Gestion documentaire (GED)

Qu’est ce que la GED, la GEIDE ?

Définition de la GED et de la GEIDE

L’acronyme GED signifie gestion électronique de documents (EDM, Electronic Document Management pour GED en anglais). L’acronyme GEIDE signifie gestion électronique de l’information et des documents de l’entreprise. On parle également de la gestion des connaissances. Ces systèmes d’information informatiques permettent à toute entreprise de gérer tous ses types de documents électroniques tels que les image, fichier texte, tableur, vidéo, audio, dématérialisation des factures, etc. Suite à l’évolution des technologies et l’intégration de toutes les contraintes existantes, le terme GED est aujourd’hui communément utilisé et préféré par le monde des affaires. La GEIDE insiste simplement sur la gestion de l’information dans sa dénomination. La GEIDE souligne également qu’une information n’est plus attachée à un document face à la multiplication des flux d’information tels que l’email et autres canaux d’informations numériques.

L’ECM : la gestion de contenu

L’acronyme ECM signifie Enterprise Content Management, Gestion du Contenu de l’Entreprise en français. Ce terme insiste sur le contenu en lui même, autant dire l’information. Traiter, analyser, dématérialiser, archiver le contenu à travers tout type de document : GEIDE, E GEIDE, GED, ou ECM, si le processus est complexe, le combat est le même !

Les avantages de la gestion électronique de documents

Au départ, c’est le coût de la gestion des documents imprimés qui poussent bon nombre d’entreprise à adopter une gestion électronique de documents. Au fil des ans, la dimension écoresponsable incite également à réduire, voire stopper net cette avalanche de papier. Pour mieux vous éclairer sur la nécessité de mettre en place une GED, c’est à dire un système d’information efficace au sein de votre entreprise, voici quelques arguments :

• rendre un document consultable à tout moment c’est de l’information accessible à tout moment et simultanément par l‘ensemble de vos collaborateurs, le gain de temps est considérable,
• vos documents ne circulent plus, ne se perdent plus, personne n’attend son tour pour les consulter,
• l’ensemble de l’information sur un sujet est réuni dans un même dossier informatisé,
• la mise à jour des documents profite à tous, chacun détient les mêmes informations en temps réel,
• vous sécurisez l’accès aux documents, ainsi que le stockage,
• un logiciel GED peut augmenter de 20% l’efficacité de travail en entreprise,
• la réduction des coûts liés à la recherche chutent de 30%,
• les coûts liés à la diffusion réduisent de - 80% en moyenne,
• votre gestion du courrier diminue considérablement.

Comment fonctionne la gestion électronique de documents ?

La dématérialisation des documents

Pour mettre en place une dématérialisation, il faut commencer par la numérisation des documents qui sont encore sous forme de supports papiers. Cette étape consiste à scanner, numériser et nourrir le système d’information avec différents formats de fichiers pour dématérialiser l’ensemble de vos documents. C’est d’une simplicité enfantine, mais toute GED commence par là.

L’archivage numérique

L'archivage électronique n’est pas une étape à prendre à la légère : il s’agit de classer et stocker tous vos documents de telle manière que votre organisation permette d’accéder et de consulter instantanément un document en fonction d‘une recherche effectuée sur le moteur de recherche de votre système d’information. Pour réussir un archivage des documents, il convient de maîtriser 3 principes :

• Le principe d’authenticité : vos informations archivées doivent refléter la copie conforme de l’original à l’identique.
• Le principe de durabilité : vous devez pouvoir stocker et exploiter vos données dans le temps.
• Le principe de confidentialité : ne partagez certaines données sensibles qu’avec les personnes concernées grâce à un système de verrouillage sécurisé.

Les enjeux de la gestion documentaire

La gestion des documents, appelée records management en anglais, est la clé de voute de votre GED. Elle repose sur chacun des aspects suivants :

• Veiller à la traçabilité. De nombreux documents doivent être mis çà jour en fonction de l’information. Quelles modifications ont été effectuées ? En fonction de quelle réglementation ? A quelle date ?
• Structurer le partage. L’information doit être disponible et sécurisée et accessible à tout moment poir tous vos collaborateurs, ou seulement aux personnes concernées. Fluide, accessible, à jour, disponible : toutes ces qualités sont nécessaires pour établir un document fiable, exloitable.
• Utiliser un classement automatique pour faciliter la recherche. Indexer vos contenus est primordial pour faciliter la recherche selon des critères prédéterminés. Le classement est intimement lié à la recherche : quelle réponse correspond à quelle question ? Il n’y a pas de secret : pour une recherche et une consultation fluides, rien de mieux que de soigner votre indexation.

Quel logiciel GED choisir ?

Novaxel et les acteurs du Cloud sont multiples

Novaxel, appelé aujourd’hui Moovapps, se positionne en tant que "n°1 de la GED intuitive". Il vus appartient de comparer leurs offres avec celle des autres acteurs du marché : Sharepoint, Alfresco, et même parmi les solutions de gestion open source. Nous vous livrons une sorte de référentiel pour mieux sélectionner votre solution logicielle :
 

• l’aspect collaboratif reste incontournable,
• l’interface doit être intuitive,
• votre logiciel de gestion doit s’adapter à vos processus métier,
• l’intégration au sein de votre infrastructure,
• chaque module améliore votre GED,
• la validation en interne doit être unanime pour adopter le logiciel GED,
• conseil bonus : demandez une démo que vous regarderez en compagnie de votre gestionnaire !

Un moteur de recherche pour choisir votre solution

GED Afin de vous aider dans votre démarche et de vous accompagner vers le meilleur choix, nous vous orientons vers le logiciel GED en mode SaaS. Nous avons même un moteur de recherche indépendant pour ça. Alors, profitez-en : faites votre propre sélection, comparez et choisissez le logiciel GED taillé pour fluidifier la gestion de documents dans votre entreprise !