Logiciels de Gestion documentaire (GED)

Allant de sa création à sa destruction, vous ne perdez plus aucune trace de vos documents avec les logiciels collaboratifs.  La Gestion Electronique des Documents (GED) au sein de votre entreprise va vous aider dans : 

Univers métier :
Collaboration
Organisation et planification
Ressources Humaines (RH)
Marketing
Finance et comptabilité
Relation client et vente
Services informatiques
Communication
Construction
Analytique
Services
Technologie
Organisations et associations
Commerce
Transport
Éducation
Loisirs
Finance
Santé
Juridique
Industrie
Impact
Catégorie :
Gestion documentaire (GED)
Signature électronique
Réseau social d'entreprise
Plateforme collaborative
Suite bureautique
Partage de fichiers
Gestion de tâches
Transfert de fichiers
Gestion des idées & innovations
Réunion
Rendez-vous et organisation
Gestion du conseil d'administration
Gestionnaire de Signature Mail
Gestion de travail hybride
Gestion des connaissances (KM)
Virtual Data Room (VDR)

Notre sélection de 50 logiciels de gestion documentaire (ged)

Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Tarif sur demande

Gérez vos documents avec efficacité grâce à ce logiciel de gestion documentaire. Il offre une solution complète pour numériser, stocker, organiser et rechercher vos documents en toute sécurité.

Avec DocuWare, vous pouvez facilement intégrer vos documents dans votre flux de travail et les partager avec vos collègues. Vous pouvez également automatiser les processus de traitement de documents et accéder à vos fichiers à partir de n'importe quel appareil.

Lire notre analyse sur DocuWare Les points forts de DocuWare

Centralisation complète via l’intégration de 1000 outils

Approche modulaire et transversale pour tous types de processus

Innovations et une indexation intelligente basée sur l'IA

En savoir plus Vers fiche produit de DocuWare
Contacter

Gérez vos documents en toute simplicité avec un logiciel de gestion documentaire. Stockez, partagez et recherchez vos fichiers en un seul endroit.

Zeendoc est un système de gestion documentaire facile à utiliser qui vous permet de centraliser tous vos documents. Avec Zeendoc, vous pouvez stocker, partager et rechercher vos fichiers en un seul endroit. Vous pouvez également définir des autorisations d'accès pour chaque utilisateur, pour une sécurité accrue de vos données.

Lire notre analyse sur Zeendoc Les points forts de Zeendoc

GED tout-en-un

Tarification adaptée aux PME et nombre d’utilisateurs illimité

Simplicité, ergonomie et sécurité

En savoir plus Vers fiche produit de Zeendoc
Contacter
Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Version payante dès 14,00 € /mois

Plateforme collaborative pour gestion de projets en temps réel. Intégration de multiples outils pour organisation efficace.

Interstis permet la collaboration en temps réel pour une gestion de projet efficace. Fonctionnalités incluent: calendrier partagé, chat, gestionnaire de fichiers, et plus. Intégration de multiples outils pour une organisation efficace.

Lire notre analyse sur Interstis Les points forts de Interstis

Plateforme Saas hébergée sur un environnement SecNumCloud

Espace de travail partagé de qualité

Tout-en-un : GED, suite bureautique, messagerie interne...

En savoir plus Vers fiche produit de Interstis
Contacter
Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Tarif sur demande

Logiciel de PAO pour créer et modifier des documents professionnels. Gagnez du temps avec des modèles personnalisables et une interface intuitive.

Compleo Hybrid facilite la création de documents professionnels tels que des factures, des brochures ou des étiquettes. Avec des modèles préétablis et une interface intuitive, il est facile de personnaliser des documents selon vos besoins. Les fonctionnalités de modification avancées vous permettent de travailler avec précision tout en économisant du temps.

Lire notre analyse sur Compleo Invoice Platform Les points forts de Compleo Invoice Platform

Installation et mise en oeuvre rapide

Synchronisation avec tous types d’ERP

Support disponible en 4 langues

En savoir plus Vers fiche produit de Compleo Invoice Platform
Contacter

Solution d'onboarding client qui automatise la collecte et la gestion de dossiers clients et administratifs à distance pour divers secteurs professionnels.

Clustdoc permet aux entreprises de moderniser l'entrée en relation client grâce à des fonctionnalités telles que des portails clients personnalisables, des formulaires en ligne, des workflows automatisés, et des options de paiement et de signature électronique en ligne.

Lire notre analyse sur Clustdoc Les points forts de Clustdoc

Demande de documents & rappels automatiques

Portail client moderne & mobile-friendly

Vérification de l'identité des clients

En savoir plus Vers fiche produit de Clustdoc

UKG People OperationsSolution RH de gestion de temps et activités pour ETI/GE

Aucun avis utilisateurs
Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Tarif sur demande

Solution complète qui englobe la planification, la gestion de la paie, l'analyse des données et la gestion des performances.

UKG propose une solution unifiée pour optimiser la gestion RH. Grâce à des outils innovants, gérez les absences, planifiez les horaires et administrez les avantages sociaux avec une efficacité accrue.

Lire notre analyse sur UKG People Operations Les points forts de UKG People Operations

Méthodologie d'implémentation éprouvée

Estimation de votre retour sur investissement

En savoir plus Vers fiche produit de UKG People Operations

Gérez efficacement vos documents avec un logiciel de gestion de documents. Stockez, partagez et organisez vos fichiers en toute sécurité.

Efalia Suite offre une solution complète de gestion de documents pour les entreprises de toutes tailles. Avec des fonctionnalités telles que la recherche de texte intégral, la gestion des versions, le contrôle d'accès et la collaboration en temps réel, vous pouvez gérer facilement vos documents en toute sécurité et en toute simplicité.

Lire notre analyse sur Efalia Suite Les points forts de Efalia Suite

1 solution unique pour vos besoins de dématérialisation

10 modules indépendants et complétementaires

1 solution ouverte, sécurisée et 100% personnalisable

En savoir plus Vers fiche produit de Efalia Suite
Contacter

Solution de gestion de documents pour entreprises. Automatisez la gestion de vos fichiers et améliorez l'efficacité de votre entreprise.

M-Files offre une interface intuitive, une recherche intelligente et une intégration transparente avec les applications Microsoft Office. Il permet également une gestion de version efficace et une collaboration en temps réel.

Lire notre analyse sur M-Files Les points forts de M-Files

Une gestion documentaire avancée basée sur les métadonnées

Une automatisation des processus métier pour faciliter l'info

Une solution cloud sécurisée également disponible On-Premises

En savoir plus Vers fiche produit de M-Files
Contacter
Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Version payante dès 10,00 € /mois

Logiciel de gestion documentaire, simplifiant le stockage et le partage de documents pour les entreprises.

Mycellia est un logiciel de gestion documentaire innovant conçu pour répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles. Il facilite la collaboration efficace par le stockage, la gestion et le partage sécurisés de documents en un seul lieu. Mycellia permet également l'automatisation des flux de travail documentaires, offrant une solution complète pour la gestion documentaire moderne.

Lire notre analyse sur Mycellia Les points forts de Mycellia

Performance et couverture fonctionnelle

Souplesse

Prix attractifs

En savoir plus Vers fiche produit de Mycellia
Contacter

Gérez vos documents en toute sécurité avec un système de gestion de documents en ligne. Partagez et synchronisez vos fichiers en temps réel avec Tresorit.

Tresorit offre une solution de stockage cloud chiffrée de bout en bout pour protéger la confidentialité de vos données. Vous pouvez également définir des autorisations d'accès pour chaque utilisateur et suivre l'historique des versions de vos fichiers.

Lire notre analyse sur Tresorit Les points forts de Tresorit

End-to-end encryption

European data centers

Certified for ISO27001 and compliance with the GDPR

En savoir plus Vers fiche produit de Tresorit
Contacter

Gérez vos documents électroniques en toute simplicité avec ce logiciel de gestion de documents. Stockage, archivage, partage et recherche de fichiers sont facilités.

Dokmee permet la numérisation de documents papier, l'automatisation de flux de travail et la personnalisation des autorisations d'accès. La sécurité est assurée grâce à la gestion de versions et à l'audit des activités.

Lire notre analyse sur Dokmee Les points forts de Dokmee

Flexibilité & ergonomie : suite complète ou quelques modules

Service client technique et commercial réactifs et efficaces

Interface intuitive pour être facilement opérationnel

En savoir plus Vers fiche produit de Dokmee
Contacter

Gestion de documents simplifiée. Partagez et stockez facilement vos fichiers avec ftopia.

Avec ftopia, vous pouvez organiser, éditer et collaborer sur des documents en temps réel. Les fonctionnalités de sécurité avancées, telles que le cryptage et l'authentification à deux facteurs, garantissent la confidentialité de vos données.

Lire notre analyse sur ftopia
En savoir plus Vers fiche produit de ftopia
Contacter
Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Tarif sur demande

Gérez facilement vos documents avec le logiciel de gestion de documents en ligne. Suivez l'historique des modifications, partagez des fichiers et collaborez en temps réel.

Grâce à Kimios DMS, vous pouvez stocker tous vos documents en un seul endroit et y accéder de n'importe où. Organisez-les en dossiers et utilisez des filtres pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin. Les autorisations d'accès personnalisées garantissent la sécurité de vos données.

Lire notre analyse sur Kimios DMS
En savoir plus Vers fiche produit de Kimios DMS
Contacter

Solution de gestion de documents pour entreprises. Gérez, stockez et partagez efficacement vos documents en toute sécurité.

Avec Nuxeo, vous pouvez facilement organiser vos documents, suivre leur historique et accéder à des fonctionnalités de collaboration avancées telles que la co-édition en temps réel. Les flux de travail personnalisables et l'intégration avec d'autres outils de productivité sont également disponibles.

Lire notre analyse sur Nuxeo Les points forts de Nuxeo

cloud-native

intelligence artificielle

gestion des médias

En savoir plus Vers fiche produit de Nuxeo
Contacter

Solution de gestion de documents en ligne avec stockage illimité, partage facile et accès sécurisé.

Google Drive est un logiciel de gestion de documents intuitif avec une interface conviviale et une intégration facile avec d'autres applications Google. Les utilisateurs peuvent travailler simultanément sur des documents, ajouter des commentaires et des annotations, et accéder à leurs fichiers de n'importe où avec une connexion Internet.

Lire notre analyse sur Google Drive
En savoir plus Vers fiche produit de Google Drive
Contacter
Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Version payante dès 4,90 € /mois

Gérez vos documents efficacement avec Xambox. Interface intuitive, OCR, automatisation de tâches et stockage cloud.

Xambox simplifie la gestion de vos documents grâce à son interface intuitive, l'OCR pour la reconnaissance de caractères, l'automatisation de tâches et le stockage cloud sécurisé. Gagnez du temps et améliorez votre productivité en centralisant tous vos documents en un seul endroit.

Lire notre analyse sur Xambox Les points forts de Xambox

Solution française

En savoir plus Vers fiche produit de Xambox
Contacter
Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Tarif sur demande

Gérez vos documents en toute simplicité avec un logiciel de gestion documentaire en ligne. Capturez, stockez, partagez et organisez vos fichiers en un seul endroit pratique.

Capture ontheGo simplifie la gestion de vos documents grâce à sa plateforme en ligne intuitive. Profitez d'une sécurité optimale pour stocker vos fichiers, et partagez-les facilement avec vos collègues. Organisez vos documents en fonction de vos besoins et accédez-y où que vous soyez.

Lire notre analyse sur Capture ontheGo
En savoir plus Vers fiche produit de Capture ontheGo
Contacter

Outil de gestion de documents en ligne offrant des fonctionnalités de partage, d'édition en temps réel et de stockage sécurisé.

Google Docs est une solution SaaS qui permet de collaborer de manière efficace grâce à la possibilité de travailler à plusieurs sur un même document en temps réel. Les documents sont stockés dans le cloud, ce qui permet un accès facile et sécurisé depuis n'importe quel appareil connecté à internet.

Lire notre analyse sur Google Docs
En savoir plus Vers fiche produit de Google Docs
Contacter
Version gratuiteEssai gratuitDémo gratuite

Tarif sur demande

Solution de gestion de documents pour optimiser la productivité. Stockez, partagez, recherchez et gérez vos documents en toute sécurité.

ZeDOC Net Solution offre une interface intuitive pour une gestion efficace des documents. Avec des fonctionnalités de recherche avancées, une gestion des versions, des flux de travail personnalisables et une sécurité renforcée, cette solution est idéale pour les entreprises de toutes tailles.

Lire notre analyse sur ZeDOC Net Solution Les points forts de ZeDOC Net Solution

Stratégie de recherche multiples

Dépôt de documents par "glisser-déposer"

Intégré à la suite Microsoft Office. Edition / Archivage

En savoir plus Vers fiche produit de ZeDOC Net Solution
Contacter

Solution de gestion de documents en ligne avec des outils de collaboration, de partage et de recherche avancée.

SharePoint 2016 est une plateforme de gestion de documents en ligne qui permet de stocker, organiser et partager des fichiers en toute sécurité. Avec ses outils de collaboration, les utilisateurs peuvent travailler ensemble sur les mêmes documents en temps réel, tandis que la recherche avancée facilite la recherche et la récupération de documents.

Lire notre analyse sur SharePoint
En savoir plus Vers fiche produit de SharePoint
Contacter

1

23

Logiciels de Gestion documentaire (GED) : guide d'achat

Qu’est-ce qu’un logiciel de GED ?

Définition

La Gestion Électronique de Documents (GED ou EDM pour Electronic Document Management en anglais) est une application Web qui vous permet de stocker tous les fichiers de votre entreprise (factures, bulletins de salaire, bons de commande, documents techniques, mails, vidéos, etc.) dans un cloud et y accéder pour les consulter ou les modifier dès que vous en avez besoin. 

Quelques logiciels GED populaires : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Comment ça marche ?

Le logiciel de GED centralise et organise vos fichiers numériques. Proposé en mode SaaS, vos collaborateurs se connectent à l’outil depuis un navigateur Web (PC, Smartphone ou tablette) : 

  • Pour consulter les documents ou demander des droits d’accès 
  • Pour modifier des documents
  • Pour partager des fichiers
  • Pour enrichir la base de données de fichiers
  • Pour supprimer des éléments

L’administrateur peut gérer les droits d’accès des collaborateurs à l’outil et aux documents : lecture seule, modification, partage, pas d’accès.

L’offre de l’éditeur inclut généralement un espace de stockage cloud. Cependant, le logiciel peut s’interfacer avec votre serveur de stockage nas infogéré.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de GED ?

La numérisation des documents

Premièrement, vous importez tous les fichiers de votre entreprise :

  • Vous uploadez des documents numériques via un simple drag and drop dans un dossier ou sous-dossier
  • Vous utilisez la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractère) et prenez en photo des papiers depuis votre smartphone
  • Vous synchronisez le logiciel à votre messagerie électronique

Pour simplifier l’archivage papier, vous pouvez connecter l’outil à votre scanner, photocopieuse, ou copieur numérique.

Le gestionnaire de documents prend en charge :

  • Tous vos fichiers : documents administratifs, contrats, bulletins de salaire, bons de commande, factures fournisseurs et clients, etc.
  • Tous les formats : PDF, Word, Excel, Powerpoint, image, vidéos, Google Doc, sharepoint, etc. 

Pour archiver correctement vos documents, vous structurez au fur et à mesure une arborescence logique (par individu, projet, équipe, fonction, etc.) et rangez vos documents dans les différents dossiers et sous-dossiers. Vous pouvez également trouver vos fichiers en inscrivant des mots clés dans le moteur de recherche de l’outil.

L’outil informatique reconnaît les documents aux formats similaires pour les indexer automatiquement. Par exemple, vos factures sont rangées dans votre dossier “Facture”.

La gestion des documents dans l’outil

Les fonctions suivantes sont au coeur de la gestion documentaire :

  • Consultation de documents
  • Gestion de contenu en entreprise (ECM)
  • Édition et co-édition simultanée
  • Partage nominatif ou groupé de documents
  • Sauvegarde des données avec historique des versions
  • Suppression et restauration de documents
  • Ajout de commentaires et tags

Certains documents nécessitent d’utiliser le moteur de workflows pour gérer les demandes et les droits. Par exemple : 

  • Une demande de consultation ou de téléchargement d’un document sensible
  • Une demande de partage d’un fichier avec une personne interne ou externe (client, partenaire) à l’entreprise
  • Une modification qui nécessite une validation en amont : nommage, suppression, archivage électronique, etc.
  • Etc.

L’administrateur du document ou de l’application est automatiquement notifié de la demande et peut l’accepter ou la rejeter.

Un document partagé fait l’objet d’une notification automatique par email auprès de son destinataire. Un fichier trop volumineux peut être envoyé par courrier électronique sous forme d’un lien téléchargeable.

Les espaces de travail collaboratifs

Certaines solutions GED incluent un portail collaboratif par projet sur lequel les équipes peuvent échanger :

  • Partager des documents (intranet ou extranet)
  • Discuter sur un live chat, réaliser des sondages
  • Utiliser un gestionnaire de tâches
  • Recevoir des notifications
  • Consulter l’agenda de l’équipe ou d’un membre

Avec la fonction synchronisation de l’outil, vous disposez sur votre bureau d’un dossier qui répertorie tous les éléments de votre drive. Vous pouvez consulter les documents et les modifier si vous en avez le droit.

Les documents modifiés localement sont automatiquement uploadés en tant que nouvelle version dans votre gestionnaire de documents et le poste de travail des membres de votre équipe.

En mode offline, il se synchronisera automatiquement lorsque la connexion sera rétablie.

Un outil de cybersécurité

Les éditeurs de solutions GED proposent différents niveaux de sécurité pour garantir l’intégrité de vos fichiers :

  • Chiffrement bout-en-bout de vos données (certificat SSL)
  • Cloud sécurisé dans des datacenters protégés
  • Authentification multi-facteurs et multi-périphérique (NFC, IP, horaire, biométrique, QR Code, etc.)

Certaines solutions intègrent les fonctionnalités clés des coffres-forts numériques telles que la signature électronique ou l’archivage numérique à valeur probante.

Qui utilise un outil de GED ?

Dématérialiser ses documents est une tendance actuelle qui rend les documents accessibles et partageables. Une TPE et petite PME peut se contenter d’un dossier sur son disque dur, d’un outil bureautique et d’une sauvegarde externalisée. Un cabinet d’expertise comptable, une collectivité locale, une grande entreprise, etc., a tout intérêt d’installer une solution GED pour gérer sa base de connaissances.

Cette solution est généralement installée par le service informatique ou la DSI puis utilisée par les différents services pour gérer les contrats, améliorer l’expérience et la relation client, etc.

Pourquoi utiliser la GED en entreprise ?

La dématérialisation des documents permet de gérer le cycle de vie de tous les fichiers en éliminant l’archivage papier laborieux. Cependant, elle présente quelques inconvénients. 

Avantages

  • Plus de supports papier, les documents sont classés en ligne et facilement accessibles
  • Facilite la gestion de projet collaborative entre les membres d’une équipe
  • Gain temps et de productivité des collaborateurs
  • Protection contre la fuite de données et la falsification 
  • Solution de cloud computing : pas de crainte de perdre des données en cas de vol de matériel d’hébergement
  • Compatible avec tous type d’ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, etc.) et tous les éléments du système d’information (CRM, CMS, Réseau Social d’Entreprise, CAO, BPM, etc.)
  • Choisir un gestionnaire de document français vous protège du Patriot Act

Inconvénient

  • En cas de défaillance de l’outil, vous risquez de tout perdre si vous n’avez pas prévu de sauvegarde externalisée 
  • Utiliser le cloud de l’éditeur peut être risqué si le fournisseur arrête son activité
  • Avant de souscrire à un GED, il faut s’assurer de la présence d’une clause de réversibilité des données en cas de rupture contractuelle
  • Risques de problèmes de synchronisation si deux individus modifient le même document hors ligne.

Comment choisir son logiciel de GED ?

Il est important de prendre en compte l'infrastructure informatique existante dans l'entreprise. Ceci afin de choisir un outil qui pourra s'intégrer facilement avec les solutions métiers. Il faut également se renseigner sur la localisation des data centers, et la sécurisation des données, surtout si elles sont sensibles. A savoir que ces la législation du pays où sont localisés les data centers qui s'applique à vos données stockées.

D'un point de vue opérationnelle :

  • Le logiciel est-il mis à jour régulièrement ?
  • Est-il adaptable ? Peut-il évoluer facilement en fonction des besoins ? 
  • L'interface est-elle ergonomique et compréhensible pour tous les utilisateurs ?

Pour plus de détails, vous consultez notre guide sur la GED

Logiciels de Gestion documentaire (GED) : FAQ

Un logiciel de gestion de documents permet de stocker, d'organiser et de rechercher des documents numériques. Il permet également de contrôler l'accès aux documents, de suivre les modifications et de collaborer sur des documents en temps réel.

Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion de documents, vous devriez rechercher des fonctionnalités telles que la recherche de texte intégral, le contrôle d'accès, la collaboration en temps réel, la gestion des versions et la compatibilité avec les formats de fichiers courants.

La gestion de documents numériques permet à votre entreprise de stocker et d'organiser facilement les documents, d'améliorer la productivité et la collaboration, de réduire les coûts de stockage et de papier, et d'améliorer la sécurité et la conformité.

Les meilleures options de logiciel de gestion de documents incluent Microsoft SharePoint, Google Drive, Dropbox Business, et Box.

Les alternatives gratuites au logiciel de gestion de documents incluent OpenDocMan, LogicalDOC, Alfresco Community Edition, et SeedDMS.