Comment calculer un plan de charge pour mieux piloter vos ressources ?

Par Samantha Mur
Mis à jour le 27 novembre 2020, publié initialement en juin 2020
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Le plan de charge favorise le pilotage des ressources et la répartition des temps, deux enjeux de taille pour la réussite d’un projet.

Optimiser la gestion du temps est tout particulièrement important pour les entreprises qui facturent au prorata du temps passé, comme les sociétés de services et les agences. Au cœur de leur efficacité, et donc de leur rentabilité, se trouvent l’augmentation du temps facturable et l’amélioration de la productivité des équipes.

La double difficulté réside ainsi dans la capacité à anticiper les besoins liés aux projets et à gérer les taux d’occupation des équipes. En quoi le plan de charge contribue-t-il à faciliter cette planification ? Quels sont ses avantages ? Et comment l’utiliser concrètement pour optimiser l’utilisation de vos ressources et la gestion du temps ? appvizer se charge de vous éclairer !

Le plan de charge : définition

Un plan de charge, également appelé planning de charge, est un outil utilisé pour piloter les ressources d’un projet :

  • les ressources humaines,
  • les ressources matérielles,
  • les ressources temporelles.

Il facilite la planification et optimise l’affectation des ressources ; il permet d’obtenir une vision synthétique des temps passés et de leur prévision. Ce résumé des temps peut être obtenu :

  • par collaborateur,
  • par équipe,
  • par projet ou affaire.

Son objectif est de répartir de façon optimale la charge de travail.

Les enjeux et avantages du planning de charge

Enjeux : entre suivi et anticipation

Pour tout chef de projet, il est primordial de piloter efficacement les ressources humaines pour assurer la réussite d’un projet.

L’enjeu phare pour les organisations est d’anticiper et d’optimiser l’affectation des ressources, en se basant notamment sur les temps passés.

Pour cela, elle·il se doit de suivre et d’anticiper au mieux les charges de travail projet, afin d’optimiser les attributions et de réajuster les priorités selon les cas.

Les gestionnaires tout comme les équipes doivent pouvoir accéder à tout moment à des informations essentielles sur :

  • l’utilisation des ressources et la bande passante restante,
  • les projets en cours ou à venir, et les nouvelles demandes,
  • la capacité des équipes à travailler sur de nouveaux projets,
  • la prévision de besoins ponctuels en ressources externes ou en recrutements, selon les cas, etc.

Un outil se révèle indispensable pour centraliser toutes ces informations et les mettre à jour en temps réel.

Avantages : obtenir une vision opérationnelle

Le plan de charge permet de donner une vision opérationnelle et de générer des indicateurs clés pour optimiser les projets à venir.

Le plan de charge vous donne les avantages :

  • de connaître précisément la disponibilité des équipes avec des informations sur la charge de travail des collaborateurs en temps réel. Il vous est possible en un coup d’œil de détecter les éventuelles surcharges et de savoir si vous pouvez accepter ou non de nouveaux projets dans les délais demandés ;
     
  • d’identifier les décalages ou la cohérence entre la charge de travail prévisionnelle et le travail effectivement réalisé, et ainsi de mettre au jour d’éventuels points bloquants si un retard est relevé, pour accroître l’efficacité des équipes ;
     
  • d’élaborer des plannings réalistes : en analysant plus finement les temps, vous comprendrez mieux le ratio entre le temps nécessaire et le temps disponible, et serez en mesure d’améliorer votre planification des futurs projets ;
     
  • d’optimiser la gestion des talents : vous visualisez facilement si vous disposez des ressources nécessaires et, dans le cas contraire, vous identifiez rapidement quel profil recruter et quand, en évaluant les besoins futurs par compétence ;
     
  • de faire preuve de transparence auprès de vos collaborateurs : rassurer et motiver ses équipes.

👉  Les risques en matière de délais, de qualité et de coûts sont mieux pondérés.

Comment calculer le plan de charge ?

Prérequis pour la réalisation d’un planning de charge

Pour faire un plan de charge, dans la pratique, vous devez notamment :

  • définir les durées de chaque tâche,
  • trouver les ressources adéquates (nombre, disponibilités, compétences requises),
  • indiquer les congés et autres contraintes spécifiques au projet.

6 étapes pour réaliser un planning de charge Excel

Vous pouvez réaliser un graphe de capacité planifiée ou planification de la charge dans Excel. Ce dernier sert à représenter le rapport entre temps planifié et temps disponible de vos ressources et permettre de rendre compte si l’équilibre de la charge de travail est respecté.

Nous nous basons sur le scénario type suivant : savoir si un service (ou une équipe) peut accepter de nouveaux projets.

  1. Calculez la capacité planifiée, soit le rapport entre le nombre d’heures planifiées pour ce service et le nombre total d’heures disponibles pour ce même service, en utilisant la formule :
     
    (Total des heures planifiées / Total des heures disponibles) x 100
     

  2. Créez un tableau Excel, dans lequel vous renseignez les différents services de votre entreprise et la capacité prévue pour chaque sur une période donnée ;
     
  3. Mettez le tableau en surbrillance, puis cliquez sur Insertion (barre d’outils), et choisissez la forme de graphique souhaitée ;
     
  4. Cliquez droit sur le graphique obtenu, puis cliquez sur « Sélectionner les données » ;
     
  5. Dans « Entrée de légende (série) », vous inversez les colonnes et les lignes et ne conservez que votre équipe et la capacité totale ;
     
  6. Finalement, cliquez sur OK pour obtenir vos données à analyser dans le graphe de planification de capacité.
     
graphe_capacite_planifiee_excel-mybeeye

© mybeeye

Toutefois, les fichiers Excel comportent leurs limites :

  • ils ne sont pas actualisés en temps réel,
  • ils peuvent comporter des erreurs,
  • ils ne constituent pas un appui fiable à des prises de décision.

Quid d’un logiciel de planning ?

L’utilisation de logiciels de planning simples ou calendriers partagés est également répandue. Ces derniers s’avèrent plus pratiques qu’Excel de par l’aspect collaboratif qu’ils offrent, et leurs différentes vues selon la temporalité choisie.

Toutefois, ils ont eux aussi des limites :

  • ils ne rendent pas compte du suivi du budget,
  • ils ne permettent pas de faire du prévisionnel,
  • ils n’offrent pas d’appui à la prise de décision avec des indicateurs de performance pertinents.

Utilisation d’un logiciel de plan de charge en ligne

Les atouts clés du logiciel plan de charge

Véritable science de la répartition des temps, la planification de charge se doit d’être rigoureuse.

Pour assurer l’efficacité et la rentabilité d’un projet, un logiciel de plan de charge en ligne permet d’optimiser tous les facteurs clés de réussite de vos projets :

  • la planification des ressources en fonction des disponibilités et des compétences,
  • le suivi des temps pour une efficacité de la gestion des ressources,
  • l’analyse des données issues des projets réalisés ou en cours pour une meilleure affectation des ressources sur la base des temps passés,
  • l’anticipation de risques ou contraintes dans un environnement marqué par la rapide évolution des demandes.

Notre sélection d’outils

Nous avons sélectionné plusieurs outils en mode SaaS pour vous aider à faire un plan de charge en ligne et apporter plus d’intelligence dans votre planification et gestion de la charge projet.

Fitnet Manager

Fitnet Manager est une solution de gestion ergonomique et facile à utiliser pour les organisations orientées projet, comme les cabinets de conseil et sociétés de services. Son outil de Capacity Planning optimise la gestion du plan de charge.

plan-de-charge_Fitnet_Manager

© Fitnet Manager

Très fonctionnel et entièrement personnalisable, il permet :

  • d’obtenir une vue d’ensemble des collaborateurs affectés à chaque mission ou projet, et d’ajuster le planning selon différentes vues (par collaborateurs ou par missions) ;
  • de modifier et de mettre à jour automatiquement les données directement sur le planning ;
  • de filtrer par mois ou par semaine et de fournir des informations sur les activités réalisées saisies par les collaborateurs et le planning prévisionnel ;
  • de repérer, grâce à un code couleur, le taux de disponibilité des ressources et les anomalies du planning et de trier les collaborateurs par ordre croissant ou décroissant ;
  • d’optimiser le taux de staffing, correspondant au taux de facturation, dont l’analyse peut être effectuée dans un reporting dédié, par mois ou année.

En complément, quatre outils de reporting complets sont intégrés au logiciel pour faire la synthèse des temps passés et planifiés par collaborateur et par projet/affaire.

Furious Squad

Furious Squad, solution pour le pilotage global d’agences, de cabinets et d’ESN, vous aide à améliorer la rentabilité de vos projets. Son outil de plan de charge vous permet de vous concentrer à la fois sur la production, le staffing et la satisfaction client.

plan-de-charge_Furious-Squad

© Furious Squad

Conçu comme un pilote automatique, il offre :

  • le suivi du taux d’occupation réel des personnes, pour détecter tout dépassement de la charge actuelle et aider à maximiser le temps facturable ;
  • une intelligence du plan de charge, en suggérant automatiquement des pistes d’amélioration à long terme ;
  • un véritable outil décisionnel, en centralisant l’ensemble des flux décisionnels de l’entreprise ;
  • des fonctionnalités prédictives, telles que des probabilités d’avant-vente sur certains types de compétences ;
  • une interface claire et graphique pour visualiser les tâches en fonction de critères d’importance et détecter rapidement où mettre l’accent.

Cet outil s’appuie sur la data et l’intelligence artificielle pour vous calculer le chemin le plus court vers la productivité et faciliter vos prises de décision.

Whoz

Whoz digitalise le staffing des ressources des sociétés de service et cabinets de conseil, grâce à de puissants outils d’analyse et de gestion des ressources. Cette solution SaaS confère une meilleure maîtrise de l’activité, pour booster les performances.

Whoz plan de charge

© Whoz

L’objectif ? Moins de fuites de rentabilité et plus d’opportunités grâce à :

  • une vision globale, fidèle et en temps réel du plan de charge, pour identifier rapidement les consultants en mission, en intercontrat et les anomalies de planning,
  • un tableau de bord intelligent qui consolide données en temps réel et données prévisionnelles (taux d’occupation réel, TACE global, jours disponibles, etc.) afin de mieux anticiper l’activité,
  • la simulation de plusieurs scénarii de staffing avec différents profils, qui analyse l’impact de chaque choix sur la marge et la rentabilité,
  • l’identification rapide et multicritère des meilleurs profils pour une mission donnée (compétences, situation géographique, disponibilité, rentabilité),
  • la visibilité interne et externe des ressources de l’entreprise parmi ses business unit et ses partenaires de confiance (entreprises, freelances, etc.).

Prenez des décisions plus rapides et éclairées, basées sur un traitement intelligent et prédictif des données pour améliorer durablement vos résultats.

Objectifs : efficacité et rentabilité

Dites adieu à Excel et aux retards dus à un manque d’anticipation, et basez-vous sur les temps passés pour mieux prédire vos projets de demain !

Les enjeux majeurs pour votre organisation sont de maximiser vos activités génératrices de chiffre d’affaires, l’affectation de vos ressources avec le plus possible de contrats facturés et la satisfaction client. Le tout avec la meilleure efficacité possible.

Le plan de charge automatisé dans un outil dédié vous assiste en ce sens, pour augmenter la visibilité de ces critères clés, et finalement optimiser la rentabilité de l’entreprise.

Êtes-vous convaincu·e de l’intérêt d’utiliser un outil en ligne pour tirer le meilleur parti de votre plan de charge ?

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