La dématérialisation des contrats devient un jeu d’enfants

La dématérialisation des contrats est l’une des clés de la transformation numérique des organisations ; entreprises et marchés publics sont tous deux concernés. Le principal avantage de la dématérialisation est la simplification du processus de signature et d’archivage des contrats.

Dans cet article, nous vous expliquons en quoi avoir recours à la dématérialisation des contrats présente un avantage compétitif dans des contextes commerciaux (pour gagner des clients) ou RH (recruter un profil très demandé sur le marché), par exemple. Pour signer et faire signer vos contrats plus rapidement et les archiver en conservant leur valeur légale, adopter la signature électronique avec un outil en ligne est la solution.

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La dématérialisation des contrats est un processus qui prend une place grandissante au sein des entreprises et des organisations publiques, dans le cadre de leur transformation numérique.

La dématérialisation permet d’accélérer la signature et l’archivage de contrats tout en garantissant leur sécurité.

À la clé : un triple gain pour les adeptes de la dématérialisation contractuelle, un gain de temps, un gain d’argent et un gain de productivité.

La dématérialisation des contrats pose également la question de leur gestion documentaire et de leur archivage. Disposer d’une contrathèque numérique pour stocker, archiver, mais aussi rechercher et trouver des contrats facilement est un réel avantage concurrentiel.

La loi n° 200-230 du 13 mars 2000 et son décret d’application n° 2001-272 indiquent dans l’article 1316-1 :

Autrement dit, un contrat numérique équivaut à un contrat papier aux yeux de la loi : ils ont la même valeur légale.

Deux conditions à respecter cependant, et non des moindres :

• authentifier clairement les signataires du contrat,
• et garantir l’intégrité du document.

Les avantages de la dématérialisation sont multiples. En ce qui concerne les contrats plus précisément, elle :

• simplifie la gestion des contrats, réduit les échanges de documents par courrier ou par email, diminue le nombre d’impressions et la consommation de papier qu’elles engendrent, puis supprime la numérisation des documents ;
• limite les risques de perte de documents, car tout est stocké en ligne de manière sécurisée ;
• réduit les délais de signature des contrats, aide à atteindre les objectifs plus vite - par exemple, elle peut « accélérer » une vente en faisant signer le client facilement en ligne ;
• apporte un avantage compétitif et plus de réactivité face à vos concurrents dans le cas d’une vente ou d’un recrutement, par exemple ;
• facilite la gestion documentaire collaborative en ligne : la gestion des droits permet de donner accès ou non à des collaborateurs, à des partenaires ou à des clients à certains contrats ;
• assure une valeur juridique aux contrats (horodatage, authentification des signataires, vérification de leur identité, etc.) ;
• garantit la sécurité des contrats, notamment grâce à l’archivage numérique des documents.

Voici quelques cas d’usage dans lesquels les contrats peuvent être dématérialisés :

• les contrats commerciaux pour la vente d’un produit ou une prestation de service,
• les contrats de travail,
• les contrats de location (bail de location),
• les contrats de souscription à un service en ligne (assurance, mutuelle, banque, par exemple),
• les contrats de partenariat,
• les avenants aux contrats.

Dématérialiser un contrat peut passer par :

• la numérisation des documents, et dans ce cas, vous prêterez particulièrement attention à la valeur juridique des signatures du contrat ;
• la création, la signature et l’archivage de documents contractuels en ligne grâce aux logiciels de signature électronique et les coffres-forts électroniques.

DocuWare est une solution GED cloud, qui propose des workflows pré-configurés (validation, relances, etc.) pour digitaliser et automatiser vos processus achats/comptables, RH et ventes courants. Numérisez vos contrats pour les centraliser en toute sécurité, collaborez en équipe et signez vos documents via une signature électronique juridiquement valable.

Avec la GED Zeendoc gérez tous vos contrats de manière dématérialisée. En numérisant le document papier ou en déposant le document électronique dans Zeendoc, il est automatiquement indexé et classé afin de le retrouver en un clic. Vous pourrez ensuite le partager à vos clients comme à vos collaborateurs, ou encore à un candidat en cours de recrutement et obtenir à distance sa signature électronique, valable juridiquement. Une fois que toutes les parties y auront apposé leur signature, il sera archivé, horodaté, et toute action ultérieure à la signature sera tracée.

Peut-on signer un contrat de travail en ligne ? Absolument ! Tous les types de contrats peuvent être signés électroniquement, comme vu précédemment. Nous ne pouvons que vous conseiller d’adopter ce processus entièrement en ligne pour tous vos contrats, en évitant la numérisation :

• signature électronique du contrat,
• archivage à valeur probante,
• centralisation des contrats dans un coffre-fort électronique (LockTransfer ou Coffreo, par exemple).

💡 Vous ne savez pas encore comment fonctionne la signature électronique et ce qu’elle peut vous apporter ? On a ce qu’il vous faut ! Ce guide de démarrage offert par DocuSign vous offre de précieuses informations pour faire mûrir votre réflexion : usages, problématiques de conformité, de sécurité, etc. Téléchargez-le gratuitement pour tout comprendre sur la signature électronique !

Ne dépendez plus des échanges postaux et des déplacements des signataires pour garantir la valeur légale de vos documents. La dématérialisation assure le consentement explicite des signataires ainsi que l’inaltérabilité des documents, et ce, sans avoir les inconvénients du papier.

Plusieurs logiciels existent pour signer vos documents électroniquement, dématérialiser vos contrats ou simplement gérer vos contrats dématérialisés, et ainsi faire prendre le virage du numérique à votre entreprise.

Coffreo et Ededoc font partie des plus connus ; nous vous en présentons six autres :

Compleo Hybrid est une solution modulaire et hautement sécurisée qui aide les PME, ETI et grands comptes à créer des workflows documentaires efficaces, conformes, rapides et traçables, de la publication de vos documents dématérialisés à leur diffusion. 

Grâce à son module “Compleo WebSign”, vous signez vos contrats et documents commerciaux ou que vous soyez et en toute sécurité grâce à un stockage dans le cloud. Le tout, en simplifiant vos processus de validation en interne comme en externe, ce qui améliore la relation avec vos partenaires sur le long terme. 

Les points forts de Compleo Hybrid :

• disponibilité en 4 langues et compatibilité avec tous types d’ERP et d’applications (SAP, IBM, Oracle, Sage…),
• la possibilité de valider des documents en masse,
• un audit préalable de votre entreprise et une formation à l’outil par des experts, 
• la possibilité de proposer différents formats de signatures à vos partenaires et collaborateurs.

DocuSign est une solution reconnue de signature électronique. Elle réduit le workflow de signature et accélère la validation et la signature des contrats de ses utilisateurs. DocuSign, certifié conforme aux normes en vigueur (eIDAS, ANSSI, etc.), se positionne comme un atout de fidélisation client à part entière.

Les points forts de Docusign :

• l’API permet de connecter le logiciel à de nombreux outils, dont Salesforce, pour signer des contrats commerciaux,
• une solution simple, rapide et sécurisée,
• une application mobile pour gérer les signatures où que vous soyez.

Quelques clients : Banque Casino, Urgo, Salesforce.

Lex Persona, logiciel de signature électronique et opérateur de confiance, permet la dématérialisation des documents, tout en garantissant leur valeur probante et un gain d’efficacité pour les entreprises.

La solution met particulièrement l’accent sur la personnalisation, en proposant une offre en « marque blanche ». En conséquence, vous n’opérez pas via un portail en ligne Lex Persona, mais par le biais d’un parapheur personnalisable.

Les points forts de Lex Persona : 

• logiciel français et sécurisé, dont les serveurs sont hébergés en France,
• solution simple et globale qui permet à la fois de signer, faire signer et cacheter les documents,
• accompagnement optimal pour adapter l’outil aux différents cas d’usage et processus métiers.

Quelques clients : La Poste, Carrefour, Société Générale.

Signaturit, solution européenne, permet de faire signer ses contrats en toute simplicité, et de manière parfaitement légale : elle est reconnue Prestataire de Services de Confiance Qualifiés. Grâce à ses solutions, les entreprises peuvent automatiser et accélérer leur processus de contractualisation. D'ailleurs, 76% des contrats envoyés avec Signaturit sont signés le jour même.

Notez que Signaturit propose également des solutions complémentaires : l’envoi de recommandé électronique et l’identification électronique.

Les points forts de Signaturit :

• une solution simple d’utilisation et intuitive,
• disponible sur plateforme, ou au moyen d’une API moderne et robuste,
• utilisable sans télécharger d’application ou installer de logiciel.

Quelques clients : Afflelou, Axa, Manpower.

UniverSign promet une augmentation moyenne de 30 % de contrats signés à ses utilisateurs. Ce tiers de confiance délivre également des certificats électroniques et permet l’horodatage des contrats.

Les points forts d’Universign :

• une application web et mobile, idéale pour faire signer des contrats en mobilité,
• une simplicité d’utilisation pour tous,
• de nombreuses API pour intégrer Universign à vos outils existants.

Quelques clients : SFR, Total, le Conseil d’État.

Yousign permet de signer, seul ou à plusieurs, un ou des documents en ligne, en garantissant le respect des conditions légales. Disponible sur mobile, cet outil simplifie le processus de signature et fait gagner un temps précieux consacré à des tâches à forte valeur ajoutée, plutôt qu’à des tâches administratives chronophages.

Tiers de confiance, Yousign est également un coffre-fort électronique pour l’archivage légal de vos contrats.

Les points forts de Yousign :

• solution française certifiée,
• processus de signature rapide et sécurisé,
• expérience utilisateur de qualité.

Quelques clients : Bpifrance, Allianz, PMU.

Pour terminer, nous vous délivrons quelques conseils pour une gestion dématérialisée des contrats en toute quiétude. Lors du choix de votre logiciel de signature électronique, prêtez attention à :

• l’hébergement des données — un hébergement en France assure un niveau de sécurité maximal,
• les différents niveaux de signature électronique proposés,
• les certifications du logiciel (ETSI, eIDAS, ANSSI, etc.),
• l’intégration avec vos outils existants pour optimiser encore davantage vos processus.