Gestion de dossier : voici votre bouée de sauvetage !

Bulletins de salaire, demandes du SAV, mails des fournisseurs, attestations de TVA… Le flux des documents d’une entreprise est en hausse constante. Gérer cette marée de données papier et numériques est une tâche chronophage qui peut devenir un vrai casse-tête. 🤯

Il apparaît donc essentiel de mettre en place une gestion des dossiers optimale pour non seulement traiter les informations comme il se doit, mais aussi pour ne pas perdre des données importantes qui pourraient faire du tort à la réputation d’une société ou à son activité. 💪

Il existe des méthodes avérées, ainsi que des systèmes numériques sur lesquels s’appuyer pour organiser et disposer d’une gestion de dossiers performante. On vous explique !

La gestion des dossiers en entreprise, aussi appelée “enterprise case management”, désigne les procédures et bien souvent le système informatique permettant de créer, de gérer, de stocker et de rechercher des dossiers (ou des documents, des informations…). Elle rassemble en un lieu central toutes les données des différents secteurs d’une entreprise et les rend accessibles à plusieurs utilisateurs.

Les entreprises fonctionnent avec des dossiers (clients, fournisseurs, salariés, appels d’offres, candidatures…), qu’il faut alimenter, gérer et suivre en fonction du traitement de la mission, de la commande ou de la prestation par exemple. Dossiers qu’il convient également de stocker en cas de récurrence de prestation ou d’éventuels litiges. D’autres documents à caractère administratif ou financier sont également à traiter et à conserver.

Bref, l’entreprise doit donc faire face à une quantité phénoménale d’informations. 🥵

Une solution de gestion de dossiers ou de documents facilite et automatise les différentes tâches (gestion, suivi, recherche, stockage…), souvent répétitives et chronophages. Dans le cas des dossiers clients ou fournisseurs, elle optimise aussi leur traitement, ce qui a une influence directe sur l’activité (meilleure satisfaction, fidélité…).

La gestion des dossiers, telle qu’on se la représente, sous forme d’étagères croulant sous les classeurs et les boîtes à archives, est bel et bien passée de mode ! Et tant mieux pour les entreprises qui gagnent de l’espace et de l’argent (fini les salles d’archives et les budgets impression à rallonge !). 👍

D’autre part, le recours à une gestion numérique simplifie grandement le processus global (pas de document papier qui se perd, qui s’abîme ou qu’on doit rechercher pendant des heures).

En effet, disposer d’un système de gestion des dossiers performant et pratique apporte de nombreux avantages à une TPE, à une PME ou à un cabinet d’avocats. Tout le monde y gagne, alors il est temps de s’y mettre, non ? 👀

Une gestion de dossiers organisée et précise limite considérablement les pertes de temps et améliore la productivité de l’entreprise.

Rechercher un document ou une information s’avère beaucoup plus facile et rapide avec un système doté d’un moteur de recherche. Plus la peine de passer des heures à chercher un document dans un dossier papier ! Il suffit d’entrer un nom ou un mot-clé pour accéder à une liste ciblée de résultats.

L’organisation et le classement des dossiers permettent aussi de gagner en efficacité. Le collaborateur se dirige et accède directement au dossier ou au fichier voulu.

Au lieu d’être disséminés dans différents services, les données et les documents sont rassemblés au sein d’un système unique et sécurisé qui peut être accessible à plusieurs entités dans l’entreprise, à tout moment et depuis n’importe où.

Ce système permet aussi de stocker au même endroit tous les documents de l’entreprise, ce qui fait gagner du temps lors des recherches.

Comme les dossiers et les documents peuvent être consultés et partagés plus facilement et rapidement, les tâches collaboratives sont privilégiées. Ce qui implique des échanges entre collaborateurs et ce qui crée un environnement de travail plus serein et productif.

Les dossiers ou les documents étant accessibles à différents collaborateurs en même temps, la communication entre eux est plus simple. Ils peuvent se référer à un document, le modifier en temps réel ensemble… Le système de gestion repose aussi sur des codes préétablis (couleurs en fonction du traitement, classement des dossiers par ordre de priorité…), acceptés et suivis par tous.

Une gestion des dossiers pertinente implique de recourir à des méthodes précises et fiables. Cela passe aussi bien souvent par l’utilisation d’une solution numérique de gestion des documents. On fait le point ! 👇

Classer les fichiers qui composent un dossier de manière logique et précise (identique pour tous les dossiers et tous les utilisateurs dans le cas d’un système informatique commun) permet de repérer facilement s’il manque un élément. Cela permet de gagner un temps considérable dans la gestion du dossier.

Selon le secteur d’activité et les documents à traiter, il est possible par exemple de mettre en place un système de gestion par client/fournisseur, par thème, par mot-clé ou encore par date.

L’organisation des dossiers doit correspondre à la stratégie de l’entreprise et permettre au personnel de retrouver le dossier ou le document rapidement. Elle garantit aussi la sécurité de certaines données cruciales pour l’entreprise.

L’idée est de classer les dossiers en fonction de leur importance ou de l’urgence de traitement afin de les repérer facilement et de les traiter en priorité. Cela permet de ne pas rater une date d’échéance et de ne pas avoir de retard.

Le traitement d’un dossier implique bien souvent plusieurs tâches à réaliser par une ou plusieurs personnes. En définissant au préalable les actions à mener, il est plus facile de suivre l’avancée du dossier et de savoir qui s’en occupe à un moment donné.

La planification sert à déterminer une durée globale au traitement des dossiers et à chaque phase, ce qui permet d’optimiser le processus.

Par exemple, une requête aboutissant au service client peut :

• être assignée à un collaborateur du SAV (service après-vente) (dans la journée qui suit la demande d’intervention) ;
• inclure la prestation du SAV (48 heures pour fournir une solution) ;
• être validée par le manager du SAV (24 heures pour vérifier et valider) ;
• être rapportée au service client (24 heures pour informer le client) ;
• être archivée (dans les 15 jours suivants en cas de non-retour du client).

Soit un traitement de dossier client SAV sur 20 jours.

Pour aider à la compréhension de tous, il est intéressant de définir des dates d’échéance claires (évitez "sous 48h", préférez "à traiter avant le 14 avril 2023" par exemple).

De la même manière, une gestion des dossiers bien organisée implique que les différentes tâches du processus soient assignées à un ou plusieurs collaborateurs. Cela permet de définir le rôle de chacun, de savoir qui fait quoi et d’éviter les incompréhensions ou les conflits.

Si le dossier doit être alimenté et géré par plusieurs collaborateurs, il convient que chacun recueille et stocke les données au même endroit pour les rendre accessibles aux autres.

Si le dossier est partagé avec un tiers de l’entreprise (fournisseur, prestataire, comptable…), il est nécessaire de s’appuyer sur un dispositif sécurisé de partage des documents.

Mettre en place un système de suivi entre toutes les parties prenantes d’un dossier facilite la communication entre les collaborateurs et optimise le traitement.

Dès qu’une tâche est finalisée, une notification ou un e-mail est envoyé(e) au collaborateur chargé de prendre la relève. Il peut ainsi s’occuper au plus vite du dossier. Un dispositif de rappel peut aussi être pertinent pour éviter les oublis, les retards…

Pour simplifier et automatiser toutes les tâches liées au traitement et au stockage des dossiers, l’entreprise peut se doter d’une solution GED (Gestion Électronique Documentaire) ou EDM (Electronic Document Management).

Les logiciels de gestion de dossier servent à stocker dans un cloud tous les fichiers numériques d’une entreprise. Ce qui permet de les consulter, de les modifier, de les partager facilement voire de les supprimer au moment opportun.

Les systèmes de gestion de dossier intègrent de nombreuses fonctionnalités, comme :

• la numérisation des documents papier pour une meilleure gestion et un archivage plus aisé,
• la gestion des documents en elle-même (consultation, modification, partage…),
• des espaces de travail collaboratifs (commentaires, live chat, gestionnaire de tâches, notifications ou encore agenda commun).

💡 Bon à savoir :

Pour choisir le meilleur logiciel de GED, nous vous conseillons de :

• faire le point sur vos besoins et vos objectifs (avoir une meilleure organisation, renforcer le travail collaboratif, sécuriser l’archivage des documents…) ce qui vous permet de déterminer les fonctionnalités essentielles du futur outil ;
• sélectionner une solution spécifique à votre activité ou à la taille de votre entreprise. Il existe des logiciels de GED spécialisés dans le BTP, dans les affaires juridiques, destinés aux TPE-PME ou aux collectivités… ;
• privilégier un système évolutif (vous pouvez ainsi faire évoluer le dispositif si votre activité et vos besoins changent) ;
• vérifier la disponibilité et la qualité du support client. Car en cas de panne et de dysfonctionnement du système, il est crucial de pouvoir réagir vite.

👉 Dokmee est par exemple un bon logiciel qui vous aidera dans la gestion de vos dossiers. Destiné aux PME et ETI, il dispose d’une interface moderne et optimale où vous archivez vos documents en toute sécurité grâce à la restriction d’accès. En prime, vos collaborateurs gagnent du temps en consultant et annotant les documents depuis une application mobile !

Une bonne gestion des dossiers repose sur une méthodologie claire et précise (organisation et hiérarchisation des dossiers, planification et attribution de tâches…). Bien souvent, elle dépend d’un outil GED pratique et intuitif qui permet d’automatiser certaines actions (fiche client, envoi de notification…), de simplifier les tâches et d’accélérer le processus de traitement global des dossiers. Sans oublier de sécuriser les documents et les données importantes d’une entreprise. 👍