5 étapes pour une numérisation des données réussie + outils pour se simplifier la vie
Qu’est-ce que la numérisation des données ? Il s’agit du premier processus de transformation numérique de l’entreprise. Votre société utilise un logiciel de numérisation pour extraire, capturer les données, puis les envoyer de manière automatisée dans vos applications métiers afin d’y être directement exploitées. Ces données sont également classées, rangées selon vos propres règles dans une solution GED (gestion électronique de documents) pour un archivage structuré de vos dossiers.
Le principal avantage : améliorer le traitement des informations, et permettre leur accessibilité en temps réel via une copie numérique de vos documents. Le principal enjeu : rester dans la course sur un marché de plus en plus digital, où tout s’accélère. Afin d’en améliorer la qualité, l’état lui-même entreprend la numérisation des services publics en France.
Appvizer vous livre les notions élémentaires pour comprendre la capture électronique de données :
Comprendre la numérisation des données
Qu’est-ce que la numérisation de documents ? Si le particulier peut scanner un document ou une image pour les réutiliser tels quels, les professionnels ont tout intérêt à considérer la numérisation de documents en l’envisageant sous l’angle de la donnée. Explications.
Numérisation de documents : définition
La numérisation d’un document permise par un logiciel spécialisé désigne :
- l’action de copier et convertir l’intégralité d’un document du format papier au format de fichier numérisé, dit numérique, exploitable sur ordinateur et sur internet ;
- l’action de capturer les données d’un document, qu’il soit au format papier ou numérique, de les extraire selon ses propres règles pour les envoyer dans des applications tierces sur internet ou sur son ordinateur afin d’y être exploitées ;
- l’action de reconnaître et de classer les documents numérisés selon ses propres critères de rangement dans une base documentaire en ligne pour conservation et archivage légal.
📌 Note : la majorité du temps, les informations numérisées sont des textes et des images. Dans certains secteurs, les données numérisées peuvent être du son, de l’audio, ou de la vidéo, de l’image animée avec une bande audio.
Le schéma ci-dessous vous explique le fonctionnement de la numérisation de documents et l’exploitation des données :
Dématérialisation : définition
La dématérialisation désigne la digitalisation des processus et des méthodes de travail au sein d’une entreprise. Autrement dit, les collaborateurs ne manipulent plus (ou de moins en moins) de papier pour utiliser des logiciels et internet afin d’exploiter les données de manière plus efficace.
Voici des exemples concrets d’une dématérialisation réussie en entreprise :
- les collaborateurs utilisent des documents numériques dont ils peuvent extraire une partie des données pour effectuer une tâche spécifique ;
- un système de gestion de contenu centralise tous les documents numériques de l’entreprise de manière ordonnée, afin que chaque métier puisse retrouver les documents nécessaires facilement ;
- chaque expert métier exploite les documents ou une partie des données en important les informations dans un logiciel pour effectuer ses tâches ;
- le traitement et l’exploitation des informations et des documents sont rationalisés ;
- les collaborateurs améliorent leurs flux de travail, gagnent du temps, sont plus efficaces ;
- l’ensemble de l’entreprise voit sa productivité croître ;
- l’entreprise économise par ailleurs un espace de stockage physique, anciennement dédié à l’archivage des documents papier.
Capture et extraction de données au cœur de la digitalisation
La numérisation des documents permet la dématérialisation des processus et l’accélération du traitement de l’information. Le rapport à la donnée change complètement l’ordre établi : la donnée est capturée, extraite, envoyée dans le logiciel de son choix et exploitée en temps réel.
La numérisation des documents et la capture des données permettent la dématérialisation, mais ce ne se sont pas les seules composantes.
L’automatisation de la numérisation permet en effet aujourd’hui :
- de restituer la qualité de la donnée à l’identique, en écartant les erreurs dues à la saisie manuelle,
- d’exploiter la donnée comme jamais et d’améliorer les échanges internes ou externes.
Les 5 étapes de la numérisation des documents
Pour vous expliquer les 5 étapes de numérisation des documents, prenons pour exemple le logiciel de numérisation et de capture de données IRISPowerscanTM 10 dans la vidéo suivante :
Détaillons les 5 étapes de la numérisation de documents :
Étape n° 1 : scan des documents et import des données
Le logiciel numérise et importe les documents depuis toutes sortes de sources : format papier, import depuis des documents stockés dans le Cloud, depuis une messagerie email, les différents scanners ou encore des appareils multifonction.
La solution reconnaît et traite tous les types de fichiers (JPEG, TIFF, DOC, PDF, PNG, BMP,...) et tous les types de documents (factures, cartes d’identité, permis de conduire, commandes, bons de livraison, contrats, etc.).
Étape n° 2 : prétraitement et classification
La solution rend le document plus lisible grâce à plus de 20 techniques d’embellissement d’image (déparasitage, enlèvement des bords noirs, autorotation, etc.).
Elle classe ensuite automatiquement le document selon vos propres règles et critères grâce à des technologies intégrées telles que la reconnaissance de caractères, de code-barres, de zone OCR,….
Le logiciel utilise également la reconnaissance automatique de documents types (RAD) pour classer les CV, passeports, factures, bons de livraison, …
Étape n° 3 : indexation intelligente des données
L’outil reconnaît les champs et zones de recherches, le type de données et les expressions régulières telles que le nom d’une société, le numéro de facture, le numéro IBAN, SIRET, un logo.
Il détecte les données à indexer et à extraire.
Étape n° 4 : vérification et gestion des ambiguïtés
Le logiciel vérifie automatiquement les concordances et détecte les anomalies en demandant leur vérification.
Si une erreur est détectée, le gestionnaire peut être immédiatement alerté par email pour la rectifier plus tard ou immédiatement.
Étape n° 5 : export vers les applications métiers
Le logiciel de numérisation et d’extraction de données permet d’exporter le document au format de son choix (PDF, PDF hyper compressé, TIFF, JPG, DOCX, XLSX, ….) pour l’envoyer vers sa solution d’archivage ou de gestion documentaire (Google Drive, Therefore, Dropbox, Dokmee, SharePoint,… ).
Les données pertinentes d’une facture fournisseur par exemple peuvent également être envoyées automatiquement vers un logiciel comptable ou un ERP pour automatiser ou pré-imputer les écritures, ou dans d’autres logiciels métiers afin d’être exploitées.
Notre top 7 de logiciels de numérisation pour vous aider
Tableau comparatif
| Logiciel | Type d’utilisateurs | Avantage phare | 3 fonctionnalités clés | Prix d’entrée |
|---|---|---|---|---|
| Adobe Scan | Particuliers, petites équipes | Scanner mobile simple avec OCR et AI | • Capture de documents via smartphone • Détection automatique des bords • OCR et export PDF/JPEG |
Gratuit |
| CaptureOnTouch Pro | PME, services administratifs | Intégration scanner pro et flux document efficaces | • Scan batch (recto/verso) • OCR multilingue • Séparation de fichiers (code-barres…) |
Sur devis |
| IRISPowerscan™ 10 | Grands comptes, process volumineux | Capture à haute vitesse et intégration ECM | • Capture multi-source (scanner, cloud) • Indexation et tri automatique • Export vers ECM/workflows |
Sur devis |
| Klippa DocHorizon | TPE/PME, digitalisation légère | Capture intelligente basée IA | • Extraction de données • OCR avancé • API pour intégration |
Sur devis |
| Kofax Capture | Entreprises, secteurs réglementés | Automatisation complète du processus document | • OCR + reconnaissance code-barres • Classification automatique • Workflow + export ECM |
Sur devis |
| Nanonets | Startups, développement SaaS | IA pour extraction de champs personnalisés | • OCR + ML • Modèles sur mesure • API/data export |
Offre gratuite |
| Xelians Archives Management | Administrations, archives | Archivage sécuritaire pour données sensibles | • Indexation • Gestion du cycle de vie • Conformité RGPD |
Sur devis |
Adobe Scan
Vous jonglez encore avec des dossiers papier ? Passez au format numérique sans effort. Adobe Scan transforme votre smartphone en mini-scanner ultra-réactif. L’application détecte les bords, redresse l’image puis déclenche l’OCR éclair. Les taches de café s’évaporent grâce au Magic Eraser. Résultat : un document net, prêt pour la gestion électronique.
- IA Assistant : pose tes questions et obtiens des réponses instantanées ;
- OCR multilingue pour extraire chaque donnée numérique ;
- scan haute vitesse multi-pages, déclenchement automatique ;
- export PDF ou JPEG vers Adobe Document Cloud ;
- Magic Eraser pour nettoyer traces et pouces baladeurs.
Parfait pour accélérer votre processus documentaire et donner de la valeur à chaque fichier.
Adobe Scan
CaptureOnTouch Pro
Vous cherchez à numériser des piles de documents sans prise de tête ? CaptureOnTouch Pro, fourni avec les scanners Canon imageFORMULA, propose une interface à icônes simple et claire. Un clic et vos fichiers passent du papier au format numérique, grâce à ses fonctionnalités hors pair :
- OCR multilingue + code-barres : crée des fichiers éditables et interrogeables ;
- séparation de lots : pages blanches, barcodes ou zonal OCR pour classer automatiquement ;
- sortie flexible : PDF, TIFF, JPEG, PNG, PPTX, vers cloud, email ou ECM ;
- nommage automatique : ajoute ID doc, texte reconnu ou date pour rester organisé ;
- intégration ligne de commande : automatise vos workflows comme un pro.
CaptureOnTouch Pro fluidifie votre processus de capture et booste la gestion documentaire au quotidien.
CaptureOnTouch Pro
IRISPowerscan™
Vous gérez des volumes XXL de documents ? IRISPowerscan automatise la capture, le tri et l’indexation. Cette solution client-serveur traite jusqu’à des milliers de pages par jour, sans transpirer, et c'est grâce à ses nombreuses fonctionnalités :
- multi-canal : scan, dossier surveillé, MFP ou cloud pour centraliser l’information ;
- classification automatique : barcodes, OCR/ICR et reconnaissance de mise en page ;
- OCR premium : plus de 130 langues, compression PDF/A, validation en un clic ;
- export direct : connecteurs DMS/ECM, ODBC, CMIS, SharePoint, SAP ;
- interface flexible : mode navigation ou designer, droits utilisateurs granulaires.
IRISPowerscan valorise chaque fichier, sécurise l’archivage et réduit les erreurs de saisie. L’entreprise passe à la vitesse supérieure, sans paperasse ni migraine.
IRISPowerscan
Klippa DocHorizon
Vous avez un processus de numérisation information lourd ? Klippa DocHorizon automatise tout. Cette plateforme Intelligent Document Processing (IDP) cloud utilise OCR et IA pour capturer, classer, extraire et vérifier vos données en un éclair :
- capture multi-sources : scanner, dossiers surveillés, MFP, email ou cloud (Box, SharePoint…). Centralise l’information efficacement ;
- extraction et classification IA : OCR, ML, barcodes et reconnaissance de mise en page. Prend en charge plus de 50 types de documents ;
- vérification et anonymisation : détection de fraudes, masquage de données sensibles pour conformité RGPD. Précision jusqu’à 99 % ;
- formats de sortie variés : JSON, XML, CSV, XLSX, UBL, PDF, TXT, API ou hub ERP/ECM ;
- intégration facile via API et SDK (iOS/Android/Web). Mise en place en moins d’une journée de développement.
Klippa DocHorizon transforme votre donnée numérique en véritable levier métier. Gain de temps, réduction des erreurs, conformité et déploiement rapide : de quoi booster votre projet numérique en toute confiance ⚡.
Klippa DocHorizon
Kofax Capture
Vous traitez des volumes massifs de documents ? Kofax Capture (également nommé Tungsten Capture) centralise tous vos flux papier ou électroniques. Il capte les fichiers depuis scanners, emails, fax, MFP, dossiers réseau ou services web.
- traitement batch haute vitesse : scan en masse, nettoyage d’image (VRS), OCR multilingue, reconnaissance de cases cochées et codes-barres ;
- classification et indexation automatiques : via OCR, ICR, barcodes et modèles de zones prédéfinis ;
- export vers ERP, ECM : plus de 140 connecteurs (SharePoint, SAP, Oracle…), export ODBC, PDF/A, DMS, Cloud ;
- architecture scalable : adaptée aux services comme aux grandes entreprises, déployable sur réseau local ou cloud, installation modulaire ;
- analyse et pilotage : tableau de bord intégré, rapports en temps réel, identification des goulets et optimisation continue.
Kofax Capture accélère votre processus documentaire, améliore la qualité des données et sécurise chaque fichier. Vous gagnez en gestion, conformité et performance à grande échelle.
Kofax Capture
Nanonets
Vous en avez assez de saisir manuellement des données issues de factures, reçus ou bons de commande ? Nanonets utilise l’IA et l’OCR pour transformer vos documents papier ou numériques en informations structurées exploitables. Le résultat ? Jusqu’à 90 % d’automatisation et un gain de temps impressionnant.
- modèles personnalisés : entraînez vos propres workflows pour reconnaître vos champs métiers ;
- OCR + ML avancés : extraction précise de textes, tableaux, cases, codes-barres et signatures ;
- API : connectez-vous facilement à CRM, ERP, cloud ou bases de données ;
- interface fluide : UI intuitive, feedback instantané, mise en route rapide ;
- support réactif : onboarding sur mesure, équipe à l’écoute et documentation complète.
Que vous numérisiez un reçu ou un flux quotidien, Nanonets vous donne accès à vos données numériques sans effort.
Nanonets
Xelians Archives Management
Vous devez archiver des documents sensibles pour 30 à 120 ans ? Xelians Archives Management garantit sécurité, intégrité et conformité. Cette plateforme hybride gère aussi bien les archives physiques que numériques, dans un environnement certifié.
- multi-versement : import via formulaires, dossiers surveillés ou cloud, pour une chaîne documentaire fluide ;
- cœur VITAM : basé sur ce standard open source, l’outil garantit la pérennité probatoire des documents ;
- hybridité : archives papier et numériques cohabitent, avec une gestion centralisée ;
- data Hub : convertit les flux, automatise les versements et fluidifie l’intégration dans vos systèmes ;
- archivage certifié NF Z42‑013 : migrations, horodatage et accès garanti à long terme.
X‑AM sécurise votre capital informationnel, améliore la conformité RGPD et structure votre processus d’archivage. Parfait pour les entreprises et administrations exigeantes.
Xelians Archives Management
Avantage des données numériques : tableau complet
Le premier avantage des données numériques pour l’entreprise se traduit par la dématérialisation des factures :
- Vous évitez d’encoder manuellement chaque facture : le processus est automatisé. Le logiciel de numérisation reconnaît et extrait lui-même les informations pertinentes.
- Vous enregistrez ainsi chaque facture en comptabilité dès l’étape de capture des données. Les informations sont exploitées et viennent enrichir les écritures comptables selon les règles que vous avez établies.
- Vous exportez ensuite la facture au format PDF par exemple pour archivage, format enrichi de métadonnées qui vous permettront de retrouver le document en cas de besoin.
- Vous économisez 50 % du coût de traitement et gagnez du temps à consacrer à votre gestion.
Voici un exemple de numérisation de facture dans le logiciel Kofax Capture (version mobile) dans l’image ci-dessous : les données sont reconnues et extraites automatiquement.
Nous détaillons dans le tableau suivant les différents avantages des données numériques selon votre secteur d’activité :
| Avantages | Type d’activité et secteurs |
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Conclusion : les 5 raisons de s'équiper d'un logiciel de numérisation
Les entreprises utilisent un logiciel de numérisation pour 5 principales raisons :
- Elles automatisent leurs tâches administratives et gagnent du temps.
- Elles évitent les erreurs dues à la saisie manuelle.
- Elles peuvent continuer à travailler pendant que la solution travaille en arrière-plan (selon le logiciel).
- Elles exploitent les données dans leurs applications métiers.
- Elles archivent et retrouvent facilement leurs documents.
Grégory Coste est consultant en marketing digital B2B, spécialisé dans les logiciels SaaS. Fort de 20 ans d’expérience en agences (Publicis, Ogilvy, Havas…) et passé chez Appvizer pendant plusieurs années, il accompagne les entreprises dans leur stratégie de contenu, SEO et génération de leads. Formateur et coach, il transmet aussi son expertise en rédaction web et marketing de contenu.