Qu’est-ce que l’horodatage, et quel est son intérêt pour les entreprises ? Si ce procédé sert à enregistrer la date et l’heure d’un événement dans un sens classique, il revêt une importance toute particulière dès qu’il s’agit de transactions et du traitement de documents électroniques.
Dans un contexte de transition numérique, la transformation de vos processus métiers s’accompagne de nouvelles problématiques. Garder une preuve des échanges, retracer les actions effectuées sur un document en ligne, connaître la date exacte de la signature électronique d’un document sont autant de fonctions attribuées à l’horodatage.
Mais à quoi sert-il exactement et comment fonctionne-t-il ? Dans quel cadre utiliser l’horodatage de documents et quels sont ses avantages ? appvizer vous livre les clés de compréhension essentielles !
La preuve dans cet article :
L’horodatage électronique est un procédé qui consiste à associer une date et une heure précises (à la seconde près) et fiables à des données, de façon la plus sûre possible.
Dans un contexte de dématérialisation des documents et des processus en entreprise, l’horodatage trouve nombre d’applications, parmi lesquelles :
☝️ L’horodateur utilisé ne peut pas être pas un appareil utilisant une horloge système (comme un ordinateur). La date et l’heure étant modifiables manuellement en local, cela n’octroie aucune valeur juridique à la date de création d’un document, par exemple.
De même, si des outils en ligne permettent de changer la date de création ou de modification d’un document, voire celle du dernier accès à un fichier, ils ne constituent pas non plus des dispositifs d’horodatage avérés aux yeux de la loi.
Comment, dès lors, garantir la fiabilité du procédé d’horodatage ?
L’horodatage certifié est la garantie cryptographique que les données ou les documents horodatés n’ont subi aucune modification ultérieure et que la date enregistrée est exacte.
Selon le règlement européen eIDAS, l’horodatage qualifié permet de garantir :
C’est là qu’un PSCo horodateur (Prestataire de Services de Confiance) entre en jeu. Grâce à son matériel sécurisé conforme FIPS, ce prestataire délivre un horodatage certifié, qui prend la forme d’un sceau électronique ou d’un jeton d’horodatage pour un document électronique.
Cet organisme de confiance tiers se conforme à des obligations édictées dans la norme RFC 3161 afin d’être qualifié d’autorité d’horodatage (AH).
Une autorité d’horodatage utilise des infrastructures à clé publique (PKI). Voici le déroulé technique du procédé :
ℹ️ À l’ouverture du fichier horodaté, l’application cliente authentifie l’AH et vérifie que l’horodatage est issu d’une AH de confiance. Un nouveau hachage des données est calculé, puis comparé à celui d’origine. Dans le cas où des modifications ont été apportées après horodatage, la non-fiabilité des données est signalée.
L’horodatage d’un document électronique comporte une valeur juridique : il fait office de preuve irréfutable en cas de contestation ou de litige juridique.
Apposer un jeton d’horodatage ou sceau électronique, par l’intermédiaire du service d’horodatage, permet de prouver :
Utiliser un système fiable dédié à l’horodatage électronique de documents peut se révéler d’une importance primordiale pour émettre des documents dématérialisés et effectuer des transactions avec vos clients, partenaires et fournisseurs, en toute conformité.
Ses applications en entreprise garantissent la conformité et la fiabilité de différents types de documents et de transactions, parmi lesquels :
Pour garantir le caractère légal d’une signature électronique, la date et l’heure de l’ordinateur utilisé ne constituent aucunement une preuve juridique.
En revanche, une signature horodatée s’accompagne des bénéfices suivants :
💡 Le procédé d’horodatage certifié d’une signature électronique de document permet de pérenniser la validité de la signature avec la validation à long terme (LTV). La signature peut ainsi être authentifiée, et l’authenticité du document peut donc être prouvée à tout moment.
Pour toute entreprise, il s’avère dès lors primordial d’avoir recours à un système d’horodatage certifié, afin de garantir l’existence, l’intégrité et l’antériorité de ses données et documents électroniques.
Bien souvent, l’horodatage est inclus à votre solution de signature électronique, à l’image de DocuSign, qui offre à la fois la gestion, l’envoi et la signature de documents électroniques, tout en intégrant le système d’horodateur.
En optant pour un « prestataire de services d’horodatage électronique » (PHSE), au sens du référentiel général de sécurité (RGS), offrant un service conforme FIPS (Federal Information Processing Standard), vous assurez la sécurité et le caractère légal de tous vos processus.
C’est le cas avec Universign, un Prestataire de Services de Confiance (PSCo) qualifié selon le règlement européen eIDAS et reconnu comme autorité de confiance par Adobe, qui offre un horodatage qualifié directement intégré aux services de signature et de cachet électroniques de sa solution.
Pour assurer la meilleure garantie en matière de fiabilité et de sécurité des documents, n’hésitez pas à vous tourner vers des autorités d’horodatage ou tiers horodateurs de confiance, pour les avantages que nous avons énoncés.
Plus encore que la garantie de la date et de l’heure de vos documents, transactions et signatures électroniques, l’horodatage vous permet de retracer avec certitude chacun des événements et étapes ponctuant le cycle de vie d’un document, de sa création à sa conservation, en passant par sa gestion et sa diffusion. Il prend ainsi tout son sens dans le cadre des usages de plateformes collaboratives et espaces digitaux de travail.
Êtes-vous prêt·e à horodater vos documents dans la conformité et la sérénité ?
