M-Files : en résumé
M-Files est une solution de GED en ligne conçue pour les entreprises d’au moins 50 salariés et de tous secteurs d'activité. La plateforme est particulièrement adaptée aux entreprises ayant des besoins de gestion documentaire avancés et des processus métier automatisés. M-Files met à disposition une plateforme innovante de gestion documentaire basée sur les métadonnées qui donne une longueur d’avance, en automatisant les processus, en assurant le contrôle de l’information et en garantissant des expériences client supérieures.
Les entreprises des secteurs de la comptabilité, de la finance, de l'immobilier ou encore de l'industrie qui ont des besoins spécifiques en matière de gestion documentaire et de conformité réglementaire trouveront leur bonheur avec M-Files. La plateforme offre des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que la gestion des autorisations d'accès et le stockage de données cryptées, qui répondent aux exigences réglementaires de ces industries.
M-Files donne un avantage concurrentiel aux entreprises en garantissant que les informations circulent rapidement, sans effort et en toute sécurité vers les bons destinataires !
Ses avantages
Ses inconvénients
L'avis d'Appvizer
Nous avons récemment eu l'occasion d'utiliser M-Files pour gérer les documents et les processus métier de notre entreprise, et nous avons été très impressionnés par cette solution de GED disponible en mode offline.
Tout d'abord, nous avons été frappés par la simplicité d'utilisation de la plateforme. M-Files dispose d'une interface intuitive et facile à naviguer, qui permet de trouver rapidement les informations dont nous avons besoin. La plateforme offre également des fonctionnalités de recherche avancées qui permettent de trouver des documents en fonction de mots clés, de dates et d'autres critères de recherche, plutôt pratique pour gagner du temps.
Un autre point fort de M-Files est la facilité avec laquelle la plateforme peut être personnalisée pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Nous avons pu ajouter des métadonnées personnalisées à nos documents pour faciliter leur recherche et leur classification. Notons que la plupart des GED se basent sur une structure avec des dossiers, ce qui n’est pas le cas de M-Files qui fonctionne sur la base de métadonnées. Nous avons également pu créer des flux de travail personnalisés pour automatiser les processus métier et faciliter la collaboration entre les équipes, ce qui a été apprécié par l’ensemble des salariés.
Les fonctionnalités de sécurité de M-Files sont très abouties. La plateforme offre des fonctionnalités avancées telles que la gestion des autorisations d'accès, le chiffrement des données et la surveillance des activités, qui ont contribué à garantir la confidentialité et la sécurité de nos documents sensibles.
En termes de tarification, M-Files offre des options flexibles qui peuvent être adaptées aux besoins et au budget de notre entreprise. En choisissant le plan le plus adapté à nos besoins, cela a permis de réduire les coûts et d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
Le seul inconvénient que nous avons rencontré avec M-Files est la courbe d'apprentissage initiale. Bien que la plateforme soit intuitive et facile à utiliser, il faut un certain temps pour se familiariser avec toutes les fonctionnalités et les options de personnalisation disponibles.
M-Files : ses meilleures ressources
Un leader mondial de la gestion de l'information
M-Files propose 3 éditions de sa plateforme adaptée à vos besoins
Demgy allège son fonctionnement avec une source d'information unique
Ello capitalise sur son ECM pour informatiser son activité
Optimisez votre retour sur investissement de Microsoft
La puissance de l’automatisation
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M-Files : Ses tarifs et fonctionnalités
M-Files propose des tarifs sur demande avec :
- M-Files Base avec les fonctionnalités de base,
- M-Files Team qui inclut tout sauf la comparaison avancée de documents, le support pour les déploiements auto-hébergés, les fonctionnalités d’IA pour les données d’informations personnelles identifiables (PII) et les suggestions automatiques de métadonnées,
- M-Files Business tout inclus.
Le logiciel propose également 2 solutions add-on :
- M-Files Ment pour une automatisation documentaire no code,
- M-Files Hubshare pour améliorer l’expérience client numérique grâce à la création de hubs personnalisés.
Une démonstration gratuite est disponible.
standard Tarif sur demande | |
|---|---|
Gestion documentaire | Gestion documentaire |
Partage de dossiers | |
Photos et vidéos | |
Recherche de Documents | |
partage de documents (fichiers) | |
Support | Support |
Assistance 24/7 | |
Assistance au paramétrage | |
Communauté (FAQ, Forum) | |
Plus de fonctionnalités |
M-Files : le test complet
M-Files est un outil de gestion électronique de documents de référence disponible sur le marché. Nous avons fait le test du logiciel et avons résumé trois critères principaux qui font de cet outil l’un des meilleurs de sa catégorie.
Automatisation des tâches
L'un des plus grands avantages de M-Files est son approche axée sur l'automatisation des tâches. Avec M-Files, il est facile de créer des flux de travail personnalisés pour automatiser des tâches récurrentes, telles que la demande d'approbation de documents, la création de nouvelles versions de documents, l'envoi d'e-mails, etc. Nous pouvons configurer les flux de travail en utilisant une interface intuitive et facile à utiliser, sans avoir besoin de compétences techniques avancées.
La fonctionnalité d'automatisation des tâches nous aide à réduire les erreurs, gagner du temps et de libérer des ressources pour d'autres tâches importantes.
M-Files compte plusieurs fonctionnalités pour une gestion efficace des documents basée sur les métadonnées comme les tags de métadonnées intuitifs, les contrôles des droits, l’intelligence artificielle, les reconnaissances optiques de caractères (OCR) et les signatures électroniques.
De plus, le moteur de recherche exploitant l’IA, basé sur des règles automatisées, parcourt automatiquement de grands volumes de données – qu’elles soient nouvelles ou existantes –, soit dans M-Files, soit dans des référentiels externes, en vue d’identifier les contenus (y compris les « dark data » et les enregistrements critiques) !
Sécurité des données
La sécurité des données est une préoccupation majeure pour de nombreuses entreprises, en particulier pour celles qui gèrent des informations sensibles telles que des données financières, des données médicales ou des propriétés intellectuelles. M-Files offre des fonctionnalités de sécurité avancées pour garantir la confidentialité et la sécurité des données. La plateforme offre des fonctionnalités de contrôle d'accès granulaires, des options de chiffrement des données, des outils de surveillance et des fonctionnalités de journalisation pour suivre toutes les activités de la plateforme.
Tout d'abord, le logiciel utilise une technologie de chiffrement AES-256 bits, considérée comme l'une des plus sûres du marché, afin de protéger les données stockées dans le cloud. En outre, toutes les communications entre les clients et le serveur M-Files sont cryptées via SSL/TLS, un protocole de sécurité Internet standard qui assure la confidentialité et l'intégrité des données transmises.
M-Files prend également en compte la conformité aux réglementations en matière de protection des données, telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Le logiciel dispose de fonctionnalités qui permettent de respecter les exigences du RGPD, telles que le droit à l'oubli, le droit d'accès et le droit de rectification. Les politiques de conservation et de suppression des données peuvent être automatiquement appliquées sur l’ensemble des plateformes de sauvegarde, des utilisateurs et des équipes.
Le logiciel M-Files offre également une gestion avancée des accès et des autorisations, permettant de contrôler qui peut accéder à quelles données et à quel moment. Les administrateurs peuvent facilement gérer les droits d'accès en fonction du rôle de chaque collaborateur, ce qui garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux informations. De plus, le logiciel met à jour tous les documents en temps réel et nous pouvons consulter les anciennes versions si besoin.
Espace de travail collaboratif
M-Files met à disposition un espace collaboratif sécurisé qui favorise le partage de documents avec les parties externes. Cet espace est accessible depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette ou ordinateur) et fournit un chat pour échanger en direct. Les données partagées sont constamment mises à jour pour assurer une bonne prise d’information, en temps réel et faciliter le travail des collaborateurs.
En bonus, M-Files ne demande pas de frais supplémentaires en fonction du nombre d’utilisateurs externes ! L’espace de travail est également personnalisable selon les besoins de chaque client (les codes visuels d’une marque peuvent être importés sur la plateforme).
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