• opportunités,
• étude de marché, etc.

Vous débouchez ainsi sur l’analyse et la formalisation des besoins.

Cette étape aide à orienter le projet en identifiant clairement la problématique à résoudre : 

• demande interne ou externe à l’entreprise,
• volonté d’innovation,
• conduite du changement, etc. Les raisons qui motivent la gestion d’un projet sont aussi variées qu’il existe de projets.

👉 À la fin de cette première étape, vous devez avoir une vision claire et précise de votre objectif, de votre but à atteindre. Bénéficier d’une vision concrète et cohérente de votre projet est indispensable pour faire adhérer l’équipe projet, d’une part, et pour appréhender sereinement les aléas du projet, d’autre part. Ainsi, vous savez mieux vous adapter tout au long du projet. 

Enfin, cette étape permet de définir la méthodologie de projet la plus adaptée au contexte de votre entreprise. Travailler en mode projet, oui, mais selon quelle méthodologie ?

Vient ensuite le moment de composer une équipe projet, menée par une cheffe ou un chef de projet. L’équipe doit regrouper des personnes aux compétences diverses, pour :

• être complémentaires,
• pouvoir aborder tous les sujets,
• résoudre les problèmes au mieux, et dans les meilleurs délais.

Chaque membre de l’équipe projet se voit assigner un rôle précis :

• coordonner et gérer l’avancement du projet (la cheffe ou le chef de projet),
• gérer le budget,
• gérer la communication du projet,
• gérer les relations extérieures,
• produire certains livrables, etc.

Il s’agit maintenant de comprendre la faisabilité du projet. Pour cela, fixez des objectifs intermédiaires, appelés jalons, afin de faire progresser le projet de manière pérenne.

💡 Pensez à hiérarchiser les objectifs suivant leurs degrés d’urgence et d’importance !

Il est important d'attribuer des dates précises à chaque jalon pour faire avancer le projet concrètement : il s’agit des dates d’échéance ou dates butoirs, ou encore de la fameuse «deadline» en anglais.

Si vous ne le faites pas, vous courez le risque de rester bloqués dans un cadrage de projet flou, de ne pas voir où vous allez, et de rester au point mort.

À cette étape, intervient la rédaction d’un cahier des charges. Celui-ci fait figure de charte, de document de référence tout au long du projet. Il recense :

• la problématique à résoudre, le besoin,
• l’objectif du projet et son périmètre,
• le budget,
• le planning et la date de fin du projet,
• toute autre information pertinente concernant le projet (les objectifs fonctionnels pour le développement d’un logiciel, par exemple).

👉 Téléchargez gratuitement le modèle de cahier des charges élaboré par appvizer :

Il est pertinent de marquer la réalisation d’une tâche clé du projet par la production d’un livrable. Cela peut être crucial pour la bonne communication, si vous travaillez pour un prestataire par exemple : vous lui prouvez l’avancement du projet ou, au contraire, justifiez un blocage.

Exemples de livrables :

• un planning de projet,
• une étude de faisabilité,
• une étude de marché,
• un cahier des charges,
• un compte-rendu,
• une maquette,
• un logiciel ou une application,
• un site web,
• une présentation,
• de la documentation technique,
• de la documentation utilisateur,
• un mémoire technique d'appel d’offres,
• un plan de communication, etc.

💡 Imposez (-vous) des livrables à produire à chaque début ou fin de tâche, afin de faire avancer significativement votre projet. Commencez par fixer des dates fixes pour les jalons principaux ; vous serez plus tard en mesure de fixer des dates pour les jalons moins importants, en fonction de l’avancement du projet.

Pour mesurer les objectifs à atteindre, définissez des indicateurs de réussite du projet :

• chiffres d’affaires,
• taux de satisfaction client,
• budget consommé,
• taux d’utilisation des ressources,
• tâches planifiées et réalisées,
• jalons prévus et réalisés, etc.

Au moment d'effectuer le bilan, ces indicateurs permettent de tirer les conclusions du projet.

La gouvernance de projet fait référence à un mode d’organisation et de management de projet. Elle identifie les rôles et les responsabilités de chaque partie prenante, dans l'objectif :

• de fluidifier la communication entre les différentes parties prenantes ;
• de faciliter la prise de décision ;
• de mettre en place les comités adéquats pour chaque projet, etc.

La gouvernance de projet s’appuie sur deux types de pilotage : le pilotage opérationnel et le pilotage stratégique :

💡 La gouvernance d’un projet inclut d’une manière ou d’une autre la direction d’une entreprise, notamment aux moments de prises de décisions majeures ou de validation de budget. Elle se distingue de l’équipe projet qui, elle, est chargée de la gestion opérationnelle.

Quels sont les aléas et les contraintes liés au projet ? En quoi peuvent-ils mettre en péril son bon déroulement ? Comment les anticiper pour les éviter, ou les pallier ?

Pour faire face aux risques associés à votre projet, voici quelques conseils à appliquer :

• lister tous les risques qui peuvent mettre en péril l’avancement du projet : pensez au SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats, ou Forces, Faiblesses, Opportunités et Menaces). Cet outil aide à avoir une vision globale de votre projet sur les quatre points cités précédemment, dont les risques ;
• définir une date d’échéance avancée pour les tâches ou les jalons critiques ;
• anticiper des solutions aux problèmes posés par ces risques : par exemple, comment remplacer un membre de l’équipe absent ? Comment recouvrer des données perdues ? Comment convaincre ma direction de l’intérêt du projet ?
• prévoir dans votre planning projet une marge pour la gestion des risques et la résolution des problèmes, afin de minimiser les retards.

Des indicateurs projet, rassemblés dans un tableau de bord, facilitent le suivi et la prévention des risques.

Projet et budget vont de pair.

Il vous faut en effet établir un budget prévisionnel, calculé en additionnant tous les coûts engendrés par la réalisation du projet. Exemples de coûts, matériels comme humains :

• le coût horaire des ressources humaines,
• les prestataires externes,
• la création et l’hébergement d’un site web,
• les déplacements et frais de mission,
• le matériel et l’équipement nécessaires, etc.

Le budget prend également en compte les recettes, comme le retour sur investissement du projet ou des aides publiques.

💡 Budget prévisionnel vs budget réel : mettez à jour votre budget réel tout au long du projet, afin de le comparer au budget prévisionnel. Vous obtenez ainsi une visibilité parfaite de la santé financière de votre projet, et évitez de ralentir son avancement par manque de moyen.

Le moment fatidique est arrivé : celui d’établir le plan d’action de votre projet. Liste des tâches, planning, diagrammes… autant d’outils de conduite de projet à développer pour suivre efficacement l’avancement de votre projet.

Listez précisément toutes les tâches que votre projet requiert. Effectuez un découpage, le plus fin possible, de ces tâches en sous-tâches. Regroupées dans une même catégorie, elles permettent :

• d’avoir plus de visibilité sur le travail qu’il reste à accomplir,
• de pouvoir anticiper davantage,
• d’établir des jalons,
• de ne pas avoir à attendre des mois avant de marquer une tâche comme terminée, et de ne pas se décourager !

Une fois que vous avez établi votre liste de tâches, il faut les prioriser pour aboutir à l’ordonnancement des tâches.

💡 Plus le découpage des tâches est fin et précis, plus l’ordonnancement des tâches sera aisé... et votre projet bien géré !

Le diagramme de Gantt est un outil de planification et d’organisation des tâches. Il facilite leur visualisation dans le temps, ainsi que leur attribution à des responsables de tâches en fonction des ressources disponibles.

Ses avantages :

• la dépendance entre les tâches pour en maîtriser l’enchaînement,
• l’établissement de jalons aux moments clés du projet,
• la validation de certaines tâches nécessaires avant de passer aux suivantes,
• le pilotage du le projet d’un point de vue global,
• la construction d’un réseau PERT (Program Evaluation and Review Technic) pour mieux maîtriser les délais de réalisation.

💡 Liez le diagramme de Gantt à un planning des ressources : de la sorte, vous estimez mieux leurs disponibilités.

Vous avez listé vos tâches, attribué chacune d’elles à un responsable, établi des dépendances entre les tâches : vous n’avez plus qu’à décider de leur date d’échéance afin d’établir un planning projet. On parle également de «rétroplanning».

💡 Planning prévisionnel vs planning réalisé : comme pour le budget, travailler avec un planning prévisionnel et un planning réalisé permet :

• de comparer les écarts,
• et d’identifier les contretemps et points de blocage, afin de revoir et de mettre à jour le planning si besoin.

Si Excel est un bon outil pour gérer ses projets (planning, budget, etc.), encore faut-il :

• connaître ses fonctionnalités et formules pour l’utiliser intelligemment,
• penser et prendre le temps de mettre à jour les documents régulièrement,
• ne pas commettre d’erreur.

💡 Un logiciel de gestion de projet en ligne simplifie le management de vos projets :

• tous les outils de gestion de projet (planning, ressources, Gantt, budget, etc.) sont centralisés dans un environnement unique ;
• son aspect collaboratif permet à toutes les parties prenantes d’avoir le même niveau d’information, en même temps ;
• les données sont mises à jour en temps réel pour toute l’équipe projet, ce qui limite la maintenance de multiples documents ;
• la mobilité qui en découle facilite la gestion du projet en déplacement, via une application mobile par exemple ;
• les données du projet sont sécurisées en ligne ;
• vous bénéficiez de tableaux de bord et de rapports personnalisés pour suivre l’avancement du projet ;
• vous profitez des intégrations avec vos autres outils, comme votre CRM ou votre logiciel de facturation.

Parmi ces logiciels, on peut citer Teamleader, qui est à la fois un CRM simple à prendre en main, et un outil de gestion de projet orienté TPE/PME. Il est ainsi possible de gérer les projets, le temps consacré aux tâches, et les associer aux clients et devis signés en cours. C'est un outil particulièrement apprécié des agences web, des cabinets de conseil, d'architectes, ou même pour les indépendants.

On retrouve également z0 Gravity, un logiciel de gestion de projet axé sur la gestion des plannings et le pilotage des budgets. L'outil comporte également un système de PPM (Project Portfolio Management) ce qui lui confère une grande évolutivité. Déployable même pour de grandes équipes, z0 Gravity est même utilisé par les collectivités locales.

En revanche, si votre entreprise a de nombreux projets à gérer, nous vous conseillons d’opter pour un logiciel de gestion de portefeuilles de projets.

Clarizen, par exemple, permet la gestion de plusieurs projets complexes simultanément. Adapté aux grands comptes et aux entreprises internationales, le logiciel est flexible et s’adapte à leurs problématiques. Travail collaboratif et reporting sont ses points forts, c'est un outil particulièrement apprécié par les PMOs et responsables produits.

Il y a aussi Sciforma, qui prend en charge toutes les phases de la gestion de projet. Cette solution va au-delà de l’opérationnel en soutenant les prises de décision stratégiques et en permettant de prioriser les projets qui ont le plus de valeur. C'est un outil particulièrement efficace dans le suivi de multiples projets en simultané.

Place à l’action ! Il est temps de vous atteler à la réalisation des tâches une à une.

On entre pleinement dans l’étape la plus opérationnelle du projet, qui induit également :

• la coordination des parties prenantes,
• la production des livrables intermédiaires,
• la mise à jour des indicateurs clés de performance (KPI) et le suivi du tableau de bord.

Cette étape se conclut par la transmission du livrable final en interne ou à un client externe une fois toutes les tâches réalisées.

☝️ La réalisation du projet requiert beaucoup d’adaptabilité de la part de l’ensemble de l'équipe concernée, notamment du ou de la manager de projet qui doit jongler avec les imprévus.

Félicitations, votre projet est terminé ! Sa clôture laisse place au bilan.

Mettez à jour les indicateurs clés de performance du projet et rédigez un bilan de synthèse.

Ces étapes, à ne pas négliger, participent à tirer parti de l’expérience vécue pour de futurs projets :

• L’objectif est-il atteint, la problématique résolue ?
• Comment les risques et les problèmes ont-ils été gérés ?
• Le budget a-t-il été respecté ? Si non, dans quelle mesure a-t-il été sous- ou surévalué ?
• Les ressources ont-elles été correctement utilisées ?
• Le client est-il satisfait ?

Pour terminer, nous vous livrons quelques facteurs de réussite d’un projet :

• n’oubliez jamais de communiquer : la circulation de l’information est la clé pour mener à bien votre projet dans de bonnes conditions ;
• dans la mesure du possible, anticipez au maximum : essayez de tout prévoir en amont, avant le lancement du projet, pour éviter l’improvisation par la suite.

Article mis à jour, publié initialement en février 2019.