Quelles sont les conditions de validité d’une signature électronique et comment la contester ?

La signature électronique est devenue aujourd’hui un outil commercial essentiel et incontournable, surtout après la pandémie mondiale qui a accéléré la transformation digitale des entreprises. En effet, d’après le cabinet d’études Forrester, le marché mondial va augmenter de 25 % en 2020 au lieu des 15 % prévus avant la crise sanitaire.

La signature électronique est donc de plus en plus répandue et représente aujourd’hui une façon très sûre et juridiquement probante de signer un contrat. Les entreprises l’utilisent de manière régulière pour signer tout type de document. Cela leur permet de gagner du temps, d’améliorer leur efficacité et d’économiser du papier.

Mais il ne suffit pas d’inscrire une image de signature sur un document numérique pour que celui-ci ait une valeur juridique. Il existe différentes réglementations et conditions de validité pour qu’elle ait une valeur légale et pour qu’elle soit juridiquement contestable.

Zoom sur cet outil devenu un véritable levier d’efficacité et de performance qui facilite la vie des entreprises, mais auquel sa contestation doit répondre à certaines règles.

La signature électronique est un processus qui permet de certifier l’auteur d’un document numérique grâce à des procédés cryptographiques. Le fait de signer électroniquement un document permet d’assurer qu’il n’a pas été modifié par son récepteur. Cela peut concerner :

• des factures,
• des contrats,
• des devis,
• une réception de colis,
• des documents juridiques/administratifs…

La signature électronique a la même valeur légale et juridique qu’une signature manuscrite. Elle s’applique sur les documents électroniques, au même titre que la signature manuscrite s’applique sur les documents papier.

⚠️ À ne pas confondre : la signature numérique (dessiné par le signataire ou l’insertion d’une image) et la signature scannée qui n’ont pas la même valeur légale. Elles ne permettent pas de rapporter la preuve du consentement.

Ainsi, pour qu’une signature électronique soit optimale, elle doit être :

• authentique : l’identité du signataire doit être facilement identifiable et de manière certaine ;
• infalsifiable : les parties ne peuvent pas de faire passer pour d’autres personnes ;
• non réutilisable : la signature ne peut pas être déplacée sur un autre document ;
• inaltérable : une fois le document signé, il est impossible de le modifier ;
• irrévocable : la personne qui a signé ne peut le contester (sous certaines conditions).

Les avantages à utiliser la signature électronique pour une entreprise sont nombreux :

• Sécuriser les données et documents dématérialisés : le tiers de confiance (logiciel spécialisé par exemple) est garant de l’intégrité de vos contenus.
• Faciliter l’envoi et l’échange de documents : tous types d’outils sont possibles (mobile, tablette, ordinateur…).
• Être dans une démarche plus éthique et environnementale en limitant le papier. Cela vous permettra également de faire des économies d’encre et d’impression.
• Accélérer la procédure de signature en économisant du temps. Les documents peuvent être signés en 2 clics.
• Suivre en temps réel l’évolution des documents signés, en ayant accès aux relances, aux documents non signés…
• Augmenter la performance et la productivité de vos équipes en leur facilitant leurs tâches administratives courantes. Vous leur laissez plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier.

Selon l’eIDAS (electronic identification and trust services), trois niveaux de signatures électroniques coexistent, tous étant juridiquement valables, mais sous différentes conditions :

La signature électronique simple est la plus utilisée par les entreprises pour les documents à faible risque. Son objectif principal est de simplifier les processus internes où la signature est indispensable tels que :

• contrats de bail,
• réception de colis,
• devis/factures, etc.

👉 Sa valeur juridique est limitée, car elle ne garantit pas l’intégrité des données signées ni l’identité du signataire. Elle peut néanmoins représenter un « commencement de preuve par écrit » aux yeux de la loi.

La signature électronique avancée est la plus sécuritaire et est fréquemment utilisée en France et en Europe dans le cadre de documents importants tels que :

• les transactions financières importantes,
• la validation de documents juridiques,
• les contrats de travail,
• les contrats commerciaux conséquents.

👉 Sa valeur juridique est plus conséquente. La signature garantit l’identité et la fiabilité du signataire, grâce à l’utilisation d’un certificat électronique associé uniquement à cette personne. En cas de litige, les preuves sont donc plus faciles à retracer.

Il s’agit de la signature électronique la plus sécurisée. Elle est utilisée pour signer des documents à haut risque tels que :

• les contrats d’assurances vie
• les ouvertures de comptes bancaires,
• la passation de marchés publics.

👉 Elle répond aux mêmes caractéristiques que la signature avancée, mais avec des règles de sécurisation plus strictes. Il est nécessaire de vérifier en amont l’identité du signataire en face à face, physiquement ou virtuellement. Elle équivaut à une signature manuscrite d’un point de vue juridique (eIDAS, Article 25, section II).

 🛠 Les trois types de signatures électroniques peuvent être pris en charge par une solution de signature électronique, à l’image d'Universign. Complet et fiable, cet outil vous assure une sécurité et une conformité absolue dès le niveau de signature simple. Fait rare sur le marché, il propose une authentification par SMS et un horodatage qualifié inclus dans chaque niveau de signature.

La signature électronique ne peut pas être contestée devant les tribunaux simplement à cause de son format. En effet, comme dit précédemment, elle possède la même valeur juridique et légale que la signature manuscrite.

Si vous souhaitez contester une signature électronique réalisée avec un logiciel spécialisé, trois éléments importants doivent être présentés devant le tribunal :

Dans un cas de contestation, il faut s’assurer que la signature ainsi que le document qui contient les preuves électroniques présentent des signes d’invalidité. Cela peut, par exemple, concerner :

• un document avec une structure qui ne répond pas aux réglementations en vigueur (par exemple un contrat de travail où il ne figure pas de clause importante) ;
• un document qui n’est pas authentique ;
• un document qui montre des signes de modification ;
• une signature qui ne correspond pas à l’original.

Vous pouvez faire appel à un expert ou à un prestataire de service de confiance qui saura vous guider et identifier les possibles signes d’invalidité. Cela peut concerner :

• un logiciel ou une solution spécialisée et certifiée eIDAS,
• un prestataire spécialisé,
• tiers de confiance agréé.

Quels documents reconnus comme fiables aux yeux de la loi pouvez-vous utiliser comme preuve ? Voici quelques exemples concrets :

• Le fichier preuve qui rassemble en un seul et même document les données personnelles de l’ensemble des signataires, du créateur de collecte ainsi que les informations concernant les documents signés.
  
  
• L’attestation de signature électronique qui recense les informations essentielles concernant la ou les transactions opérées. Les informations sont moins nombreuses et détaillées que celles présentes dans le fichier preuve, mais restent recevables.

Lorsque le signataire réalise sa signature, les solutions spécialisées recueillent automatiquement des données biométriques qui lui sont propres. Cela peut concerner :

• les points de tracés et leur position
• l’accélération
• la vitesse
• la pression exercée par le doigt ou le stylet

Ces informations peuvent être par la suite transmises à un graphologue qui pourra déterminer s’il s’agit d’une signature falsifiée ou pas.

👉 La comparaison peut prendre un peu de temps, mais si l’ensemble de vos données biométriques sont fiables et optimales, le résultat est garanti.

Depuis le 1er juillet 2016, l’eIDAS a fourni un cadre légal et pratique à l’utilisation de la signature électronique et a également harmonisé les règles régissant les signatures à l’échelle de toute l’Union européenne.

Citation : Selon l’article 1366 du Code civil : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Ainsi, malgré le fait que chaque type de signature électronique répond à des réglementations différentes, il existe des conditions de validité générales :

Votre document numérique doit permettre de voir clairement les deux parties. Ces deux parties doivent être facilement reconnaissables et infalsifiables ; elles ne doivent pas être prises pour d’autres personnes. Le moindre doute peut remettre en cause la validité de la signature et donc du document.

💡 Pour vous en assurer, vous pouvez par exemple, sauvegarder des communications écrites entre vous dans le cadre professionnel exclusivement (e-mail, SMS, chat…). Celles-ci vont attester de l’authenticité de votre signataire et vice versa.

Le document, une fois qu’il a été signé, doit être « bloqué » ou sécurisé afin qu’aucune modification ne soit possible. Vous pouvez par exemple convertir votre document, après signature, en PDF sécurisé. Un mot de passe apparaîtra lorsque le document s’ouvrira.

💡 La sécurité de vos documents peut également être garantie et de manière plus simple, si vous utilisez un logiciel spécialisé tel que Lex Persona. Cet éditeur de signature électronique complet et facile d’utilisation, promet une sécurité des données et des documents sans faille grâce à ses nombreuses certifications (ANSSI, GDPR…). Plus besoin de s’assurer de la sécurité de vos documents de manière individuelle, Lex Persona automatise tous les impératifs réglementaires de vos contenus de manière intuitive et efficace.

Le plus ? Son accompagnement individualisé qui vous donne accès à de nombreux conseils juridiques et légaux à tout moment !

La signature n’est pas le seul élément ou vous devez prêter attention. Vos documents ainsi que leur structure et leurs contenus doivent être conformes à leurs réglementations respectives.

👉 Par exemple, si vous voulez contester un document signé, mais que le document en lui-même n’est pas recevable à cause de certaines erreurs de structures, votre demande sera rejetée. Un contrat de travail n’a pas les mêmes conditions de validité qu’un contrat de bail, ou encore qu’un contrat commercial.