Tout savoir sur la dématérialisation des documents administratifs

Tout savoir sur la dématérialisation des documents administratifs

La dématérialisation des documents administratifs est un pan conséquent de la transition numérique des entreprises et des organisations publiques. L’évolution des lois française et européenne, associée à la multiplication des outils disponibles sur le marché, ne rend pas cet exercice facile.

Le document administratif le plus dématérialisé à ce jour est la facture. Et si vous n’aviez plus à créer, imprimer, (faire) signer, envoyer, puis numériser vos documents ? La signature électronique est la clé d’une dématérialisation de documents réussie : elle simplifie le cycle de vie des documents tout en assurant leur valeur légale. C’est un enjeu pour les entreprises, mais aussi pour les organismes publics dont le volume de documents à gérer est considérable.

La dématérialisation réduit de 91 % les coûts de traitement des documents.

Source : Oodrive/Informatique news

Vous souhaitez mieux comprendre ce que sont la dématérialisation de documents et la signature électronique ? appvizer vous dit tout.

SOMMAIRE

Suggestion de logiciels pour vous

Yousign

Yousign
Meilleure solution de signature électronique de documents
Commencer gratuitement
Voir ce logiciel

Avanteam Process Studio

Avanteam Process Studio
Leader français du BPM pour les PME et grands comptes
Demander une démo
Voir ce logiciel

Netframe.co

Netframe.co
Plateforme collaborative moderne à un prix abordable
Commencer gratuitement
Voir ce logiciel

Définition : qu’est-ce que la dématérialisation des documents administratifs ?

La dématérialisation des documents administratifs consiste à remplacer les documents et supports d’information matériels par des fichiers numériques. Cela passe par :

  • la numérisation de documents papier pour obtenir des documents numériques pour les documents administratifs déjà existants ;
  • l’utilisation d’outils dédiés pour créer, éditer, stocker, partager et signer des documents.

Quels outils utiliser ?

La dématérialisation des documents administratifs est l’un des enjeux principaux de la transformation numérique des entreprises.

Quels documents dématérialiser ?

La dématérialisation comptable et la dématérialisation des factures sont les deux enjeux principaux pour les TPE et les PME et les organisations publiques. D’autres types de documents sont concernés :

  • des documents commerciaux : devis, bons de commande, contrats,
  • des documents RH : bulletins de paie, contrats de travail, avenants,
  • des mandats : de vente, de gestion, SEPA, etc.

Objectif zéro papier : les enjeux de la dématérialisation

Pourquoi dématérialiser ? Les avantages de la dématérialisation de documents [infographie]

  • apporte un gain de temps ;
  • partage les informations plus simplement au sein de l’entreprise, ou entre l’entreprise et ses clients, ses partenaires, etc. ;
  • favorise le travail collaboratif grâce à un accès partagé aux documents ;
  • centralise l’archivage de documents ;
  • recense l’historique des documents, le cas échéant, et améliore la traçabilité ;
  • supprime le coût lié au papier, à l’impression voire à l’affranchissement des documents ;
  • fait place nette dans vos bureaux ;
  • sécurise vos données, de la signature électronique de documents à l’archivage.

L’infographie ci-dessous synthétise les avantages de la dématérialisation :
Infographie dématérialisation des documents administratifs

Source : Audros Technology

Quelle est la valeur juridique d’un document dématérialisé ?

Que dit la loi en matière de dématérialisation des documents administratifs ? D’après l’article 1316-1 du Code civil :

L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.

La valeur légale diffère suivant qu’un document est produit initialement sur un support numérique, ou s’il s’agit d’un document papier numérisé.

Document produit numériquement

Dans le premier cas, le document est généré directement par un logiciel : il est unique et est considéré comme original.

Document numérisé

Le document numérisé n’est pas considéré comme document original, mais bien comme une copie du document papier : on ne peut pas prouver son authenticité, il n’a donc pas de valeur légale. Seul le document papier fait figure de preuve ; vous devez, dans ce cas, conserver le document papier.

👉 Pour qu’un document électronique ait une valeur légale, il faut être en mesure :

  • d’identifier l’émetteur du document,
  • de conserver le document dans son état d’émission (se pose alors la question de l’archivage),
  • de garantir son inaltérabilité.

Pour tirer profit des avantages de la dématérialisation, on comprend aisément l’intérêt que représentent les logiciels de création, archivage, partage et signature de documents.

Comment gérer vos documents dématérialisés simplement et en toute sécurité ?

Vous avez franchi cette étape de la transition numérique, vous éditez, partagez et archivez vos documents administratifs. Très bien, mais opter pour des logiciels en ligne, ou en mode SaaS, est-il sûr ? Vos données sont-elles en sécurité ?

La signature électronique de documents

La signature électronique est une étape importante du processus dématérialisé, avant la conservation et l’archivage des documents. Cette étape, plus encore que pour les autres, requiert que vous mettiez de côté vos anciens réflexes. Tout se fait en ligne : ne songez plus à imprimer un document pour le signer puis le scanner ! Il perdrait ainsi sa valeur juridique

La norme eIDAS définit plusieurs niveaux de signature électronique. Cette norme est applicable depuis le 1er juillet 2014, mais obligatoire depuis le 1er juillet 2017. Son objectif est d’augmenter la confiance pour accroître les transactions électroniques ; elle concerne les entreprises comme les organisations publiques et les citoyens.

Les niveaux de garantie de la signature électronique sont les suivants :

  • La signature électronique « simple » : les données sont au format électronique et jointes ou associées à d’autres données électroniques. Elle permet :
    • de disposer de l’identité du signataire vérifiée de manière fiable,
    • d’indiquer le consentement du signataire de signer le document.
  • La signature électronique avancée :
    • est liée au signature de manière univoque ;
    • permet d’identifier le signataire ;
    • permet de détecter des modifications éventuelles du document après la signature ;
    • est créée à partir d’un outil garantissant l’utilisation unique du signataire.
  • La signature électronique qualifiée est créée à partir d’un outil garantissant l’utilisation unique du signataire et repose sur un certificat qualifié de signature électronique.

Plus d’informations sur la norme eIDAS.

Les avantages de la signature électronique

La signature électronique :

  • est infalsifiable, inaltérable et non-réutilisable ;
  • raccourcit les délais de traitement des documents de 30 % en permettant une signature en ligne ;
  • facilite les échanges internationaux : tout se fait en ligne ;
  • donne une valeur légale aux documents ;
  • accélère la production et la gestion de chaque dossier, réduisant ainsi les coûts inhérents ;

L’archivage de documents dématérialisés

L’archivage de documents intervient une fois ceux-ci signés électroniquement. Le cadre légal impose la conservation de certains documents administratifs pendant une durée donnée.

L’archivage ne se résume pas au simple stockage des documents :

  • il assure la conservation obligatoire et légale des documents, comme les contrats ou les factures ;
  • il garantit l’intégrité du document dématérialisé, et ce tout au long de sa conservation ;
  • il permet d’associer des éléments de preuve, comme l’horodatage ou le nom de la personne ayant modifié le document ;
  • il sécurise le document : une perte, une suppression involontaire (ou non) ou un problème matériel sur votre disque ne sont plus synonymes de disparition du document.

Le coffre-fort numérique, ou e-coffre-fort, s’impose comme solution sûre à tous points de vue pour garantir la conservation et l’inaltérabilité des documents dématérialisés, grâce à une entité tierce nommée tiers de confiance.

Les meilleurs outils pour signer et archiver vos documents

Yousign, la meilleure solution de signature électronique

Pour qui ? TPE, PME, ETI, grands groupes et organisations publiques

Des solutions de signature électronique sécurisées, simples et légales : telle est la promesse simple, mais néanmoins efficace de Yousign. Intégrez la signature électronique à votre processus de traitement des documents administratifs avec Yousign, en assurant la conformité et la valeur légale de vos documents.

dématérialisation des documents administratifs Yousign

Yousign assure également l’archivage à valeur probante, peut être utilisé comme coffre-fort électronique, et est également tiers de confiance. L’API Yousign s’intègre facilement avec vos outils existants pour gagner en efficacité.

Les points forts de Yousign :

  • une interface simple, claire et agréable,
  • les certifications eIDAS, ETSI et LSTI,
  • la sécurisation de vos données grâce à l’hébergement des données en France.

Docusign accélère votre croissance

Pour qui ? Toutes les entreprises

Docusign s’adresse aux entreprises de toute taille pour signer électroniquement leurs documents administratifs. La gestion des signatures est simplifiée : signer un document électroniquement est possible sur tout support tactile (smartphone, tablette, ordinateur).

dématérialisation des documents administratifs Docusign

Les points forts de Docusign :

  • un tableau de bord pour suivre l’état des documents (signés, en attente),
  • la centralisation des documents signés dans un même environnement sûr,
  • un système de notifications pour indiquer aux utilisateurs qu’un document doit être signé.

CertSign, assure la valeur probante de vos documents

Pour qui ? Toutes les entreprises

CertSign accélère le cycle de vie de vos documents grâce à la e-signature en supprimant les signatures manuelles. Signez et faites signer vos documents en ligne tout en garantissant leur conformité légale. CertSign s’appuie sur le tiers de confiance CertEurope pour vous proposer un niveau de signature adapté à vos besoins.

Les points forts de CertiSign :

  • des échanges numériques sûrs,
  • un processus de traitement des documents simplifiés,
  • une solution française.
Suggestion de logiciels pour vous

think project!

think project!
Editeur de PLM, BIM et GED pour les grands projets d'AEC
Téléchargez le guide BIM
Voir ce logiciel

talkspirit

talkspirit
Le Réseau Social d'Entreprise n°1 des +100 employés
30 jours d'essai gratuit
Voir ce logiciel

Asana

Asana
Gestion de projets, tâches, et travail en équipe
Essayer gratuitement
Voir ce logiciel
Commenter cet article

Ajouter un commentaire