Tout savoir sur la dématérialisation des documents administratifs

La dématérialisation des documents administratifs est un pan conséquent de la transition numérique des entreprises et des organisations publiques. L’évolution des lois française et européenne, associée à la multiplication des outils disponibles sur le marché, ne rend pas cet exercice facile.

Le document administratif le plus dématérialisé à ce jour est la facture. Et si vous n’aviez plus à créer, imprimer, (faire) signer, envoyer, puis numériser vos documents ? La signature électronique est la clé d’une dématérialisation de documents réussie : elle simplifie le cycle de vie des documents tout en assurant leur valeur légale. C’est un enjeu pour les entreprises, mais aussi pour les organismes publics dont le volume de documents à gérer est considérable.

Vous souhaitez mieux comprendre ce que sont la dématérialisation de documents et la signature électronique ? appvizer vous dit tout.

La dématérialisation des documents administratifs consiste à remplacer les documents et supports d’information matériels par des fichiers numériques. Cela passe par :

• la numérisation de documents papier pour obtenir des documents numériques pour les documents administratifs déjà existants ;
• l’utilisation d’outils dédiés pour créer, éditer, stocker, partager et signer des documents.

Quels outils utiliser ?

• des logiciels de bureautique,
• des logiciels de gestion électronique de documents (GED),
• des logiciels de partage de fichiers,
• des logiciels de signature électronique,

La dématérialisation des documents administratifs est l’un des enjeux principaux de la transformation numérique des entreprises.

La dématérialisation comptable et la dématérialisation des factures sont les deux enjeux principaux pour les TPE et les PME et les organisations publiques. D’autres types de documents sont concernés :

• des documents commerciaux : devis, bons de commande, contrats ;
• des documents RH : bulletins de paie, contrats de travail, avenants ;
• des mandats : de vente, de gestion, SEPA, etc.

• apporte un gain de temps ;
• partage les informations plus simplement au sein de l’entreprise, ou entre l’entreprise et ses clients, ses partenaires, etc. ;
• favorise le travail collaboratif grâce à un accès partagé aux documents ;
• centralise l’archivage de documents ;
• recense l’historique des documents, le cas échéant, et améliore la traçabilité ;
• supprime le coût lié au papier, à l’impression, voire à l’affranchissement des documents ;
• fait place nette dans vos bureaux ;
• sécurise vos données, de la signature électronique de documents à l’archivage.

© StarXpert

Que dit la loi en matière de dématérialisation des documents administratifs ? D’après l’article 1316-1 du Code civil :

La valeur légale diffère suivant qu’un document est produit initialement sur un support numérique, ou s’il s’agit d’un document papier numérisé.

Dans le premier cas, le document est généré directement par un logiciel : il est unique et est considéré comme original.

Le document numérisé n’est pas considéré comme document original, mais bien comme une copie du document papier : on ne peut pas prouver son authenticité, il n’a donc pas de valeur légale. Seul le document papier fait figure de preuve ; vous devez, dans ce cas, conserver le document papier.

👉 Pour qu’un document électronique ait une valeur légale, il faut être en mesure :

• d’identifier l’émetteur du document,
• de conserver le document dans son état d’émission (se pose alors la question de l’archivage),
• de garantir son inaltérabilité.

Pour tirer profit des avantages de la dématérialisation, on comprend aisément l’intérêt que représentent les logiciels de création, d’archivage, de partage et de signature de documents.

Vous avez franchi cette étape de la transition numérique, vous éditez, partagez et archivez vos documents administratifs. Très bien, mais opter pour des logiciels en ligne, ou en mode SaaS, est-il sûr ? Vos données sont-elles en sécurité ?

La signature électronique est une étape importante du processus dématérialisé, avant la conservation et l’archivage des documents. Cette étape, plus encore que pour les autres, requiert que vous mettiez de côté vos anciens réflexes. Tout se fait en ligne : ne songez plus à imprimer un document pour le signer puis le scanner ! Il perdrait ainsi sa valeur juridique. 

La norme eIDAS définit plusieurs niveaux de signature électronique. Cette norme est applicable depuis le 1er juillet 2014, mais obligatoire depuis le 1er juillet 2017. Son objectif est d’augmenter la confiance pour accroître les transactions électroniques ; elle concerne les entreprises comme les organisations publiques et les citoyens.

Les niveaux de garantie de la signature électronique sont les suivants :

• La signature électronique « simple » : les données sont au format électronique et jointes ou associées à d’autres données électroniques. Elle permet :
  • de disposer de l’identité du signataire vérifiée de manière fiable ;
  • d’indiquer le consentement du signataire de signer le document.
• La signature électronique avancée :
  • est liée au signataire de manière univoque ;
  • permet d’identifier le signataire ;
  • permet de détecter des modifications éventuelles du document après la signature ;
  • est créée à partir d’un outil garantissant l’utilisation unique du signataire.
• La signature électronique qualifiée est créée à partir d’un outil garantissant l’utilisation unique du signataire et repose sur un certificat qualifié de signature électronique.

Plus d’informations sur la norme eIDAS.

La signature électronique :

• est infalsifiable, inaltérable et non-réutilisable ;
• raccourcit les délais de traitement des documents de 30 % en permettant une signature en ligne ;
• facilite les échanges internationaux : tout se fait en ligne ;
• donne une valeur légale aux documents ;
• accélère la production et la gestion de chaque dossier, réduisant ainsi les coûts inhérents.

L’archivage de documents intervient une fois ceux-ci signés électroniquement. Le cadre légal impose la conservation de certains documents administratifs pendant une durée donnée.

L’archivage ne se résume pas au simple stockage des documents :

• il assure la conservation obligatoire et légale des documents, comme les contrats ou les factures ;
• il garantit l’intégrité du document dématérialisé, et ce tout au long de sa conservation ;
• il permet d’associer des éléments de preuve, comme l’horodatage ou le nom de la personne ayant modifié le document ;
• il sécurise le document : une perte, une suppression involontaire (ou non) ou un problème matériel sur votre disque ne sont plus synonymes de disparition du document.

Le coffre-fort numérique, ou e-coffre-fort, s’impose comme solution sûre à tous points de vue pour garantir la conservation et l’inaltérabilité des documents dématérialisés, grâce à une entité tierce nommée tiers de confiance.

Pour qui ? Toutes les entreprises

oodrive_sign accélère le cycle de vie de vos documents grâce à la e-signature en supprimant les signatures manuelles. Signez et faites signer vos documents en ligne tout en garantissant leur conformité légale. oodrive_sign s’appuie sur le tiers de confiance CertEurope pour vous proposer un niveau de signature adapté à vos besoins.

Les points forts de oodrive_sign :

• des échanges numériques sûrs,
• un processus de traitement des documents simplifié,
• une solution française.

Pour qui ? Toutes les entreprises

Docusign s’adresse aux entreprises de toute taille pour signer électroniquement leurs documents administratifs. La gestion des signatures est simplifiée : signer un document électroniquement est possible sur tout support tactile (smartphone, tablette, ordinateur).

Les points forts de Docusign :

• un tableau de bord pour suivre l’état des documents (signés, en attente),
• la centralisation des documents signés dans un même environnement sûr,
• un système de notifications pour indiquer aux utilisateurs qu’un document doit être signé.

Pour qui ? TPE, PME, ETI, grands groupes et collectivités territoriales

Solution de gestion documentaire peu conventionnelle, Green GED s’adapte aux habitudes de travail de ses utilisateurs (plutôt que l’inverse !). Finies les réticences de vos collaborateurs face à un nouvel outil jugé trop complexe, Green GED s’intègre en toute simplicité à votre arborescence Windows pour une mise en œuvre en un temps record.

Les points forts de Green GED :

• une GED efficace grâce à l’utilisation de technologies performantes : moteur de recherche, OCR, LAD RAD, vidéocodage, traitement et conversion de fichiers PDF, workflow, plan de classement automatique, etc. ;
• le respect de vos données : celles-ci restent sur vos infrastructures et les droits utilisateurs sont automatiquement repris dans Green GED ;
• une licence illimitée en nombre d’utilisateurs et en volume de données traitées, pour optimiser les coûts.

Pour qui ? Les entreprises de toutes les tailles et de tous les secteurs d’activité

Universign est une plateforme SaaS de services de signature électronique, de cachet électronique et d’horodatage complète pour les entreprises qui réalisent leur transition numérique.

En tant que Prestataire de Services de Confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS, Universign vous accompagne dans la digitalisation et la simplification de vos processus (comme la facturation ou la contractualisation). Vous maîtrisez les risques juridiques et réduisez les coûts et les délais associés à vos transactions numériques.

Disponible depuis son portail Web ou intégrée via son API directement au sein d’une application métier ou d’un parcours de souscription en ligne, la signature électronique Universign est gage de sécurité, tout en restant ergonomique et simple d’utilisation.

Les points forts Universign :

• 3 niveaux de signatures : simple, avancée et avancée avec certificat qualifié,
• une offre sans engagement, sans limite d’utilisateurs, avec une tarification au pack ou à l’usage,
• Universign est membre de l’Adobe Approved Trust List dont les signatures sont automatiquement approuvées dans Adobe® Acrobat® ou Reader®.

Pour qui ? PME de +100 salariés, ETI et grands groupes

Youdoc est une solution intuitive, fiable et polyvalente conçue pour optimiser la gestion de vos documents. Elle propose 3 modules, à activer sur demande : 

• le premier dédié à l’acquisition intelligente : scrutation de serveurs de fichiers, découpe de spools, numérisation avec technologies RAD et LAD, contrôle de la qualité, etc. ;
• le deuxième à la gestion dynamique de documents : stockage, classement, recherche, indexation, gestion du versionning, calendrier de conservation, etc. ; 
• le troisième à la circulation : publication vers des extranets, signature électronique et partage de vos documents, etc.

Les solutions de Youdoc vous garantissent la conformité à la législation et sont intégrées avec l’ensemble de votre système d’information.

Les points forts de Youdoc : 

• des solutions adaptées à votre secteur d’activité et à votre besoin fonctionnel,
• une accessibilité en mode intégré à votre ERP ou en mode autonome depuis un portail web,
• un accompagnement solide : une équipe de spécialistes, un support technique et une méthode de qualité pour vous aider dans la gestion de vos projets.

Pour qui ? TPE, PME, ETI, grands groupes et organisations publiques

Des solutions de signature électronique sécurisées, simples et légales : telle est la promesse simple, mais néanmoins efficace de Yousign. Intégrez la signature électronique à votre processus de traitement des documents administratifs avec Yousign, en assurant la conformité et la valeur légale de vos documents.

Yousign assure également l’archivage à valeur probante, peut être utilisé comme coffre-fort électronique, et est également tiers de confiance. L’API Yousign s’intègre facilement avec vos outils existants pour gagner en efficacité.

Les points forts de Yousign :

• une interface simple, claire et agréable,
• les certifications eIDAS, ETSI et LSTI,
• la sécurisation de vos données grâce à l’hébergement des données en France.

Pour qui ? Les TPE, PME et collectivités territoriales.

Zeendoc est une solution GED intelligente qui dématérialise vos documents, et automatise un maximum de tâches et de processus administratifs. Capable de reconnaître la nature d’un document et de le classer sans intervention, elle sait également restituer certaines données comme une date ou un montant. Immobilier, santé, expertise comptable ou encore BTP : quel que soit votre secteur d’activité, c’est du temps de gagné et une efficacité boostée.

Les points forts de Zeendoc :

• numérisation des documents via un scanner, un smartphone ou une tablette,
• dématérialisation des factures sécurisée et réglementaire, grâce à l’archivage à valeur probante et à la signature électronique certifiée RGS**,
• valorisation des informations, avec la possibilité de les retrouver en quelques clics grâce aux mots-clés ou la recherche multicritère.

Pour rester compétitives, les entreprises ont tout intérêt à mener leur transformation numérique avec succès, et la dématérialisation est une étape fondamentale dans un projet plus large de transformation digitale.

Après avoir passé en revue les enjeux et les avantages de la dématérialisation, nous avons vu en quoi un système de gestion électronique de documents ou de signature électronique peut vous accompagner au mieux dans ce processus : il facilite notamment l’organisation et la gestion des documents au sein de votre système d’information et optimise le cycle de vie de vos documents numérisés et numériques.

Et vous, avez-vous pensé à équiper votre organisation d’un tel logiciel ? Quels pourraient être les freins à sa mise en place ?

Article mis à jour, publié initialement en décembre 2018.