Numérisation des données : définition, étapes et avantages pour l’entreprise

Qu’est-ce que la numérisation des données ? Il s’agit du premier processus de transformation numérique de l’entreprise. Votre société utilise un logiciel de numérisation pour extraire, capturer les données, puis les envoyer de manière automatisée dans vos applications métiers afin d’y être directement exploitées. Ces données sont également classées, rangées selon vos propres règles dans une solution GED (gestion électronique de documents) pour un archivage structuré de vos dossiers.

Le principal avantage : améliorer le traitement des informations, et permettre leur accessibilité en temps réel. Le principal enjeu : rester dans la course sur un marché de plus en plus digital, où tout s’accélère. Afin d’en améliorer la qualité, l’état lui-même entreprend la numérisation des services publics en France.

appvizer vous livre les notions élémentaires pour comprendre la capture électronique de données :

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Comprendre la numérisation des données

Qu’est-ce que la numérisation de documents ? Si le particulier peut scanner un document ou une image pour les réutiliser tels quels, les professionnels ont tout intérêt à considérer la numérisation de documents en l’envisageant sous l’angle de la donnée. Explications.

Numérisation de documents : définition

La numérisation d’un document permise par un logiciel spécialisé désigne :

• l’action de copier et convertir l’intégralité d’un document du format papier au format de fichier numérisé, dit numérique, exploitable sur ordinateur et sur internet ;
• l’action de capturer les données d’un document, qu’il soit au format papier ou numérique, de les extraire selon ses propres règles pour les envoyer dans des applications tierces sur internet ou sur son ordinateur afin d’y être exploitées ;
• l’action de reconnaître et de classer les documents numérisés selon ses propres critères de rangement dans une base documentaire en ligne pour conservation et archivage légal.

Note : la majorité du temps, les informations numérisées sont des textes et des images. Dans certains secteurs, les données numérisées peuvent être du son, de l’audio, ou de la vidéo, de l’image animée avec une bande audio.

Le schéma ci-dessous vous explique le fonctionnement de la numérisation de documents et l’exploitation des données :

Dématérialisation : définition

La dématérialisation désigne la digitalisation des processus et des méthodes de travail au sein d’une entreprise. Autrement dit, les collaborateurs ne manipulent plus (ou de moins en moins) de papier pour utiliser des logiciels et internet afin d’exploiter les données de manière plus efficace.

Voici des exemples concrets d’une dématérialisation réussie en entreprise :

• les collaborateurs utilisent des documents numériques dont ils peuvent extraire une partie des données pour effectuer une tâche spécifique ;
• un système de gestion de contenu centralise tous les documents numériques de l’entreprise de manière ordonnée, afin que chaque métier puisse retrouver les documents nécessaires facilement ;
• chaque expert métier exploite les documents ou une partie des données en important les informations dans un logiciel pour effectuer ses tâches ;
• le traitement et l’exploitation des informations et des documents sont rationalisés ;
• les collaborateurs améliorent leurs flux de travail, gagnent du temps, sont plus efficaces ;
• l’ensemble de l’entreprise voit sa productivité croître ;
• l’entreprise économise par ailleurs un espace de stockage physique, anciennement dédié à l’archivage des documents papier.

Capture et extraction de données au cœur de la digitalisation

La numérisation des documents permet la dématérialisation des processus et l’accélération du traitement de l’information. Le rapport à la donnée change complètement l’ordre établi : la donnée est capturée, extraite, envoyée dans le logiciel de son choix et exploitée en temps réel.

La numérisation des documents et la capture des données permettent la dématérialisation, mais ce ne se sont pas les seules composantes.

L’automatisation de la numérisation permet en effet aujourd’hui :

• de restituer la qualité de la donnée à l’identique, en écartant les erreurs dues à la saisie manuelle,
• d’exploiter la donnée comme jamais et d’améliorer les échanges internes ou externes.

Les 5 étapes de la numérisation des documents

Pour vous expliquer les 5 étapes de numérisation des documents, prenons pour exemple le logiciel de numérisation et de capture de données IRISPowerscan^TM 10 dans la vidéo suivante :

Détaillons les 5 étapes de la numérisation de documents :

Étape n° 1 : scan des documents et import des données

Le logiciel numérise et importe les documents depuis toutes sortes de sources : format papier, import depuis des documents stockés dans le Cloud, depuis une messagerie email, les différents scanners ou encore des appareils multifonction.

La solution reconnaît et traite tous les types de fichiers (JPEG, TIFF, DOC, PDF, PNG, BMP,...) et tous les types de documents (factures, cartes d’identité, permis de conduire, commandes, bons de livraison, contrats, etc.).

Étape n° 2 : prétraitement et classification

La solution rend le document plus lisible grâce à plus de 20 techniques d’embellissement d’image (déparasitage, enlèvement des bords noirs, autorotation, etc.).

Elle classe ensuite automatiquement le document selon vos propres règles et critères grâce à des technologies intégrées telles que la reconnaissance de caractères, de code-barres, de zone OCR,….

Le logiciel utilise également la reconnaissance automatique de documents types (RAD) pour classer les CV, passeports, factures, bons de livraison, …

Étape n° 3 : indexation intelligente des données

L’outil reconnaît les champs et zones de recherches, le type de données et les expressions régulières telles que le nom d’une société, le numéro de facture, le numéro IBAN, SIRET, un logo.

Il détecte les données à indexer et à extraire.

Étape n° 4 : vérification et gestion des ambiguïtés

Le logiciel vérifie automatiquement les concordances et détecte les anomalies en demandant leur vérification.

Si une erreur est détectée, le gestionnaire peut-être immédiatement alerté par email pour la rectifier plus tard ou immédiatement.

Étape n° 5 : export vers les applications métiers

Le logiciel de numérisation et d’extraction de données permet d’exporter le document au format de son choix (PDF, PDF hyper compressé, TIFF, JPG, DOCX, XLSX, ….) pour l’envoyer vers sa solution d’archivage ou de gestion documentaire (Google Drive, Therefore, Dropbox, Dokmee, SharePoint,… ).

Les données pertinentes d’une facture fournisseur par exemple peuvent également être envoyées automatiquement vers un logiciel comptable ou un ERP pour automatiser ou pré-imputer les écritures, ou dans d’autres logiciels métiers afin d’être exploitées.

Avantage des données numériques : tableau complet

L’utilisation d’un logiciel de numérisation tel qu’IRISPowerscan^TM 10, Kofax Capture ou encore CaptureOnTouch Pro, pour capturer les données de documents divers offre de nombreux avantages aux entreprises de tous secteurs.

Le premier avantage des données numériques pour l’entreprise se traduit par la dématérialisation des factures :

• Vous évitez d’encoder manuellement chaque facture : le processus est automatisé. Le logiciel de numérisation reconnaît et extrait lui-même les informations pertinentes.
• Vous enregistrez ainsi chaque facture en comptabilité dès l’étape de capture des données. Les informations sont exploitées et viennent enrichir les écritures comptables selon les règles que vous avez établies.
• Vous exportez ensuite la facture au format PDF par exemple pour archivage, format enrichi de métadonnées qui vous permettront de retrouver le document en cas de besoin.
• Vous économisez 50 % du coût de traitement et gagnez du temps à consacrer à votre gestion.

Voici un exemple de numérisation de facture dans le logiciel Kofax Capture (version mobile) dans l’image ci-dessous : les données sont reconnues et extraites automatiquement.

Nous détaillons dans le tableau suivant les différents avantages des données numériques selon votre secteur d’activité :

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Conclusion : les 5 raisons de s'équiper d'un logiciel de numérisation

Les entreprises utilisent un logiciel de numérisation pour 5 principales raisons :

1. Elles automatisent leurs tâches administratives et gagnent du temps.
2. Elles évitent les erreurs dues à la saisie manuelle.
3. Elles peuvent continuer à travailler pendant que la solution travaille en arrière-plan (selon le logiciel).
4. Elles exploitent les données dans leurs applications métiers.
5. Elles archivent et retrouvent facilement leurs documents.