Le média de ceux qui réinventent l'entreprise
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Automatiser la capture de documents est un enjeu de compétitivité pour l’entreprise. Les logiciels de numérisation permettent en effet de négocier le virage du digital, et de réussir la transformation numérique de toute une organisation.
Leurs technologies permettent :
Comparez les solutions de capture électronique de données pour gagner en productivité :
Le principe de LAD — lecture automatique de documents — permet la numérisation de documents par lecture automatique.
Lors de cette numérisation, le logiciel peut extraire des données ciblées pour les ordonner intelligemment dans un système de gestion de contenu, aussi appelé GED (gestion électronique de documents), dans lequel toute l’entreprise puise les informations.
Les données et métadonnées (données structurant un document qui permettent d’enrichir et d’automatiser le système de classification) peuvent également être envoyées directement dans des applications métiers, telles qu’un ERP ou un CRM par exemple, afin d’y être exploitées.
Le principe de RAD — la reconnaissance automatique de documents au sens large — permet d’identifier les différents types de documents et de reconnaître les emplacements précis où sont situées les données à extraire.
La LAD est permise grâce aux technologies de reconnaissance de documents suivantes :
L’image suivante présente un schéma qui résume simplement le fonctionnement et l’intérêt de la capture de documents :
Image : ©Locarchives
Permise grâce à un logiciel de numérisation professionnel, l’automatisation de la capture de documents présente ainsi les 10 avantages suivants :
Vous pouvez scanner et importer tout type de documents issu d’une source papier ou numérique. Les technologies de lecture et de reconnaissance automatisent les processus de classement et d’indexation des documents et des métadonnées.
Vous indiquez au logiciel vos propres règles de classement. Il reconnaît et indexe vos documents selon votre organisation, vos besoins.
Les technologies s’appuient sur les critères que vous avez définis. Elles classent les documents par typologie avant de les indexer dans votre plateforme GED selon vos propres règles.
Le logiciel peut par exemple extraire les données de factures pour les récupérer et les importer automatiquement dans un logiciel de comptabilité, en les classant dans un compte fournisseur.
La dématérialisation des factures permet notamment un suivi et un traitement plus rapide. Le coût de gestion peut également être réduit de moitié.
Grâce aux métadonnées, le logiciel va indexer et archiver vos documents selon des règles de classement utiles pour tous les services concernés dans l’entreprise. Lorsqu’une personne recherche un document ou des données spécifiques, elle les trouve facilement et rapidement.
Vos équipes disposent de données fiables et du même niveau d’information, ce qui favorise le travail collaboratif. En identifiant rapidement les bonnes données et en exploitant des données de qualité, vos équipes sont plus réactives et productives.
Les tâches répétitives réalisées par l’humain engendrent des erreurs. L’automatisation élimine les erreurs de saisie et accélère le traitement des flux de données.
Les traitements manuels sont largement réduits. Les tâches sont automatisées et accélèrent les processus de capture et d’extraction des données. Tous ces éléments engendrent une diminution des coûts opérationnels.
Pour l’archivage électronique, vous pouvez choisir de compresser vos fichiers. Cela diminue leur poids. Ils occupent moins d’espace de stockage en ligne. Par ailleurs, en diminuant l’utilisation du papier en entreprise, vous réduisez l’espace de stockage physique nécessaire à la conservation des archives, et vous adoptez une démarche éco-responsable.
Le tableau suivant synthétise le comparatif de logiciels de numérisation à découvrir dans cet article. Il reflète les caractéristiques qui permettent de distinguer chaque solution.
Nous vous conseillons de lire en détail le descriptif de chaque logiciel afin de vous forger votre propre opinion.
Comparer les outils vous permet de choisir le logiciel adapté au flux de données à traiter dans votre société, en tenant compte des spécificités relatives à votre secteur ou à votre entité.
 CaptureOnTouch Pro |  IRISPowerscan |  Kofax Capture |
| Pour toutes les entreprises | Pour entreprises de 1 à 250 salariés | Pour toutes les entreprises |
| En savoir plus sur CaptureOnTouch Pro | En savoir plus sur IRISPowerscan | En savoir plus sur Kofax Capture |
Le logiciel de numérisation de Canon CaptureOnTouch est sorti en version professionnelle en 2016. CaptureOnTouch Pro convient en théorie à tout type d’entreprise.
En pratique, nous conseillons ce logiciel aux indépendants et aux petites entreprises, en raison des capacités du logiciel. Les scanners Canon ImageFORMULA sont équipés de CaptureOnTouch Pro : les inconditionnels de Canon apprécieront.
CaptureOnTouch Pro convient parfaitement aux petites structures dont le parc informatique fonctionne sous Windows.
L’usage des scanners ImageFormula conditionne également l’utilisation du logiciel CaptureOnTouch Pro.
Point important à vérifier, la compatibilité du logiciel :
Le logiciel de numérisation CaptureOnTouch Pro offre une facilité de prise en main : les icônes de l’interface simplifient son utilisation.
Visualisez la simplicité de l’interface du logiciel CaptureOnTouch Pro dans l’image suivante :
Les entreprises gagnent du temps dans le traitement de leurs flux documentaires et disposent d’un outil de recherche qu’elles peuvent paramétrer selon leur activité (indexation personnalisable).
La connectivité avec d’autres appareils est fonctionnelle : elle permet d’envoyer les documents numérisés de manière rapide par email, vers une imprimante ou encore une solution de stockage dans le Cloud. L’indexation intelligente permet de retrouver les documents aisément.
IRIS est le premier éditeur européen de solutions de numérisation par lots et de reconnaissance de documents.
Le logiciel IRISPowerscan 10 est compatible avec la majorité des scanners sur le marché et a la particularité d’être très facile à dimensionner par rapport aux besoins de l’entreprise ayant un volume de document à traiter jusqu’à 10 000 documents par jour.
Pour des volumes et projets plus importants, l’éditeur proposera des solutions encore plus pointues avec sa technologie IRISXtractTM.
La solution rencontre un franc succès, spécialement dans les secteurs suivants : l’hôtellerie, le secteur médical, le secteur bancaire et les activités liées à la logistique.
Compatible avec toutes les marques de scanners, le logiciel de numérisation et de capture de données permet en effet :
La vidéo suivante vous explique tout l’intérêt du logiciel IRISPowerscan 10 :
Le logiciel IRISPowerscan vous permet en effet d’exporter et compresser documents et données vers des dossiers, des emails, CMIS (Alfresco, Documentum...), et vers le Cloud ou vers toutes les applications métiers telles que Therefore, ODBC, Autonomy Worksite, SharePoint, FileNet, OpenText (…).
Ce n’est pas tout : vous pouvez également utiliser des connecteurs pour exporter vers les solutions SAP, EBP, Microsoft Dynamics, Oracle Financials,…
Vous choisissez le format d’export : DOC, PDF, JPEG, IRIS PDF hyper compressé, …
L’éditeur définit son logiciel Kofax Capture comme une solution de capture de documents « multicanale ».
Nous notons également la modularité du logiciel qui permet aux ETI et grands groupes de doter leurs services de modules complémentaires pour satisfaire des besoins spécifiques en matière de capture de documents et d’extraction de données.
Kofax Capture répond aux attentes du décideur informatique qui doit gérer des infrastructures complexes au sein d’une grande organisation.
Dans un contexte où la diversité des matériels, scanners, ordinateurs et services web doivent cohabiter avec le réseau et les applications métiers, le décideur doit également répondre aux enjeux de cybersécurité des datacenters et de productivité.
La mise en place de Kofax Capture va simplifier la chaîne de production de traitement de l’information, le routage, et permettre de prendre en charge une grande volumétrie de documents en se protégeant des cyberattaques.
La suppression des risques face aux nouveaux pirates est totale. Les experts les plus exigeants peuvent exploiter des technologies sécurisées en toute quiétude, car ils disposent :
Seul bémol : il faut coupler l’utilisation du logiciel Kofax Capture avec celle de la plateforme Kofax Transformation Modules pour convertir les documents en données numériques exploitables, et accélérer ainsi le workflow de traitement documentaire.
Aperçu de l’interface du logiciel Kofax Capture en version mobile dans l’image suivante :
L’édition Entreprise de Kofax Capture comble certains besoins supplémentaires :
