3 logiciels de numérisation pour automatiser la capture de documents

3 logiciels de numérisation pour automatiser la capture de documents

Automatiser la capture de documents est un enjeu de compétitivité pour l’entreprise. Les logiciels de numérisation permettent en effet de négocier le virage du digital, et de réussir la transformation numérique de toute une organisation.

Leurs technologies permettent :

  • l’automatisation des processus de traitement des données,
  • l’indexation intelligente de fichiers interrogeables dans un système de gestion de contenu,
  • l’export de flux documentaires vers des applications métiers,
  • la fourniture de meilleurs services aux clients.

Comparez les solutions de capture électronique de données pour gagner en productivité :

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Fonctions des technologies de capture de données

Le principe de LAD — lecture automatique de documents — permet la numérisation de documents par lecture automatique.

Lors de cette numérisation, le logiciel peut extraire des données ciblées pour les ordonner intelligemment dans un système de gestion de contenu, aussi appelé GED (gestion électronique de documents), dans lequel toute l’entreprise puise les informations.

Les données et métadonnées (données structurant un document qui permettent d’enrichir et d’automatiser le système de classification) peuvent également être envoyées directement dans des applications métiers, telles qu’un ERP ou un CRM par exemple, afin d’y être exploitées.

Le principe de RAD — la reconnaissance automatique de documents au sens large — permet d’identifier les différents types de documents et de reconnaître les emplacements précis où sont situées les données à extraire.

La LAD est permise grâce aux technologies de reconnaissance de documents suivantes :

  • un outil de RAD (reconnaissance automatique de documents),
  • un outil OCR (Optical Character Recognition, en français reconnaissance optique de caractères),
  • un outil OMR (Optical Mark Recognition, en français reconnaissance optique de marques et images),
  • un outil ICR (Intelligent Character Recognition, en français reconnaissance intelligente de caractères),
  • un outil de reconnaissance de codes-barres intégré,
  • etc.

L’image suivante présente un schéma qui résume simplement le fonctionnement et l’intérêt de la capture de documents :

processus de capture de documents en entreprise

Image : ©Locarchives

Automatiser la capture de documents : 10 avantages

Permise grâce à un logiciel de numérisation professionnel, l’automatisation de la capture de documents présente ainsi les 10 avantages suivants :

Avantage n° 1 : capturer et extraire les données pour pouvoir les réutiliser

Vous pouvez scanner et importer tout type de documents issu d’une source papier ou numérique. Les technologies de lecture et de reconnaissance automatisent les processus de classement et d’indexation des documents et des métadonnées.

Avantage n° 2 : déterminer son propre système d’indexation intelligente

Vous indiquez au logiciel vos propres règles de classement. Il reconnaît et indexe vos documents selon votre organisation, vos besoins.

Avantage n° 3 : classer automatiquement ses documents pour mieux les retrouver

Les technologies s’appuient sur les critères que vous avez définis. Elles classent les documents par typologie avant de les indexer dans votre plateforme GED selon vos propres règles.

Avantage n° 4 : exporter les données vers ses applications métiers

Le logiciel peut par exemple extraire les données de factures pour les récupérer et les importer automatiquement dans un logiciel de comptabilité, en les classant dans un compte fournisseur.

Avantage n° 5 : dématérialiser de nombreux documents

La dématérialisation des factures permet notamment un suivi et un traitement plus rapide. Le coût de gestion peut également être réduit de moitié.

Avantage n° 6 : exploiter des données fiables à la demande

Grâce aux métadonnées, le logiciel va indexer et archiver vos documents selon des règles de classement utiles pour tous les services concernés dans l’entreprise. Lorsqu’une personne recherche un document ou des données spécifiques, elle les trouve facilement et rapidement.

Avantage n° 7 : gagner du temps, accroître sa productivité et sa réactivité

Vos équipes disposent de données fiables et du même niveau d’information, ce qui favorise le travail collaboratif. En identifiant rapidement les bonnes données et en exploitant des données de qualité, vos équipes sont plus réactives et productives.

Avantage n° 8 : réduire les erreurs manuelles

Les tâches répétitives réalisées par l’humain engendrent des erreurs. L’automatisation élimine les erreurs de saisie et accélère le traitement des flux de données.

Avantage n° 9 : diminuer ses coûts de traitement

Les traitements manuels sont largement réduits. Les tâches sont automatisées et accélèrent les processus de capture et d’extraction des données. Tous ces éléments engendrent une diminution des coûts opérationnels.

Avantage n° 10 : économiser de l’espace de stockage

Pour l’archivage électronique, vous pouvez choisir de compresser vos fichiers. Cela diminue leur poids. Ils occupent moins d’espace de stockage en ligne. Par ailleurs, en diminuant l’utilisation du papier en entreprise, vous réduisez l’espace de stockage physique nécessaire à la conservation des archives, et vous adoptez une démarche éco-responsable.

Tableau comparatif des solutions pour l’entreprise

Le tableau suivant synthétise le comparatif de logiciels de numérisation à découvrir dans cet article. Il reflète les caractéristiques qui permettent de distinguer chaque solution.

Nous vous conseillons de lire en détail le descriptif de chaque logiciel afin de vous forger votre propre opinion.

Comparer les outils vous permet de choisir le logiciel adapté au flux de données à traiter dans votre société, en tenant compte des spécificités relatives à votre secteur ou à votre entité.

Capture de documents : comparatif de logiciels de numérisation

Logiciel Caractéristiques

Type d’entreprise conseillé

CaptureOn Touch Pro

Fonctionne sous environnement Windows

Compatible uniquement avec les scanners ImageFORMULA de Canon

Petites entreprises

IRISPowerscan 10

Capture, extrait, indexe, classe et exporte des données vers de nombreuses solutions et applications métiers

Toutes les entreprises

Kofax Capture

Modularité de l’offre

Grandes entreprises

CaptureOn Touch Pro : le logiciel de numérisation de Canon

Le logiciel de numérisation de Canon CaptureOnTouch est sorti en version professionnelle en 2016. CaptureOnTouch Pro convient en théorie à tout type d’entreprise.

En pratique, nous conseillons ce logiciel aux indépendants et aux petites entreprises, en raison des capacités du logiciel. Les scanners Canon ImageFORMULA sont équipés de CaptureOnTouch Pro : les inconditionnels de Canon apprécieront.

Présentation et compatibilité de CaptureOn Touch Pro

CaptureOnTouch Pro convient parfaitement aux petites structures dont le parc informatique fonctionne sous Windows.

L’usage des scanners ImageFormula conditionne également l’utilisation du logiciel CaptureOnTouch Pro.

Point important à vérifier, la compatibilité du logiciel :

  • avec les scanners Canon ImageFormula uniquement ;
  • avec le système d’exploitation Microsoft Windows uniquement, et prise en charge pour Windows 10, Windows 8.1, Windows 7 Service Pack 1 ou version ultérieure, WindowsVista Service Pack 2 ou version ultérieure ;
  • avec Microsoft Windows Server 2012 R2 et Microsoft Windows Server 2008 R2 Service Pack 1 ou version ultérieure ;
  • avec l’environnement Citrix XenApp 7.5.

Fonctionnalités principales du logiciel CaptureOn Touch Pro

  • scan standard en 3 étapes depuis le scanner ou le logiciel ;
  • numérisation de recto seul, ou recto et verso, et élimination des pages blanches ;
  • export et conversion possible des fichiers aux formats : PDF/A compact, PDF indexables et modifiables, TIFF multipages, JPEG, PowerPoint, etc. ;
  • numérisation et séparation intelligente par lots de documents ;
  • classement possible dans des dossiers ou des fichiers distincts ;
  • technologies OCR, de Patch Codes, code de correctif et code-barres (module en option) ;
  • jusqu’à 10 zones de reconnaissance pour obtenir des fichiers de données d’index ;
  • formats des fichiers d’index enrichis pour les documents : XML, CSV et JSON ;
  • export des documents numérisés vers le Cloud et d’autres applications telles que Dropbox, Evernote, SharePoint, SugarSync et Google Drive.

La simplicité pour les petites structures

Le logiciel de numérisation CaptureOnTouch Pro offre une facilité de prise en main : les icônes de l’interface simplifient son utilisation.

Visualisez la simplicité de l’interface du logiciel CaptureOnTouch Pro dans l’image suivante :

CaptureOnTouch Pro de Canon : logiciel de numérisation

Les entreprises gagnent du temps dans le traitement de leurs flux documentaires et disposent d’un outil de recherche qu’elles peuvent paramétrer selon leur activité (indexation personnalisable).

La connectivité avec d’autres appareils est fonctionnelle : elle permet d’envoyer les documents numérisés de manière rapide par email, vers une imprimante ou encore une solution de stockage dans le Cloud. L’indexation intelligente permet de retrouver les documents aisément.

IRISPowerscan 10 : logiciel de numérisation et de capture de données

IRIS est le premier éditeur européen de solutions de numérisation par lots et de reconnaissance de documents.

Le logiciel IRISPowerscan 10 est compatible avec la majorité des scanners sur le marché et a la particularité d’être très facile à dimensionner par rapport aux besoins de l’entreprise ayant un volume de document à traiter jusqu’à 10 000 documents par jour.

Pour des volumes et projets plus importants, l’éditeur proposera des solutions encore plus pointues avec sa technologie IRISXtractTM.

Présentation du logiciel et avantages pour les PME

La solution rencontre un franc succès, spécialement dans les secteurs suivants : l’hôtellerie, le secteur médical, le secteur bancaire et les activités liées à la logistique.

Compatible avec toutes les marques de scanners, le logiciel de numérisation et de capture de données permet en effet :

  • la dématérialisation de tous types de documents, structurés ou non, tels que les passeports, attestations médicales, contrats, attestations d’assurance, bons de livraison, etc. ;
  • la gestion de métadonnées pour indexer des fichiers interrogeables à la demande ;
  • l’élimination des erreurs et une baisse du coût grâce à la diminution de la gestion manuelle des données ;
  • d’accroître la productivité des entreprises grâce à l’automatisation des processus.

La vidéo suivante vous explique tout l’intérêt du logiciel IRISPowerscan 10 :

Fonctionnalités principales du logiciel IRISPowerscan 10

  • numérisation et import de documents depuis n’importe quelle source : Cloud sécurisé (DropBox, OneDrive, Box), imprimante, scanner, email,…  ;
  • scan ultra rapide de tout type de documents (factures, formulaires, cartes d’identité,… etc) et formats de fichiers (PDF, JPEG, DOC, TIFF,…) ;
  • plus de 20 techniques pour améliorer la qualité des documents numérisés ;
  • des processus de contrôle pour vérifier et éliminer les incohérences ;
  • toutes les technologies LAD RAD permettant de reconnaître les données, de les classer et de les extraire : OCR, ICR, reconnaissance de codes-barres, tri par reconnaissance d’expression régulière, etc. ;
  • une technologie brevetée IRISFingerprintTM  ;
  • extraction des données et indexation des documents dans le système d’archivage ou de GED de votre choix : OneDrive, Dropbox, box, Therefore, Microsoft Sharepoint ;
  • hyper-compression des fichiers avec conservation de la qualité à l’identique pour archivage.

Atout remarquable : l’export des données en toute liberté

Le logiciel IRISPowerscan vous permet en effet d’exporter et compresser documents et données vers des dossiers, des emails, CMIS (Alfresco, Documentum...), et vers le Cloud ou vers toutes les applications métiers telles que Therefore, ODBC, Autonomy Worksite, SharePoint, FileNet, OpenText (…).

Ce n’est pas tout : vous pouvez également utiliser des connecteurs pour exporter vers les solutions SAP, EBP, Microsoft Dynamics, Oracle Financials,… 

Vous choisissez le format d’export : DOC, PDF, JPEG, IRIS PDF hyper compressé, … 

Kofax Capture : logiciel de capture de documents modulaire

L’éditeur définit son logiciel Kofax Capture comme une solution de capture de documents « multicanale ».

Nous notons également la modularité du logiciel qui permet aux ETI et grands groupes de doter leurs services de modules complémentaires pour satisfaire des besoins spécifiques en matière de capture de documents et d’extraction de données.

Présentation et avantages pour les grandes entreprises

Kofax Capture répond aux attentes du décideur informatique qui doit gérer des infrastructures complexes au sein d’une grande organisation.

Dans un contexte où la diversité des matériels, scanners, ordinateurs et services web doivent cohabiter avec le réseau et les applications métiers, le décideur doit également répondre aux enjeux de cybersécurité des datacenters et de productivité.

La mise en place de Kofax Capture va simplifier la chaîne de production de traitement de l’information, le routage, et permettre de prendre en charge une grande volumétrie de documents en se protégeant des cyberattaques.

La suppression des risques face aux nouveaux pirates est totale. Les experts les plus exigeants peuvent exploiter des technologies sécurisées en toute quiétude, car ils disposent :

  • d’une API flexible pour paramétrer leurs propres règles de traitement,
  • d’une compatibilité avec tous les périphériques intelligents,
  • d’une offre modulaire et sécurisée.

Seul bémol : il faut coupler l’utilisation du logiciel Kofax Capture avec celle de la plateforme Kofax Transformation Modules pour convertir les documents en données numériques exploitables, et accélérer ainsi le workflow de traitement documentaire.

Aperçu de l’interface du logiciel Kofax Capture en version mobile dans l’image suivante :

Kofax Capture de données : le logiciel de numérisation

Fonctionnalités principales de la solution modulaire

  • numérisation et capture multi source : depuis un scanner, une imprimante, un email, le Cloud ;
  • extraction des informations de documents papier ou de fichiers numériques (contrats, formulaires remplis à la main, factures, etc.) ;
  • processus d’indexation de données multiples, avec étape de validation sur tout type de fichier numérisé ;
  • 50 modules sont disponibles pour traiter les images de manière personnalisée, contrôler les code-barres, lire un texte manuscrit, un formulaire, etc. ;
  • traitement de qualité grâce à la technologie brevetée Kofax VRS® (nettoyage, rognage, alignement, etc.) ;
  • export des données possible dans de nombreuses solutions de type BPM, ERP, ECM, et des fournisseurs de systèmes fournisseurs tels que Microsoft, Oracle, IBM ou encore Open Text ;
  • des modules pour personnaliser ses processus métiers tels que la séparation automatisée des documents, l’extraction des formulaires, etc. ;
  • compatibilité avec 300 modèles d’imprimantes multifonctions et scanners (Canon, Lexmark, HP, etc.).

Les atouts de l’édition Kofax Capture Enterprise

L’édition Entreprise de Kofax Capture comble certains besoins supplémentaires :

  • des fonctions de haute disponibilité et de reprise après sinistre,
  • un pilotage à distance des performances en temps réel,
  • une connexion au Terminal Services et Citrix,
  • une compatibilité avec des bases de données telles que IBM DB2, Microsoft SQL Server Enterprise et Oracle Database.
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