Zeendoc : Classement-Exploitation de documents pour PME&collectivités

Zeendoc est une solution GED (Gestion Electronique de Documents) dans le cloud qui a la particularité d'indexer (classer) automatiquement les documents suivant votre méthode. Il permet de les retrouver ensuite très rapidement grâce au moteur de recherche multi-critères et par mots clé.

La gestion documentaire avec Zeendoc

Les fonctionnalités de Zeendoc sont nombreuses mais les suivantes sont particulièrement remarcables :

  • Import de documents depuis 5 sources (scan, glisser/déposer dans le logiciel, par smartphone (photo et OCR), depuis sa messagerie ou depuis un dossier de dépot sur son ordinateur).
  • Séparation automatique de documents lors de scans en lots : il est possible d'importer des dizaines de documents d'un seul jet en les séparant d'une page spéciale ou grâce à un tampon Zeendoc.
  • Reconnaissance automatique de documents connus (similaires) : Zeendoc intègre le format de vos documents standards (factures, devis, contrats) et les séparent automatiquement
  • Import de documents par email : envoyez vos documents à la volée à un email Zeendoc qui importera le contenu de l'email et/ou ses pièces jointes
  • Classement automatique : des données numériques, de listes de choix, des textes libres et l'horodateur permettent de tagger et classer les fichiers à votre convenance

Test et avis de Zeendoc

Zeendoc est impressionnant de fonctionnalité pour faire économiser un maximum de temps sur les tâches administratives. Après 3 chargements d'un document similaire par exemple, Zeendoc détecte automatiquement qu'il s'agit d'un document à classer de la même manière que les précédents.

Par ailleurs, la possibilité d'ajouter autant de meta-données que nécessaire dans les "étiquettes" de documents permet non seulement de classer et donner du sens aux fichiers, mais aussi de les retrouver en un instant.

Il permet se simplifier les usages liés aux documents de toute entreprise:

- Dématérialiser les factures et d'automatiser tous les process associés à ce type de document.

- Simplifier l'export comptables: Zeendoc est compatible avec la plupart des logiciels de comptabilité

- Déposer les factures dans Chorus Pro pour facturer vos clients lorsque ce sont des collectivités locales

- Archivage à valeur probante

- Signature électronique pour tous vos contrats commerciaux, contrats de travail, compromis de vente...

Éditeur : SAGES INFORMATIQUE

Avantages de Zeendoc

  • Facilité de mise en place, simple d'utilisation et sécurisé
  • Gain de temps plebiscité par 82% des clients
  • Retour sur investissement rapide
  • Certifications : HADS, TRUXT, GDPR

Démonstration et interface de Zeendoc

Présentation de Zeendoc, la solution de gestion documentaire Gain de temps: Plus besoin d'arborescence, classement automatique et recherche multi-critères selon votre logique pour trouver vos documents en un clic Coffre-fort électronique : Dématérialisation du processus des bulletins de salaires et du dossier RH en général Plus de double saisie : Export automatique des factures papier ou électroniques vers vos logiciels comptables avec votre imputation comptable BannièreChorusPro_002.png

Références clients de Zeendoc

Client Zeendoc Client Zeendoc Client Zeendoc Client Zeendoc Client Zeendoc

Prix et fonctionnalités de Zeendoc

Offres & Tarifs

Standard
Prix sur demande

Fonctionnalités

Achats
Gestion des commandes fournisseurs
Gestion des contrats
Gestion des factures fournisseur
Suivi des achats Suivi des etats et reglement : planifie, engage, reglé ...
rattachement des achats au projet
Administration de l'application
Configuration du SPF Sender Policy Framework
Export PDF
Gestion des droits
Gestion des utilisateurs
Groupes
Import et export de données (CSV, XLS)
Multisociétés Multi-raisons sociales, multi-organisations
POP3 / IMAP
Règles de partage des données
Tableau de bord
Analytique
Analyse des données temporelles
Analyse sémantique
Cartographie
Dédoublonnage des données
Filtres
Graphique de progression
Graphiques personnalisés
Import/export de données
Lecture de données en ligne
Monitoring de l'activité
Rapports
Recommandation & décision
Statistiques
Tableaux de bord
Automatisation du processus de vente
Automatisation des relances Notification ou rappel des utilisateurs
Gestion des appels entrant & sortant Affichage à l'écran d'informations liées à un appel entrant
Gestion des leads Gestions des contacts potentiellement intéressés. Un lead est converti en prospect ou rejeté.
Gestion du cycle de vie des leads
Historique et suivi des événements Activités et historique des clients et suivi des affaires
Scanner de cartes de visite Reconnaissance et import des informations présentes sur la carte de visite
Collaboration
Annotation de PDF
Extranet
Publication et partage de contenu
Comptabilité
Comptabilité analytique Contrôle de gestion
Comptabilité auxiliaire
Comptabilité générale
Export comptable
Gestion de plusieurs plans comptables
Gestion des immobilisations
Import des relevés bancaires
Liaison des documents aux saisies grâce au glisser-déposer
Saisie des écritures comptables
Saisie guidée des écritures
Facturation
Approbation / validation des factures
Bon de commande
Bon de livraison
Dématérialisation des factures
Envoi de factures par voie postale
Envoi des factures par email
Factures consolidées
Factures européennes et internationales
Gestion de plusieurs devises Devises multiples (euro, dollar, livre, etc.)
Gestion des avoirs
Gestion des litiges
Gestion des numéros de factures
Gestion du taux de change
Multi-TVA Gestion de taux de TVA multiples
Non assujetties à la TVA
Portail Client
Rappel des retards de paiement
Suivi des paiements / règlements
Gestion des collaborateurs
Feuille de temps
Gestion des congés
Process de validation des congés
Gestion documentaire
Affranchissement
Ajout de document via email Ajout de document par transfert de mail vers l'application
Annotation de documents
Archivage
Archivage réseau
Archivage à valeur probante (NF Z42-013) Archivage à valeur légale pour les documents les plus sensibles (contrats, factures, bulletins de paie,...)
Classification automatique des documents grâce aux codes barres, codes patch, zones OCR et pages blanches
Code-barre de suivi des documents
Coffre-fort électronique Stockage de documents à valeur légale
Compatible avec toutes les marques de scanners
Envoi de documents par email envoi de fichiers lourds
Envoi de documents par liens hypertexte Liens hypertexte de téléchargement
Envoi postal de document électroniques
Gestion des documents QHSE
Génération de preuve
Horodatage de signature
Horodateur de documents Horodatage avec valeur probante
Identification automatique des mises en page
Identification avec certificat électronique
Identification avec justificatif d'identité
Import
Impression de documents en masse
Indexation de documents
Invitation des signataires
Libellés
Librairie de documents
Marque-page de documents
Meta Données
Mise sous pli
Modèles de documents
OCR Reconnaissance Optique de Caractères
Partage de dossiers
Photos et vidéos
Prise en charge de documents de taille A0
Recherche de Documents
Recherche plein texte
Revisions et versions
Signature en lot
Signature pour personne morale Signer pour le compte d'une entreprise ou d'une organisation
Signature électronique
Signature électronique de document
Synchronisation de documents
Tableur
Verrouillage de documents Fichier ou document rendu non éditable donc uniquement visible
Versions des documents
Visionneuse de documents
partage de documents (fichiers)
Navigation Web
Chrome (toutes les versions)
Firefox (toutes les versions)
Internet Explorer (toutes les versions)
Safari (toutes les versions)
Notes de frais
Analyse des dépenses
Contrôles sur justificatifs
Frais de déplacement
Gestion des frais téléphoniques
Gestion des invités et contrôles associés
Gestion des justificatifs de paiement
Génération des écritures comptables
Process de validation des notes de frais workflow de validation par étapes et notifications
Saisie des dépenses/frais
Suivi du remboursement
Paie
Diffusion des fiches de paye par email
Edition des fiches de paie
Edition groupée des bulletins de paie
Filtrage par département, service, établissement et profil
Gestion de plusieurs employeurs
Génération des écritures comptables
Historique des contrats de travail CDD et CDI
Historiques et rapports
Maladie et accident de travail
Modèles de bulletins de paie cadre, employé, apprenti, etc.
Notification des employés
Portail d'accès pour les employés
Recrutement
CVthèque Indexation des CV et lettres de motivation
Recherche de candidats
Workflow de candidature
Workflow & processus
Création de formulaires
Process de validation
Validation avant publication

Services

Mobilité
Application mobile
Interface web adaptive Design Responsive. L'application s'adapte à la taille de l'écran
Support
Assistance au paramétrage
Base de savoir (tutoriels, démos)
Communauté (FAQ, Forum)
Data Protection Officer (DPO) externalisé
Formation en ligne (webinaire)
Formation sur site
Responsable de compte dédié
Support (téléphone, email, ticket, Chat)
Sécurité et confidentialité
Contrôle strict des accès aux serveurs
Double-authentification
Gestion des alarmes
Mot de passe à usage unique (OTP)
Protection contre la perte de données (DLP) Contrôlez les données professionnelles critiques à l’aide de stratégies DLP intégrées basées sur des normes de réglementation telles que PII et PCI, qui permettent d’identifier, de surveiller et de protéger les données critiques par le biais d’une analyse de contenu approfondie.
Redondance géographique des données
Restriction d’accès sur adresses IP
Réversibilité totale des données
Sauvegarde quotidienne sauvegarde journalière des données
Secure Sockets Layer (SSL)
Single Sign-On (SSO) Authentification Unique
Standard d'encodage avancé (AES)
Transmission d'alarme par SMS
Transmission d'alarme par email

Données hébergées dans les pays suivants : France

AB

Excellent logiciel

Cela fait plusieurs années maintenant que nous utilisons Zeendoc pour notre société.

Outil indispensable au quotidien sur beaucoup de postes à savoir clients, fournisseurs, social, flottes de véhicules etc....

Il est innovant et évolutif sans oublier le support client qui est très réactif.

Nous le recommandons fortement pour les sociétés

SS

Zeendoc - désormais indispensable !

Bonjour,

Utilisateurs quotidien de l'application Zeendoc, nous sommes très satisfaits des solutions proposées. Le service client est très réactif et ouvert à toute discussion. Nous recherchons avec eux des solutions à nos problématiques ; ils sont très souvent force de proposition. Le visuel épuré, peut surprendre mais permet de vraiment aller à l'essentiel de l'information et des besoins.

  • Nous pouvons gérer les notes de frais des commerciaux, les factures fournisseurs...et faire l'importation des écritures directement dans notre logiciel de comptabilité.
  • L'envoi de nos factures clients passe par l'intermédiaire de l'application qui se charge du transfert sur Chorus pro.
  • Nos documentations produits ont été déposées dans l'application permettant ainsi à nos commerciaux de montrer et partager ces dernières depuis n'importe quel appareil (tél, tablette, ordinateur…)
  • les demandes de rendez-vous clients sont également gérées et permet une connexion à un planning partagé toujours à jour.
  • L'historique des actions réalisées avec l'identifiant de la personne est très pratique (traçabilité),
  • Les fax ou mail réceptionnés sont de meilleures qualités et nous évite l'impression papier,
  • la mise en place de work-flow facilite la circulation des informations entre les services (commande saisie, préparée, contrôlée, expédiée…)
  • la création de formulaire est possible depuis peu, et c'est un atout que nous allons utiliser dans notre système qualité afin de relever facilement les anomalies ou autres actions demandées par l'ensemble des collaborateurs (demande de congés…)

En bref, plus que satisfaits de cette application !!

Matthieu Ferreira

Zeendoc, logiciel courrier d'une collectivité

Dans un contexte où la dématérialisation est un enjeu de développement durable, Zeendoc, modelé au besoin de notre établissement, a permis d’apporter une efficience et un dynamisme aux agents tout en simplifiant leur façon de travailler.

C’est aujourd’hui un outil intégral de gestion de courrier ancré dans nos processus internes qui permet aux services d’enregistrer et suivre les demandes avec efficacité.

L’indexation intelligente rend possible la recherche de n’importe quel courrier en une fraction de seconde.

Cet outil deviendra très certainement un incontournable et sera indispensable pour toute collectivité désirant être performante et en adéquation avec son temps.