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Logiciels de Gestion documentaire (GED)

Allant de sa création à sa destruction, vous ne perdez plus aucune trace de vos documents avec les logiciels collaboratifs. La Gestion Electronique des Documents (GED) au sein de votre entreprise va vous aider dans : 

Gestion documentaire (GED) : les catégories associées

Notre sélection de 49 logiciels de gestion documentaire (ged)

DocuWare

GED Workflow transverse et collaborative pour PME et ETI

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4.5
Basé sur +200 avis
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Tarif sur demande

Gérez vos documents avec efficacité grâce à ce logiciel de gestion documentaire. Il offre une solution complète pour numériser, stocker, organiser et rechercher vos documents en toute sécurité.

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Avec DocuWare, vous pouvez facilement intégrer vos documents dans votre flux de travail et les partager avec vos collègues. Vous pouvez également automatiser les processus de traitement de documents et accéder à vos fichiers à partir de n'importe quel appareil.

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Les points forts de DocuWare

check Centralisation complète via l’intégration de 1000 outils

check Approche modulaire et transversale pour tous types de processus

check Technologies utilisant l'IA (intelligence artificielle) via Natif.AI

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M-Files

Plateforme d'automatisation de la gestion de l'information

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4.3
Basé sur +200 avis
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Solution de gestion de documents pour entreprises. Automatisez la gestion de vos fichiers et améliorez l'efficacité de votre entreprise.

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M-Files offre une interface intuitive, une recherche intelligente et une intégration transparente avec les applications Microsoft Office. Il permet également une gestion de version efficace et une collaboration en temps réel.

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Les points forts de M-Files

check Une gestion documentaire avancée basée sur les métadonnées

check Une automatisation des processus métier pour faciliter l'info

check Une solution cloud sécurisée également disponible On-Premises

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Clustdoc

Vos dossiers clients et administratifs en un clin d'œil

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4.6
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Version payante dès 100,00 € /mois

Solution d'onboarding client qui automatise la collecte et la gestion de dossiers clients et administratifs à distance pour divers secteurs professionnels.

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Clustdoc permet aux entreprises de moderniser l'entrée en relation client grâce à des fonctionnalités telles que des portails clients personnalisables, des formulaires en ligne, des workflows automatisés, et des options de paiement et de signature électronique en ligne.

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Les points forts de Clustdoc

check Outil low-code pour une prise en main rapide, sans développement

check Un portail client modèle, prêt à l’emploi et mobile-friendly

check Vérification d’identité via Veriff pour réduire le risque de fraude

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Document360

Logiciel de connaissances qui évolue avec votre produit

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4.8
Basé sur +200 avis
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Version payante dès 199,00 $US /mois

Gérez facilement vos connaissances en utilisant un logiciel de gestion de connaissances. Créez, organisez et partagez des documents en toute sécurité.

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Document360 est un logiciel de gestion de connaissances qui permet aux équipes de créer et d'organiser des documents en toute simplicité. Il offre une sécurité renforcée pour le partage de connaissances et une interface utilisateur intuitive pour une utilisation facile.

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Les points forts de Document360

check Analyses et rapports intégrés

check Evolution avec votre produit

check Gérer plusieurs bases de connaissance sur une plateforme

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Therefore (Canon)

Solution de Gestion de Documents Avancée

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Tarif sur demande

Gestion et archivage de documents sécurisé, avec recherche avancée et partage simplifié.

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Therefore™ (Canon) offre une solution complète de gestion documentaire. Sécurisation renforcée, archivage intelligent, options de recherche avancée et facilités de partage collaborent pour optimiser le flux de travail. Idéal pour des organisations cherchant à digitaliser et organiser leurs documents efficacement.

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Dokmee

Solution GED complète, facile et intuitive pour les PME/ETI

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4.7
Basé sur 23 avis
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Tarif sur demande

Gérez vos documents électroniques en toute simplicité avec ce logiciel de gestion de documents. Stockage, archivage, partage et recherche de fichiers sont facilités.

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Dokmee permet la numérisation de documents papier, l'automatisation de flux de travail et la personnalisation des autorisations d'accès. La sécurité est assurée grâce à la gestion de versions et à l'audit des activités.

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Les points forts de Dokmee

check Flexibilité & ergonomie : suite complète ou quelques modules

check Service client technique et commercial réactifs et efficaces

check Interface intuitive pour être facilement opérationnel

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Logiciel Open Bee™

Logiciel GED tout-en-un

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4.6
Basé sur 23 avis
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Gérez efficacement vos documents avec ce logiciel de gestion documentaire. Organisez, partagez et retrouvez facilement vos fichiers.

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Grâce à Logiciel Open Bee™, vous pouvez créer des workflows personnalisés pour automatiser les tâches et suivre l'historique des modifications. La sécurité de vos données est garantie avec des autorisations d'accès et une sauvegarde régulière.

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Les points forts de Logiciel Open Bee™

check Composant coffre-fort numérique certifié afnor NF logiciel

check Plateforme collaborative clé en main et facile d'utilisation

check Retour sur investissement rapide, processus métiers amélioré

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Zeendoc

La GED tout-en-un pour les PME et collectivités

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4.2
Basé sur 47 avis
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Gérez vos documents en toute simplicité avec un logiciel de gestion documentaire. Stockez, partagez et recherchez vos fichiers en un seul endroit.

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Zeendoc est un système de gestion documentaire facile à utiliser qui vous permet de centraliser tous vos documents. Avec Zeendoc, vous pouvez stocker, partager et rechercher vos fichiers en un seul endroit. Vous pouvez également définir des autorisations d'accès pour chaque utilisateur, pour une sécurité accrue de vos données.

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Les points forts de Zeendoc

check GED tout-en-un

check Tarification adaptée aux PME et nombre d’utilisateurs illimité

check Simplicité, ergonomie et sécurité

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Youdoc

Solution de dématérialisation de documents complète

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5.0
Basé sur 1 avis
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Gérez vos documents en toute sécurité avec un logiciel de gestion de documents. Suivez l'historique des modifications et accédez aux fichiers en tout temps.

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Youdoc offre une solution complète pour la gestion de documents, avec des fonctionnalités telles que la recherche avancée, la classification automatique des fichiers et la collaboration en temps réel. Simplifiez votre flux de travail et gagnez du temps avec Youdoc.

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Les points forts de Youdoc

check Performant, interopérable & polyvalent

check Ergonomique, intuitif & modulaire

check Conformité légale, RGPD, sécurité d'accès

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NEXIA

Dématérialisation et automatisation des processus financiers

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Optimisez la gestion de vos documents avec un SaaS intuitif et sécurisé. Suivez les modifications et partagez les fichiers en toute simplicité.

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NEXIA est un logiciel de gestion de documents qui vous permet de stocker, organiser et partager vos fichiers en toute sécurité. Il vous permet de suivre les modifications apportées aux documents et de collaborer facilement avec votre équipe. Avec NEXIA, vous pouvez accéder à vos fichiers depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

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Les points forts de NEXIA

check Améliorez votre productivité et vos performances

check Renforcez le travail à distance et la collaboration

check Gagnez du temps lors de la recherche de documents

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Mycellia

Logiciel de gestion documentaire collaboratif pour PME

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Version payante dès 10,00 € /mois

Logiciel de gestion documentaire, simplifiant le stockage et le partage de documents pour les entreprises.

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Mycellia est un logiciel de gestion documentaire innovant conçu pour répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles. Il facilite la collaboration efficace par le stockage, la gestion et le partage sécurisés de documents en un seul lieu. Mycellia permet également l'automatisation des flux de travail documentaires, offrant une solution complète pour la gestion documentaire moderne.

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Les points forts de Mycellia

check Performance et couverture fonctionnelle

check Souplesse

check Prix attractifs

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ftopia

Gestion documentaire en ligne

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4.6
Basé sur 54 avis
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Version payante dès 2,50 € /mois

Gestion de documents simplifiée. Partagez et stockez facilement vos fichiers avec ftopia.

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Avec ftopia, vous pouvez organiser, éditer et collaborer sur des documents en temps réel. Les fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le cryptage et l'authentification à deux facteurs, garantissent la confidentialité de vos données.

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Kimios DMS

Gestion Electronique de Documents et de Connaissances

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Gérez facilement vos documents avec le logiciel de gestion de documents en ligne. Suivez l'historique des modifications, partagez des fichiers et collaborez en temps réel.

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Grâce à Kimios DMS, vous pouvez stocker tous vos documents en un seul endroit et y accéder de n'importe où. Organisez-les en dossiers et utilisez des filtres pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Les autorisations d'accès personnalisées garantissent la sécurité de vos données.

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LogicalDOC

Solution de gestion documentaire intuitive et efficace

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4.5
Basé sur +200 avis
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LogicalDOC est une solution de gestion documentaire qui permet de centraliser tous vos documents au même endroit. Grâce à des outils de recherche avancés, vous pouvez rapidement retrouver les fichiers dont vous avez besoin. Vous pouvez également définir des autorisations d'accès pour assurer la sécurité de vos données.

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Xambox

Centralisation des documents numérisés

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Version payante dès 4,90 € /mois

Gérez vos documents efficacement avec Xambox. Interface intuitive, OCR, automatisation de tâches et stockage cloud.

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Xambox simplifie la gestion de vos documents grâce à son interface intuitive, l'OCR pour la reconnaissance de caractères, l'automatisation de tâches et le stockage cloud sécurisé. Gagnez du temps et améliorez votre productivité en centralisant tous vos documents en un seul endroit.

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Les points forts de Xambox

check Solution française

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OpenKM

Gestion avancée des documents pour les entreprises

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4.7
Basé sur 69 avis
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Gérez efficacement vos documents avec un système de gestion de documents en ligne. Stockez, partagez et traitez vos fichiers en toute sécurité et simplicité.

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OpenKM est un logiciel de gestion de documents qui permet aux entreprises de stocker, partager et traiter leurs fichiers en toute sécurité. Avec des fonctionnalités telles que la recherche de texte intégral, la gestion des versions et des workflows personnalisables, il est facile de gérer efficacement les documents de votre entreprise.

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Capture ontheGo

Solution innovante pour la capture de documents mobiles

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Gérez vos documents en toute simplicité avec un logiciel de gestion documentaire en ligne. Capturez, stockez, partagez et organisez vos fichiers en un seul endroit pratique.

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Capture ontheGo simplifie la gestion de vos documents grâce à sa plateforme en ligne intuitive. Profitez d'une sécurité optimale pour stocker vos fichiers, et partagez-les facilement avec vos collègues. Organisez vos documents en fonction de vos besoins et accédez-y où que vous soyez.

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Google Docs

Collaboration Élargie: Outils de Traitement de Texte en Ligne

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4.7
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Version payante dès 4,00 € /mois

Outil de gestion de documents en ligne offrant des fonctionnalités de partage, d'édition en temps réel et de stockage sécurisé.

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Google Docs est une solution SaaS qui permet de collaborer de manière efficace grâce à la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document en temps réel. Les documents sont stockés dans le cloud, ce qui permet un accès facile et sécurisé depuis n'importe quel appareil connecté à internet.

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ZeDOC Net Solution

Solution de Gestion Documentaire (GED)

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Solution de gestion de documents pour optimiser la productivité. Stockez, partagez, recherchez et gérez vos documents en toute sécurité.

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ZeDOC Net Solution offre une interface intuitive pour une gestion efficace des documents. Avec des fonctionnalités de recherche avancées, une gestion des versions, des flux de travail personnalisables et une sécurité renforcée, cette solution est idéale pour les entreprises de toutes tailles.

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Les points forts de ZeDOC Net Solution

check Stratégie de recherche multiples

check Dépôt de documents par "glisser-déposer"

check Intégré à la suite Microsoft Office. Edition / Archivage

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Redmap

Logiciel de Gestion documentaire (GED)

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4.5
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Gérez vos documents en toute simplicité grâce à un logiciel de gestion documentaire. Stockez, organisez et partagez vos fichiers en un seul endroit.

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Redmap vous permet de centraliser tous vos documents en ligne, d'y accéder depuis n'importe où et de collaborer en temps réel avec votre équipe. Profitez également de notre système de sécurité avancé pour protéger vos données sensibles.

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Logiciels de Gestion documentaire (GED) : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?

Définition

La Gestion Électronique de Documents (GED ou EDM pour Electronic Document Management en anglais) est une application Web qui vous permet de stocker tous les fichiers de votre entreprise (factures, bulletins de salaire, bons de commande, documents techniques, mails, vidéos, etc.) dans un cloud et y accéder pour les consulter ou les modifier dès que vous en avez besoin. 

Quelques logiciels GED populaires : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Comment ça marche ?

Le logiciel de GED centralise et organise vos fichiers numériques. Proposé en mode SaaS, vos collaborateurs se connectent à l’outil depuis un navigateur Web (PC, Smartphone ou tablette) : 

  • Pour consulter les documents ou demander des droits d’accès 
  • Pour modifier des documents
  • Pour partager des fichiers
  • Pour enrichir la base de données de fichiers
  • Pour supprimer des éléments

L’administrateur peut gérer les droits d’accès des collaborateurs à l’outil et aux documents : lecture seule, modification, partage, pas d’accès.

L’offre de l’éditeur inclut généralement un espace de stockage cloud. Cependant, le logiciel peut s’interfacer avec votre serveur de stockage nas infogéré.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de GED ?

La numérisation des documents

Premièrement, vous importez tous les fichiers de votre entreprise :

  • Vous uploadez des documents numériques via un simple drag and drop dans un dossier ou sous-dossier
  • Vous utilisez la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractère) et prenez en photo des papiers depuis votre smartphone
  • Vous synchronisez le logiciel à votre messagerie électronique

Pour simplifier l’archivage papier, vous pouvez connecter l’outil à votre scanner, photocopieuse, ou copieur numérique.

Le gestionnaire de documents prend en charge :

  • Tous vos fichiers : documents administratifs, contrats, bulletins de salaire, bons de commande, factures fournisseurs et clients, etc.
  • Tous les formats : PDF, Word, Excel, Powerpoint, image, vidéos, Google Doc, sharepoint, etc. 

Pour archiver correctement vos documents, vous structurez au fur et à mesure une arborescence logique (par individu, projet, équipe, fonction, etc.) et rangez vos documents dans les différents dossiers et sous-dossiers. Vous pouvez également trouver vos fichiers en inscrivant des mots clés dans le moteur de recherche de l’outil.

L’outil informatique reconnaît les documents aux formats similaires pour les indexer automatiquement. Par exemple, vos factures sont rangées dans votre dossier “Facture”.

La gestion des documents dans l’outil

Les fonctions suivantes sont au coeur de la gestion documentaire :

  • Consultation de documents
  • Gestion de contenu en entreprise (ECM)
  • Édition et co-édition simultanée
  • Partage nominatif ou groupé de documents
  • Sauvegarde des données avec historique des versions
  • Suppression et restauration de documents
  • Ajout de commentaires et tags

Certains documents nécessitent d’utiliser le moteur de workflows pour gérer les demandes et les droits. Par exemple : 

  • Une demande de consultation ou de téléchargement d’un document sensible
  • Une demande de partage d’un fichier avec une personne interne ou externe (client, partenaire) à l’entreprise
  • Une modification qui nécessite une validation en amont : nommage, suppression, archivage électronique, etc.
  • Etc.

L’administrateur du document ou de l’application est automatiquement notifié de la demande et peut l’accepter ou la rejeter.

Un document partagé fait l’objet d’une notification automatique par email auprès de son destinataire. Un fichier trop volumineux peut être envoyé par courrier électronique sous forme d’un lien téléchargeable.

Les espaces de travail collaboratifs

Certaines solutions GED incluent un portail collaboratif par projet sur lequel les équipes peuvent échanger :

  • Partager des documents (intranet ou extranet)
  • Discuter sur un live chat, réaliser des sondages
  • Utiliser un gestionnaire de tâches
  • Recevoir des notifications
  • Consulter l’agenda de l’équipe ou d’un membre

Avec la fonction synchronisation de l’outil, vous disposez sur votre bureau d’un dossier qui répertorie tous les éléments de votre drive. Vous pouvez consulter les documents et les modifier si vous en avez le droit.

Les documents modifiés localement sont automatiquement uploadés en tant que nouvelle version dans votre gestionnaire de documents et le poste de travail des membres de votre équipe.

En mode offline, il se synchronisera automatiquement lorsque la connexion sera rétablie.

Un outil de cybersécurité

Les éditeurs de solutions GED proposent différents niveaux de sécurité pour garantir l’intégrité de vos fichiers :

  • Chiffrement bout-en-bout de vos données (certificat SSL)
  • Cloud sécurisé dans des datacenters protégés
  • Authentification multi-facteurs et multi-périphérique (NFC, IP, horaire, biométrique, QR Code, etc.)

Certaines solutions intègrent les fonctionnalités clés des coffres-forts numériques telles que la signature électronique ou l’archivage numérique à valeur probante.

Qui utilise un outil de GED ?

Dématérialiser ses documents est une tendance actuelle qui rend les documents accessibles et partageables. Une TPE et petite PME peut se contenter d’un dossier sur son disque dur, d’un outil bureautique et d’une sauvegarde externalisée. Un cabinet d’expertise comptable, une collectivité locale, une grande entreprise, etc., a tout intérêt d’installer une solution GED pour gérer sa base de connaissances.

Cette solution est généralement installée par le service informatique ou la DSI puis utilisée par les différents services pour gérer les contrats, améliorer l’expérience et la relation client, etc.

Pourquoi utiliser la GED en entreprise ?

La dématérialisation des documents permet de gérer le cycle de vie de tous les fichiers en éliminant l’archivage papier laborieux. Cependant, elle présente quelques inconvénients. 

Avantages

  • Plus de supports papier, les documents sont classés en ligne et facilement accessibles
  • Facilite la gestion de projet collaborative entre les membres d’une équipe
  • Gain temps et de productivité des collaborateurs
  • Protection contre la fuite de données et la falsification 
  • Solution de cloud computing : pas de crainte de perdre des données en cas de vol de matériel d’hébergement
  • Compatible avec tous type d’ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, etc.) et tous les éléments du système d’information (CRM, CMS, Réseau Social d’Entreprise, CAO, BPM, etc.)
  • Choisir un gestionnaire de document français vous protège du Patriot Act

Inconvénient

  • En cas de défaillance de l’outil, vous risquez de tout perdre si vous n’avez pas prévu de sauvegarde externalisée 
  • Utiliser le cloud de l’éditeur peut être risqué si le fournisseur arrête son activité
  • Avant de souscrire à un GED, il faut s’assurer de la présence d’une clause de réversibilité des données en cas de rupture contractuelle
  • Risques de problèmes de synchronisation si deux individus modifient le même document hors ligne.

Comment choisir son logiciel de GED ?

Il est important de prendre en compte l'infrastructure informatique existante dans l'entreprise. Ceci afin de choisir un outil qui pourra s'intégrer facilement avec les solutions métiers. Il faut également se renseigner sur la localisation des data centers, et la sécurisation des données, surtout si elles sont sensibles. A savoir que ces la législation du pays où sont localisés les data centers qui s'applique à vos données stockées.

D'un point de vue opérationnelle :

  • Le logiciel est-il mis à jour régulièrement ?
  • Est-il adaptable ? Peut-il évoluer facilement en fonction des besoins ? 
  • L'interface est-elle ergonomique et compréhensible pour tous les utilisateurs ?

Pour plus de détails, vous consultez notre guide sur la GED

Logiciels de Gestion documentaire (GED) : FAQ

Comment fonctionne un logiciel de gestion de documents ?

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Un logiciel de gestion de documents permet de stocker, d'organiser et de rechercher des documents numériques. Il permet également de contrôler l'accès aux documents, de suivre les modifications et de collaborer sur des documents en temps réel.

Quelles fonctionnalités devrais-je trouver lorsque je recherche un logiciel de gestion de documents ?

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Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion de documents, vous devriez rechercher des fonctionnalités telles que la recherche de texte intégral, le contrôle d'accès, la collaboration en temps réel, la gestion des versions et la compatibilité avec les formats de fichiers courants.

Quels sont les avantages de la gestion de documents pour mon entreprise ?

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La gestion de documents numériques permet à votre entreprise de stocker et d'organiser facilement les documents, d'améliorer la productivité et la collaboration, de réduire les coûts de stockage et de papier, et d'améliorer la sécurité et la conformité.

Quelles sont les meilleures options de logiciel de gestion de documents sur le marché ?

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Les meilleures options de logiciel de gestion de documents incluent Microsoft SharePoint, Google Drive, Dropbox Business, et Box.

Quelles sont les alternatives gratuites au logiciel de gestion de documents que je pourrais essayer ?

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Les alternatives gratuites au logiciel de gestion de documents incluent OpenDocMan, LogicalDOC, Alfresco Community Edition, et SeedDMS.