

Vous souhaitez améliorer les relations B2B que vous entretenez avec vos partenaires ? Et si la solution résidait dans la signature électronique ?
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La dématérialisation des contrats est l’une des clés de la transformation numérique des organisations ; entreprises et marchés publics sont tous deux concernés. Le principal avantage de la dématérialisation est la simplification du processus de signature et d’archivage des contrats.
Dans cet article, nous vous expliquons en quoi avoir recours à la dématérialisation des contrats présente un avantage compétitif dans des contextes commerciaux (pour gagner des clients) ou RH (recruter un profil très demandé sur le marché), par exemple. Pour signer et faire signer vos contrats plus rapidement et les archiver en conservant leur valeur légale, adopter la signature électronique avec un outil en ligne est la solution.
[Bonus] Pour en apprendre davantage sur la signature électronique, composante essentielle de la dématérialisation des contrats, téléchargez gratuitement le Livre Blanc Le guide de la signature électronique, rédigé par DocuSign.
La dématérialisation des contrats est un processus qui prend une place grandissante au sein des entreprises et des organisations publiques, dans le cadre de leur transformation numérique.
La dématérialisation permet d’accélérer la signature et l’archivage de contrats tout en garantissant leur sécurité.
À la clé : un triple gain pour les adeptes de la dématérialisation contractuelle, un gain de temps, un gain d’argent et un gain de productivité.
La dématérialisation des contrats pose également la question de leur gestion documentaire et de leur archivage. Disposer d’une contrathèque numérique pour stocker, archiver, mais aussi rechercher et trouver des contrats facilement est un réel avantage concurrentiel.
La loi n° 200-230 du 13 mars 2000 et son décret d’application n° 2001-272 indiquent dans l’article 1316-1 :
L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
Autrement dit, un contrat numérique équivaut à un contrat papier aux yeux de la loi : ils ont la même valeur légale.
Deux conditions à respecter cependant, et non des moindres :
Les avantages de la dématérialisation sont multiples. En ce qui concerne les contrats plus précisément, elle :
Voici quelques cas d’usage dans lesquels les contrats peuvent être dématérialisés :
Dématérialiser un contrat peut passer par :
DocuWare est une solution GED cloud, qui propose des workflows pré-configurés (validation, relances, etc.) pour digitaliser et automatiser vos processus achats/comptables, RH et ventes courants. Numérisez vos contrats pour les centraliser en toute sécurité, collaborez en équipe et signez vos documents via une signature électronique juridiquement valable.
Avec la GED Zeendoc gérez tous vos contrats de manière dématérialisée. En numérisant le document papier ou en déposant le document électronique dans Zeendoc, il est automatiquement indexé et classé afin de le retrouver en un clic. Vous pourrez ensuite le partager à vos clients comme à vos collaborateurs, ou encore à un candidat en cours de recrutement et obtenir à distance sa signature électronique, valable juridiquement. Une fois que toutes les parties y auront apposé leur signature, il sera archivé, horodaté, et toute action ultérieure à la signature sera tracée.
Peut-on signer un contrat de travail en ligne ? Absolument ! Tous les types de contrats peuvent être signés électroniquement, comme vu précédemment. Nous ne pouvons que vous conseiller d’adopter ce processus entièrement en ligne pour tous vos contrats, en évitant la numérisation :
💡 Vous ne savez pas encore comment fonctionne la signature électronique et ce qu’elle peut vous apporter ? On a ce qu’il vous faut ! Ce guide de démarrage offert par DocuSign vous offre de précieuses informations pour faire mûrir votre réflexion : usages, problématiques de conformité, de sécurité, etc. Téléchargez-le gratuitement pour tout comprendre sur la signature électronique !
Entreprises : votre guide ultime pour réussir le déploiement de la signature électronique
Télécharger le Livre BlancNe dépendez plus des échanges postaux et des déplacements des signataires pour garantir la valeur légale de vos documents. La dématérialisation assure le consentement explicite des signataires ainsi que l’inaltérabilité des documents, et ce, sans avoir les inconvénients du papier.
Plusieurs logiciels existent pour signer vos documents électroniquement, dématérialiser vos contrats ou simplement gérer vos contrats dématérialisés, et ainsi faire prendre le virage du numérique à votre entreprise.
Coffreo et Ededoc font partie des plus connus ; nous vous en présentons six autres :
Compleo Hybrid est une solution modulaire et hautement sécurisée qui aide les PME, ETI et grands comptes à créer des workflows documentaires efficaces, conformes, rapides et traçables, de la publication de vos documents dématérialisés à leur diffusion.
Grâce à son module “Compleo WebSign”, vous signez vos contrats et documents commerciaux ou que vous soyez et en toute sécurité grâce à un stockage dans le cloud. Le tout, en simplifiant vos processus de validation en interne comme en externe, ce qui améliore la relation avec vos partenaires sur le long terme.
Les points forts de Compleo Hybrid :
DocuSign est une solution reconnue de signature électronique. Elle réduit le workflow de signature et accélère la validation et la signature des contrats de ses utilisateurs. DocuSign, certifié conforme aux normes en vigueur (eIDAS, ANSSI, etc.), se positionne comme un atout de fidélisation client à part entière.
Les points forts de Docusign :
Quelques clients : Banque Casino, Urgo, Salesforce.
Lex Persona, logiciel de signature électronique et opérateur de confiance, permet la dématérialisation des documents, tout en garantissant leur valeur probante et un gain d’efficacité pour les entreprises.
La solution met particulièrement l’accent sur la personnalisation, en proposant une offre en « marque blanche ». En conséquence, vous n’opérez pas via un portail en ligne Lex Persona, mais par le biais d’un parapheur personnalisable.
Les points forts de Lex Persona :
Quelques clients : La Poste, Carrefour, Société Générale.
Signaturit, solution européenne, permet de faire signer ses contrats en toute simplicité, et de manière parfaitement légale : elle est reconnue Prestataire de Services de Confiance Qualifiés. Grâce à ses solutions, les entreprises peuvent automatiser et accélérer leur processus de contractualisation. D'ailleurs, 76% des contrats envoyés avec Signaturit sont signés le jour même.
Notez que Signaturit propose également des solutions complémentaires : l’envoi de recommandé électronique et l’identification électronique.
Les points forts de Signaturit :
Quelques clients : Afflelou, Axa, Manpower.
UniverSign promet une augmentation moyenne de 30 % de contrats signés à ses utilisateurs. Ce tiers de confiance délivre également des certificats électroniques et permet l’horodatage des contrats.
Les points forts d’Universign :
Quelques clients : SFR, Total, le Conseil d’État.
Yousign permet de signer, seul ou à plusieurs, un ou des documents en ligne, en garantissant le respect des conditions légales. Disponible sur mobile, cet outil simplifie le processus de signature et fait gagner un temps précieux consacré à des tâches à forte valeur ajoutée, plutôt qu’à des tâches administratives chronophages.
Tiers de confiance, Yousign est également un coffre-fort électronique pour l’archivage légal de vos contrats.
Les points forts de Yousign :
Quelques clients : Bpifrance, Allianz, PMU.
Pour terminer, nous vous délivrons quelques conseils pour une gestion dématérialisée des contrats en toute quiétude. Lors du choix de votre logiciel de signature électronique, prêtez attention à :
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