Méthode QQOQCP : définition, exemples concrets et avantages à en tirer

Méthode QQOQCP : définition, exemples concrets et avantages à en tirer

Le sigle QQOQCP (C) désigne une méthode d’analyse contextuelle, simple et efficace d’une situation donnée. Dans un contexte professionnel, cette notion de gestion de projet permet de conduire des personnes à se poser les bonnes questions pour comprendre une problématique particulière et y répondre plus efficacement qu’en se lançant tête baissée dans la résolution d’un problème. Elle permet également à des équipes travaillant ensemble de partager une même vision d’une situation et de ne pas dévier d’un sujet. Nous allons voir dans cet article comment la méthode QQOQCP peut s’appliquer dans des situations professionnelles et surtout comment en tirer parti pour obtenir des résultats bénéfiques pour soi et pour ses projets.

SOMMAIRE

Méthode QQOQCP : définition

QQOQCP est un sigle qui signifie « Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ? » dont l’équivalent anglais sont les 5 W (Who, What, Where, When, Why) qu’il est possible de compléter par How. QQOQCP est une méthode d’analyse par questionnement des caractéristiques fondamentales d’une situation. Ces questions simples permettent de se doter d’éléments factuels qui, une fois assemblés, permettent de constituer une représentation universelle d’un événement, d’un intérêt, d’une situation ou d’un contexte.

Cette méthode est particulièrement appréciée du milieu journalistique pour sa simplicité (il s’agit uniquement d’une liste de questions à se remémorer) et la représentation universelle qu’elle offre d’une situation. Elle respecte pleinement la déontologie journalistique qui vise à apporter une information complète et objective à tous.

Quel est l’intérêt de la méthode QQOQCP ?

L’intérêt de la méthode QQOQCP ou des 5 W dépend du cas d’application. Voici quelques exemples concrets qui mettent en évidence l’intérêt de l’application de cette méthode :

Relation client

Dans un contexte de relation avec un client, QQOQCP permet de se mettre à la place du client prospecté pour lui proposer les bons produits/services au bon moment. Cela permet notamment de connaitre sa cible, son besoin, le contexte qui va influencer sa décision (budget, contraintes de temps, etc.). Si la méthode est bien appliquée et que les actions de prospection ou de fidélisation client qui en découlent sont bien exécutées, alors il est très probable que vous gagniez en rendement : meilleur taux de conversion des clients, diminution du coût d’acquisition d’un client, moins de ressources humaines affectées par conversion client, etc.

Animation de réunions

Dans le cadre d’une réunion interne, QQOQCP a deux intérêts majeurs : le premier est de dresser une vision du sujet de la réunion qui sera partagée par l’ensemble des invités. Prenons l’exemple d’une réunion programmée à cause d’une baisse du chiffre d’affaires. L’objectif serait ici de mettre en place les actions pour relever le revenu. L’étape préalable est donc de prendre conscience de la situation, de partager cette réalité pour entrer directement en phase de résolution du problème sans tergiverser. Vous allez constater dans cet exemple qu’il n’y a pas de place aux interventions non productives :

  • Qui : Le business analyst nous remonte une information qu’il a observée
  • Quoi : baisse du chiffre d’affaires
  • Où : sur 3 magasins de la région parisienne
  • Quand : sur les 15 derniers jours
  • Comment : tableau de bord connecté au logiciel de gestion
  • Combien : 30 000 €
  • Pourquoi : les produits en bois se sont moins bien vendus que sur les 15 jours précédents

Marketing produit et l’UX Design

Créer un produit peut se faire sans contact avec les clients si vous avez une connaissance parfaite de la demande. Si ce n’est pas le cas (la plupart du temps), alors vous devrez vous questionner, voire questionner d’une manière ou d’une autre vos acheteurs potentiels.

La méthode QQOQCP vous permet de connaître le besoin de vos cibles et donc de leur soumettre un produit bien plus pertinent que la concurrence. À la clé, c’est plus de chiffre d’affaires et une augmentation des parts de marché.

Marketing

En marketing, la méthode des 5 W est très utilisée pour améliorer la pertinence des actions. Elle est souvent mise en place quand les KPI (Key Performance Indicator) sont décevants. Cela veut souvent dire que les actions et campagnes marketing sont inadaptées à l’audience. QQOQCP permet d’adresser de meilleurs messages, des produits plus pertinents à des personnes plus ciblées en prenant en compte leur contexte individuel. Le marketing individualisé est aujourd’hui une très forte tendance poussée par la collecte de données personnelles, l’exigence des clients et des contraintes légales et techniques pour contrer les actions marketing abusives.

Communication

Un peu à la manière du marketing, la méthode permet de se familiariser avec sa cible. Il est fréquent dans ce domaine de faire un tableau avec plusieurs colonnes pour chaque type de cible type. On parle dans ce cas de personae (personnes représentatives d’un segment de client).

Journalisme

Nous l’avons vu plus haut, la méthode des 5 W est très utilisée en journalisme depuis le début du XXème siècle aux États-Unis. Elle permet de créer des contenus informatifs contrairement à des contenus littéraires auxquels nous sommes habitués avec les romans, nouvelles et même les récits historiques. Cette méthode permet de partager une information technique, exhaustive, objective et vérifiée appréciée des lecteurs qui recherchent à s’informer en toute confiance.

Ressources humaines

Dans une vision RH interne, cette méthode est sollicitée pour dresser un état des lieux d’une situation de crise par exemple ou d’un changement majeur chez les salariés (mobilité collective pour accompagner un changement stratégique, plan social, embauches fortes en cas de croissance, etc.).

Gestion de projet

La méthode QQOQCP est utilisée en gestion de projet pour rendre compte d’une situation aux parties prenantes au projet de niveau haut (Directeur général, client, etc.). On peut s’appuyer sur cette méthode en Agilité dans le cadre d’une réunion de pré-planification également pour faire un point rapide et régulier. Dans ce cas, les 5 W facilitent la diffusion de la connaissance et évitent les malentendus.

Explication et mise en application de la méthode

Pour que la méthode fonctionne pleinement, vous devez :

  1. Poser toutes et seulement les questions réellement pertinentes pour votre problématique.
  2. Faire ressortir des réponses les points les plus significatifs.
  3. Mettre en place des actions pertinentes par rapport aux points significatifs.

Le Qui ?

Le qui doit vous permettre de faire le tour de l’ensemble des personnes concernées et pas forcément une seule. Il est possible que vous ayez plusieurs clients types par exemple qui doivent se retrouver dans ces questions. Dans ce cas il est intéressant de faire un tableau à plusieurs entrées :

  • Qui a pris connaissance de la situation ?
  • Qui est le client de ce produit ? Qui l’utilisera ?
  • De qui s’agit-il ?
  • Avec qui la personne est-elle associée dans ce contexte ?
  • Pour le compte de qui travaille-t-elle ?
  • Qui va prendre en charge le projet ?

Le Quoi ?

La question du « quoi » fait référence à l’objet de la raison pour laquelle vous mettez en place cette méthodologie. C’est souvent l’élément déclencheur :

  • Quel est le problème ?
  • Quel produit ou service ?
  • À quoi sert la méthode mise en place ?
  • En relation avec quoi la personne concernée travaille-t-elle ?

Le Où ?

Le Où permet d’identifier le lieu ou l’endroit précis concerné par la problématique soulevée :

  • Où se trouve le client quand il utilise le produit ?
  • Vers où se dirige-t-il ?
  • Où le problème survient-il ?
  • Où trouve-t-on les informations ?

Le Quand ?

Le Quand fait référence au(x) moment(s) où survient le ou les événement(s). Il peut également indiquer une période de temps ou une date limite :

  • Quand le client utilise-t-il le produit ?
  • À partir de quand l’audience se connecte sur mon site ?
  • Jusqu’à quand espérons-nous vendre ce produit ?
  • Dans quels délais devons-nous envoyer la newsletter ?
  • À quel âge auront-ils des enfants ?

Le Comment ?

Le Comment met le doigt sur la manière dont les faits se réalisent. C’est souvent un élément fort dans l’explication d’une situation :

  • Dans quelles conditions les clients utilisent-ils notre produit ?
  • Par quel biais les acheteurs nous ont-ils connus ?
  • Comment les lecteurs préfèrent accéder à nos contenus ?
  • Qu’est-ce qui a conduit la personne à en arriver à cette situation ?

Le Combien ? Critère optionnel

Le Combien permet de quantifier l’objet de la problématique en question et souvent d’en apprécier la gravité :

  • Combien d’argent est concerné ?
  • Quel est le prix ?
  • Combien de personnes visitent notre site mensuellement ?
  • En combien de temps pouvons-nous lancer un nouveau produit ?
  • Dans quelle mesure la situation impacte notre projet ?

Le Pourquoi ?

Le pourquoi est relatif au motif ou à l’élément déclencheur de la situation. Il permet de trouver les premiers éléments de réponse :

  • Qu’est-ce qui a provoqué la baisse du chiffre d’affaires ?
  • Quelle est le motif déclencheur de l’achat ?
  • Pourquoi les clients préfèrent la version A plutôt que la version B ?
  • Pourquoi les lecteurs se rendent moins souvent sur notre site ?

Exemple concret d’application de la méthode QQOQCP en vente

La méthode QQOQCP est particulièrement utilisée en vente, car comme dans un contexte journalistique, le vendeur va être en contact direct avec le client potentiel (prospect). De fait, la méthode des 5 W lui permet collecter des informations exhaustives et factuelles en vue de se constituer des arguments de vente pertinents pour ce prospect particulier. Pour faire bref, la méthode QQOQCP maximise vos chances de vendre le même produit à deux personnes sensibles à des arguments différents. Exemple :

Votre entreprise produit et vend des palmiers :
 

Axe Question Julie Benoît
Qui Qui va planter le palmier chez vous ? Je ne sais pas, pas moi en tout cas ! Je m’en charge.
Quoi Quel type de palmier souhaitez-vous ? J’en veux deux petits. Un palmier courbé comme sur les plages paradisiaques.
Où va se trouver le palmier ? Dans mon jardin à Lille Dans mon gite à Montpellier
Quand Pour quand souhaitez-vous l’avoir au plus tard ? Dans les 2 semaines Peu importe
Comment Comment allez-vous le transporter ? Aucune idée Dans ma remorque
Pourquoi Pourquoi voulez-vous un palmier ? C’est résistant et c’est beau. Ca fait rêver et je vais pouvoir louer mon gite plus facilement.

Dans cet exemple, il ressort que Julie sera sensible au service que vous allez lui apporter (livraison, installation). Elle a les idées claires sur ce qu’elle veut, mais ne sera pas en mesure de transporter et planter le palmier par elle-même et ne pense à personne pour le faire. Vendez-lui un service impeccable et non un arbre ! Dans le second cas, Benoît cherche plus à créer de la valeur perçue à son gite plus qu’à enrichir la flore de son jardin. Dans ce cas, vendez-lui le plus bel arbre et pourquoi pas un accessoire (lumières LED chaudes, hamac ou balançoire en tek, tendue blanche). Rassurez-le en calculant pour lui son retour sur investissement.

Exemple de tableau QQOQCP à télécharger

Nous avons créé un tableau QQOQCP pour vous permettre de mettre en œuvre immédiatement cette méthode éprouvée. Vous pouvez le télécharger gratuitement en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Notre liste d’outils pour accompagner votre réflexion

La méthode QQOQCP est une manière structurante d’analyser une situation individuellement ou en équipe, mais ce n’est peut-être pas l’outil le plus efficace en toute circonstance. Voici les limites de la méthode des 5 W :

  • Elle nécessite un temps d’analyse qui n’est pas possible d’avoir dans une commerciale classique
  • Elle nécessite une action humaine et donc un risque d’erreur d’interprétation. Elle n’est pas automatisable.
  • Il est possible de ne pas poser les bonnes questions
  • Elle ne couvre pas des aspects plus subtils de par sa rigidité et ses questions de base très généraliste

Voici quelques outils qui permettent de structurer vos démarches de manière plus efficace qu’une méthodologie manuelle :

  • Relation Client et vente : les outils CRM comme Sellsy sont configurables c’est-à-dire que vous pouvez ajouter des champs pour collecter les bonnes informations sur vos clients. Certains intègrent un script de vente personnalisable pour être certain de poser les bonnes questions
  • Gestion de projet : Les outils de gestion de projet comme Wrike ou Wimi offrent un haut niveau de structuration de l’information et de collaboration. Wrike permet par exemple de créer des modèles de tâches/projets pour y insérer des questions de type QQOQCP
  • Ressources humaines : Les SIRH modernes comme Nicoka et les outils de gestion des talents comme Eurécia permettent de collecter des données essentielles pour répondre rapidement aux enjeux RH. Ils fournissent des tableaux de bord qui permettent de comprendre tous les aspects de l’activité RH même les plus humains comme l’engagement des collaborateurs, la motivation, etc.
  • Marketing : Les outils d’email marketing gèrent automatiquement les relances ou suggestions de produits sur la base du comportement des acheteurs. Les plateformes de DMP (Data Management Platform) centralisent quant à elles toutes les données pour engager des actions pertinentes sans action humaine
  • Gestion des idées et des réunions : les solutions d’idéation comme SocialJsIdées ou SeeMy permettent de structurer les idées des équipes et de les mettre à profit intelligemment.

Conclusion

La méthode QQOQCP permet de constituer une représentation universelle d’un événement, d’un intérêt, d’une situation ou d’un contexte dans le but d’atteindre un objectif commercial (vente) ou de résolution de problème. C’est une méthodologie simple, efficace et surtout éprouvée qui peut être utilisée dans une multitude de domaines bien qu’elle intéresse particulièrement les journalistes et les professionnels de la vente. Ces derniers l’utilisent pour maximiser leurs chances de vendre le même produit à plusieurs personnes sensibles à des arguments différents comme nous avons pu le voir dans un exemple concret. Cependant la méthode souffre de quelques limites qui peuvent être comblées par des outils en ligne permettant d’automatiser la compréhension d’une situation particulière et d’engager des actions pertinentes.

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